Как правильно заполнить справку 2-НДФЛ?

Многие предприниматели, принимающие на работу сотрудников, рано или поздно сталкиваются с таким вопросом: как заполнить справку 2-НДФЛ? На самом деле ничего сложного в её заполнении нет, тем более что форма данной справки унифицирована, и порядок её заполнения регламентирован законодательством. В данной статье рассмотрим, все сложности, которые могут возникнуть в процессе оформления данного документа.

Заполнение формы 2-НДФЛ является для предпринимателя обязательной процедурой, как для налогового агента и осуществляется в следующих ситуациях:

• Представление отчетности по сумме перечисленного подоходного налога за каждого из работников. А также информирование налоговых органов о тех физических лицах, которым было осуществлено перечисление денежных средств, но сумма подоходного налога по каким-либо причинам удержана не была.
• Официальное подтверждение дохода работника, в случае необходимости для него такой информации.

Отметим и в том, и в другом случае порядок заполнения справки 2-НДФЛ одинаков и является обязательным для соблюдения индивидуальным предпринимателем, а также иными субъектами, использующими наемных сотрудников и осуществляющих им выплаты денежных средств.

Что же касается непосредственно вопроса: как заполнять 2-НДФЛ, то он имеет несколько ответов. Во-первых, заполнять данную справку может как сам предприниматель, так и бухгалтер, работающий с ним по трудовому или гражданско-правовому договору. Подробности заполнения справки самостоятельно будут рассмотрены ниже.

Во-вторых, можно использовать программу для заполнения 2-НДФЛ. На сегодняшний представлено множество программных продуктов, позволяющих автоматизировать процесс подготовки данной справки. Кроме того, специальные приложения и модули встроены в практически все популярные программы автоматизации бухгалтерского и управленческого учета. Такое оформление справки 2-НДФЛ занимает минимум времени, так как программа использует все данные, которые были введены ранее. Однако, если информация вводится в программу в неполном объеме, например, при выплате серых зарплат, то и официальная справка может оказаться некорректной. Точнее она будет отражать только официальный доход сотрудника, с которого был удержан подоходный налог.

В-третьих, можно заполнить 2-НДФЛ онлайн. Данную услугу предлагает множество сайтов. Причем это могут быть как специализированные порталы, ориентированные на помощь предпринимателям, руководителям, бухгалтерам, так и ресурсы, которые оказывают платные услуги по оформлению различных форм отчетности. Отметим, что в последнем случае правила заполнения справки 2-НДФЛ не всегда соблюдаются, например, используются устаревшие формы документов, не корректно рассчитываются суммы налогов, что в конечном итоге приводит к недействительности полученной справки.

В-четвертых, всегда можно воспользоваться услугами специализированных фирм, оказывающих бухгалтерские услуги. Как правило, качество их работы всегда находится на хорошем уровне и при этом стоимость услуг вполне приемлема. Специалисты подобных фирм всегда объяснят порядок заполнения 2-НДФЛ, обратив внимание на наиболее проблемные места, помогут рассчитать суммы подоходного налога и т.д. Но обращение к специалистам требует раскрытия информации об уровне доходов своих сотрудников, особенностях выплаты им заработной платы, а также передачи иных их персональных данных, что создает вероятность утечки информации. Кроме того, в ситуации, когда у предпринимателя несколько десятков наемных работников, оформление на каждого из них справки может потребовать серьезных финансовых затрат.

Из всех рассмотренных выше вариантов оформления 2-НДФЛ наиболее привлекательным все же остается самостоятельная подготовка данного документа. Безусловно, у многих предпринимателей это вызывает определенные опасения. Но бояться здесь нечего, достаточно изучить образец заполнения справки 2-НДФЛ. Их в достаточном количестве в сети интернет, а также его можно найти в любой налоговой инспекции на информационном стенде. Кроме того, существует достаточно подробная инструкция по заполнению 2-НДФЛ. Её текст также можно найти в интернете, кроме того, она часто идет вместе с бланком справки при скачивании, в том числе и при использовании различных справочно-правовых систем.

При самостоятельном заполнении 2-НДФЛ следует помнить, что с 2012 года применяется новая форма справки, которая дополнена несколькими графами. Поэтому при скачивании бланка необходимо обращать внимание на действительность его в настоящее время. Так сейчас используются бланки, утвержденные Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611.

Анализ процесса подготовки справок по форме 2-НДФЛ показывает, что предприниматели чаще всего испытывают определенные трудности при заполнении следующих граф:

• Признак – данное поле заполняется в обязательном порядке и служит для определения типа справки о доходах. Так если, справка информирует о доходах и сумме перечисленного с него налога, то в поле ставится «1». Если же доход был получен, но налог с него не удержан, то признак в справке 2-НДФЛ будет «2». Для работников, которые получали заработную плату, и с которой был перечислен налог, ставится «1» независимо от того, для каких целей оформляется справка.
• Код страны в 2-НДФЛ – также является обязательной графой для заполнения. В данной графе указывается гражданство физического лица, в отношении которого заполняется данная форма. Так как действующее законодательство предусматривает различный порядок взимания налогов с резидентов – граждан РФ, и нерезидентов – иностранных граждан. Так для граждан России в этой графе проставляется код – 643.
• Код региона в 2-НДФЛ – данная графа требует указания региона, в бюджет которого был перечислен подоходный налог. Отметим, что в данной графе указывается код региона, который соответствует месту регистрации физического лица, получателя дохода, так как налоговое законодательство предусматривает перечисление налога на доходы физических лиц по месту их жительства. Код региона можно узнать по первым двум цифрам свидетельства ИНН.

При заполнении справки необходимо также обращать внимания на код налогового вычета, который например, может быть у работников, имеющих несовершеннолетних детей.

Также стоит внимательно заполнять раздел 5 справки 2-НДФЛ. Так там должен быть указан размер дохода, полученного физическим лицом за отчетный период. Указывается налоговая база, которая рассчитывается как разница между суммой дохода и суммой положенных налоговых вычетов. Затем должны быть обозначены суммы налога: исчисленная, удержанная, перечисленная. В идеале эти три показатели должны быть одинаковы, то есть работодатель рассчитал сумму налога, удержал её с работника и перечислил в бюджет.

Пример заполнения справки 2-НДФЛ желательно иметь у себя каждому предпринимателю. Выбирая образец необходимо обращать внимание на те моменты, что были рассмотрены выше, и тогда никаких трудностей при самостоятельной подготовке справки не возникнуть. Напомним, что заполнение справки 2-НДФЛ в 2013 году, как и ранее, для предпринимателей требуется только в отношении наемных работников и иных физических лиц, которым производились выплаты денежных средств. Но данная форма не заполняется предпринимателем в отношении себя, для этого предусмотрена другая форма отчетности.

Справка 2-НДФЛ образец заполнения

Предприятия и предприниматели, выступающие работодателями, а также источниками дохода физических лиц должны действовать как налоговый агент в соответствии с НК РФ. Они включают в себя расчет, удержание и перечисление НДФЛ, а также в установленные сроки предоставления такого отчета как справка 2 НДФЛ на каждого своего работника или получателя денег — физ. лица.

Агент по данному налогу, в основном, каждый месяц удерживает его и перечисляет в налоговую. А вот отчитываться он должен по документу 2-НДФЛ только один раз год, после конца налогового периода. При этом законодательство устанавливает два вида срока сдачи отчета форма 2-НДФЛ.

Для отправления обычных отчетов по удержанному налогу определен срок до 1 апреля последующего года. Этим документам присваивается статус «1» .

Но для НДФЛ, который не был удержан агент из дохода физ. лица, существует ограничение в представлении до 1 марта последующего года. Статус у таких документов 2-НДФЛ указывается «2» .

Внимание! Таким образом отправить отчет за 2016 год справки с признаком «1» нужно будет до 3-04-2017 года, а с признаком «2» — до 1-03-2017 года. Помимо ежегодной отчетности по форме 2-НДФЛ работодатели предоставляют ежеквартальную отчетность по форме 6-НДФЛ . которая фактически повторяют сведения данной формы.

Эти документы просят выдать работники также для использования собственных нужд. Обычно данная справка выпускается в трехдневный срок с момента поступления от работника заявления на ее оформление.

По общим правилам форма 2 НДФЛ отправляется в налоговые службы по месту нахождения компании и месту регистрации ИП. Но фирма может иметь обособленные подразделения, отдельно состоящие на учете. В этом случае головная компания сдает отчет по месту ее нахождения, а филиалы по адресам регистрации. Эти же нормы действуют по сотрудникам, у которых есть доход и в основной фирме и ее подразделении. То есть, где доход возник, в ту инспекции и нужно отчитываться.

Однако из этого правила есть исключение. Большим налоговым агентам разрешается самостоятельно определять, куда отправится отчет — по адресу материнской компании или же по регистрации филиала. Это связано с тем, что по таким компаниям ИФНС делятся друг с другом информацией. На территории крупных городов могут существовать несколько ИФНС и когда организация, имеющая филиалы, работает в пределах этого муниципалитета, то она имеет право подавать формы по месту регистрации основной компании.

Существует несколько способов отправления документов 2-НДФЛ. НК РФ устанавливает, что данные отчеты можно сдать:

• на бумаге — существует ограничение по численности работников. Такой способ отправления могут выбрать только налоговые агенты с численностью получателей дохода до десяти человек;
• электронно — предполагает предоставления данных сведений на электронном носителе, при этом существует требовании о включении в файл информацию не более чем о 3000 получателях дохода;
• почтой с описью вложений ;
• через интернет при наличии ЭЦП — в настоящее время является самым популярным способом отправления отчетов 2-НДФЛ.

Рассмотрим справку 2-НДФЛ новая форма 2016 бланк образец заполнения. В отличие от документа предыдущего года, сюда добавлено несколько новых полей.

Заполнение справки нужно начинать с заголовка. В следующей строке после названия документа нужно проставить за какой год она составляется, ее порядковый номер, дату заполнения.

Далее на второй строке нужно поставить признак справки. Это поле может принимать значения:

• 1 — обычная справка об удержанных доходах работника.
• 2 — налог было удержать невозможно.

К последним случаям относится выдача заработной платы в натуральном виде; выдача призов и подарков и т. д.

Поле «Номер корректировки»новое — оно появилось только в этом году. В него заносится:

• 00 — если справка заполняется первый раз (первичная).
• Цифры от 01 до 98 — номер корректирующей справки.
• 99 — аннулирующая все ранее поданные сведения, справка.

Последним полем в этой же строке идет код налоговой, в которую отправляется документ.

Правильное заполнение можно посмотреть ниже в 2-НДФЛ образец.

Поля «Код по ОКТМО », «ИНН» и «КПП» должны содержать индексы, присвоенные предприятию или ИП. Фирма заполняет все, предприниматель — только ОКТМО и ИНН.

В поле «Телефон » заносится контактный номер. «Налоговый агент» — это полное название фирмы или полные Ф.И.О. предпринимателя, которые составляют данную справку.

Нововведением данной формы является добавление строки для записи кода ИНН в стране, гражданином которой является иностранец. Таким образом, заполнять его нужно только для работника-иностранца. В поле «ИНН в Российской Федерации» вносится код постановки на учет в налоговой инспекции России.

Далее указываются Ф.И.О. сотрудника (отчество при наличии). Если в течение года была произведена смена фамилии, то ее нужно указывать уже новую, а к справке приложить ксерокс паспорта.

Если документ подается на иностранца, то допускается его фамилию и имя внести латинскими буквами.

Перечень кодов для поля «Статус налогоплательщика» был расширен. Если раньше в него можно было заносить значения:

То теперь, с 2016 года, можно указывать:

• 4 — участник добровольной программы переселения из-за рубежа.
• 5 — иностранцы со статусом беженца.
• 6 — иностранцы, работающие на патентной системе.

К высококвалифицированным специалистам относятся иностранцы, обладающие знаниями и опытом в какой-то области деятельности, и предполагающие получение зарплаты от 2 млн. руб. в год.

Затем заполняются поля с датой рождения, гражданством (для России — 643 ), данными удостоверяющего документа личность. Адрес проживания может быть указан как в России (все данные вносятся в соответствии со справочником адресов), так и в ином государстве (для иностранцев и не резидентов).

Обратите внимание! Адрес в России указывается по данным постоянной, а не временной регистрации. Для сотрудника-иностранца сюда вносится адрес, по которому он зарегистрирован.

Здесь же, в заголовке раздела, прописывается налоговая справка — 13% для резидентов и 30% для не резидентов.

Сам раздел представляет собой таблицу, в которую построчно заносятся данные о полученных доходах и вычетах.

Заполняется она следующим образом. В первом столбце указывается номер месяца, за который показываются данные. Во втором проставляется соответствующий этому месяцу код дохода и его сумма. Если за месяц были получены доходы по нескольким видам (к примеру, 2000 — зарплата, 2012 — отпускные), тогда будет две строки с одним и тем же номером месяца, но разными кодами.

Помимо этого в справке указываются и премиальные — если они были выплачены по итогам работы, то ставится код 2000, если они не относятся к трудовым достижениям, например, выплачивается премия за праздник или годовщину основания фирмы, то ставится 4800. Также ставится код 4800 в отношении доходов, которые не предусмотрены установленным спискам кодов.

В столбцах «Код вычета» и «Сумма вычета» указываются только те, которые являются профессиональными или предусмотрены кодексом. Их коды начинаются с номера 403.

Важно! При заполнении справки необходимо применять обновленные коды доходов в справке 2-НДФЛ и вычетов . с полным их перечнем вы сможете ознакомиться на другой страничке перейдя по ссылке.

В этот раздел заносятся коды и суммы соответствующих вычетов, которыми воспользовался сотрудник в прошедшем году.

Новинками справки 2016 года является указание инвестиционных вычетов. Также введено поле для реквизитов документа, подтверждающего социальный вычет (на учебу или лечение). Аналогичная строка для данных документа на имущественный вычет была в справке и ранее.

В этой таблице подводится итог данным, которые были внесены в разделы 3 и 4. Заполняется в виде таблицы.

В поле «Общая сумма дохода» — заносится сумма всех доходов, полученных в отчетном году и указанных выше. Строка «Налоговая база» — это разница между суммой всех доходов и суммой всех предоставленных в периоде вычетов.

Поле «Исчисленная сумма налога» — это база по налогу из предыдущего поля, умноженная на налоговую ставку из заголовка раздела 3.

Поле «Сумма фиксированных авансовых платежей» заполняется только для иностранцев, работающих по патенту. Если есть уведомление, которое разрешает уменьшить налог на размер авансовых платежей, его реквизиты записываются под таблицей.

Затем заносятся суммы удержанного налога с работника, которые перечислены в налоговую службу. Если были сверх удержанные суммы налога или не удержанные вообще, они указываются в соответствующих ячейках.

Далее идет раздел с подписями. Здесь нужно указать, кто подписывает справку — непосредственно агент (указывается 1) или его представитель (ставится 2). Во втором случае еще также нужно записать реквизиты доверенности на данную операцию.

Законодательством предусмотрен штраф за непредоставление 2-НДФЛ, так же как и штраф за несвоевременную сдачу 2-НДФЛ, которые равны 200 рублей за каждый не сданный или отправленный с опозданием отчет. На первый взгляд, сумма наказания мала, но надо иметь в виду, что она рассчитывается с каждого документа. И на больших предприятиях штраф может иметь достаточно солидный размер.

Не сдачей считается также несоблюдения установленной формы отчета. За это налоговая также может оштрафовать.

Важно! С начала 2016 года вводится НК РФ новая санкция — штраф за справки, содержащие недостоверные данные. Его размер будет исчисляться исходя из 500 руб. за каждую содержащую ошибку справку. Однако, если налоговый агент самостоятельно выявить эти неточности, ответственность с него может быть снята.

1. Справки 2-НДФЛ по физ. лицам, у которых агент не смог удержать налог, нужно сдавать дважды — до 1 марта и вместе со всеми до 01 апреля.
2. При заполнении справок должны использоваться только установленные законодательством коды (доходов или вычетов).
3. Налог по зарплате за декабрь следует ставить оплаченным, даже если день перечисления попал на январь следующего года, из-за того, что выплата этого дохода произошла в первый месяц года. Однако, если же оплата удержанного НДФЛ была произведена позже, то в этом случае значение строки «Сумма налога, перечисленного» будет меньше «Сумма налога, удержанного».

Справка 2-НДФЛ образец скачать в формате Excel.

Как правильно заполнить справку 2-НДФЛ

Таблицу раздела 3 заполняйте помесячно. В заголовке укажите налоговую ставку, по которой облагаются доходы, отраженные в этом разделе. Если в течение года один и тот же человек получал доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, раздел 3 заполняйте отдельно для каждой налоговой ставки.

При заполнении таблицы раздела 3 используйте приложения 1 «Коды доходов» и 2 «Коды вычетов» к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387. Каждому виду доходов и каждому виду налоговых вычетов присвоены индивидуальные коды. Например, доходам в виде зарплаты соответствует код 2000. В отношении доходов от сдачи в аренду транспортных средств применяется код 2400, в отношении доходов от сдачи в аренду другого имущества – код 1400. При выплате вознаграждений по другим гражданско-правовым договорам (кроме авторских вознаграждений) используйте код 2010, при выплате пособий по временной нетрудоспособности – код 2300.

Перечень вычетов, уменьшающих налоговую базу по НДФЛ, приведен в таблице .

В разделе 3 показывайте профессиональные налоговые вычеты (ст. 221 НК РФ), вычеты в размерах, предусмотренных статьей 217 Налогового кодекса РФ, а также суммы, уменьшающие налоговую базу в соответствии со статьями 213.1, 214, 214.1 Налогового кодекса РФ. Отражайте эту информацию напротив тех доходов, в отношении которых должны быть применены вычеты.

Ситуация: как отразить в справке по форме 2-НДФЛ сумму отпускных, если отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом?

В справке по форме 2-НДФЛ сумму отпускных отразите в том месяце, в котором их выплатили сотруднику. И вот тому объяснение.

В разделе 3 справки доходы отражают на дату их фактического получения. При определении этой даты нужно руководствоваться положениями статьи 223 Налогового кодекса РФ.

Во время отпуска сотрудник свободен от исполнения трудовых обязанностей, следовательно, к доходам в виде оплаты труда сумма отпускных не относится. Для расчета НДФЛ датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты (день перечисления на расчетный счет сотрудника в банке) (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Поэтому в справке по форме 2-НДФЛ сумму отпускных отражайте в том месяце, в котором они были выплачены сотруднику. Так следует поступать и в тех случаях, когда отпуск сотрудника начинается в одном месяце (году), а заканчивается в другом. Например, всю сумму отпускных, выплаченных в декабре 2015 года, за отпуск, который заканчивается в январе 2016 года, нужно отразить в справке по форме 2-НДФЛ за 2015 год.

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 6 марта 2008 г. № 03-04-06-01/49 и ФНС России от 9 апреля 2012 г. № ЕД-4-3/5888.

Пример отражения отпускных в справке по форме 2-НДФЛ. Отпуск сотрудника начинается в одном месяце, а заканчивается в другом

Экономисту организации А.С. Кондратьеву предоставлен основной оплачиваемый отпуск с 26 декабря 2015 года по 15 января 2016 года. Сумма начисленных отпускных составляет 10 000 руб. Детей у Кондратьева нет.

Сумма НДФЛ с отпускных составила 1300 руб. (10 000 руб. × 13%).

19 декабря 2015 года Кондратьев получил в кассе организации отпускные в сумме:
10 000 руб. – 1300 руб. = 8700 руб.

Несмотря на то что отпуск сотрудника заканчивается в 2016 году, сумму начисленных отпускных бухгалтер организации включил в его налогооблагаемый доход за 2015 год.

В разделе 3 справки по форме 2-НДФЛ за 2015 год бухгалтер указал:

• в графе «Месяц» – 12 (порядковый номер месяца);
• в графе «Код дохода» – 2012 (на основании приложения 1 к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387);
• в графе «Сумма дохода» – 10 000 руб.

Ситуация: какой код нужно указать в поле «Код дохода» справки по форме 2-НДФЛ для премии, выплаченной за добросовестное отношение к работе, качественное исполнение трудовых обязанностей и высокую дисциплину? Премию приурочили к отраслевому профессиональному празднику.

В этом случае следует указать код дохода 2000 «Вознаграждение, получаемое налогоплательщиком за выполнение трудовых или иных обязанностей».

Поле «Код дохода» справки по форме 2-НДФЛ заполняется на основании приложения 1 к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387. Для отражения вознаграждений за выполнение трудовых обязанностей установлен код – 2000. С таким кодом можно включать в ставку и суммы премий за добросовестное отношение к работе, качественное исполнение трудовых обязанностей и высокую дисциплину. То, что выплата премии приурочена к профессиональному празднику, значения не имеет.

Ситуация: какой код нужно указать в поле «Код дохода» справки 2-НДФЛ для выплаченной компенсации за неиспользованный отпуск?

В этом случае надо указать код 4800 «Иные доходы».

Поле «Код дохода» в справке по форме 2-НДФЛ заполняют на основании приложения 1 к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387. В этом приложении нет специального кода для доходов в виде компенсации за неиспользованный отпуск. По мнению налогового ведомства, при отражении в справке компенсации за неиспользованный отпуск нужно указать код 4800 «Иные доходы» (письмо ФНС России от 8 августа 2008 г. № 3-5-04/380).

Ситуация: как в справке 2-НДФЛ отражать доходы, которые не облагаются налогом в пределах установленных нормативов (например, матпомощь, выходное пособие и т. п.)?

Доходы отражайте полностью, а не облагаемую налогом часть указывайте в графе «Сумма вычета».

Порядок заполнения справки 2-НДФЛ, утвержденный приказом ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485, не обязывает указывать в справке доходы, которые налогом не облагаются. Отсутствие таких требований позволяет сделать вывод, что в справке достаточно отразить только сумму доходов, которая превышает норматив. Например, организация выплатила сотруднику матпомощь в размере 5000 руб. Из этой суммы 4000 руб. не облагается налогом (п. 28 ст. 217 НК РФ). В такой ситуации в разделе 3 формы 2-НДФЛ в графе «Сумма дохода» можно отразить только 1000 руб. а в графе «Сумма вычета» не указывать ничего. Формально заполненная таким образом справка не искажает налоговую базу по НДФЛ, и санкции налоговому агенту в этом случае не грозят. Однако такой подход все же нежелателен, и вот почему.

Помимо налоговой инспекции, справка 2-НДФЛ выдается на руки сотруднику, в отношении которого она заполнена, по его запросу (п. 3 ст. 230 НК РФ). А он может использовать ее в различных целях. Например, на основании сведений из справки заполняется декларация по форме 3-НДФЛ. Справка может понадобиться для подтверждения доходов при получении кредита в банке или визы при выезде за границу. С этой точки зрения указание в справке 2-НДФЛ только облагаемых выплат не будет отражать реальную сумму доходов, полученных сотрудником. Более того, вполне вероятна ситуация, когда в течение года человек получит матпомощь сначала у одного работодателя (например, 5000 руб.), а затем – у другого. При увольнении ему выдадут справку 2-НДФЛ, в которой будет указана матпомощь в размере 1000 руб. (5000 руб. – 4000 руб.). Устроившись на другую работу, он может получить матпомощь повторно. Предположим, снова в размере 5000 руб. По закону в такой ситуации сотрудник должен уплатить НДФЛ с дохода 6000 руб. (5000 руб. + 5000 руб. – 4000 руб.). Однако из-за отсутствия полной информации в справке 2-НДФЛ от предыдущего работодателя бухгалтер на новом месте работы сотрудника снова не включит в расчет дохода 4000 руб. и удержит НДФЛ только с 1000 руб. В результате налоговая база по НДФЛ будет занижена, и если при проведении выездной проверки этот факт вскроется, организации грозит не только доначисление налога, но также пени и штраф по статье 123 Налогового кодекса РФ.

Чтобы избежать возможных конфликтов, сведения о выплате нормируемых доходов в справке 2-НДФЛ лучше указывать в двух графах:

• в графе «Сумма дохода» – общую сумму выплаты, включая необлагаемую величину;

• – в графе «Сумма вычета» – сумму необлагаемого дохода.

Кроме того, если организация выплачивает нормируемые доходы сотруднику, который устроился в организацию в середине года, с него стоит взять заявление. В нем сотрудник должен указать, что подобных доходов в текущем году он нигде не получал. А если получал – то в какой сумме. При наличии такого заявления можно не облагать НДФЛ льготируемые выплаты в пределах 4000 руб. Ответственность за достоверность сведений о доходе, указанных в этом заявлении, будет нести сам сотрудник.

Пример отражения в справке по форме 2-НДФЛ доходов, которые освобождаются от налогообложения в пределах установленных нормативов

А.С. Кондратьев в марте получил от своей организации материальную помощь в сумме 10 000 руб. Такие доходы не облагаются НДФЛ в пределах 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ). В июле Кондратьев уволился, при этом получив компенсацию в размере 8000 руб. Так как сумма компенсации не превышает трехкратный размер среднего месячного заработка Кондратьева, то НДФЛ такая выплата также не облагается (абз. 8 п. 3 ст. 217 НК РФ). На руки Кондратьев получил справку 2-НДФЛ, в разделе 3 которой бухгалтер указал:

– по строке с кодом месяца «03» (март):

Ситуация: как в справке 2-НДФЛ отразить доходы, выплаченные учредителю при выкупе его доли в уставном капитале в связи с выходом из общества?

Доходы отразите полностью, указав для них код 1540. Заполнить справку надо даже в том случае, если удержать НДФЛ с выплаты бывшему учредителю организация не может.

Вообще, заполняя раздел 3 формы 2-НДФЛ, доход всегда следует указывать в полной сумме. Даже если человеку положен тот или иной вычет. Это прописано в Порядке заполнения справки, утвержденном приказом ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485.

Доход при выкупе доли в уставном капитале может быть выплачен в натуральной форме. Однако это не повод для того, чтобы не указывать такой доход в разделе 3 формы 2-НДФЛ. Например, если с участником расплатятся автомобилем, удержать налог можно будет только при наличии других денежных выплат. Если же их нет, то налоговый агент обязан в установленные сроки уведомить налоговую инспекцию о невозможности удержать и заплатить НДФЛ . По доходам, полученным в 2015 году, сообщить о невозможности удержания нужно до 1 марта 2016 года (Закон от 2 мая 2015 г. № 113-ФЗ, письмо ФНС России от 19 октября 2015 г. № БС-4-11/18217). При этом по окончании года форму 2-НДФЛ в отношении этого человека нужно будет сдать повторно.

Код доходов, полученных от реализации долей в уставных капиталах, – 1540 (приложение 1 к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387). Этот же код нужно использовать для обозначения доходов, полученных учредителем при выходе из общества.

В разделе 4 укажите стандартные налоговые вычеты (ст. 218 НК РФ), социальные (ст. 219 НК РФ), инвестиционные, а также имущественные вычеты на приобретение (строительство) жилья (подп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ).

Код, который надо проставить в графе «Код вычета», можно определить по приложению 2 к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387. В графе «Сумма вычета» впишите сумму вычета, соответствующую указанному коду.

Отражая в форме 2-НДФЛ стандартные налоговые вычеты, применяйте коды 104–105, 114–125 (приложение 2 к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387).

В отношении вычетов, которые не указаны в приложении 2 к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387, указывайте код 620 «Иные суммы, уменьшающие налоговую базу в соответствии с положениями главы 23 «Налог на доходы физических лиц». Об этом сказано в письме ФНС России от 11 февраля 2014 г. № БС-4-11/2189.

В строках «Уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет» и «Уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет» укажите номер и дату соответствующего уведомления и код инспекции, которая выдала такой документ.

Справка 2-НДФЛ: образец заполнения, бланк

Справка НДФЛ-2 является важным документом. Аббревиатура расшифровывается как налог на доход физических лиц. Справка 2-НДФЛ содержит информацию об источнике доходов, зарплате и налоговых платежах, которые удерживаются в пользу государственных органов. Эта бумага выдается за определенный период (чаще всего за год). Занимается этим работодатель.

Каждый месяц бухгалтерия высчитывает определенные суммы для бюджета из премий, заработных плат и прочих доходов. За эти операции отвечают работники указанного отдела. Данные сотрудники отчитываются перед налоговыми инспекторами. Для такой процедуры и требуется подобная форма.

Справка 2-НДФЛ чаще всего необходима в банковских учреждениях заемщикам, являющимся потенциальными. Такой документ обязательно попросят в том случае, если человек готовится взять крупный кредит. Для людей, которые собираются брать ипотеку, обязательно потребуется такая справка. Обычно при оформлении займа на автомобиль тоже не обойтись без нее.

Когда человек меняет место работы, в отделе кадров могут попросить занести рассматриваемый документ, который оформляется предыдущим работодателем. В определенных случаях при увольнении тоже выдают справку автоматически. Если бланк не получен, то можно самостоятельно попросить о его оформлении.

Когда оформляются вычеты по налогам, предоставляемые определенным категориям населения в некоторых ситуациях, тоже потребуется такой документ. К примеру, подобные отчисления полагаются родителям студентов, обучающихся на платном отделении.

Многие люди не знают, для чего нужна справка 2-НДФЛ. Однако этот документ очень популярен во многих органах, так что нужно знать о бланке всю необходимую информацию. К примеру, когда рассчитывается пенсия, то без этой бумаги не обойтись. Когда проходят процедуры усыновления детей, тоже необходимо предоставлять справку. Для прочих судебных разбирательств ее очень часто просят заранее подготовить. Особенно если это касается споров трудового характера. Когда рассчитываются суммы по выплатам алиментов или проч. тоже берут за основу данные документа.

Когда требуется оформить визу через посольство, справку могут попросить принести. Однако в большинстве случаев обходятся только обычными документами с места работы и выпиской с банковских счетов.

Форма справки содержит несколько главных разделов. Во-первых, всегда учитывается информация о работодателе. Записываются его имя, название компании и реквизиты. Во-вторых, есть раздел, где указываются данные про самого работника. В-третьих, отмечается доход, который будет облагаться налогом. Стандартная ставка составляет 13% в месяц. После этого идет раздел с вычетами, которые имеют обычное, имущественное или социально назначение. Обязательно должны быть прописаны коды. После этого устанавливается и записывается общая сумма по доходам, вычетам и налоговым платежам.

Получить такой документ можно в отделе бухгалтерии компании, где человек числится и работает. Стaтьей 62 Трудового кодекса РФ установлено, что срок сдачи сотруднику этой справки не должен превышать 3 суток с момента подачи прошения и заявления. В дальнейшем бланк требуется подтвердить росписью руководителя отдела и заверенной печатью.

Существует ряд ошибок, которые считаются наиболее распространенными при заполнении справки по доходам и налоговым вычетам. Необходимо помнить, что никакие исправления в бланке нельзя делать. Если появилась ошибка, то придется оформлять документ заново.

Наиболее распространенной ошибкой считается ситуация, когда нет подписи сотрудника отдела бухгалтерии, ответственного за заполнение справки. Фамилию требуется поставить в графе, которая обозначена как налоговый агент. Подписывать документ необходимо ручкой с синей пастой. При этом сама подпись должна поместиться в графу, чтобы печать, которая располагается рядом, не закрывалась.

Еще одной распространенной ошибкой считается неправильное заполнение графы, где указывается дата оформления документа. Сначала необходимо написать 2 цифры дня. Потом идет точка. Затем 2 цифры месяца, после чего снова ставится точка. В конце нужно написать год, но число будет 4-значным. Иногда печать ставят не в том месте. Она должна располагаться строго в левом углу внизу.

Информация о том, как правильно заполнить справку, может всегда понадобиться. Этот документ оформляется обычно не чаще раза в год для каждого сотрудника. В бланке будут отражены все доходы и вычеты по ним. Причем в данном случае первыми будут являться не только заработная плата, но и различные премии, подарки, выигрыши, материальная помощь, а также доходы от продажи имущества или сдачи его в аренду.

Прежде чем приступать к заполнению, необходимо тщательно изучить бланк. В верхнем углу на листе нужно поставить дату заполнения, нумерацию справки, год, за который взимаются платежи. В графе, где указывается признак, следует поставить 1, если за предыдущие годы доходы были получены, или 2, если взимать налог по каким-либо причинам не получится. В месте, где написано «в ИФНС», требуется поставить индивидуальный код человека. Он состоит из 4-значной комбинации. Первая пара чисел указывает регион, а вторая – номер налоговой. Когда осуществляется заполнение, такие цифры нужно заранее просмотреть на сайте Федеральной налоговой службы.

Теперь нужно перейти к следующему шагу. Необходимо вписать все данные об агенте. Если справка заполняется физическим лицом, то требуется записать в стaтье 1.1 только его идентификационный код. Если это организация, то необходимо внести ИНН и КПП. Где записаны 1.2, нужно обозначить фамилию, имя и отчество агента или наименование компании. Разрешается использовать сокращенный вариант. Чтобы знать кодировку по ОКТМО, нужно зайти на сайт Федеральной налоговой службы. В ст. 1.4. записывается контактный номер телефона человека, заполняющего справку 2-НДФЛ.

В пункте под номером 2 вводятся все данные о сотруднике, получающем доход. Для этого предназначены специальные графы, в которых нужно написать имя работника, его день, месяц и год рождения, а также идентификационный номер. Если сотрудник является резидентом государства, то нужно записать цифру 1 в графе 2.3. Если он является иностранцем, то требуется поставить 2. Для каждой страны нужно вписать свой код, который заранее требуется узнать. В графе под номером 2.6 записывается номер документа, откуда берется информация для заполнения пункта 2.7. Дальше в разделе 2.8 записывается адрес сотрудника. Нужно проследить, чтобы данные были записаны так же, как и в паспорте. Если работник не является резидентом страны, то ст. 2.9 в справке 2-НДФЛ нужно заполнить.

Теперь следует приступить к третьей части оформления документа. На этом этапе заполняют все колонки, которые будут иметь информацию по процентным ставкам и их размерам. В данном случае последняя равна 13 %. Лучше всего заранее изучить образец заполнения справки 2-НДФЛ. Все данные будут вноситься в виде таблицы. Там, где записываются месяцы, нужно написать только их номера, когда были выплаты. Если за 1 месяц человек получил несколько выплат, то складывать их вместе запрещается. Каждую операцию нужно заполнить по отдельности. К тому же прописывается еще и код для каждого вида дохода. Если производятся какие-либо вычеты, то информацию о них тоже нужно записать в общую табличку. Сумма вычетов и код операции также вписывается.

Дальше необходимо переходить к заполнению пункта 4, но в том случае, если в течение года, который декларируется в справке, имелись какие-то вычеты. Таблица под номером 4.1 необходима для того, чтобы внести суммы такого характера. Обязательно прописывается код возле каждой операции. Если указывается вычет имущественного характера, то дополнительно еще заполняются и пункты 4.2-4.9.

Теперь осталось заполнить только последний пункт – 5-ый. Лучше всего рассмотреть заранее образец справки. В графе 5.1. необходимо написать сумму по всем годовым доходам. Дальше в разделе 5.2 указывают базу налогообложения. Кстати, это сумма, прописанная в пункте 5.2, но при этом с уменьшением на объем вычетов, общее число которых отмечается в таблице под номером 4.1. После этого необходимо перейти к графе 5.3.

Здесь требуется вписать высчитанную налоговую сумму. В пункте 5.4 пишут объем удержанного налога. С 2011 года внесли некоторые изменения. Теперь требуется заполнять еще и раздел 5.5. Эта графа является только суммой налога, которая должна перечисляться в фонд бюджета. Такая система облегчает процедуру, так что можно сразу посмотреть только на определенные графы с необходимой информацией.

Лучше всего изучить заранее пример.

Тогда намного проще будет разбираться во всех пунктах. Кстати, можно обратить внимание, что имеются еще и 2 дополнительные графы под номерами 5.6 и 5.7. Если в какое-либо время налоговый агент удержит сумму, которая была больше или, наоборот, меньше той, что указывается в налогах, то откорректировать информацию можно с помощью именно таких пунктов. Но как вносить подобные поправки, лучше разобраться заранее, взяв любой пример.

После этого уже понятно, как написать справку по форме 2-НДФЛ. Имея все данные о доходах, достаточно просто заполнить все графы. Если разобраться в процедуре оформления, то записывать информацию можно даже самостоятельно без каких-либо проблем. К примеру, такое может произойти, когда понадобится оформить социальные пособия или единовременные выплаты. Иногда это нужно, чтобы получить назначение на кредит или пенсию. Так что без подобных навыков не обойтись. Кстати, можно намного проще заполнить этот документ, ознакомившись со специальной программой, которую легко найти на сайте налоговой инспекции. Тогда процедура будет совсем простой.

2-НДФЛ – это справка, которая выдается работодателем. Она может понадобиться во многих случаях, т.к. указывает на заработок человека, источники и выплаты по налогу на доход. Без данного бланка не получится взять кредит, оформить визу, вести трудовые споры в суде и прочее. Хотя об этом документе мало кто знает, на самом деле он часто требуется, так что необходимо знать, как он выглядит, как оформляется, какие данные содержит и где его можно взять. Иногда потребуются и знания, как заполнять этот лист.