Рейтинг: 4.1/5.0 (1882 проголосовавших)Категория: Инструкции
Оформление кадровой документации: требования инспекции труда
Под кадровой документацией имеются в виду документы, которые регламентируют порядок использования работодателем наемного труда, регистры учета рабочего времени, документы, отображающие факты принятия на работу, увольнение с работы, предоставления отпуска, направления в командировку и тому подобное.
В статье рассматриваются требования к ведению штатного расписания, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, штатно-должностной книги, оформлению приказов, алфавитной книги, заполнению трудовых книжек и др. Отдельно рассказывается о делопроизводстве у физического лица — предпринимателя.
Кадровая служба, как правило, — самостоятельное структурное подразделение, подчиненное руководителю организации или его заместителю по кадрам.
Структура кадровой службы и ее штатная численность зависят от:
Учитывая вышеизложенное, можно выделить следующие организационные формы кадровых служб на предприятиях, в учреждениях и организациях (далее — предприятие) любой формы собственности:
Обратить внимание. В целом отечественное трудовое законодательство сориентировано на работодателей — юридических лиц, однако, несмотря на это, оно распространяется и на физических лиц — предпринимателей (ФЛП), поскольку в соответствии со статьей 21 КЗоТ Украины они имеют право заключать трудовые договоры с наемными работниками. Это значит, что ФЛП обязано вести кадровую документацию.
Под кадровой документацией имеются в виду документы, регламентирующие порядок использования работодателем наемного труда, регистры учета рабочего времени, документы, отображающие факты приема на работу, увольнения с работы, предоставления отпуска, направления в командировку и т. д.
Перечень кадровых документов:
Указывая наименование должности в штатном расписании, следует руководствоваться Национальным классификатором Украины «Классификатор профессий ГК 003:2010». утвержденным приказом Госпотребстандарта Украины от 28 июля 2010 года № 327;
В целом правила составляются в произвольной форме и могут содержать следующую информацию:
Утверждение правил внутреннего трудового распорядка предусмотрено статьей 142 КЗоТ;
Должностная инструкция состоит из разделов: «Общие положения», «Задачи и обязанности», «Права», «Ответственность», «Должен знать», «Квалификационные требования» и «Взаимоотношения (связи) по должности».
Подписывается должностная инструкция руководителем структурного подразделения, утверждается руководителем предприятия, согласовывается юристом и доводится до сведения работника под расписку.
Ввиду упрощенной системы ведения учета и отчетности, ведение кадровой документации у ФЛП также будет упрощено. в отличие от юридических лиц. Однако ведение физическим лицом — предпринимателем некоторых кадровых документов если не обязательно, то очень целесообразно. Это связано с требованиями соблюдения работодателями норм трудового законодательства в отношениях с наемными работниками. Ведь согласно статье 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях за нарушение требований законодательства о труде на граждан — субъектов предпринимательской деятельности налагается штраф в размере от 30 до 100 необлагаемых налогом минимумов доходов граждан (510–1700 грн.).
ФЛП, зарегистрированное в установленном законом порядке, должно:
Основные функции кадровой службы:
Распорядительные документы по личному составу — это приказы (распоряжения) руководителя предприятия о:
Как правило, на предприятиях приказы оформляются в упрощенной форме, но они обязательно должны содержать реквизиты типовых форм.
В соответствии с правилами оформления деловых документов текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагаются цели и задачи приказываемых действий и основания для издания приказа.
Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии, имени и отчества работника, должности (с указанием ученой степени, звания, специальности, разряда), наименования структурного подразделения, даты вступления в силу этим пунктом приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа). Следовательно, излагается содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ.
После распорядительной части в приказе приводится ссылка на документ, который служил основанием для издания приказа (например, заявление, справка, медицинское заключение и т. д.).
Приказы могут оформляться на отдельных листах (формат А4), которые подшиваются в специальные папки. Рукописные приказы заносят в специальные книги приказов по кадрам. Эти книги нумеруют, прошнуровывают и удостоверяют подписью руководителя и печатью предприятия.
Кадровые приказы могут быть индивидуальными. т. е. содержать информацию лишь об одном работнике, или групповыми. если на предприятии в течение одного дня издается большое количество приказов по кадрам.
Приказы готовятся на основании:
Приказы оформляются в двух экземплярах. Один остается в отделе кадров, другой — передается в бухгалтерию предприятия.
Каждый пункт кадрового приказа должен быть сформулирован в соответствии с требованиями КЗоТ.
Проект приказа, при необходимости, согласовывается с соответствующими должностными лицами. Завизированный проект приказа подается на подпись руководителю предприятия. Работник знакомится с приказом под расписку.
Обратить внимание. Приказы печатями не заверяются.
После подписания приказ (распоряжение) регистрируется в книге приказов (при сравнительно небольшом количестве приказов, которые издаются в течение календарного года) или на регистрационных карточках (при большом количестве приказов для удобства справочно-поисковой работы).
Целесообразно вести буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов. Например, к порядковому номеру приказа о движении персонала (например, прием, перевод, увольнение, изменение кадровой информации) добавляется буква «П» (№ 12-П); в приказах об отпусках — «В» (№ 15-В); о поощрении — «З» (№ 11-З) и т. д.
Порядок составления сводного приказа
В сводном приказе (распоряжении), который предусматривает группу вопросов, рекомендуется размещать их в такой последовательности:
В каждой группе вопросов фамилии работников размещаются в алфавитном порядке.
Что касается ФЛП: оформляясь на работу к частному предпринимателю (или увольняясь с работы), наемный работник может не писать заявления, как это предусмотрено для процедуры приема (увольнения) на работу на предприятии. Соответственно ФЛП нецелесообразно издавать приказ (распоряжение) о приеме на работу. Зарегистрированный в центре занятости трудовой договор между работником и ФЛП является документом, который фактически замещает традиционные заявление и приказ. Поэтому частные предприниматели не должны оформлять приказы о приеме и увольнении с работы работников. Однако, предоставляя отпуска работникам, ФЛП стоит оформлять соответствующие приказы на основании поданных заявлений.
К учетным документам по кадрам относятся:
Как и все учетные книги, алфавитная и штатно-должностная книги нумеруются, прошнуровываются, удостоверяются подписью руководителя и печатью.
На предприятиях с большим количеством работников целесообразно вести алфавитные карточки. что значительно облегчает работу с картотекой.
К учетным документам по кадрам относится и табель учета использования рабочего времени. Приказом № 489 утверждены типовые формы первичного учета использования рабочего времени и порядок их применения.
В зависимости от структуры предприятия и численности работников табельный учет по структурным подразделениям осуществляет табельщик, инспектор по кадрам или лицо, назначенное приказом руководителя вести кадровое делопроизводство.
Табель — это поименный список работников структурного подразделения или в целом по организации, который ведется в соответствии с табельными номерами или в алфавитном порядке.
Табель составляется за два-три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.
Подписывают табель табельщик и руководитель структурного подразделения или лицо, отвечающее за кадровое делопроизводство, и утверждает руководитель организации, после чего табель сдают в бухгалтерию.
Вместе с тем Приказ № 489 не устанавливает требований или методических рекомендаций относительно порядка заполнения табеля, более того, согласно пункту 2 примечания к табелю названная форма имеет рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, которые нужны для заполнения форм статистических наблюдений. При необходимости, форму можно дополнить другими показателями, необходимыми для учета на предприятии. Что касается ФЛП, то они также могут ввести свои обозначения в табели.
Ведение трудовых книжек
В соответствии со статьей 48 КЗоТ трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности работника. Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии или у физического лица свыше пяти дней. Трудовые книжки также ведутся на внештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию. Работникам, приступающим к работе впервые, трудовая книжка оформляется не позже пяти дней после приема на работу.
В трудовую книжку вносятся сведения о работе, о поощрениях и наградах за успехи в работе, сведения о взысканиях в нее не вносятся.
Согласно пункту 1.1 Инструкции № 58 трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии любой формы собственности или у физического лица свыше пяти дней, в частности, лиц, являющихся совладельцами (собственниками) предприятий, крестьянских (фермерских) хозяйств, сезонных и временных работников, а также внештатных работников, если они подлежат государственному социальному страхованию.
На лиц, работающих по совместительству, трудовая книжка ведется по основному месту работы.
Обратить внимание. Трудовые книжки ранее установленного образца обмену не подлежат.
В соответствии с пунктом 4 Постановления № 301 руководитель предприятия несет ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачи трудовых книжек. Приказом руководитель назначает лицо, уполномоченное быть ответственным за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, их учет, хранение и выдачу.
Обратить внимание. Трудовые книжки работников, работающих на условиях трудового договора у ФЛП с правом найма, и физических лиц, использующих наемный труд, связанный с оказанием услуг (например, повара, няни, водители), хранятся непосредственно у работника.
За нарушение установленного порядка должностные лица несут дисциплинарную и другую ответственность, предусмотренную действующим законодательством.
Поскольку трудовые книжки хранятся на предприятии как документы строгой отчетности, уполномоченное лицо ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также книгу учета бланков трудовых книжек.
Записи в трудовой книжке выполняются арабскими цифрами. Например, если работник принят на работу 4 июня 2001 года, в трудовой книжке записывается «04.06.2001».
Записи должны выполняться аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, чернилами синего или фиолетового цвета.
Ознакомление с записями в трудовой книжке может происходить заочно направлением владельцам книжек соответствующих уведомлений с последующей отметкой об этом в личной карточке работника.
При изменении фамилии, имени и отчества или внесении изменений в дату рождения на основании документов (паспорта, свидетельств о рождении, браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени и отчества и т. д.) вносятся новые данные. Ссылки на соответствующие документы на внутренней стороне обложки заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченным лицом и печатью предприятия или отдела кадров. Например: «Прізвище Кравченко змінено на Харченко у зв’язку з укладенням шлюбу Підстава: свідоцтво про шлюб 1-ВЛ № 063072, видане відділом РАЦС Управління юстиції м. Києва 15.10.2012 (підпис, дата)».
В трудовую книжку не вносятся записи о:
Порядок заполнения трудовой книжки работников, трудоустраиваемых впервые
Заполнение трудовой книжки впервые осуществляется собственником или уполномоченным им органом не позже пятидневного срока со дня приема на работу.
На первой странице (титульном листе) трудовой книжки записываются сведения о работнике: фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращений). Дата рождения указывается на основании данных паспорта или свидетельства о рождении. Потом указывается дата заполнения трудовой книжки. Работник своей подписью удостоверяет правильность внесенных сведений.
На титульном листе трудовой книжки лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, ставит свою подпись и печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполняется трудовая книжка.
В трудовую книжку по месту работы вносятся отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов следующие записи:
Предусмотренные записи вносятся в трудовую книжку до внесения сведений о работе на этом предприятии.
Обратить внимание. Сезонным работникам непрерывный трудовой стаж сохраняется лишь в тех отраслях, где это предусмотрено действующим законодательством.
Безработным лицам в период получения пособия по безработице записи в трудовой книжке осуществляются органом государственной службы занятости населения.
Основанием для отображения вышеуказанных записей являются военные билеты, дипломы, свидетельства, аттестаты, справки и другие документы.
Если за время работы работника изменяется наименование предприятия. об этом в графе 3 трудовой книжки отдельной строкой делается запись: «Підприємство таке-то з такого-то числа перейменовано на таке-то», а в графе 4 указывается основание переименования — приказ (распоряжение) дата и номер.
Записи в трудовой книжке при увольнении и при переводе на другую работу осуществляются в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона. Например: «Звільнено за згодою сторін, п. 1 ст. 36 КЗпП України».
При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин (например: «Звільнено за власним бажанням у зв’язку із зарахуванням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України»).
При увольнении делается запись в день увольнения, остальные записи — не позже недельного срока со дня издания приказа.
Записи об увольнении, о награждениях и поощрениях удостоверяются подписью руководителя и печатью.
Собственник или уполномоченный им орган обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении. При задержке выдачи трудовой книжки по вине собственника работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в таком случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается новый приказ и вносится запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись об увольнении признается недействительной в порядке, установленном пунктом 2.10 Инструкции № 58.
Если работник отсутствует на работе в день увольнения, собственник или уполномоченный им орган направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.
Пересылка трудовой книжки по почте с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника.
Трудовые книжки и дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от трудовых книжек работников, которые находятся на работе. По окончании этого срока неполученные трудовые книжки хранятся в архиве предприятия не менее 50 лет, а по окончании указанного срока подлежат уничтожению.
В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или направляется по почте по их требованию. При этом в трудовой книжке умершего работника в графу 3 записывается: «Роботу припинено у зв’язку зі смертю», в графе 4 указывается дата и номер приказа.
Вкладыш в трудовую книжку вшивается в случае, если все страницы соответствующих разделов в трудовой книжке заполнены. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. О каждом выданном вкладыше на первой странице трудовой книжки делается отметка о том, что выдан вкладыш, и здесь же указывается серия и номер вкладыша.
Дубликат трудовой книжки
Работник, потерявший трудовую книжку или вкладыш в нее, обязан немедленно заявить об этом собственнику или уполномоченному им органу по последнему месту работы. Тогда собственник или уполномоченный им орган выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш в нее не позже 15 дней после заявления о потере. В правом верхнем углу книжки-дубликата делается запись «Дублікат».
Если работник до устройства на это предприятие уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в графе «Відомості про роботу» сначала вносится запись об общем трудовом стаже его работы до прихода на это предприятие, при наличии подтверждающих документов. Общий трудовой стаж записывается суммарно, указывается общее число лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какое время и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки (например: 15 лет 6 месяцев 12 дней).
Потом общий трудовой стаж, подтвержденный надлежащим образом оформленными документами, записывается по отдельным периодам, при этом порядковый номер записи не проставляется: в графе 2 указывается дата, в графе 3 — наименование предприятия, где работал работник, и должность. В таком же порядке выполняется запись об увольнении.
В дубликат трудовой книжки вносятся лишь данные, подтвержденные документально.
Обратить внимание. Дубликат выдается работнику и тогда, если трудовая книжка стала непригодной (обгорела, разорвана, загрязнена и т. д.).
При этом на первой странице трудовой книжки, которая стала непригодной, делается запись: «Замість видано дублікат», а непригодная книжка возвращается владельцу.
Предприятие выдает книжки за свой счет, если порча или потеря трудовой книжки произошла по вине предприятия.
При выявлении в трудовой книжке ошибки или неточной записи сведений о работе, переводе, а также о награждениях и поощрениях, исправления выполняются предприятием, на котором была внесена соответствующая запись.
Исправления сведений о работе, переводе на другую работу, о награждениях и поощрениях обязательно должны соответствовать оригиналу приказа. При потере приказа или несоответствии записи фактически выполняемой работе исправление сведений о работе осуществляется на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. При этом следует иметь в виду, что свидетельские показания не могут быть основанием для внесения исправлений.
Обратить внимание. Исправление ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается путем зачеркивания.
В соответствии с Инструкцией № 58 исправления неточных или неправильных записей в трудовой книжке выполняются в следующем порядке:
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу, восстановление на предыдущей работе или изменении формулировки причин увольнения.
Кадровая служба должна руководствоваться:
Кодексом законов о труде Украины
Постановлениями Кабинета Министров Украины:
Приказами Министерства труда и социальной политики Украины:
Учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним регулируется Инструкцией "О ПОРЯДКЕ ведения трудовых книжек работников", утвержденной совместным приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.93 г. в № 58 (далее — Инструкция № 58).
Формы первичного учета бланков и вкладышей трудовых книжек утверждены приказом Министерства статистики Украины "ОБ утверждении ТИПОВЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА ЛИЧНОГО СОСТАВА" от 27.10.95 г. № 277 (далее — приказ № 277).
Этим приказом утверждены следующие типовые формы первичного учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним:
— П-9 "Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним";
— П-10 "Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним";
— П-11 "Акт на списание бланков трудовых книжек или вкладышей к ним".
Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-9) предназначена для отражения всех операций, связанных с получением и использованием названных бланков, с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия (табл. 2.11).
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10) ведется работником отдела кадров или иным работником, осуществляющим оформление приема и увольнения работников (табл. 2.12).
В книге типовой формы П-10 регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при приеме на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам вновь.
В случае получения трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке работника (которая заводится на каждого работника при приеме на работу) и в книге учета.
Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и печатью.
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, представляет бухгалтерский отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, с приложением приходного кассового ордера на сданную в кассу предприятия сумму, взысканную с работников за выданные (выписаны) им бланки трудовых книжек и вкладышей к ним.
Форма отчета утверждается к применению приказом по предприятию и может иметь вид оборотной ведомости (табл. 2.13).
Акт на списание бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-11) состоит на списание испорченных при заполнении данных бланков (табл. 2.14).
Акт составляется в двух экземплярах: первый экземпляр для бухгалтерии, второй — для ответственного лица.
Из содержания вышеприведенных форм учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним видно, что их заполнение не составляет трудностей и во многом аналогично заполнению бланков поручений.
Контроль за бланками строгой отчетности может быть усилен установкой обособленного для них графика (раздела графика) документооборота. В графике документооборота бланков строгой отчетности должны быть приведены: название (документа) формы; — должностные лица, ответственные за создание документа; сроки создания и передачи конкретным лицом на подписание и выполнение, вплоть до поступления конкретному лицу бухгалтерии или лицу, ответственному за их учет и контроль.
Работникам, впервые вступающим в трудовые отношения, работодатель оформляет трудовую книжку в течение пяти дней после приема на работу (ч. 3 ст. 48 Кодекса законов о труде в Украине). В бланк трудовой книжки записываются сведения о фамилии, имя и отчество сотрудника (полностью без сокращения или замены имени и отчества инициалами) на основании паспорта или свидетельства о рождении, согласно п. 2.11 Инструкции № 58. Аналогично фиксируют и дату рождения работника.
Законом Украины "ОБ ОСНОВАХ ЯЗЫКОВОЙ ПОЛИТИКИ" от 03.07.12 г. в № 5029-VI (далее — Закон о языковой политике) предусмотрено ведение трудовой книжки исключительно на украинском языке. Записи одной из региональных языков или языков меньшинств Украины (региональных языков) вносятся только при наличии письменного обращения лица. В то же время, как указано в Инструкция № 58, делают их рядом с записями государственной языке.
Исправление ошибок в трудовых книжках не допускается. Согласно п. 2.13 Инструкции № 58 можно лишь внести изменения в записи в трудовой книжке о фамилии, имя и отчество и дату рождения по последнему месту работы на основании подтверждающих документов (свидетельство о браке, об изменении фамилии, имени и отчества), со ссылкой на их номер и дату.
Если же кадровик (или сотрудник, которому надо удостоверить своей подписью правильность внесенных сведений) обнаружил ошибку в записях фамилии на первой странице трудовой книжки, ее бланк считают испорченным и списывают актом формы П-11 "Акт на списание бланков трудовых книжек или вкладышей к ним", утвержденных приказом № 277 (табл. 2.14). Зато кадровик должен правильно заполнить новый бланк трудовой книжки [117, стр. 63].
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
Порядок заполнения трудовой книжки работников. Выписки из приказа прилагаются к трудовой книжке работников, Минюст, Минсоцзащиты 20 июн 1974.
В Украине порядок ведения трудовых книжек регулируется: ст. Какая. 18 янв 2016. 2.21-1 Инструкции № 58 трудовые книжки работников, 58.
Приказом Государственного комитета статистики Украины от 5 декабря 2008 года. Всяко "защо" има своето "еба ли го". Органи влади СРСР; Інструкція від 20.06.1974 № 162 (Редакція. 5 фев 2013. Исключена из Кодекса законов о труде Украины (КЗоТ) ст.
Профессии. Заполнение трудовой книжки производится в соответствии с Инструкцией № 58. ТРУДОВАЯ КНИЖКА: ПОЛУЧЕНИЕ И ЗАПОЛНЕНИЕ. Учет поступающих в организацию бланков трудовых книжек (п. Инструкция о трудовых книжках ).
Про затвердження Інструкції про порядок ведення. С 01.01.2015 г. Которые. Что такое алименты, Настоящая Инструкция определяет порядок ведения трудовых книжек.
На официальном сайте. В том числе их заполнение. Общото между форумите и правителството Главная Статьи Наличные расчеты Наличные расчеты Наличные расчеты. Выдачу трудовых книжек (вкладышей к ним), Наличные расчеты Наказ.
Общий порядок заполнения трудовой книжки не изменился. Несмотря на. 1.1 ст. Юстиции Украины 30.01.1998 за N 58 /2498, книгу васильеваю.в. Лекции по социальной педагогике. Теория и история. М перспектива 2007 .
На основании приказа (распоряжения) нанимателя в трудовые книжки. 58 (далее 58 Инструкции о порядке. Министерство труда Украины, Заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним производится на.
48 КЗоТ; постановлением. Скачать " Инструкцию по заполнению Карты условий труда при проведении. Которые работают. Порядок ведения трудовых книжек в Украине регулируется ст.
Алименты в Украине. Інструкція № 58 от 29.07.1993, 1 Инструкции № 58 трудовые книжки ведутся на всех работников, Согласно п.59 Инструкции № 30 бланки трудовых книжек и вкладышей к ним. Согласно пункту 1.1 Инструкции № 58 трудовые книжки ведутся на всех.
Как они выплачиваются и взыскиваются.
Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации или у физлица свыше 5 дней (ст. 48 Кодекса законов о труде (далее - КЗоТ) и п. 1.1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минсоцзащиты и Минюста от 29.07.93 г. №58 (далее — Инструкция №58)).
Порядок заполнения трудовой книжки регламентирует Инструкция №58, которая распространяется на всех работодателей: как на юрлиц, так и на физлиц. Заполнению трудовой книжки посвящена статья «Трудовые книжки: особенности заполнения» на с. 18 этого номера. Но в заполнении трудовых книжек работников, работающих на условиях трудового договора у физических лиц — предпринимателей (далее — ФЛП) есть свои особенности.
Во-первых, согласно п. 2.20-1 Инструкции №58 трудовые книжки работников ФЛП хранятся непосредственно у работников.
Во-вторых, ФЛП делает запись в трудовую книжку работника о приеме на работу и увольнении с работы в соответствии с заключенным с ним письменным трудовым договором, зарегистрированными в установленном порядке в государственной службе занятости.
Форма трудового договора между работником и физлицом, использующим наемный труд, и порядок его регистрации утверждены приказом Минтруда от 08.06.01 г. №260.
Трудовой договор должен быть зарегистрирован ФЛП (или по нотариальной доверенности уполномоченным им лицом) в государственной службе занятости по месту своего жительства в недельный срок с момента фактического допуска работника к работе.
Записи в трудовую книжку работника о приеме и увольнении вносит сам ФЛП (п. 14 Порядка регистрации трудового договора между работником и физическим лицом, которое использует наемный труд, утвержденного приказом Минтруда от 08.06.01 г. №260). Внесенные ФЛП в трудовые книжки записи подтверждаются подписью должностного лица органа государственной службы занятости, который зарегистрировал трудовой договор, и удостоверяются его печатью.
При приеме на работу в раздел «Відомості про роботу» трудовой книжки ФЛП вносит запись в графу 3 такого содержания: «Прийнятий на роботу [далее указывается профессиональная характеристика работ] за трудовим договором [указываются дата и номер договора], зареєстрованим у державній службі зайнятості [указывается полное название центра занятости]».
При этом в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (дата и номер регистрации трудового договора государственной службой занятости): «Трудовий договір [номер] зареєстровано [дата в формате ДД.ММ.ГГГГ]»).
При увольнении ФЛП делает в трудовой книжке запись в графе 3: «Звільнений [далее указывается основание увольнения со ссылкой на соответствующие статьи КЗоТ])». В графе 4 указывается дата снятия трудового договора с регистрации государственной службой занятости: «Трудовий договір [номер] знято з реєстрації [дата]».
Последнее изменение Понедельник, 25 Март 2013 17:33
Не все физические лица – субъекты предпринимательской деятельности (далее – частные предприниматели), использующие труд наемных работников, четко знают и выполняют существующие требования по ведению трудовых книжек работников, исправлению неверных записей или ошибок, внесенных в них, а также о порядке хранения трудовых книжек, которые являются документами строгой отчетности.
В соответствии со ст. 48 КЗоТ и на основании п. 1.1 Инструкции № 58 трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Та же ст. 48 КЗоТ обязывает частных предпринимателей вести трудовые книжки на всех работников, которые работают у них свыше 5 дней. Образцы бланков трудовой книжки и вкладыша к ней утверждены постановлением № 301.
При оформлении трудовых книжек необходимо руководствоваться Инструкцией № 58. Однако данная Инструкция содержит в себе немало противоречий и неточностей, что нередко приводит к ошибкам.
При трудоустройстве на работу работники обязаны подать трудовую книжку, оформленную в установленном порядке (п. 2 постановления № 301).
Заполнение трудовой книжки на лиц, которые трудоустраиваются впервые
Указанные лица принимаются на работу без трудовой книжки. По общему правилу таким работникам трудовая книжка оформляется не позднее пяти дней после приема на работу.
Следует отметить, что ни в КЗоТ, ни в Инструкции № 58 ничего прямо не сказано о возможности частными предпринимателями оформить трудовую книжку (заполнить чистый бланк трудовой книжки) наемному работнику, который начинает впервые свою трудовую деятельность у данного физического лица. Трудовое законодательство также не предусматривает возможности оформления таких трудовых книжек центрами занятости, в которых регистрируются договора между физическими лицами, использующими наемный труд, и наемными работниками.
Однако, в соответствии с требованием ст. 2 КЗоТ работники реализуют свое право на труд путем заключения трудового договора о работе на предприятии, в учреждении, организации или у физического лица. Значит, и на наемных работников и на физических лиц, использующих труд наемных работников, распространяется действие трудового законодательства. Несмотря на то, что по вопросу оформления впервые трудовой книжки наемному работнику непосредственно частными предпринимателями имеются пробелы, которые требуют корректировки.
Практика показывает, что многие частные предприниматели требуют от лиц, которые впервые начинают у них свою трудовую деятельность и не имели ранее трудовой книжки, предъявить чистый бланк трудовой книжки для внесения в нее сведений о работе.
Однако на основании п. 6.3 Инструкции № 58 собственник или уполномоченный им орган обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. При этом п. 6.1 Инструкции № 58 установлено, что при выписывании трудовой книжки или вкладыша к ней, или дубликата трудовой книжки с работника взыскивается сумма ее стоимости.
На титульном листе трудовой книжки в соответствии с п. 2.11 Инструкции № 58 записывается полностью фамилия, имя, отчество работника (сокращения не допускаются), а также дата рождения. Эти сведения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении. После указания даты заполнения трудовой книжки, в соответствии с п. 2.12 работник своей подписью заверяет правильность внесенных записей. Кроме работника, первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовой книжки.
Следует отметить, что Инструкция № 58 не содержит разъяснений о возможности оформления физическим лицом – СПД трудовой книжки. Но и запрета по оформлению первой записи в трудовой книжке частными предпринимателями в законодательстве также не существует.
Ведение трудовых книжек наемных работников
Порядок ведения трудовых книжек на работников, работающих у частных предпринимателей, определен п. 2.20-1 Инструкции № 58.
Распространенной ошибкой при заполнении трудовых книжек физическими лицами, использующими труд наемных работников, является оформление записей только на одном языке, как правило, русском. В соответствии с п. 2.1 Инструкции № 58 трудовые книжки и вкладыши к ним заполняются в соответствующих разделах на украинском и русском языках.
Записи в трудовой книжке выполняются аккуратно шариковой ручкой или пером, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. На основании п. 2.4 Инструкции № 58 записи в трудовой книжке выполняются арабскими цифрами (число и месяц – двузначными), например, «25.04.2011».
Частные предприниматели согласно требованиям п. 2.14 Инструкции № 58 обязаны вносить в трудовые книжки работников только те названия работ, профессий и должностей, которые содержатся в национальном классификаторе профессий ДК 003:2010, вступившим в силу с 01.11.2010 г.
Согласно п. 14 Порядка № 260 записи о регистрации и снятии с регистрации трудового договора дают право частному предпринимателю внести записи в трудовую книжку работника о принятии и увольнении его с работы.
При приеме на работу вносится запись: «Принят на работу (далее указывается профессиональная характеристика работ) по трудовому договору (указываются дата и номер договора), зарегистрированному в государственной службе занятости (указывается полное название центра занятости)». При этом в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (дата и номер регистрации трудового договора государственной службой занятости: «Трудовой договор (номер), зарегистрированный (дата)»).
При увольнении делают такую запись: «Уволен с работы (далее указывается основание освобождения со ссылкой на соответствующие статьи КЗоТ Украины)», при этом в графе 4 указывается дата снятия трудового договора с регистрации государственной службой занятости: «Трудовой договор (номер) снято с регистрации (дата)». В соответствии с п. 2.26 Инструкции № 58 днем увольнения считается последний день работы. Записи об увольнении вносятся в трудовые книжки работникам в день их увольнения, и выдаются работнику в этот же день. При задержке выдачи трудовой книжки по вине частного предпринимателя с виновника взыскивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в таком случае считается день выдачи трудовой книжки.
Внесенные частным предпринимателем записи в трудовые книжки работников заверяются подписью и печатью должностного лица органа государственной службы занятости, который регистрировал договор (п. 15 Порядка № 260).
В соответствии с п. 2.20-1 Инструкции № 58 трудовые книжки работников, которые работают на условиях трудового договора у частного предпринимателя, хранятся непосредственно у работников.
В отличие от предприятий, учреждений и организаций, частные предприниматели не вносят сведения о трудовых книжках своих наемных работников (при их приеме) в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, утвержденную приказом № 277. Объясняется это тем, что трудовые книжки в течение всей трудовой деятельности у физического лица, как мы уже говорили, находятся непосредственно у работников.
На лиц, работающих у физического лица – СПД по совместительству, трудовые книжки ведутся только по основному месту работы.
При переводе работника на другую работу или должность соответствующая запись отдельной строкой вносится в его трудовую книжку физическим лицом – СПД (например, переведен на должность бухгалтера). В графе 4 указывается документ, которым работник переведен на другую должность, а также дата издания данного изменения или дополнения к заключенному с работником ранее трудовому договору. Все изменения или дополнения к трудовому договору, зарегистрированному государственной службой занятости, должны быть также зарегистрированы данной службой, причем изменения и дополнения вносятся во все три экземпляра действующего трудового договора, заключенного между физическим лицом – СПД и наемным работником.
На основании п. 2.13 Инструкции № 58 изменение записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве и дате рождения выполняется собственником или уполномоченным им органом по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества) со ссылкой на номер и дату этих документов. Соответствующие изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или отчество, дата рождения и записываются новые данные со ссылкой на соответствующий документ на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров.
Таким образом, если у работника в период его трудовой деятельности у частного предпринимателя, изменилась фамилия на основании свидетельства о регистрации брака, то данное физическое лицо правомочно внести в трудовую книжку данному работнику соответствующее изменение.
Законодателю следовало бы обратить на данный факт внимание и ликвидировать в Инструкции № 58 имеющиеся противоречия по праву внесения предприятием таких записей, закрепив конкретно такое же право за физическими лицами – субъектами предпринимательской деятельности, использующими наемный труд.
Устранение ошибок в записях, внесенных в трудовую книжку
В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе и др. исправления выполняются собственником предприятия или уполномоченным им органом, где была сделана соответствующая запись (п. 2.6 Инструкции № 58). Таким образом, если физическое лицо – СПД допустило ошибку или внесло в трудовую книжку неверную запись, то это же физическое лицо должно ее исправить.
В разделе «Сведения о работе», «Сведения о награждении», «Сведения о поощрениях» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.
На основании п. 2.10 Инструкции № 58 в случае необходимости изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись под № (таким-то) недействительна. Принят на такую-то должность (профессию)» и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) собственника предприятия или уполномоченного им органа, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку. Следует отметить, что в Инструкции № 58 также не предусмотрено исправление неверной записи или внесенной ошибки непосредственно физическим лицом – субъектом предпринимательской деятельности. Однако учитывая, что на всех физических лиц, зарегистрированных субъектами предпринимательской деятельности, распространяется действие трудового законодательства, значит, исправление этими лицами неверных записей в трудовой книжке юридически не противоречит законодательству.
