Руководства, Инструкции, Бланки

сайт по кадровому делопроизводству образцы документов img-1

сайт по кадровому делопроизводству образцы документов

Рейтинг: 4.0/5.0 (1813 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Образцы документов

В процессе исполнения запроса в архивах организаций наиболее часто используют для подготовки ответа – архивную справку. На сайте есть ее примеры и подробно рассмотрены нюансы ее составления. Одним словом – изучаем. Но также есть возможность подготовки информации на запрос в виде архивной выписки. Данная форма также применяется довольно часто. Как оформить архивную выписку Для оформления [. ]

В данной статье рассмотрены различные реальные ситуации на работе, когда вас могут попросить написать объяснительную записку. Как это сделать правильно читайте по ссылке: о правилах составления, приведена ее форма. Здесь и сейчас будет множество примеров объяснительной записки. Но сразу хочу предупредить, что поскольку это все-таки делопроизводственный сайт, а у вас может быть такая ситуация, что [. ]

Об основных правилах написания автобиографии сказано в отдельной публикации. Кто еще не видел, не поленитесь прочитать. Материал преподнесен лаконично, чтобы не утомить вас напрасно. Тем не менее все представлено в достаточном объеме и практически любой после прочтения сможет составить этот нужный документ. Здесь же сразу идет автобиография – пример написания для трудоустройства.

Необходимая информация об исполнении запросов в архиве организации вынесена в отдельную статью (по ссылке можно перейти к ее прочтению). В данной статье рассмотрим непосредственно порядок подготовки ответа на запрос в форме архивной справки. Обратите внимание на следующее правило, потому что оно имеет огромнейшее значение. Помните, что все сведения, интересующие заявителя, допускается предоставлять, только если они [. ]

Если директору (или собственно любому должностному лицу) предстоит командировка, он внезапно заболел или возникла иная причина его временного отсутствия на рабочем месте, то пришло время составить приказ на временное исполнение обязанностей. Требуется издать приказ на замещение даже в случае совсем небольшого отпуска, потому что существует такое понятие как правомерность подписания документов первым (вторым) лицом организации. [. ]

Бывают случаи, когда требуется составить приказ о внесении изменений в приказ, уже изданный и в полной мере действующий. Эта тема достаточно пересекается с другой – как оформить приказ об отмене приказа. О порядке составления и оформления приказов по основной деятельности и действиях по их согласованию и регистрации уже детально было изложено в отдельных статьях. В [. ]

Другие статьи

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ОБРАЗЦЫ ФОРМ И БЛАНКОВ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ОБРАЗЦЫ ФОРМ И БЛАНКОВ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Здесь Вы можете скачать образцы бланков и унифицированных форм кадровых документов. которые автоматически заполняются в программах для бухгалтерии Бухсофт.

Кадровое делопроизводство – это комплекс методов и процессов работы с кадровыми документами, осуществляемых предприятием при выполнении своих функций.
Ведение кадрового делопроизводства предусматривает оформление многочисленного количества документов (приказов о приеме на работу, об увольнении, о переводе, графиков отпусков, штатного расписания и т.д.).
Ведение бухгалтерского учета и кадрового делопроизводства является неотъемлемой частью деятельности любой организации, на которые, помимо основной деятельности, Вам также необходимо тратить много времени, труда и денежных средств. Безусловно, каждая организация стремится сэкономить на вышеперечисленных составляющих любого бизнеса. Мы поможем Вам минимизировать затраты как на бухгалтерское обслуживание, так и на кадровое делопроизводство. Пользуясь нашими услугами, вы будете иметь возможность всецело заниматься только вашей основной деятельностью.

Источник: Кадровое делопроизводство, унифицированные формы документов >>
В раздел: Бухгалтеские бланки и унифицированные формы первичных документов >>
В раздел: Скачать программу "Кадры" для кадрового учета >>

29 Сентября 2016

В период простоя работнику в общем порядке выплачивают заработную плату, а не компенсационные выплаты. Оплату простоя облагают страховыми взносами в ПФР, ФФОМС, ФСС России и взносами на "травматизм". Если время простоя оплачивается, то указанный период засчитывают в страховой стаж сотрудника.

Хотя аптечное учреждение занимается довольно узким и специфическим видом деятельности и, как правило, не ведет деятельности за рамками своего профиля, если оно находится на общем режиме налогообложения, ему необходимо позаботиться о соблюдении раздельного учета различных видов реализуемой продукции, чтобы не допустить ошибок при исчислении НДС.

С 1 января 2017 года вступит в силу недавно принятый Федеральный закон № 238‑ФЗ «О независимой оценке квалификации» (далее – Закон № 238‑ФЗ), устанавливающий порядок прохождения такой оценки работниками. Одна из целей введения этой процедуры – создание для работника возможности подтвердить свою квалификацию не у своего работодателя или образовательном учреждении, а в других, независимых, специально созданных для этого организациях. Предполагается, что такая оценка будет удобна не только для работников, но и для работодателей. Правда, убедиться в этом мы сможем еще не скоро. А пока попробуем разобраться, что на сегодняшний момент установил законодатель по поводу независимой оценки квалификации работника.

28 Сентября 2016

Если налоговые платежи перечисляются в бюджет с опозданием (то есть с нарушением установленных сроков), то помимо самих налогов необходимо дополнительно уплатить еще и пени. Расчет пеней является, пожалуй, одной из самых рутинных задач, которую приходится решать бухгалтеру. Впрочем, для ее успешного выполнения ему нужно учесть ряд нюансов.

Торговое предприятие (применяющее УСНО) планирует принять участие в региональной выставке-ярмарке «Школьный базар». Должно ли оно оборудовать торговое место ККТ либо торговлю можно осуществлять без применения кассового аппарата (выдавать покупателям по их требованию квитанции)?

Семинары

Примерная структура Инструкции по кадровому делопроизводству - Студопедия

Примерная структура Инструкции по кадровому делопроизводству

Инструкция состоит из нескольких частей:

1. Общие положения

В этом разделе указываются цели и задачи Инструкции, а также законодательные акты, послужившие основанием для ее составления. Также определяется ответственность за несоблюдение установленных правил.

2. Тематические разделы

Инструкция определяет порядок документального оформления основных кадровых процедур: приема, перевода, увольнения, отпуска и др. Поэтому логично составлять Инструкцию из одноименных тематических разделов. Каждый раздел будет содержать перечень и порядок оформления документов, необходимых для выполнения тех или иных кадровых действий.
Возможен и другой принцип деления Инструкции на тематические разделы: не по кадровым процедурам, а по видам документов.
Например, один раздел будет посвящен порядку оформления приказов, другой — трудовым книжкам.
Кроме того, в состав тематических разделов можно включить разделы, посвященные порядку составления номенклатуры дел службы кадров, формированию и ведению личных дел, а также порядку подготовки документов для сдачи в архив.

В приложения к Инструкции по кадровому делопроизводству включается необходимый справочно-иллюстративный материал: образцы оформления всех видов документов, а также формы регистрационных журналов.
Вы можете внести дополнительные реквизиты в унифицированные формы приказов. Например, в бланк приказов о приеме, переводе и увольнении работников добавить реквизит «подпись непосредственного начальника».
Помните, что удаление реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Образцы документов размещайте в порядке расположения тематических разделов. В тексте Инструкции делайте ссылки на приложения — указывайте, образец какого документа где посмотреть. Это значительно упростит работу с Инструкцией.

Инструкция по кадровому делопроизводству

Важно обязательно включить в Инструкцию все существенные положения, касающиеся работы с кадровыми документами. Например.
СОДЕРЖАНИЕ:
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
4. ДОКУМЕНТЫ ПО УСТАНОВЛЕНИЮ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ
5. ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ КАДРОВ.
6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
8. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА ХРАНЕНИЕ В ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ ОБЩЕСТВА
9. ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЙ

Инструкции по кадровому делопроизводству

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству устанавливает единые правила кадрового делопроизводства в ООО «Название организации» и направлена на совершенствование кадровой работы.
1.2.Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
1.3. Ответственность за организацию кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с кадровыми документами в Обществе возлагаются на начальника Управления по работе с персоналом
1.4. Начальник службы персонала Общества определяет ответственных за ведение кадрового делопроизводства в Управлении и в секторах по работе с кадрами структурных подразделений, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, осуществляют ознакомление работников кадровых служб с нормативными и методическими документами по кадровому делопроизводству.
1.5. Ответственные за ведение кадрового делопроизводства несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывают руководителю структурного подразделения и сообщают начальнику службы персона Общества.
1.6. Права, обязанности ответственного за ведение кадрового делопроизводства Общества определяются должностными инструкциями.

2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. В соответствии с действующим законодательством в Обществе создаются следующие кадровые документы:
приказы (распоряжения);
инструкции;
договоры (контракты);
акты;
протоколы;
письма;
должностные инструкции;
документы по личному составу;
и другие.
2.2. Кадровые документы Общества должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованные, не допускающие различных толкований, отредактированы. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших такие документы.
2.3. Бланки организационно - распорядительных кадровых документов.
Все виды организационно- распорядительных документов в Обществе печатаются на бланках установленного образца:
бланк приказа (приложение 1);
общий бланк Общества (приложение 2);
бланк распоряжения (приложение 3).
2.4. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом Общества, - дата его принятия; для утверждаемого документа Общества - дата утверждения. Для документов, составленных совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией (договор, акт, отчет и т.п.).
2.5. Согласование кадрового документа Общества.
Для оценки кадрового документа, его соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование такого документа. Кадровый документ обязательно согласовывается с юрисконсультом по правовым вопросам, при необходимости – с другими структурными подразделениями.
Согласование кадрового документа Общества оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования. Виза проставляется на экземплярах кадровых документов, остающихся в кадровой службе Общества, на левой стороне последнего листа кадрового документа. Проекты распоряжений, приказы визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
2.6. Подписание кадровых документов Общества.
Кадровые документы подписываются руководителем Общества или лицом, исполняющим его обязанности, в структурных подразделениях Общества подписываются руководителем. при наличии доверенности, выданной генеральным директором, или лицом, исполняющим его обязанности.
2.7. Удостоверение печатью.
На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.

3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Приказом (распоряжением) оформляется решения нормативного характера по кадровым вопросам внутренней работы Общества.
Приказ (распоряжение) оформляется на бланке Общества или на бланке унифицированной формы.
Приказ подписывается генеральным директором Общества или уполномоченным им лицом. В структурных подразделениях Общества приказ, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, подписывается руководителем структурного подразделения Общества или лицом, исполняющим его обязанности.
3.2. Протоколом фиксируется ход обсуждения вопросов и принятых решений в Обществе.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии.
3.3. Акт - документ, составленный несколькими должностными лицами и подтверждающий факты, события (акт приема - передачи ), происходящие в обществе. Акт оформляется на общем бланке Общества. Акт подписывается членами комиссии по актированию и утверждается директором по персоналу Общества.
3.4. Деловая переписка - неотъемлемое средство связи с внешними организациями. По содержанию и назначению письма могут быть: гарантийные, письма - запросы, письма - ответы и другие.
3.5. Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности работника Общества. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником Общества.
Должностная инструкция должна содержать следующие разделы:
общие положения;
функции;
должностные обязанности;
права;
ответственность.
3.6. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работников Общества, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся:
трудовые договоры;
приказы по личному составу;
трудовые книжки;
личные карточки формы Т-2;
личные дела;
лицевые счета по заработной плате.
3.7. Приказы по личному составу Общества оформляются, в соответствии с постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", на бланках унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров.
3.8. Приказы по личному составу – это распорядительные документы, издаваемые руководителем Общества или руководителем структурного подразделения, в соответствии с Уставом, по вопросам регулирования трудовых правоотношений сотрудников с администрацией. Приказами по личному составу документируют такие процедуры кадров:
прием на работу (форма Т-1) (приложение 4);
перевод на другую работу (форма Т-5) (приложение 5);
увольнение (форма Т-8) (приложение 6);
предоставление отпусков (форма Т-6)(Приложение 7);
график отпусков(форма Т-10а) (Приложение-8);
поощрение (форма Т-11) (Приложение 9).

4. ДОКУМЕНТЫ ПО УСТАНОВЛЕНИЮ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

4.1. Основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме, составляемый в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается

работнику, другой хранится у работодателя (в отделе кадров).
Трудовые договоры могут заключаться:
- на неопределенный срок;
- на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).
Трудовой договор является основанием для издания приказа (распоряжения) о

приеме работника Общества на работу.
4.2. Личное заявление работника Общества о приеме на работу, как правило,

пишется от руки в произвольной форме.
В заявлении указывается адресат (должность, инициалы, фамилия генерального директора Общества, исполнительного директора или руководителя структурного подразделения), автор (инициалы, фамилия, имя, отчество работника, должность, профессия, если это заявление о переводе работника на другую работу), его паспортные данные, место регистрации, номер телефона), наименование документа (заявление), текст в котором указывается, на какую должность (по какой профессии и квалификации), в какое структурное подразделение автор заявления просит принять или перевести его на работу, подпись, дата.
На заявлении оформляетсявиза руководителя структурного подразделения

Общества, начальника Отдела труда и заработной платы Общества и накладывается резолюция руководителя Общества.
4.3. Личный листок по учету кадров (приложение № 13) является документом, содержащим сведения анкетно - биографического характера о работнике. Личный

листок поступающий на работу заполняет собственноручно без помарок и

исправлений в одном экземпляре. Ответы на вопросы личного листка даются в соответствии с данными, которые содержатся в личных документах поступающего

на работу. Личный листок по учету кадров хранится в личном деле работника.
4.4. Автобиография является документом для получения дополнительных (по

сравнению с личным листком по учету кадров) данных о работнике. Автобиография составляется работником собственноручно без помарок и исправлений, пишется в произвольной форме, но в хронологической последовательности.
4.5. Приказ (распоряжение) о приеме на работу оформляется в соответствии с унифицированной формой Т-1(приложение 4) и должен соответствовать требованиям Правил внутреннего трудового распорядка Общества (п.2.2).
Форма Т-1 предназначена для документирования индивидуального приема. Содержательная часть приказа (распоряжения) о приеме на работу построена в табличной форме, которая содержит следующие данные: фамилию, имя, отчество, табельный номер работника, наименование профессии (должности), разряда, класса (категории) квалификации, условия приема на работу, характер работы, условия оплаты труда, установленный испытательный срок.
Подлинник приказа о приеме на работу остается на хранение в отделе кадров Общества, копия передается в бухгалтерию для оформления лицевого счета и начисления заработной платы. Унифицированная форма приказа Т-1 является основанием для заполнения службой кадров учетной формы «Личная карточка работника Т-2»(приложение14),внесения в трудовую книжку отметки о зачислении на работу или ее выдачи (для поступающих на работу впервые).
4.6. Приказ (распоряжение) о перемещении, переводе оформляется унифицированной формой Т-5 (приложение 5). Форма Т-5 предназначена для документирования перевода на другую работу. Основанием для издания приказа является заявление о переводе на другую работу, которое содержит следующие реквизиты: адресат (руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии), автор (должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия), название вида документа (заявление), текст, подпись и дата. В тексте излагается просьба работника перевести его на другую должность, и (или) в другое структурное подразделение.

На заявлении проставляются визы руководителей структурных подразделений

Общества – по прежнему и новому месту работы и резолюция руководителя

Общества. Приказ о переводе объявляется работнику Общества под расписку. Подлинник приказа остается на хранение в отделе кадров Общества, копия передается в бухгалтерию.
4.7. Увольнение работника Общества, т.е. прекращение трудового договора, документируют формой Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия

трудового договора с работником» (приложение 6) и т.д.

Шаблоны кадровых документов

Шаблоны кадровых документов

Дубликат трудовой книжки оформить, пожалуй, сложнее, чем оригинал. Наверное, по той причине, что ситуации, в которых это требуется, нестандартные, а нередко еще и конфликтные. 72

Документирование трудовых отношений – это процесс создания кадровых документов на основании заключенного с работником трудового договора. Первичными документами в этом процессе являются приказы по личному составу. Информация оттуда переносится в трудовую книжку работника и его личную карточку, копии приказов помещаются в личное дело (если они ведутся в компании). 146

Дисциплинарное взыскание в виде замечания или выговора применяется работодателем путем издания соответствующего приказа в произвольной текстовой форме 125

Аудит кадрового делопроизводства проводится с целью проверки соответствия кадровой документации требованиям законодательства и внутренним регламентам организации. При выявлении нарушений определяются и оцениваются риски, принимается решение об их устранении. 206

Шаблон Приказа (распоряжения) о приеме работников на работу, применяемый в организациях государственного сектора. 264

Отчет о выборочной проверке ведения кадрового делопроизводства - аудит - Образцы и примеры документов

Отчет о выборочной проверке ведения кадрового делопроизводства - аудит

В рамках проведения выборочной проверки ведения кадрового делопроизводства в соответствии с требованиями действующего трудового законодательства Российской Федерации, была проверена кадровая документация в отношении 47 работников ООО "Буженинов", как числящихся в организации на момент проверки, так и уволенных.

Проверке подверглись следующие кадровые документы :

- трудовые договоры с работниками;

- дополнительные соглашения к трудовым договорам;

- трудовые книжки работников;

- личные карточки работников (форма Т-2);

- приказы о приеме на работу (форма Т-1);

- приказы о переводе (формы Т-5);

- приказы на увольнение (форма Т-8;

- иные приказы по личному составу;

- локальные нормативные акты организации.

По результатам проверки были выявлены следующие нарушения ведения кадрового делопроизводства и трудового законодательства :

1. В организации не ведется :

- книга регистрации приказов по личному составу со сроком хранения 5 лет и 75 лет;

- книга об ознакомлении работника с правилами внутреннего распорядка;

- книга об ознакомлении работника с инструкцией по охране труда и технике безопасности;

- книга об ознакомлении работника с положением об оплате труда;

- книга об ознакомлении работника с положением о персональных данных;

- книга учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним;

2. При поступлении на работу сотрудники не ознакамливаются под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, с должностной инструкцией, с инструкцией по охране труда и технике безопасности на рабочем месте, с положением об оплате труда, с положением о персональных данных работников.

3. При приеме на работу запись в трудовую книжку вносится не в соответствии со штатным расписанием (не указывается структурное подразделение, куда принимается работник).

4. Записи в трудовые книжки об изменении условий труда работников (перемещение, изменение должности и пр.) вносятся несвоевременно, а в большей массе не вносятся вовсе.

5. При возникновении необходимости, трудовые книжки выдаются на руки работникам без оформления расписки.

6. Отсутствует утвержденный перечень бланков, действующих в организации. Форма трудовых договоров, заключенных с работниками, разная.

7. В некоторых личных делах трудовые договоры отсутствуют вовсе.

8. В организации заключено большое количество срочных трудовых договоров без видимых на то оснований.

9. Не на все изменения определенных сторонами условий трудового договора оформляются дополнительные соглашения.

10. Не оформляются изменения к трудовым договорам на изменения паспортных данных работников.

11. В личных делах работников находятся ксерокопии не всех документов, необходимых для трудоустройства. Существует достаточное количество личных дел, в которых нет ксерокопий вообще, даже паспорта.

12. Личные карточки формы Т-2 не отвечают требованиям ведения кадрового делопроизводства. Не во всех карточках присутствуют следующие данные :

- номер и дата трудового договора;

- изменение условий труда работников (перемещение, изменение должности, изменение оклада, изменение системы оплаты труда);

- подписи ознакомления работников с внесенными изменениями;

13. В приказах о приеме на работу не указываются условия приема на работу (полное/неполное рабочее время, количество часов, основное место работы/по совместительству).

14. В личных делах некоторых работников существуют противоречия в информации (дата приема, должность, подразделение) между приказом о приеме на работу, трудовым договором, штатным расписанием, записью в трудовой книжке.

15. Работники не всегда ознакамливаются с приказами по личному составу под роспись

С полным примером отчета аудиторской проверки можно ознакомиться здесь:

Образец приказа о введении в действие инструкции по кадровому делопроизводству - Образцы приказов - Образцы документов - Справочник кадровика

11.02.2009 № 9 по основной деятельности

О введении в действие
«Инструкции по кадровому делопроизводству
в ООО «Предприятие»»

В целях упорядочения работы с документами по личному составу в ООО «Предприятие», создания эффективной системы их учета и хранения

1. Утвердить «Инструкцию по кадровому делопроизводству в ООО «Предприятие»».
2. Ввести в действие «Инструкцию по кадровому делопроизводству в ООО «Предприятие»» с 01 марта 2009 г.
3. Обязать всех сотрудников отдела кадров, начиная с 01 марта 2009 г. при составлении документов по личному составу руководствоваться правилами, изложенными в «Инструкции по кадровому делопроизводству в ООО «Предприятие»».
4. Начальнику отдела кадров Сидоровой С. С. довести «Инструкцию по кадровому делопроизводству в ООО «Предприятие»» до сведения всех сотрудников отдела кадров путем персонального ознакомления с текстом документа под расписку.
5. Офис-менеджеру Иванову И. И. подготовить необходимое количество копий «Инструкции по кадровому делопроизводству в ООО «Предприятие»» и вручить по одному экземпляру сотрудникам отдела кадров организации.
6. Возложить контроль за исполнением настоящего приказа на начальника канцелярии Петрову П. П.
7. Считать утратившим силу приказ № 11 по основной деятельности от 02 января 2009 г. в части установления правил оформления, учета и хранения документов по личному составу в организации.

Приложение: «Инструкция по делопроизводству в ООО «Предприятие»» на 24 л.


Генеральный директор С. С. Суслов

Инструкция по кадровому делопроизводству

Инструкция по кадровому делопроизводству

Директор _____________ Ф.И.О.

приказ от «___» _______ 20__г. №


Инструкция по кадровому
делопроизводству
I. Общие положения

1.I. Настоящая инструкция по кадровому делопроизводству (далее -
Инструкция) ________________________________________________

(далее - Учреждение) устанавливает единые правила кадрового
делопроизводства в Учреждении и направлена на совершенствование
кадровой работы.

1.2. Кадровое делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование кадровой работы и организацию работы с кадровой
документацией.

1.3. Должностная инструкция - нормативный документ, в котором
определены функции, права и обязанности работника Учреждения. На
основании должностной инструкции оформляется трудовой договор с
работником Учреждения. Должностная инструкция должна содержать
следующие разделы: общие положения; функции; должностные обязанности; права; ответственность; взаимоотношения, связи по должности.

l.4. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

l.5. Ответственность за организацию кадрового делопроизводства,
соблюдение установленных правил и порядка работы с кадровыми
документами возлагается на руководителя Учреждения.

1.6. Руководитель определяет ответственного за ведение кадрового
делопроизводства в Учреждении, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, осуществляет ознакомление работников
Учреждения с нормативными и методическими документами по кадровому делопроизводству.

1.7. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы
трудовой деятельности работников Учреждения, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся: трудовые договоры; приказы по личному составу; трудовые книжки; личные карточки формы '1'-
2; личные дела; должностные инструкции.

1.8. Ответственный за ведение кадрового делопроизводства несет
персональную ответственность за выполнение требований Инструкции,
сохранность находящихся у них служебных документов, об их утрате
немедленно докладывает руководителю Учреждения.

1.9. Права, обязанности ответственного за ведение кадрового

делопроизводства в Учреждении определяются должностной инструкцией.
II. Основные требования к оформлению кадровых документов

2.1. Настоящая Инструкция устанавливает требования к порядку оформления, ведения, регистрации, хранения и учета:

- приказов, связанных с регулированием трудовых

- должностных инструкций работников;
- личных дел работников и доступа к ним;
- личных карточек (форма Т-2);

- трудовых книжек работников.

2.2. Кадровые документы Учреждения должны быть предельно краткими
и ясными по содержанию, всесторонне обоснованными, не допускающими
различных толкований, отредактированными.

2.3. 0твстствснность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на руководителя
Учреждения.

2.4. В кадровом делопроизводстве используются унифицированные
формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением
Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

2.5. Кадровые документы подписываются руководителем Учреждения или
лицом, исполняющим его обязанности.

2.6. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.
III. Правилаподготовкииоформлениякадровыхдокументов

3.I. Приказы по личному составу Учреждения оформляются в соответствии с постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по
учету труда и его оплаты" на бланках унифицированных форм первичной
учетной документации по учету кадров.

3.2. Приказы по личному составу - это распорядительные документы,
издаваемые руководителем Учреждения по вопросам регулирования трудовых
правоотношений. Приказами по личному составу документируют такие
процедуры кадров: прием па работу (форма T-I); перевод на другую работу
(работника - форма Т-5, работников - форма Т-5А); увольнение (форма T-8);
предоставление отпуска (работнику - форма Т-6, работникам - форма Т-6А);
график отпусков (форма Т-7):поощрение (работника форма T-11,
работников - форма Т-11А); направление в командировку (работника -
форма Т-9, работников - форма Т-9А).

3.3. Приказ подписывается руководителем Учреждения или лицом, исполняющим его обязанности.

3.4. Приказы по личному составу регистрируются в отдельном журнале.
IV. Документы по установлению трудовых отношений

4.I. Основанием для приема на работу является трудовой договор,
заключенный в письменной форме, составляемый в двух экземплярах,
каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового
договора передается работнику, другой хранится у работодателя в личном
деле работника. Трудовые договоры могут заключаться: на неопределенный
срок и на определенный срок нс более пяти лет (срочный трудовой договор).
Трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме работника на работу.

4.2. Личное заявление работника о приеме на работу, как правило,
пишется от руки в произвольной форме.

4.3. В заявлении указывается адресат (должность, инициалы, фамилия
руководителя Учреждения>, автор (фамилия, имя, отчество работника,
должность, профессия, если это заявление о переводе работника на другую
работу), его паспортные данные, место регистрации, номер телефона),
наименование документа (заявление>, текст в котором указывается, на какую
должность (по какой профессии и квалификации), автор заявления просит
принять (перевести) егo на работу), подпись, дата.

4.4. На заявлении накладывается резолюция руководителя Учреждения.

Анкета (личный листок по учету кадров) является документом, содержащим
сведения анкетно-биографического характера о работнике. Анкету (личный
листок по учету кадров) поступающий на работу заполняет собственноручно
без помарок и исправлений в одном экземпляре. Ответы на вопросы анкеты
(личного листка по учету кадров) даются в соответствии с данными, которые
содержатся в личных документах поступающего на работу. Анкета (личный
листок по учету кадров) хранится в личном деле работника.

4.5. Автобиография является документом для получения дополнительных (по сравнению с анкетой (личным листком по учету кадров)
данных о работнике. Автобиография составляется работником
собственноручно без помарок и исправлений, пишется в произвольной
форме, но в хронологической последовательности.

4.6. Приказ о приеме на работу оформляется в соответствии с
унифицированной формой Т-1 и должен соответствовать требованиям
Правил внутреннего трудового распорядка Учреждения. Форма Т-I
предназначена для документирования индивидуального приема. Приказ о
приеме объявляется работнику пол расписку.

1-й экземпляр приказа о приеме на работу остается на хранение в книге
приказов Учреждения, 2-й экземпляр перелается в бухгалтерию для
оформления лицевого счета и начисления заработной платы и 3-й экземпляр
в личное дело работника. Унифицированная форма приказа Т-1 является
основанием для заполнения учетной формы «Личная карточка работника Т-
2», внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу или ее выдачи
(для поступающих на работу впервые ).

4.7. Приказ о перемещении, переводе оформляется унифицированной
формой Т-5. Форма Т-5 предназначена для документирования перевода на
другую работу. В случае если основанием для издания приказа является
заявление о переводе на другую работу, то оно содержит следующие
реквизиты: адресат (директор Учреждения, инициалы и фамилия), автор
(должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия), название
вида документа (заявление), текст, подпись и дата. В тексте излагается
просьба работника перевести его на другую должность и (или) в другое
структурное подразделение. На заявлении проставляется резолюция
руководителя Учреждения. Приказ о переводе объявляется работнику под
расписку.

1-й экземпляр приказа остается на хранение в книге приказов
Учреждения, 2-й экземпляр передается в бухгалтерию и 3-й экземпляр в
личное дело работника.

4.8. Увольнение (прекращение трудового договора) работника документируют формой Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (увольнении)».

Приказ подписывает руководитель Учреждения. Приказ об увольнении
объявляется работнику под расписку.

1-й экземпляр приказа остается на хранение в книге приказов
Учреждения, 2-й экземпляр перелается в бухгалтерию для расчета с
работником и 3-й экземпляр в личное дело работника.

4.9. Заявление об увольнении является письменной формой

предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по
инициативе работника. Заявление пишется от руки, адресуется
руководителю, в тексте излагается просьба работника об увольнении,
причина и дата увольнения. В документе обязательно должна содержаться
дата подачи заявления. Заявление помещается в личное дело вместе с
приказом об увольнении.

4.10. Приказ о предоставлении отпуска работнику оформляется
унифицированной формой Т-6. Ежегодный оплачиваемый отпуск в
соответствии с трудовым законодательством должен предоставляться
работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы
возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в
учреждении. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть
предоставлен и до истечения 6 месяцев.

Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска служит заявление работника и график отпусков.

4.11. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков

определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (форма Т-7),
утверждаемым руководителем Учреждения не позднее, чем за 2 недели до
наступления календарного года. График отпусков применяется для отражения
сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков всех
работников Учреждения на календарный год по месяцам. При его
составлении учитываются действующее законодательство. специфика
деятельности Учреждения и пожелание работников. При переносе срока
отпуска на другое время с согласия работника и руководителя Учреждения
вносятся соответствующие изменения в график отпусков. О времени начала
отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за 2 недели до его
начала.

4.12. Приказ о поощрении работника Учреждения
оформляется унифицированной формой Т-11. В соответствии с Трудовым
кодексом РФ (статья 191) работодатель поощряет работников, добросовестно
исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдаст
премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой и др.).
Основаниями для издания подобных приказов служат докладные записки,
акты, решения профсоюзного комитета, совета трудового коллектива. Приказ
должен содержать, указание вида поощрения (благодарность, ценный
подарок, почетная грамота, премия и др.). Подлинник приказа остается на
храпение в книге приказов Учреждения. на его основании сведения о
поощрении заносятся в трудовую книжку, личную карточку ф. Т-2
работника.

4.13. Приказ о применении дисциплинарного взыскания составляется в
текстовой форме на бланке приказов на основании письменных объяснений
работника и докладной записки.

Приказ о применении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов
его издания объявляется (сообщается) работнику, подвергнутому взысканию,
под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания. В случае
отказа работника подписать приказ составляется соответствующий акт.
Первый экземпляр приказа остается на хранение в книге приказов
Учреждения по кадровой деятельности.

До применения взыскания должно быть затребовано от работника
Учреждения объяснение в письменной форме. В случаях отказа работника
дать такое объяснение составляется соответствующий акт. В письменных
объяснениях указываются причины происшедшего - нарушение трудовой
дисциплины, невыполнение какого-либо задания и др. Письменные
объяснения пишутся собственноручно, в одном экземпляре.

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составляется
работником, обнаружившим факт совершения проступка. Объяснительная и
докладная записки передаются руководителю Учреждения для рассмотрения и
резолюции. Резолюция пишется на докладной записке и должна содержать решение о виде дисциплинарного взыскания.

V. Документы по учету кадров
К учетным документам относятся:

5.1. Трудовая книжка работника - основной документ о трудовой
деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки ведутся в
порядке, предусмотренном «Правилами ведения и хранения трудовых
книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими
работодателей», утвержденными постановлением Правительства РФ от 16
апреля 2003 г. N 225 (в ред. Постановлений Правительства РФ от 06.02.2004
N 51, от 01.03.2008 N 132, от 19.05.2008 N 373).

5.2. Личное дело – совокупность документов, содержащих полные

сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся с
целью концентрации всей информации об одном работнике в отдельном
комплексе.

Личные дела ведутся на всех работников Учреждения (в том числе на
совместителей ).

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу,
формируется в течение всего срока работы работника и дополняется
документами, характеризующими трудовую деятельность.

В состав документов личного дела работника входят следующие документы:

- внутренняя опись документов дела;
- анкета (личный листок по учету кадров);
- автобиография:

- копия документов об образовании:
- заявление о приеме на работу;
- трудовой договор:

- приказ о приеме на работу:
- копия паспорта:

- копия страхового свидетельства государственного пенсионного
страхования;

- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе

- дополнение к личному листку по учету кадров (в него вносятся данные о получении премий или наложении взысканий, о награждении и т.д.).

В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках и другие документы второстепенного назначения.

В дальнейшем в личное дело подшиваются следующие документы в хронологической последовательности: подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о рождении детей и др.), характеризующие деловые и личные качества работника (характеристики, отзывы, представления, аттестационные листы, биографические справки и др.).

Личные дела работников хранятся 75 лет.

Личные дела хранятся в Учреждении как документы строгой отчетности. Ответственность за хранение личных дел возлагается на ответственного за ведение кадрового делопроизводства работника Учреждения.

5.3. Книга учета личного состава педагогических работников Учреждения.

Запись производится с общей порядковой нумерацией, начиная с 1-го номера. Вновь поступившие педагогические работники записываются в порядке последующих номеров. На развернутой странице записывается не более 10 человек. Записи в книге должны быть документально обоснованы. В книге учета личного состава педагогических работников периодически отмечаются результаты аттестации учителей с указанием даты и номера решения аттестационной комиссии.

Книга учета личного состава должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью руководителя и печатью Учреждения.

Запись сведений об обслуживающем персонале в данную книгу не производится.

До конца страницы (30 строк).

5.4. Книга учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним.

5.5. Личные карточки ф. Т-2. Личная карточка работника Учреждения оформляется унифицированной формой.

Т-2. Личная карточка заполняется работником Учреждения в одном экземпляре, от руки (разборчиво), формируется полностью, без сокращений на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании и др.). Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника Учреждения должны своевременно отражаться в личной карточке.
VI. Составление номенклатуры дел и формирование дел

6.1. Организация документов в кадровом делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, систематизацию документов, формирование и оформление дел в кадровом производстве и их передачу в архив Учреждения. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в кадровом делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

6.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- с момента ведения и до передачи в архив Учреждения дела хранятся по месту их формирования. Выдача дел сторонним организациям производится с разрешения руководителя Учреждения. Сторонним организациям дела выдаются по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Учреждения с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Похожие:

Инструкция по кадровому делопроизводству
Эта специфика определяется сферой деятельности организации, организационной структурой и численностью сотрудников организации и особенностями.

Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством.
Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами.

Инструкция от 30. 03. 2011 №49 Москва по кадровому делопроизводству общие положения …
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется инспектором.

Инструкция по кадровому делопроизводству в администрации Мучкапского района I. Общие положения
Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в.

«московский институт мировой экономики и международных отношений»
Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) устанавливает правила кадрового делопроизводства в ноу впо.

Инструкция по делопроизводству пермь 2005
Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией.

Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (в ред.
Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного.

Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии Общие положения
Инструкция по делопроизводству в участковой избирательной комиссии (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами.

Инструкция по кадровому делопроизводству в избирательной комиссии.
Республики Бурятия, поступлением на государственную гражданскую службу в Аппарат Избирательной комиссии Республики Бурятия, прохождением.