Рейтинг: 4.4/5.0 (1920 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Журнал учета трудовых книжек- скачать образец заполненияв готовом виде вы можете на нашем сайте. Однако более важно для кадрового подразделения фирмы знать, как корректно его заполнить самостоятельно. Ведь необходимость в этом постоянна, поскольку в любой, даже небольшой по масштабам, компании процесс движения трудовых ресурсов непрерывен.
Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжекПо общему порядку, когда сотрудник приходит на работу в фирму, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат компании. Если же специалист ранее нигде не работал, организация сама заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее.
Законодатель обязывает любую компанию вести учет всех поступивших к ней книжек (п. 40 Правил ведения книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Обращаем внимание! Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи фирмой трудовых книжек в будущем.
Для осуществления такого учета предусмотрен специальный внутренний журнал учета трудовых книжек. который официально именуется книгой учета трудовых книжек .
Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: правила заполненияИтак, в таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из специалистов.
Сегодня существует унифицированная форма журнал учета трудовых книжек, скачать которую вы можете на нашем сайте.
Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять фирме при каждом случае перемещения любой книжки.
В 1-ой из граф проставляют хронологический номер регистрируемой книжки или вкладыша к ней.
Обращаем внимание! Как сами трудовые книжки, так и вкладыши к ним подлежат регистрации за отдельным порядковым номером.
Следующие три графы (2-я, 3-я и 4-я) предназначены для отражения даты, когда книжка конкретного специалиста поступила в организацию. Следовательно, здесь следует указывать дату приема кандидата на работу, либо, если пришел специалист без опыта и ему фирма сама заводила трудовую книжку, то дату оформления новой книжки фирмой.
Важно! Дату следует проставлять цифрами строго в формате XX.XX.XXXX. То есть, если, к примеру, книжка была оформлена 30 марта 2016, то нужно указать 30.03.2016. Никаких «30 марта» или «30.03.16» не допускается (п. 1.1 Инструкции № 69).
В следующую, 5-ю графу сотрудник отдела кадров должен внести ФИО работника полностью, а не инициалы.
Графа 6 предназначена для фиксации серии и номера вносимого документа (книжки или вкладыша к ней).
Далее в 7-ой графе необходимо отразить сведения о должности специалиста, являющегося хозяином трудовой книжки. При этом вносимая информация должна дословно повторять наименование его должности согласно штатному расписанию компании, а также согласно иным внутренним документам (приказ о приеме специалиста в штат и т. д.).
Структурное подразделение (отдел, департамент и др.), где трудится принятый кандидат, вносится в графу 8.
Графа 9 предназначена для отражения реквизитов документа, который закрепил поступление специалиста в штат фирмы (приказ о приеме).
В 10-ой графе ставит свою подпись сотрудник кадрового подразделения компании, который ведет учет движения книжек на предприятии и, соответственно, который получил книжку от конкретного специалиста.
Если же компания оформила и выдала книжку работнику без предшествующего трудового стажа, то она должна заполнить графу 11, где прописать сумму, полученную от такого работника за оформление книжки. Аналогичная ситуация при выдаче фирмой вкладышей своим специалистам.
Указанные выше записи ответственное лицо делает при каждом поступлении нового специалиста на работу в фирму.
Если же работник решил покинуть организацию, заполняются 12 и 13 графа книги учета трудовых книжек. В 12-ой кадровая служба прописывает дату, когда книжка была возвращена специалисту, а в 13-ой при получении расписывается непосредственно сам специалист.
Книга учета трудовых книжек – скачать образец заполненияПоследовательно выполняя описанный выше алгоритм, для кадровой службы компании не составит большого труда ведение корректного учета фактов перемещения трудовых книжек сотрудников.
Скачать образец заполнения книги учета и движения трудовых книжек вы можете на нашем сайте.
Ведение книги учета и движения трудовых книжек не требует от кадровиков глубоких знаний трудового законодательства. Достаточно соблюдать ряд несложных правил, в числе которых: регистрация в журнале всех книжек, как полученных от работников, так и оформленных фирмой самостоятельно, соблюдение корректного формата даты записей, указание должности специалиста в полном соответствии со штатным расписанием, отражение Ф.И.О. владельца книжки полностью, без каких-либо сокращений.
Трудовая книжка любого сотрудника является важнейшей ценностью для него – исключительно, опираясь на внесённые в неё записи, о нём может быть составлено первое впечатление как о работнике с соответствующей квалификацией и определённым опытом.
Все внесённые записи по завершении трудовой карьеры станут достоянием учёта пенсионного фонда и весь последующий жизненный путь, благополучие пожилого человека будет зависеть от правильно внесённых в книжку сведений, а в первую очередь – от её наличия.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-47-72. Это быстро и бесплатно !
Исходя их сказанного, становится понятным отношение трудовой инспекции и других курирующих кадровое делопроизводство, инстанций – к ведению и хранению трудовых.
Малейшая халатность может стать причиной утраты сотрудником не только документа, но и всей информации. которая в нём хранилась.
Соответственно, подобная ситуация станет краеугольным камнем серьезных проблем не только для него, но и для ответственного лица.
Регламентирующие хранение, ведение и учёт трудовых книжек основания
Центральным звеном, на которое опирается вся деятельность по делопроизводству, связанному с ТК, является Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. за № 225. Оно предоставило законодательно закреплённые нормативы, отражающие практически все вопросы, которые касаются Правил ведения ТК, а также утверждают:
Правила ведения и хранения ТК – основное, базисное положение данного проекта. Оно органично включает в себя все вопросы, требующие рассмотрения.
Имея статус законодательного фрагмента всей нормативной документации, на положениях Правил формулируются требования трудовых инспекторов при проверках, а также любые решения спорных вопросов, в том числе, затрагивающие исковые гражданские, а в некоторых случаях – уголовные дела.
Правилами определены повышенные обязательства и высокая форма ответственности работодателя и уполномоченного лица за ведение ТК. В соответствии с Правилами трудовые являются документами, в отношении которых должна быть применима повышенная форма безопасности при их хранении.
Далее в статье мы рассмотрим трудовые книжки, порядок учета ведения и хранения.
Ведение работодателем
При приёме сотрудника на работу, работодатель обязан сделать запись в его книжке, то есть внести сведения о том, что работник принят на работу. Эти сведения должны быть внесены не позднее чем через 5 дней после даты приёма на работу.
Это положение опирается на п.3 ч.1 Правил. которые констатируют именно этот период при условии, что работа является основной. В этот же срок должна быть заведена ТК при использовании чистого бланка работодателя, если устроившийся ранее нигде не работал.
Информация о процессе трудоустройства вносится с опорой на Инструкции по заполнению ТК, которые утверждены Министерством труда и социального развития РФ 10.10.03 г. за № 69.
Этот регламентирующий деятельность кадровиков документ в некоторых случаях играет не менее значимую роль, чем представленные ранее Правила. Инструкции указывают практически все детали, которые могут сыграть роль при внесении данных в ТК, с учётом их применения в некоторых достаточно неоднозначных ситуациях.
Правила и Инструкции вменяют ответственность работодателю за книжку работника на весь период его деятельности на предприятии, а также – ответственность за правильное заполнение книжки.
Книжка заполняется при поступлении на работу с указанием наименования организации. Это обязательное условие, предваряющее вписывание сведений. При осуществлении вписывания этой информации, не ставится порядковый номер и дата.
Зато номер и дата обязательно ставятся в момент внесения сведений об устройстве на работу, где, при этом, необходимо записать должность трудоустроенного и подразделение, куда он назначен.
Нужно иметь в виду, что при оформлении в должности после внесённых в ТК сведений печать ставить недопустимо. Печать обязательно должна присутствовать на записи об увольнении (см. тут ). Каждая внесённая запись о перемещении работника:
должны подтверждаться подписью уполномоченного на внесение записей лица, с обозначением его должности и фамилии с инициалами. Здесь же в последней графе обязательно должна идти ссылка на приказ, отражающий подлинность информации, данной в третьей колонке.
Вся информация вносится в трудовую книжку аккуратно. без помарок и исправлений. Если уполномоченный при оформлении ТК допускает помарку, ошибку или описку – подправлять её недопустимо.
В таком случае он обязан следовать установленному стандарту Инструкций, который также отражается в третьей части Правил и оглашает нормой вписывание соответствующих сведений, которые указывают на ошибочность данных, внесённых под соответствующим номером. Эти положения необходимо учитывать во избежание порчи трудовой.
По завершении деятельности на предприятии, в соответствии с п.35, ч.4 Правил, ТК выдаётся на руки. Этот пункт констатирует обязательность выдачи книжки в день увольнения по требованию владельца трудовой.
То есть, к моменту последнего дня его работы все сведения о его уходе должны быть внесены и удостоверены, приказ должен быть издан и подписан. Работодателю нужно внести сведения надлежащим образом:
Всё это приводится в соответствие:
Получение ТК её владельцем осуществляется:
Если владелец не забрал свою книжку после увольнения, его необходимо об этом уведомить, что полностью снимет ответственность за его документ с работодателя.
Где хранятся трудовые книжки работников?
Правила устанавливают, что на всём протяжении деятельности работника, его книжка должна храниться у работодателя, который несёт за неё ответственность, а также имеет право по своему усмотрению разделить ответственность с назначенным им уполномоченным.
Кроме этого, Правилами постулируется, что ТК – это документ требует повышенной степени защиты. Его чистый бланк – документ строгой отчётности, что также предполагает особые условия для его хранения.
Правила, Инструкции, а также другие документы не указывают конкретно на то, что книжки надлежит хранить в каком-то особом месте. Однако каждый работодатель понимает, что в случае порчи или утраты ТК, которая может произойти:
работодателю придётся давать отчёт о хранении этих важнейших документов. Естественно, что если условия будут сочтены ненадлежащими или недостаточными – будет вменена ответственность.
Поэтому среди работодателей сложились негласные правила – усиливать хранение ТК посильными способами. учитывая в то же время возможность неразглашения места их хранения для посторонних.
Сейф является распространённым местом хранения ТК, который определяет условия ограниченного доступа к документам. Однако во избежание порчи книжек в связи с обозначенными ранее причинами, следует иметь сейф с максимальной степенью защиты.
На больших предприятиях рекомендовано хранить ТК в особо прочных, несгораемых сейфах. Любая мелочь при порче или утрате книжек может рассматриваться как производственная (должностная) халатность.
В этом есть свой резон – ведь массовая потеря этой информации обернётся серьёзными проблемами для большого коллектива, а он, в свою очередь, предъявит немалый иск работодателю. Узнайте, что делать, если трудовая книжка потеряна, в этой статье .
Если уволившийся не забрал свою книжку, а работодатель предпринял все меры к её возвращению – её необходимо передать на хранение. В течение трёх лет она хранится в том же шкафу (сейфе), где остальные трудовые, на случай возвращения за ней владельца.
По завершении этого срока она должна быть передана в архив организации. В архиве книжка будет храниться в течение 75 лет, хотя некоторые эксперты утверждают, что достаточный срок хранения – 50 лет.
Списание ТК может производиться:
При ликвидации составляется акт, в котором даётся перечень членов комиссии, назначенной ответственной за списание и список трудовых, которые подлежат уничтожению.
Акт обязательно должен содержать информацию:
Акт должен утверждаться:
После проведения процедуры списания, все списанные книжки должны быть уничтожены, о чём в акте списания, за подписью комиссии должна быть сделана особая пометка.
Учёт ТК работодателем
В шестой части Правил констатируется порядок учёта, регистрации и хранения ТК и даются дополнительные отсылки на правовые основания правительственного уровня, которые регламентируют установленный порядок:
Регистрация осуществляется при строгом учёте и контроле:
Ответственный за ведение ТК сотрудник (см. тут ) получает бланки вкладышей под расписку, после чего бланк списывается с учётного баланса. Если при заполнении была совершена ошибка или описка, необходимо взять новый бланк и заполнить его, а старый списать актом.
Подробнейшая информация на видео:
Ответственность за нарушение условий
Для того чтобы соблюдались условия, вменяющие работодателю повышенную ответственность за хранение книжек – проводятся рейды со стороны трудовой инспекции, уполномоченной на курирование кадрового делопроизводства. Их проверки носят профилактический характер, а каждое нарушение облагается штрафом.
После того как работодателю выписывается штраф, сумма которого зависит от формы предприятия и объёма хранящихся книжек, а также от количества нарушений, допущенных в отношении их хранения, ведения или заполнения.
На этом уровне регулирования порядка в кадровых документах, ответственность определяется в соответствии со ст.22 ТК РФ, которая оглашает принципы и правила надлежащего подхода работодателя к вопросу ведения и хранения трудовых.
Ст. 353 ТК РФ делегирует полномочия по инспектированию работодателей трудовой инспекции. Выявленные ей прорехи в кадровом делопроизводстве облагаются штрафами. В соответствии со ст. 357 ТК РФ инспектора имеют право запрашивать для проверки любую документацию, связанную с ведением и хранением книжек и вкладышей.
Проверка осуществляется по основным, самым значимым параметрам кадровой деятельности. За неисполнение необходимых обязательств, опирающихся на нарушение трудового законодательства, взыскиваются штрафы в соответствии с п.1, ст. 5.27 КоАП РФ, которые составляют:
Если должностное лицо не исправило указанные недочёты в деятельности, ему могут вменить дисквалификацию на срок от одного до двух лет.
Более мелкие недочёты. которые могут быть обнаружены повсеместно в деятельности не совсем аккуратного кадровика или индивидуального предпринимателя наказываются штрафами от 300 до 500 рублей. А если подобные замечания обнаруживают в деятельности юр. лица – штрафы могут составлять 3-5 тысяч рублей.
Работодателю необходимо иметь в виду, что малейшая оплошность может привести его к уголовной ответственности за халатность или подделку документов, если он исправит запись ненадлежащим образом или приобретёт бланк трудовой ненадлежащего качества.
А данная ответственность предполагает крупные штрафы и возможность более серьёзного наказания. Кроме этого работник может взыскать с работодателя за моральный ущерб и вменить ему в ответственность решением суда – восстановить полностью утраченный стаж работы на предприятиях, где он трудился ранее.
ЗаключениеВедение и хранение трудовых на предприятиях всех видов собственности – вопрос предельно ответственный. Ответственность вменяется руководителю, а также кадровым работникам, бухгалтерам и уполномоченным лицам, по усмотрению работодателя.
Сами трудовые, а также их бланки и бланки вкладышей должны приобретаться надлежащим образом. в специализированных компаниях, подлежать строгому учёту и контролю.
За допущенные нарушения работодателю и ответственным лицам могут вменяться штрафы. За массовую порчу трудовых книжек по недосмотру работодателя или за их пропажу, он может быть привлечён не только к административной, но и к уголовной ответственности за должностную халатность.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 703-47-72 (Москва)
+7 (812) 309-93-81 (Санкт-Петербург)
Это быстро и бесплатно !
17.02.2016 в 15:05
Инструкция по Минтруда в п. 35 требует, чтобы при увольнении все записи были заверены печатью организации. Но в настоящее время индивидуальные предприниматели, а также организации имеют право работать без печати. Следовательно, без печати трудовая не действительна, а делать печать ради одного работника индивидуальный предприниматель точно не будет. Значит необходимо вносить соответствующие изменения в Инструкцию, чего не сделано до сих пор. Хотя право не иметь печати за ООО и ОАО признали с 1 января 2015г. То есть за целый год данную правовую коллизию так и не разрешили.
28.01.2016 в 15:50
Очень нужная вещь в кадровом делопроизводстве,ничего не должно потеряться а если говорить о трудовых книжках то они вообще должны храниться в сейфе вместе с книгой учета трудовых книжек и доступ к ним ограничен,поэтому очень важно не потерять никакой документ и не разгласить его содержание
Мне интересно, при каких условиях может кончится срок хранения трудовых книжек? Их же обязаны отдавать при увольнении лично в руки или высылать заказным письмом. Разве бывают такие ситуации, когда трудовые книжки не отдают их владельцам при увольнении?
На вопрос отвечает эксперт-юрист Александр
27.12.2015 в 19:30
Обязанностью работодателя является выдача трудовой книжки в день увольнения. Если она работником не получена, то работодатель обязан уведомить о необходимости её получения, а при согласии работника, направить книжку по почте.
Основание: «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ст. 84.1.), Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (п. 35).
Бесплатная помощь юриста
+7 (499) 703-47-72 Москва +7 (812) 309-93-81 Санкт-Петербург
Журнал кассира-операциониста — это документ, который фиксирует всю поступившую в бухгалтерию выручку, полученную за наличный расчет. Вести данный журнал обязан кассир, а в случае его отсутствия эта обязанность возлагается на бухгалтера или руководителя фирмы. Должность кассира-операциониста отводится сотруднику организации через соответствующий приказ-назначение, после подписания которого сотрудник становится материально ответственным лицом. Впредь он отвечает перед руководством и ИФНС за ведение журнала кассира-операциониста, а также за правдивость и полноту сведений, указанных в нем.
Журнал кассира-операциониста — документ, фиксирующий всю поступившую в бухгалтерию выручку, полученную за наличный расчет
Как заполнять журнал кассира-операциониста: образецПрежде чем приступить к заполнению журнала, необходимо его правильно подготовить и провести соответствующую регистрацию в налоговых органах. ФНС принимает к регистрации журналы, у которых каждая страница пронумерована, сам журнал прошит и заверен печатью и подписям руководства самой организации. Из этого следует, что нужно на каждой странице вручную проставить ее номер, после чего прошить весь журнал и опечатать его на последней странице с пометкой «Пронумеровано, прошнуровано и подтверждено печатью ( ) листов. Фамилия, имя и должность того, кто заверял». При этом печать организации должна быть поставлена правильно: первая половина печатного оттиска находится на обложке самого журнала, а вторая — на заверенном и приклеенном к прошивке листке. После того как журнал подготовлен, он предоставляется в территориальную ИФНС, где и заверяется налоговым инспектором. Конечно, кроме самого журнала кассира-операциониста, для его регистрации налоговая инспекция потребует следующие документы:
Если процедура регистрации журнала успешно пройдена, то можно приступать к его ведению и заполнению. Основным источником для заполнения журнала является Z-отчет, который должен сниматься ежедневно или же в конце каждой смены. Самым первым таким отчетом в журнале кассира-операциониста считается «нулевой чек», который пробит в налоговой инспекции при постановке ККМ на учет. Сумма этого чека равна 1,11 рублям и не должна учитываться при снятии кассы после закрытия первой смены на конкретной ККМ. 1,11 рублей не приравнивается к выручке организации, поэтому не учитывается в налоговом и бухгалтерском учете. При заполнении графы 10 «Выручка за смену», стоит вписывать сумму графы 9 за вычетом этих 1,11 рублей.
При необходимости снятия кассы несколько раз в сутки вполне возможно, что дата Z-отчета будет идентична. Такой момент допускается законодательством и не является ошибкой. Главное, чтобы нумерация самих Z-отчетов шла строго по порядку, потому что пропуски в номерах могут возникнуть лишь в случае неисправности ККМ, которые должны сопровождаться актом об их устранении и заключением сервисного цента. Если всех этих документов нет, то вероятнее всего произошло сокрытие части выручки, что может послужить причиной для начала проверки фирмы налоговыми органами.
Основные правила заполненияПеред заполнением журнала кассира-операциониста, его необходимо правильно подготовить и провести соответствующую регистрацию в налоговых органах
Каждому кассиру необходимо знать не только последовательность заполнения журнала, но и то, как правильно действовать при тех или иных ситуациях, возникающих при работе на ККМ:
Отдел новостей ИА "Клерк.Ру".
Фото Евгения Смирнова, ИА «Клерк.Ру»
Специалисты Государственной инспекции труда в Сахалинской области напоминают, что согласно приказу Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н, работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряжением) назначает работника организации, ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях.
Вместе с тем, данный приказ Минздравсоцразвития не утверждает форму такого распоряжения, он содержит только формы самих журналов. Поэтому указанный приказ (распоряжение) издается по форме, принятой самим работодателем.
В ведомстве напоминают, что приказ (распоряжение) о назначении ответственного лица должен быть у работодателя, иначе его могут привлечь к административной ответственности за нарушение норм трудового законодательства.
Такие разъяснения приводит Государственная инспекция труда в Сахалинской области на ведомственном сайте.
Люди которым это нравится
Приказ о назначении ответственного за ведение кадровой документации хранение учет и ведение трудовых книжекРаспродажа » Специализации » Приказ о назначении ответственного за ведение кадровой документации хранение учет и ведение трудовых книжек
Так, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. При проверке кадровых документов члены комиссии должны обращать внимание на наличие. Приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение и. Своим приказом (распоряжением) по предприятию (учреждению. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и. Прихода на это предприятие, при наличии подтверждающих документов. Далее ставится дата заполнения трудовой книжки, подпись лица, от Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Которому приказом руководителя вменено в обязанность ведение кадрового делопроизводства. Которую кадровая служба или работник, ответственный за кадровое. С каждой записью о назначениях, перемещениях Структура кадровой службы предприятия определяется в. Приказом о назначении ответственного за ведение кадровой работы. Трудовых книжек, табельного учета и оформление документов для назначения пенсии. Документами постоянного хранения и по окончании 75-летн В свою очередь, обе группы документов состоят из организационных и. При утверждении организационного документа приказом в приказе устанавливается. О назначении ответственного лица за ведение и хранение трудовых. Для учета кадровой документации (приказов п Закона о налоге на имущество организаций от 24 ноября года 414 зко Вопросы, связанные с порядком ведения трудовых книжек, их хранения. К трудовой книжке на основании приказа (распоряжение) о назначении на работу. Книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек. Работы на основании документов (паспорта 301), который своим приказом (распоряжением) назначает. За нарушение установленного порядка ведения учета, хранения и выдачи трудовых. В конце титульного листа трудовой книжки ответственные работники кадровых служб. Брака со ссылкой на номер и дату этих д Смотрите также:
Единый налог на вмененный доход для индивидуальных предпринимателей и организаций уплачиваемый с дохода можно уменьшитьСкачать бесплатно кадровый документ положение об отделе кадров. Создание, ликвидация и реорганизация отдела кадров осуществляется приказом. Хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной. А так же документов, необходимых для назначения пенс Контролирует ведение документации по от и тб классными. Ведет учет, хранение военного оружия и имущества (учебного), находящегося в школе. Контроль за выполнением данного приказа возлагаю на себя. Книга учёта трудовых книжек работников школы. О назначении Ведение трудовых книжек всегда регламентировалось специальными нормативными. Ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Проект приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми. Работа с кадровой документацией (в т.ч. С тр
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Образец приказа о назначении ответственного лица за ведение и хранение. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет. Приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками. Фактического наличия кадровой документации, в т. Трудовых книжек. Трудовой кодекс рф правила ведения и хранения трудовых книжек. Наиболее популярные шаблоны кадровых документов, используемые с. Издать приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и. Приказ о назначении лиц, ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Принимаем на работу оформление трудовых отношений в пользу работодателя. Официальные разъяснения по сложным вопросам кадровой практики. Журнал регистрации исходящи Именно поэтому работникам кадровых служб важно обеспечить. Образец приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. Необходимо вести следующую документацию по учету бланков трудовых книжек и. Договор жилищного найма военнослужащих имущественный вычет Приказ в свободной форме следует издать до подачи документов. Трудовой договор с руководителем юридического лица можно заключить. Создать систему кадрового документооборота на предприятии и издать. О назначении лиц, ответственных за ведение, хранение, уче 1) оценку правильности оформления и ведения кадровых документов. Определить, кто отвечает за ведение, хранение и учёт трудовых книжек. Должен быть приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и. Ведение кадровых документов в соответствии с установленными правилами. Это непредвзятость заключения о состоянии кадрового учета на предприятии. В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в. О назначении ответственного за ведение и хр Кадровые приказы. Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения. 6 перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций. Приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и. Книга учета движения трудовы Другими законами может быть предусмотрено иных. Предусмотрено книги движения и. Документы личного состава персонала ( об увольнении. Срок приказов касающихся личного состава, исключением.).
Размещено: 02 Апр
КУПИТЬ При этом требования к оформлению не различаются в. Напомним, что порядок и. Личные карточки и по личному составу. О лица. и.
В организацию кадрового делопроизводства компании входит составление обязательных документов. Грамотный делопроизводитель должен иметь всю необходимую документацию и уметь делать в ней соответствующие записи правильно. В частности, ему необходимо знать правила ведения книги учета движения трудовых книжек сотрудников.
Книга учета представляет собой журнал, в котором регистрируются по специальной форме следующие данные: создание, отправление или получение трудовых книжек сотрудниками организации. Книга хранится 75 лет в соответствии со статьей 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного 25 августа 2010 г.
Форму книги, состоящую из 13 граф, установило постановление Минтруда Российской Федерации в 2003 г. Способ заполнения книги отличается от заполнения других регистрационных книг, которые ведутся и соответственно заполняются в течение одного календарного года. Данную книгу допустимо вести в течение нескольких лет подряд, пока не будут полностью использованы все ее страницы.
Правила заполнения книги учета движения трудовых книжекВыполнение регистрационных записей в документе предполагает, что кадровик хорошо знает правила заполнения этой книги.
В данную книгу записывают:
Первая графа книги предназначается для вписывания регистрационных номеров книжек и вкладышей.
Во вторую, третью и четвертую графы записывается точная дата приема сотрудника на работу, дата заполнения трудовой и ее вкладыша.
Эти две даты редко совпадают, поскольку:
При обнаружении факта несовпадения даты, когда сотрудника взяли на работу, и произведения записи в его трудовую книжку или вкладыша к ней, делопроизводителем в книгу учета вносится дата приема на работу.
В пятой графе указывается фамилия сотрудника, которому принадлежит трудовая книжка, имя и отчество полностью.
При предъявлении сотрудником трудовой книжки образца 1938 года вы увидите, что серия и номер в них отсутствуют. В данной ситуации в шестой графе следует поставить прочерк.
Когда книжка оформляется на сотрудника в первый раз, то ее бланк получается в бухгалтерии и обязательно регистрируется в приходно-расходной книге, где ведется учет таких бланков. При регистрации указываются серия и номер бланка.
В седьмой графе делопроизводитель должен записать должность (профессию и специальность) сотрудника. В восьмой графе отражается наименование структурного отделения компании. Если у организации сложная структура, то нужно также указать и вышестоящий отдел.
В девятой графе отражается дата и номер распоряжения или приказа, на основании которого сотрудника приняли на работу.
В десятой графе ставит свою подпись специалист отдела кадров, который принимал у сотрудника трудовую книжку или оформлял ее впервые.
Когда регистрируется вкладыш в трудовую книжку, то в десятой графе обязательно ставит свою подпись кадровик, который проводил регистрацию.
В содержании одиннадцатой графы отражается сумма в рублях, которую заплатил сотрудник за бланк для трудовой книжки или ее вкладыша. Данную графу следует заполнять только при регистрации трудовой книжки впервые устроившегося на работу сотрудника или при выдаче вкладыша к трудовой книжке, произведенного в данной организации. В остальных случаях в данной графе ставится прочерк. Это означает, что деньги с сотрудника не взимались.
Когда сотрудник из данной компании увольняется, то заполняются оставшиеся незаполненными двенадцатая и тринадцатая графы. В двенадцатой графе сотрудник сам ставит дату, когда ему выдавалась трудовая книжка (или дату последнего рабочего дня), в тринадцатой графе он расписывается в том, что он получил трудовую книжку.
Когда сотрудник отсутствует в день своего увольнения, тогда работодателем отправляется ему уведомление о том, что ему необходимо забрать трудовую книжку. Сотрудник также может согласиться на то, чтобы ее отправили почтой.
Если трудовая книжка отправляется по почте, то тогда в последних двух графах должна найти отражение следующая информация:
Кроме того, возможно указание номеров почтовых квитанций, подшитых в дело в кадровой службе, где также находятся копии отправленного сотруднику уведомления или сопроводительного письма.
Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предполагает, что при увольнении сотруднику необходимо расписаться и за трудовую книжку, и за вкладыш, если он есть.
Требования, предъявляемые к книге учетаКнига должна быть переплетена в твердой обложке. Ее страницы должны быть прошиты нитками.
Все страницы книги следует пронумеровать до того момента, когда вы начнете ее заполнять. Книгу обязательно нужно прошнуровать, а концы шнура следует приклеить с листом бумаги небольшого размера с внутренней стороны обложки.
Книгу должны опломбировать или опечатать сургучной печатью. Следует правильно расположить сургучную печать: требуется, чтобы она захватывала часть листа, выглядывающие из-под листа концы шнура и часть обложки. Когда вместо сургуча используют пломбу, тогда ее ставят на концы шнура, которые выступают из-под бумаги.
В книге должна содержаться заверительная надпись, где указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц в цифрах и прописью. Заверить данную книгу собственной подписью имеет право только руководитель компании.
Можно ли книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вести в электронном виде?
Нередко персонифицированный учет сотрудников различных компаний и организаций проводится как в электронном варианте, так и в бумажном виде. Это касается личных дел сотрудников, книги приказов, книги движения трудовых книжек.
Чиновники не имели возражений против ведения электронной документации уже давно. На практике это стало осуществимым после принятия Федерального закона в 2002 году «Об электронной цифровой подписи», в соответствии с которым для организаций Российской Федерации предусматривается возможность хранения документов в электронном виде, что в первую очередь было связано с ведением регистров налоговой отчетности.
Книга учета и выдачи трудовых книжек в excel заводится в организации на добровольных началах. Но следует отметить, что ею пользоваться гораздо удобнее, чем бумажным вариантом, когда нужно срочно найти важную информацию.
Так как документы компании могут храниться в электронном варианте, значит, можно формировать электронный архив данной организации. После передачи электронных документов в архив все операции, которые будут осуществляться с ними, например, конвертирование, сжатие, перезапись, должны быть отражены документально. В качестве единицы учета электронной документации принимается носитель, на который осуществляется запись файла или файлов, выступающих как программно-информационный объект и сопроводительная документация, которая может быть в двух вариантах: бумажном и электронном. Носителем может стать компакт-диск, винчестер, съемный жесткий диск и т.д. Для удобства можно завести и использовать журнал, в котором будет отражаться поступление и выбытие электронных документов. Кроме того, можно создать и использовать еще один вспомогательный журнал, где будут учитываться миграция и перезапись электронных документов.
Сроки хранения как бумажных, так и электронных документов являются едиными. В этом отношении никаких особенностей законодательством РФ не предусматривается.
