Как вести Журнал учета алкоголя?

Приказом № 164 от 19 июня 2015 года было отменено действие приказа №153 от 23 мая 2014 года, а также утверждена новая форма и порядок заполнения Журнала учета объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции. Приказ вступает в силу 1 января 2016 года.

Изменения в учете алкоголя распространяются на розничную продажу:

• алкоголя;
• спиртосодержащей продукции;
• пива и напитков на основе пива, сидра, пуаре, медовухи или спиртосодержащей продукции.

Таким образом, с 1 января 2016 года Журнал обязаны вести как розничные магазины. так и предприятия общественного питания.

Уважаемые пользователи ДАЛИОН! Обращаем ваше внимание, в соответствии с требованиями законодательства во все версии ДАЛИОН (за исключением ДАЛИОН: Управление магазином.ЛАЙТ) будет добавлен Журнал учета алкоголя. Согласно регламенту поддержки пользователей, обновления предоставляются бесплатно.

Ниже перечислены ключевые особенности ведения Журнала:

• дата начала ведения Журнала 1 января 2016 года;
• Журнал заполняется по месту осуществления деятельности (на каждом обособленном подразделении);
• Журнал заполняется по факту продажи тары или по факту вскрытия тары;
• Журнал заполняется не позднее следующего дня после факта продажи или факта вскрытия тары;
• под тарой понимается как потребительская тара, так и транспортная тара, предназначенная для розлива.

1. 1 - Номер по порядку.
2. 2 - Дата розничной продажи или дата вскрытия тары;
3. 3 - Штриховой код формата PDF 417* (заполняется только при формировании Журнала в ЕГАИС, для печатной формы заполнение не требуется).
4. 4 - Наименование продукции по сопроводительным документам.
5. 5 - Код вида продукции (по утвержденному ФСРАР классификатору).
6. 6 - Емкость тары;
7. 7 - количество тары.

*Штриховой код PDF 417 наносится производителем (и/или импортером) на Акцизную Марку (АМ) или Федеральную Специальную Марку (ФСМ).

В отличие от предыдущих версий в приказе не определен отчетный период. Итоги заполняются с каждодневной периодичностью.

Журнал можно вести как в печатном, так и в электронном виде. Под электронным видом понимается автоматическое формирование Журнала в личном кабинете ЕГАИС. В печатном виде Журнал можно заполнять как вручную, так и с использованием товароучетных программ или других автоматизированных систем.

Программные решения ДАЛИОН позволяют вести Журнал для как для одиночных, так и для сетевых предприятий в разрезе обособленных подразделений.

Для продукции с АМ и ФСМ заполнение Журнала посредством ЕГАИС производится только с использованием сканера двумерных штриховых кодов PDF417. Такой вариант ведения Журнала предполагает специализированное программное обеспечение (кассовая программа), которое интегрировано с ЕГАИС (передает в базу ЕГАИС АМ и ФСМ).

Теги: учет алкоголя, журнал учета алкоголя

Новый журнал учета для алкогольной розницы с 1 января 2016: форма журнала и порядок заполнения - Бухгалтерия Онлайн

28 сентября 2015

С 1 января 2016 года всем розничным продавцам алкоголя нужно будет вести журнал учета продажи алкогольной, спиртосодержащей продукции и пива. Форма и порядок его заполнения утверждены приказом РАР от 19.06.15 № 164. Каковы особенности ведения журнала? Предусмотрена ли ответственность для тех, кто не будет его вести? Потребуется ли представлять журнал в контролирующие органы? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в нашей статье.

Материалы по теме

Розничные продавцы алкогольной и спиртосодержащей продукции обязаны представлять в контролирующие органы декларацию № 11, а продавцы пива и пивных напитков (сидра, пуаре, медовухи) — декларацию № 12 из списка деклараций об объеме розничной продажи алкоголя (п. 19 «Правил представления деклараций», утв. постановлением Правительства РФ от 09.08.12 № 815. далее — Правила № 815). Декларации следует представлять в РАР через интернет в форме электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью. Если организация или ИП сдаст декларацию в РАР на бумаге, то обязанность по сдаче будет считаться неисполненной. («Розничные продавцы алкоголя и их поставщики теперь могут сверять данные в своих декларациях автоматически »).

Декларации следует заполнять, в том числе, на основании информации, зафиксированной в журналах учета проданного алкоголя (пункт 13 «Правил учета оборота и (или) использования этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции», утв. постановлением Правительства РФ от 19.06.06 № 380 ). Таким образом, журнал, о котором пойдет речь в данной статье, в принципе, можно расценивать как один из документов, который должен позволять осуществлять государственный контроль за оборотом алкогольной, спиртосодержащей продукции, пива и пивных напитков.

Изначально форма журнала была утверждена приказом РАР от 23.05.14 № 153. Однако сама форма и порядок ее заполнения вызывали ряд вопросов. В какой момент вносить записи в журнал? Как отражать расход разливных напитков? Как исправлять ошибочные записи? Прямых ответов на эти и другие вопросы не было, а применение журнала откладывалось («С середины декабря розничные продавцы алкоголя должны будут вести новый журнал учета », «Обязанность розничных продавцов по ведению журнала учета проданного алкоголя отложена до 1 июля 2015 года »). В итоге форму журнала и вовсе признали утратившей силу с 1 июля 2015 года (приказ РАР от 29.06.2015 № 177 ), утвердив взамен нее новую. Теперь она выглядит так:

Очевидно, что форма журнала упрощена: вместо 15-ти граф, которые содержал прежний журнал, осталось всего семь. Такое упрощение, в первую очередь, связано с тем, что новая форма содержит в себе только расходную часть. Приход алкоголя, спиртосодержащей продукции и пива отражать в журнале не потребуется.

С 1 января 2016 года журнал должны будут вести (п. 2 порядка, утв. приказом РАР от 19.06.15 № 164. далее — Порядок):

• организации, торгующие алкогольной и спиртосодержащей продукцией в розницу;
• ИП, осуществляющие розничную продажу пива и напитков, изготовленных на основе пива, сидра, пуаре, медовухи, и спиртосодержащей продукции.

Спиртосодержащая продукция бывает пищевая (например, суспензия) и непищевая (например, парфюмерия) (п.п. 4,5 ст. 2 Федерального закона от 22.11.95 № 171-ФЗ ). Заполнять журнал потребуется при розничной торговле любой их этих видов спиртосодержащей продукции.

Порядок ведения журнала не ставит обязанность его ведения в зависимость от крепости продаваемых напитков. Поэтому вести журнал потребуется всем, кто занимается розничной продажей алкогольных напитков любой крепости. Применяемый режим налогообложения также не влияет на обязанность вести журнал.
Оптовикам заполнять журнал будет не нужно. Соответственно, у некоторых читателей может возникнуть вопрос, как отличить розничную торговлю от оптовой. Основные отличия мы свели в таблицу.

Цитата (Евгений Лифинцев): Можно ли вести продажу всего алкоголя в ЕГАИС без ведения журнала учета?

Цитата (БухОнлайн): Напомним, что с 1 января 2016 года все розничные продавцы алкоголя будут обязаны вести новый журнал учета продаж алкогольной и спиртосодержащей продукции. Заполнять этот журнал в электронном виде можно только с использованием программных средств ЕГАИС (подробнее см. «Новый журнал учета для алкогольной розницы: разбираемся с формой журнала и порядком его заполнения»). В связи с этим можно предположить, что некоторые участники алкогольного рынка, освобожденные от обязанности передавать в ЕГАИС сведения о реализации (например, продавцы пива), захотят делать это добровольно, чтобы иметь возможность использовать ЕГАИС для ведения журнала продаж алкоголя в электронном виде.

Подробнее вот здесь:

" Журнал учета в электронном виде ведется с использованием средств ЕГАИС (п. 3 Порядка заполнения журнала, утв. Приказом Росалкогольрегулирования от 19.06.2015 № 164). Соответственно, если с 1 июля 2016 года розничная продажа будет фиксироваться в ЕГАИС, то журнал будет формироваться в электронном виде. Соответственно, дублировать его иным способом уже  не потребуется."

С 1 июля 2016 в ЕГАИС будет фиксироваться только розничная продажа алкоголя у которого есть акцизная марка (2D код), получается половина продажи алкоголя будет вестись в ЕГАИС, вторая половина (пиво и пр. без акциза) в бумажном виде? Можно ли вести продажу всего алкоголя в ЕГАИС без ведения журнала учета?

Здравствуйте, Дмитрий Александрович! Журнал учета в электронном виде ведется с использованием средств ЕГАИС (п. 3 Порядка заполнения журнала, утв. Приказом Росалкогольрегулирования от 19.06.2015 № 164). Соответственно, если с 1 июля 2016 года розничная продажа будет фиксироваться в ЕГАИС, то журнал будет формироваться в электронном виде. Соответственно, дублировать его иным способом уже  не потребуется.

Что касается Вашего второго вопроса, то замечу, что в нормативных актах не сказано, что приобретенный до 2016 года алкоголь можно будет не фиксировать в журнале. Возможно, конечно, что будут какие-то разъяснения от РАР на этот счет. Могу лишь заметить, что на сайте РАР (http://fsrar.ru/egais/chasto_zadavaemye_voprosy/organizacii_osushhestvljajushhie_oborot_i_ili_roznichnuju_prodazhu ) сообщается, что зафиксировать в ЕГАИС остатки алкогольной продукции, которые образовались на складе на 1 января 2016 года, должны только оптовики (рознице фиксировать остатки, в общем случае, не надо).

Как заполнять журнал учета объема розничных продаж алкоголя в ресторане

22 июня 2015 года был опубликован Приказ Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка (ФС РАР) от 19 июня 2015 г. №164. Именно этим документом с 01.01.2016 был введен в действие новый порядок заполнения журнала учета объема розничных продаж алкоголя. Несмотря на то, что основным механизмом регулирования оборота алкогольной продукции в России сейчас является ЕГАИС, журнал учета также необходимо применять всем без исключения участникам розничного алкогольного рынка. Сам ФС РАР, на своих семинарах не раз говорил, что выпустил этот приказ скорее для соблюдения законодательства, а не для реального контроля за продажами алкоголя. И это видно по тем противоречиям и откровенным ляпам, которые присутствуют в правилах заполнения журнала. Тем не менее штрафы за нарушения правил работы с журналом самые настоящие, а значит нам теперь нужно исполнять данный приказ. Давайте разберемся, что для этого необходимо делать.

Журнал учета объема розничных продаж заполняется каждым обособленным подразделением на месте реализации алкогольной продукции. Никаких исключений по виду юридического лица, по месту его нахождения или по обороту нет. Журнал обязаны вести все организации и индивидуальные предприниматели, даже те, которые торгуют только пивом.

Сейчас предусмотрено два варианта заполнения журнала – в электронном виде, фиксируя продажи алкогольной продукции в ЕГАИС, и в бумажном виде, занося все продажи алкоголя в таблицу утвержденной формы.

Вот тут начинается первая путаница – как вести журнал в электронном виде в ресторане? В приказе №164 ФСРАР сказано, что журнал заполняется по факту продажи каждой единицы потребительской тары или по факту вскрытия транспортной тары. Вскрытие транспортной тары при записи журнала применяется только для нефасованных алкогольных продуктов, в первую очередь для разливного пиво, хранимого и перемещаемого в кегах. Вскрытие коробки (транспортная тара) с бутылками вина (потребительская тара) не является фактом продажи алкогольной продукции, в отличии от вскрытия пивной кеги. Путаница в том, что в ЕГАИС записать данные о продаже можно только вместе с данными кассового чека, сопровождающего такую продажу. И если при продаже крепкого алкоголя по порциям вскрытие бутылки можно привязать к продаже конкретного первого «шота», который налили из этой бутылки, то при вскрытии кеги никакого чека продажи может и не быть. Аналогично при использовании алкоголя в производстве (в кулинарии, при фламбировании или при изготовлении настоек) момент вскрытия бутылки может очень сильно отличаться от момента первой продажи блюда. Как фиксировать продажу в ЕГАИС в этом случае? Получается, что закон заранее подталкивает исполнителя к нарушениям, заставляя «подгонять» отчетность под возможности системы.

Сдавать журнал учета объема никуда не нужно. Его нужно предъявлять при проверке контролирующими органами. Сейчас нет никаких разъяснений о том, нужно ли при этом хранить журнал в бумажном виде или его можно распечатать за нужный период и предъявить проверяющему. Пока известно одно – хранить данные из журнала необходимо в течении 5 лет. Поэтому необходимо заранее озадачиться в каком виде и где вы будете это делать.
Мы рекомендуем своим клиентам не печатать журнал заранее, но обеспечить возможность его быстрой печати по требованию – исправный принтер и бумага на точке реализации всегда должны быть под рукой.

Согласно приказа при бумажном варианте заполнения журнала в него заносится наименование алкогольной продукции (АП) в соответствии с сопроводительными документами, код АП, а также емкость вскрытых упаковок и их количество. Заносится по факту вскрытия тары (при продаже порциями) или по факту продажи (бутылка целиком). Важно понимать, что наименование АП и его код нужно брать строго из сопроводительных документов, а не из вашего внутреннего справочника номенклатуры.

В приказе №164 сказано, что «Итоги по продажам алкогольной продукции заполняются с ежедневной периодичностью в разрезе кода вида продукции, наименования продукции и количества (штук)» Эта непростая фраза была расшифрована в примере, который ФСРАР опубликовал на своем сайте 15.01.2016.

Из примера следует, что каждая запись в журнале должна трижды участвовать в его итогах – по коду АП, по наименованию АП и еще раз по итогу общего количества. И вот тут возникает очередная путаница – получается, что в итогах суммируется количество для разных упаковок, разной емкости. Т.е. мы суммируем поллитровые бутылки с литровыми, добавляем к ним кеги и получаем общее количество проданных и вскрытых тар. Зачем это нужно делать и какую информацию несет такое суммирование совсем не понятно.

Для понимания того, что нужно заносить в журнал необходимо понимать задачу, для которой он создавался. Согласно приказа № 164 в журнал заносятся только розничные продажи алкогольной продукции. Но что понимать под «розничными продажами» в ресторане? Уже упоминаемая нами ранее алкогольная пропитка для пирожного или вино в маринаде является такой продажей? Согласно логике поступление алкоголя в ресторан фиксируется операцией подтверждения факта закупки в ЕГАИС. Журнал должен «закрыть» эти поступления подтверждением расхода алкоголя. В этом случае сравнив обороты из журнала с поступлениями в ЕГАИС и текущими остатками алкоголя в ресторане ФСРАР может выявить расхождение в этих цифрах и уличить предприятие в торговле контрафактом. Значит, через журнал учета розничных продаж алкоголя должно пройти все то, что было отражено на ваших остатках в ЕГАИС. При этом помните, что в ЕГАИС есть операции возврата, ввода начальных остатков и списания АП на бой, брак, потери. Вот и расход алкоголя нужно подтверждать за вычетом этих операций.

Для ритейла ЕГАИС закроет весь контур учета к 01.07.2016. С этого момента весь оборот алкоголя в магазинах, включая розничные продажи, будет фиксироваться через ЕГАИС, а значит, вести журнал учета объема в бумажном виде они уже не смогут, и он для них будет формироваться автоматически. Для общепита сроки начала регистрации розничных продаж в ЕГАИС не установлены. Поэтому журнал для него является «долговременной заплаткой», которая призвана закрыть контур учета алкоголя. При этом получается, что на остатках ресторанов в ЕГАИС с 01.01.16 копится алкогольная продукция, которую им поставляют через систему поставщики. Как продажи алкоголя, занесенные в бумажный журнал, спишутся с остатков в электронной памяти ЕГАИС совершенно не понятно. И это очередное недоразумение, связанное с этим документом. ФСРАР, чтобы навести порядок в ЕГАИС, будет просто вынуждено реализовать какой-то механизм списания такого алкоголя с остатков ресторанов. И судя по всему, в 2016-2017 годах такой механизм будет реализован, и нас ждут очередные изменения в порядке учета алкоголя для ресторанов.

Как, когда и кому формировать журнал учета объема розничных продаж АП в ресторане? Судя по логике ФСРАР, бармен или официант должен при каждом вскрытии бутылки делать запись об этом в бумажном журнале, а в конце каждого дня брать калькулятор и подсчитывать итоги по каждой позиции, по каждому виду АП и общие итоги. И так – каждый день. Понятно, что такая схема не жизнеспособна. Наши разработчики и методологи несколько месяцев просчитывали, каким образом с наименьшими трудозатратами для сотрудников ресторана реализовать формирование журнала в программных продуктах линейки «Трактиръ» и предложили три варианта его формирования.

Самый простой вариант формирования журнала – заносить в него всю алкогольную продукцию, перемещенную в бар. Ведь такие перемещения делаются с указанием емкости и количества тары, а значит, математически, вся схема расчета крайне проста. Но такая схема имеет существенный недостаток – в том случай, если в баре алкоголь задерживается в закрытых бутылках, может получиться ситуация, когда при проверке окажется, что попавшая в журнал бутылка, например шампанского, все еще лежит в холодильнике бара закрытая. А это нарушения правил заполнения журнала. С другой стороны при существенных оборотах по бару проверить и пересчитать в нем все бутылки проверяющим будет довольно трудно.

Второй вариант сложнее в реализации, но более точен в отражении реальных продаж. Он использует «обратную схему» расчета, довольно распространенную в общепите. По факту получения ежедневного отчета о продажах система переводит проданный алкоголь в литры, и начинает списывать с остатков те конкретные бутылки, емкости которых покрывают проданный объем. Например, мы знаем, что за день бар продал 22 порции виски по 50 мл. «Трактиръ» автоматически переведет проданный объем в литры и занесет в журнал две литровых бутылки виски, которые бармен должен был вскрыть за смену, чтобы разлить такое количество порций. При этом остатки второй бутылки будут перенесены на новую смену и начнут списываться с отчета по продажам следующего дня. «Трактиръ» умеет работать с разными объемами, т.е. если на остатках числятся две литровых бутылки и две поллитровых, то списание будет происходить по FIFO – вначале спишутся те емкости, которые были оприходованы раньше.

Недостатком такой системы является специфика работы бара – ведь совсем не факт, что продав 22 порции по 50 мл. бармен использовал 1,1 литр виски. Скорее всего, у него даже первая бутылка не закончилась. А значит, снова начинается расхождение между фактом и расчетным количеством. Еще сложнее с разными объемами и FIFO. Ведь не факт, что бармен первой откроет ту бутылку, которая пришла раньше. Он может взять ту, которая стоит просто ближе к нему.

Третий вариант формирования журнала наиболее приближен к требованиям ФСРАР. Для этого на рабочем месте бармена или официанта реализована операция «Вскрытие тары». Им остается лишь отмечать в системе, что именно они открыли и в каком количестве. Недостатком такого варианта является внесение лишних операций в действия барменов. Но он самый точный и позволяет ресторану избегать рисков штрафов при проверках.

Важно понимать, что эти методы формирования журнала не являются взаимоисключающими и могут применяться одновременно для разных мест реализации, что позволяет автоматизировать формирование журнала для компаний, использующих сложные схемы налогообложения или разные форматы заведений.

Возможности платформы 1С и математический аппарат, реализованный в «Трактиръ», позволяет нам решать самые сложные аналитические задачи. Даже такие, в которых отсутствует логика. Будем надеяться, что ФСРАР все таки разъяснит правила формирования журнала, или сделает его действительно понятным и полезным механизмом.

Журнал учета розничной продажи алкогольной продукции

Журнал учета розничной продажи пива и другого алкоголя. Пример заполнения. Автоматизация в программе Excel. Автоматизация средствами ЕГАИС.