Руководства, Инструкции, Бланки

должностная инструкция содержание и структура

Рейтинг: 4.4/5.0 (451 проголосовавших)

Категория: Инструкции

Описание

Требования к структуре и содержанию должностной инструкции - Студопедия

Требования к структуре и содержанию должностной инструкции

1. При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.

2. Для должностной инструкции обязательными являются следующие элементы:

· Текст должностной инструкции;

3. Текст должностной инструкции, как правило, состоит из следующих разделов:

4. Раздел "Общие положения" включает:

· наименование должности с обозначением структурного подразделения;

· должностное лицо, которому непосредственно подчиняется работник;

· порядок назначения на должность и освобождения от должности;

· перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствует­ся работник, занимающий данную должность;

· квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);

· требования к специальным знаниям и навыкам.

5. В разделе "Должностные обязанности" устанавливается конкретное содержание дея­тельности работника. В разделе указывают:

· участок работы, закрепленный за работником (группа решаемых вопросов, направлений работы или перечень курируемых объектов);

· виды работ, выполняемых работником (следует определять их не только по содержанию, но и по организационно-правовому характеру: "руководит", "готовит", "утверждает", "рассматривает", "исполняет", "обеспечивает" и т.п.).

6. При перечислении обязанностей их следует разбить на группы:

· обязанности по разработке, подготовке или участию в составлении документов по конкретным вопросам, находящимся в компетенции работника (приказов, инструкций и т.п.);

· обязанности по своевременному и качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации (сводок, отчетов, правок, устной информации и т.п.);

· обязанности по использованию работником организационных, методических, инструкторских, контрольно-инспекторских и других форм работы (выезды на места, созыв совещаний или участие в них, проведение семинаров, консультаций, инструктажей и т.п.);

· обязанности по соблюдению сроков выполнения конкретных действий.

7. В разделе "Права" устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей:

· право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции;

· право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю;

· право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы представительства;

· право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника;

· право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию (статистическую, экономическую, управленческую и др.);

· право требовать определенных действий от других работников.

8. В разделе "Ответственность" устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

9. В разделе "Взаимодействие" указывается, от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем совместно подготавливает документы и рассматриваются другие вопросы информационных взаимосвязей работника с подразделениями, лицами, организациями.

10. Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации – куратор данного подразделения. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

11. После утверждения должностная инструкция передается работнику/работникам, для росписи в листе ознакомления.

должностная инструкция содержание и структура:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Должностные инструкции содержание и назначение - Реферат, страница 1

    Взаимоотношения (связи по должности)

    Должностные инструкции, составленные на всех работников бухгалтерии, четко разграничивают их права и обязанности, исключают дублирование и в тоже время, если это будет предусмотрено в инструкции, обеспечат взаимозаменяемость.

    «Общие положения» в должностных инструкциях содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, подчиненность, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу) работы по специальности, порядок назначения и освобождения от занимаемой должности. Обычно этот пункт прописан следующим образом: «Бухгалтер (кассир и т.п.) назначается и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя организации по представлению главного бухгалтера».

    Последний пункт данного раздела содержит перечень законодательно-нормативных и нормативно-методических актов, которыми данное должностное лицо руководствуется в своей деятельности. Основную часть этих актов нужно брать из Положения о бухгалтерии, затем указываются боле конкретные нормативно-методические документы, определяющие порядок ведения бухгалтерского учета и отчетности по тем операциям, которые поручены данному работнику. Завершает этот пункт перечисление организационных документов организации: устава, Положения о бухгалтерии и данной должностной инструкции.

    В разделе «Функции» формируются основные направления деятельности, а в следующем за ним разделе «Должностные обязанности» уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций.

    Часто указанные разделы объединяют в один – «Функции и должностные обязанности» (или «Основные задачи и обязанности»). Его следует отразить как можно детальнее. Полезно указать: какие формы отчетности и с какой периодичностью ведутся, выполняется ли работа в традиционном или компьютерном режиме. Чем объемнее будет расписано не только, что делает данный работник, но и как он выполняет работу, тем ценнее должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость сотрудников на время отпусков, болезни и т.п.

    В раздел «Права» можно перенести пункты из положения о бухгалтерии, конкретизировав их указанием видов документов, которые предоставляют данному работнику или в составлении и оформлении которых он принимает участие.

    Раздел «Ответственность» может быть составлен обобщенно, например: «Работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией», или расписан более детально исходя из содержания обязанностей.

    Важен пункт «Взаимоотношения (связи по должности)». В нем прежде всего должно быть четко расписано: от кого, какую информацию, в какой документационной форме получает работник. Например, если он занят начислением зарплаты, то указывается порядок предоставления ему табеля учета выхода на работу, копий приказов по личному составу о зачислении, переводе, увольнении, отпусках, командировках и т.п.

    В последние годы в должностные инструкции часто вводится раздел «Организация работы». Он необходим, прежде всего, в том случае, если имеется совмещение видов работ. Так, в небольшой организации на бухгалтера часто возлагается по совместительству ведение архива организации. Здесь же указывается режим работы, форма контроля и т.п.

    При освобождении должности в случае перевода работника или увольнения, до приема нового работника старую должностную инструкцию следует внимательно проверить и, если необходимо, внести коррективы, уточнить перечень работ или добавить те обязанности, которые дополнительно будут возложены на вновь принятого работника.

    Должностная инструкция оформляется по типу общего бланка, подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации.

    Наличие в организации необходимого пакета законодательных и нормативно-методических документов, хорошо составленные организационные документы (Положение о бухгалтерии и должностные инструкции на ее сотрудников) обеспечат четкое выполнение одной из важнейших управленческих функций – бухгалтерского учета.

    Составляем должностную инструкцию

    Составляем должностную инструкцию

    “Отдел кадров“, 2009, N 1

    СОСТАВЛЯЕМ ДОЛЖНОСТНУЮ ИНСТРУКЦИЮ

    Есть еще руководители, которые формально относятся к должностной инструкции или вообще пренебрегают ею, ограничиваясь тем, что в устной форме излагают работнику круг его обязанностей и рабочих установок. Частое оправдание - организация пытается избежать бюрократических проволочек. Однако они забывают, что должностная инструкция - один из важнейших рабочих документов, который может уберечь от многих неприятностей. Рассмотрим, что представляет собой данный документ, какое значение имеет должностная инструкция для работодателя, и предложим неформальный подход к ее составлению.

    Что представляет собой должностная инструкция

    Прежде чем приступить к разработке должностной инструкции, необходимо четко представлять, что это за документ. В Трудовом кодексе данное понятие не раскрывается, поэтому обратимся к экономическим словарям.

    Должностная инструкция - инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме. Как видно из данного определения, основной акцент делается на определение круга трудовых обязанностей, которые возлагаются на конкретную должностную единицу.

    В Письме Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0 сказано, что это не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника.

    В должностной инструкции определены обязанности, права и ответственность каждого работника, занимающего конкретную должность, начиная с заместителей руководителя подразделения. Что касается руководителя, директора организации и их заместителей, то их круг прав и обязанностей определен в уставе, а руководителей подразделений - специальными положениями. Такой порядок позволяет работодателю эффективнее распределить обязанности между работниками.

    Можно выделить две основные функции рассматриваемого документа. Он является своеобразным инструментом: а) структурирования производственных процедур; б) регулирования деятельности сотрудника, занимающего соответствующую штатную единицу.

    Если права, обязанности и границы ответственности работника четко и в полном объеме не зафиксированы документально, возможны конфликтные ситуации, ведущие к применению необоснованных взысканий, что невыгодно ни работнику, ни работодателю.

    Значение должностной инструкции

    Как мы уже говорили, должностная инструкция - это один из локальных нормативных актов, в соответствии с которым работник осуществляет трудовую деятельность. Она призвана регламентировать организационно-правовое положение работника, его обязанности, права, ответственность, предъявляемые к нему квалификационные требования, порядок приема, увольнения, замещения.

    Должностная инструкция находится в основании иерархии локальных нормативных актов, принимаемых работодателем. С помощью этого документа руководитель может донести до работника свои ожидания и критерии оценки его деятельности. Отметим, что традиционно должностная инструкция составляется для конкретной должности, то есть речь идет об описании не трудовых обязанностей конкретного сотрудника, а функционала определенной должности.

    Рассмотрим задачи, которые поможет решить должностная инструкция в рамках трудовых отношений:

    - четко сформулировать трудовую функцию работника;

    - скоординировать действия работников, избегая дублирования;

    - равномерно распределить нагрузку на работников;

    - определить необходимую квалификацию персонала;

    - обоснованно привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности за невыполнение возложенных на него трудовых обязанностей;

    - эффективно проводить аттестацию рабочих мест и персонала;

    - при необходимости - обосновать затраты организации на привлечение сторонних специалистов.

    Пример. ООО “Кристалл“ воспользовалось услугами стороннего бухгалтера, имея при этом в штате своего. Затраты на оплату данных услуг ООО “Кристалл“ учло при расчете налога на прибыль. Налоговые органы, не разделяя такую позицию, обратились в суд, ссылаясь на то, что вышеуказанные расходы экономически не обоснованны.

    Доказать, что спорные затраты являются обоснованными, поможет должностная инструкция, в которой подробно расписаны обязанности штатного бухгалтера. Тогда будет ясно, что сторонняя организация выполняла задания, не входящие в компетенцию штатного сотрудника.

    Чтобы не быть голословными, приведем примеры из арбитражной практики, где можно найти немало судебных процессов, выигранных фирмами благодаря должностным инструкциям. Так, в Постановлении ФАС ВСО от 11.03.2008 N А33-10018/07-Ф02-747/08 суд удовлетворил заявление о признании недействительным решения налогового органа о доначислении налога на прибыль, пени и налоговых санкций. Доказать обоснованность расходов по гражданско-правовым договорам помогла должностная инструкция главного механика общества. Аналогичная позиция выражена в Постановлении ФАС УО от 18.06.2008 N Ф09-4346/08-С3.

    Содержание и структура должностной инструкции

    Основные требования к содержанию и оформлению должностной инструкции содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов“ <1>. В этом же документе приводится ее типовая структура. Но в условиях рыночной экономики постоянно расширяются сферы деятельности организаций, вводятся все новые должности, поэтому при составлении должностной инструкции кадровая служба должна учитывать не только существующие стандарты, но и специфику задач и функций организации или предприятия. Структура и содержание данного документа могут иметь свои особенности.

    --------------------------------
    <1> Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 N 65 “О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации“.

    Также требования к содержанию должностной инструкции сформулированы в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти <2> и Методических рекомендациях “Унификация текстов управленческих документов“ (в соответствии с ОКУД ОК 011-93 <3>). Должностная инструкция должна быть изложена лаконичным языком, состоять из предложений с минимальным количеством слов и максимальной смысловой нагрузкой.

    --------------------------------
    <2> Утверждена Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536.

    <3> Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. Утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299.

    Квалификационный справочник должностей служащих <4> используется в качестве основы для подготовки должностной инструкции, поскольку в нем содержатся основные квалификационные характеристики наиболее распространенных должностей. В данном справочнике говорится, что с его помощью можно разрабатывать внутренние организационно-распорядительные документы - должностные инструкции, содержащие конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности. Далее создаваемый документ адаптируется к конкретным условиям деятельности предприятия или организации.

    --------------------------------
    <4> Утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.

    Если взять для рассмотрения любую типовую должностную инструкцию, то можно выделить следующие разделы.

    1. Общие положения. Они включают в себя:

    - основания для разработки документа;

    - функциональное назначение документа;

    - область применения документа;

    - порядок замещения должности (кем назначается на должность и освобождается от должности работник);

    - область компетенции работника (за что отвечает работник);

    - квалификационные требования, предъявляемые к работнику (образование, стаж работы, дополнительные требования);

    - чем должен руководствоваться работник в процессе своей деятельности;

    - документы, знание которых для работника является обязательным (что он должен знать).

    2. Должностные обязанности (описание конкретных трудовых процедур). Обязанности могут быть ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные, а также те, которые необходимо выполнять при наступлении определенных событий.

    3. Права и связи по должности (функциональное и линейное подчинение сотрудника, функциональное и линейное руководство, осуществляемое сотрудником, какие должности может замещать, кто замещает данную должность при временном отсутствии сотрудника. Часто раздел включает и перечень обязательных документов, образуемых при осуществлении должностных обязанностей). Права и обязанности работника принято излагать от наиболее важных и повседневных до эпизодических.

    4. Ответственность. Определяет порядок привлечения работника к ответственности, ее виды и меры, критерии оценки результатов труда работника, а также полномочия руководства предприятия по привлечению работника к ответственности, оценке результатов его труда.

    5. Заключительные положения. Этот раздел может содержать следующие сведения:

    - порядок вступления документа в действие;

    - порядок и периодичность внесения изменений в должностную инструкцию;

    - указание на документы, которые утратили свою силу с введением в действие новой инструкции.

    Разработка должностной инструкции

    Рассмотрев раздел о структуре и содержании должностной инструкции, мы невольно начали разговор о ее разработке. Определив для себя, что должен содержать данный документ, перейдем непосредственно к процедуре его составления.

    Должностная инструкция обычно разрабатывается руководителем предприятия или руководителями структурных подразделений, однако она может быть разработана и сотрудником кадровой службы при содействии руководителя того структурного подразделения, для нужд которого составляется должностная инструкция. При этом используют следующие нормативные акты:

    - Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;

    - Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих <5>;

    - Рекомендации по разработке должностной инструкции <6>, в которых приведены правила использования квалификационных характеристик и рекомендации по структуре должностных инструкций;

    - Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

    --------------------------------
    <5> Утвержден Постановлением Минтруда России от 09.02.2004 N 9.

    <6> Утверждены Приказом Госкомэкологии России от 10.12.1997 N 552 “Об утверждении Положения о системе управления охраной труда в организациях Государственного комитета РФ по охране окружающей среды“.

    Разделим порядок подготовки должностной инструкции на основные этапы.

    1. Подготовка предварительного (чернового) варианта текста должностной инструкции.

    2. Редактирование предварительного варианта.

    3. Корректирование предварительного варианта.

    4. Согласование уточненного варианта.

    5. Оформление окончательного варианта.

    6. Представление проекта на рассмотрение руководителю организации, его утверждение.

    7. Регистрация утвержденной должностной инструкции.

    8. Тиражирование должностной инструкции в требуемом количестве экземпляров.

    9. Передача (рассылка) рабочих экземпляров должностной инструкции по структурным подразделениям для руководства в повседневной деятельности.

    10. Помещение контрольного экземпляра должностной инструкции в дело, его последующее хранение до передачи в архив или на уничтожение.

    Обратите внимание, прежде чем приступить к первому этапу, исполнитель должен представить на рассмотрение руководителя организации служебную записку. Получив визу руководителя, можно приступать к разработке должностной инструкции.

    Рассмотрим два случая.

    В первом случае должность вводится на вновь создаваемом структурном подразделении, возникшем в связи с расширением видов деятельности (например, в вузе принято решение открыть отдел по связям с общественностью). На этапе подготовки необходимо определить цели, задачи и виды работ, структурные связи, в которых будет задействован новый персонал. Затем - оценить их общую трудоемкость и определить численность персонала. Определяются предполагаемые размеры заработной платы будущих сотрудников и общие затраты на персонал. В конце этого этапа составляется штатное расписание.

    Далее определяется уровень квалификации работников, необходимый для осуществления конкретных действий и связей по должности. Требования должны быть разумны и адекватны, поскольку их завышение приведет к дефициту сотрудников на данную должность, а занижение может повлиять не лучшим образом на качество работы.

    Иначе дело обстоит, когда новая должность “выделяется“ на основе уже существующих должностных обязанностей или вводится в связи с возникновением новых в подразделении. В отличие от предыдущей ситуации в начале работы по введению новой должности следует определить, от каких обязанностей она должна освободить уже существующие должности и какие обязанности предполагается возложить на нее дополнительно. Также производится оценка предполагаемой эффективности введения данной должности (как это повлияет на увеличение качества работы и другие показатели). Параллельно оцениваются материальные затраты на привлечение нового сотрудника. Путем сопоставления этих значений определяется возможность введения новой должности.

    Несколько слов скажем о согласовании должностной инструкции. Оно производится в два этапа.

    Первый - техническое согласование. Должностную инструкцию необходимо согласовать с юридической службой организации, чтобы проверить ее на соответствие законодательству и требованиям охраны труда, основным положениям трудового договора сотрудников. Юрист визирует инструкцию. Если в организации нет юриста, то эту функцию выполняет сотрудник кадровой службы и ставит свою подпись на инструкции. Часто производится согласование с финансовым подразделением компании для определения уровня затрат.

    Второй - согласование со структурными подразделениями организации. Этот этап согласования помогает исключить дублирование должностных обязанностей и информировать руководителей смежных подразделений об изменениях в порядке взаимодействия. Также он помогает определить, какие должностные инструкции других сотрудников подлежат корректировке в связи с введением новой должности.

    Далее согласованная инструкция утверждается. Руководитель издает приказ об ее утверждении и на самой инструкции ставит в графе “Утверждаю“ свою подпись, дату утверждения. Наличие печати на этом документе необязательно.

    Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют и заверяют печатью организации. Первый экземпляр должностной инструкции хранится в отделе кадров, второй - у руководителя подразделения, третий (обычно копия, заверенная надлежащим образом) - у работника. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до ее замены новой должностной инструкцией.

    В заключение работника знакомят с должностной инструкцией. Факт ознакомления фиксируется подписью работника с указанием даты в листе ознакомления, который может являться частью должностной инструкции, приложением к ней или отдельным документом. Поскольку работодатель должен ознакомить работника с должностной инструкцией до подписания трудового договора, на практике ознакомление с этим документом фиксируется в трудовом договоре (например: “С должностной инструкцией до подписания трудового договора ознакомлен“). Требования должностной инструкции являются обязательными для работника с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения.

    Изменение должностной инструкции

    Должностная инструкция - это документ, призванный чутко реагировать на изменения в трудовой деятельности. А как внести изменения в нее саму?

    С инициативой изменения должностной инструкции может выступить как руководитель структурного подразделения, в котором находится соответствующая должность, руководитель структурного подразделения, с которым осуществляется взаимодействие, так и сам работник. Предложения по внесению изменений в должностную инструкцию готовятся в письменном виде и направляются для ознакомления руководителю кадрового подразделения, чтобы он оценил целесообразность этих изменений и согласовал их с лицами, чьи интересы будут затронуты.

    Среди тех, чьи интересы непосредственно могут быть затронуты изменениями, находится, конечно же, работник. И здесь важно не перейти грань, когда изменения должностной инструкции касаются не только организации труда, но и меняют трудовую функцию работника. А это согласно ст. 72.1 ТК РФ является ни много ни мало переводом на другую работу и допускается только с письменного согласия работника. Например, официант в ресторане обслуживает один зал, ввиду расширения площади ресторана открыли еще зал, посетителей которого также обязан обслуживать официант. В данном случае в должностную инструкцию официанта будут внесены изменения, они касаются именно организации труда, и предварительного согласия работника не требуется. А если в магазине продавцу будут вменены обязанности кассира, это уже будет изменением трудовой функции, что потребует предварительного согласия работника. Такой точки зрения придерживается служба занятости, выпустившая Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 “О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников“. В данном документе рассматриваются два возможных варианта изменения должностной инструкции. Если она является приложением к трудовому договору, изменения одновременно вносятся в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения. Когда же должностная инструкция утверждена как отдельный документ и внесение в нее изменений не повлекло за собой необходимости изменения обязательных условий трудового договора, проще утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.

    Как связаны между собой заработная плата
    и должностная инструкция?

    Чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к ст. 21 ТК РФ, согласно которой работник имеет право на своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в зависимости от своей квалификации, сложности труда, количества и качества выполненной работы.

    В соответствии со ст. 132 ТК РФ заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается. При этом запрещается какая-либо дискриминация при установлении и изменении размеров заработной платы и других условий оплаты труда.

    Если в одной организации трудятся несколько кадровых единиц с одинаковым названием должности, то и оклады им должны быть установлены одинаковые. Но вместе с тем не все выполняют одинаковые функции, несут одинаковую нагрузку. Для работодателя есть выход из данной ситуации - должностная инструкция. Можно установить категории для должностей работников и прописать в должностных инструкциях их обязанности. Обязанности специалиста 1-й категории должны отличаться от обязанностей специалиста 2-й и т.д. У них также должны быть разные требования к образованию, опыту работы. Законным выходом из ситуации может быть и введение в название должностей слов “старший“, “младший“, “ведущий“, “главный“, здесь также необходимы разные должностные инструкции.

    Очевидно, что показатели, отражающие качество труда и влияющие на заработную плату работника, должны характеризовать степень выполнения им различных требований относительно выполняемых работ. Должностная инструкция как раз и устанавливает такие показатели. Во избежание налоговых и административных споров рекомендуем работодателю разработать должностные инструкции для каждой должности, чтобы обосновать размер заработной платы, выплачиваемой сотрудникам.

    Процесс составления должностной инструкции достаточно трудоемок. Но если не ограничиваться типовыми инструкциями, взятыми из правовой базы или Интернета, а подойти к этому делу творчески, вполне возможно повысить эффективность и производительность труда, а значит, финансовое благополучие организации.

    И.И.Моисеева
    Эксперт журнала
    “Отдел кадров“

    Подписано в печать
    18.12.2008

    ВНИМАНИЕ! Сообщения на сайте не проходят предварительную модерацию.
    Если вы являетесь автором какого-либо материала - пишите на ящик ruman988@yandex.ru для восстановления законности!

    50 Должностная инструкция и личностная спецификация назначение и структура

    / Тариков. УПРАВЛЕНИЕ ТАМОЖЕННЫМ ДЕЛОМ 1105 / 50 Должностная инструкция и личностная спецификация назначение и структура

    «Должностная инструкция и личностная спецификация: назначение и структура»

    Должностная инструкция: назначение и структура

    Должностная инструкция - это повсеместно применяемый на практике документ, в котором подробно регламентируются все основные моменты, связанные с выполнением работ по конкретной должности. Она определяет квалификационные требования к претендентам на ту или иную должность, функции работника, его права, обязанности, сферу ответственности.

    Основное функциональное назначение должностной инструкции состоит в осуществлении организационно-нормативной регламентации повседневной деятельности должностных лиц (работников соответствующих категорий) предприятия, что, в свою очередь, позволяет нам обозначить основную функцию данного документа как регламентирующую или организационно-нормативную. Следует отметить, что такая регламентация направлена на:

    - рациональное разделение труда между соответствующими должностными лицами (категориями работников) предприятия;

    - обеспечение, по возможности, равномерной загрузки работников предприятия;

    - оптимальное распределение работ (заданий, поручений) между работниками с учетом квалификации последних и в зависимости от их сложности.

    В свою очередь, работники предприятия обязаны руководствоваться соответствующими должностными инструкциями в процессе реализации своих полномочий, а в случае нарушения их положений - нести за это ответственность, предусмотренную законодательством и иными нормативными (нормативно-правовыми) актами, а также локальными актами предприятия.

    Вспомогательное (второстепенное) функциональное назначение должностной инструкции заключается, во-первых, в обучении вновь принятых на предприятие работников, а также работников предприятия, перемещенных на новые должности (рабочие места) (обучающая, или тренинговая, функция). Во-вторых, должностная инструкция, как правило, используется на этапе отбора персонала в качестве одного из документов проверки имеющихся у соискателей (кандидатов на должность) знаний (контрольная функция).

    Наконец, в-третьих, имеющиеся в распоряжении предприятия должностные инструкции, как правило, используются в качестве информационно-методической основы для их периодического уточнения (например, при изменении содержания работы того или иного должностного лица), а также для разработки новых должностных инструкций, в том числе для работников предприятия, занимающих должности с совмещенными полномочиями (информационно-методическая функция).

    Иными словами, самое важное в должностных инструкциях - то, что они играют огромную роль в процессе организации труда работников, в рациональном использовании трудовых ресурсов, в структурных внутрипроизводственных связях, в поддержании трудовой дисциплины.

    Качественно разработанные должностные инструкции помогают решить следующие вопросы:

    - устранить дублирование функциональных обязанностей несколькими сотрудниками при выполнении тех или иных работ;

    - установить подчиненность сотрудников, обеспечить их взаимодействие в процессе труда;

    - объективно и беспристрастно оценить деятельность работника в тех случаях, когда это необходимо (при повышении квалификационных разрядов, при зачислении в кадровый резерв, при решении вопроса о соответствии занимаемой должности и т.д.);

    - разграничить ответственность сотрудников за выполняемую работу, применять дисциплинарные взыскания за невыполнение (ненадлежащее выполнение) трудовых обязанностей только при наличии достаточных оснований, вытекающих из должностной инструкции.

    В конечном счете все это благоприятно влияет на результаты работы как отдельных сотрудников, так и организации в целом.

    Надо учитывать, что должностная инструкция разрабатывается не для конкретного работника, а для определенной должности. Она обезличена и регламентирует выполнение работ по данной должности безотносительно к тому, кто ее занимает и сколько сотрудников организации работают на таких должностях.

    Должностная инструкция, как правило, имеет унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста:

    - взаимоотношения (связи по должности).

    «Общие положения» в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, ее категории; требования к образованию и практическому опыту (стажу работы по специальности); порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия; основные законодательно-правовые, нормативно-методические и организационные документы, на основании которых работник осуществляет свою служебную деятельность; подчиненность и кем руководит.

    В разделе «Функции» указывают основные направления деятельности, а в разделе «Должностные обязанности» уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - «Функции и должностные обязанности" (или «Основные задачи и обязанности»).

    Все функции, записанные в положении о структурном подразделении, должны быть включены в должностные инструкции работников подразделения. Чем детальнее будет описано, не только что, но и как выполняет работник, тем ценнее будет должностная инструкция.

    Раздел «Права» очень важен для работника. В нем закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Очень важны права доступа к информации, в том числе и конфиденциальной, право согласовывать и подписывать определенные виды документов и т.д.

    Раздел должностной инструкции «Ответственность» может быть написан обобщенно, например: «Работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией», или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей. Работая над этим разделом, следует помнить, что ответственность устанавливается в строгом соответствии с законодательством.

    Раздел «Взаимоотношения» (связи по должности) также очень важен для организации работы. Работать будет значительно легче, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудниками данный работник взаимодействует. Этот раздел представляют в виде таблицы или схемы.

    2. Личностная спецификация. назначение и структура

    Если мы хотим отобрать человека для выполнения какой-либо работы, то необходимо заранее определить требования, которые данная работа предъявляет к работнику, и зафиксировать эти требования в специальном документе – личностной спецификации.

    Личностная спецификация – это параметры, которыми должна обладать личность для успешной работы.

    Одним из основоположников системного подхода к описанию этих параметров является английский профессор Алек Роджер. Его статья «План из семи пунктов» заложила основу стандарта документа «Личностная спецификация». Суть идеи А. Роджера состоит в том, что все характеристики личности, которые анализируются на предмет их соответствия требованиям выполняемой работы, можно сгруппировать в семь разделов. Эти разделы имеют свои подразделы, содержание которых может варьироваться в зависимости от должности. Эти подразделы рассматривались Роджером как руководство по планированию собеседования при приёме на работу, как вопросы, которые работодатель должен задать себе, собирая информацию о кандидате.

    Основные параметры личностной спецификации

    Личностная спецификация – это требования должности и организации к личности кандидата. Если данные требования совпадают с личностными установками кандидата, то это благо для человека и для организации.

    При определении качеств всегда следует помнить об опасности перебора, о необходимости поиска не идеального, а подходящего кандидата. Не следует забывать и о необходимости чёткой терминологии при определении личных качеств кандидата. Такие описания, как «хорошее образование», «средний интеллект» и т.п. – субъективные понятия, интерпретируемые различными людьми по- разному. Например, уровень образования должен быть чётко определён указанием желаемого учебного заведения, минимальным уровнем успехов.

    План из семи пунктов является не единственным подходом к написанию личностной спецификации, определению требований к работнику.

    РАЗРАБОТКА МЕТОДИЧЕСКОЙ ИНСТРУКЦИИ ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СТРУКТУРЕ, СОДЕРЖАНИЮ, ОФОРМЛЕНИЮ И УТВЕРЖДЕНИЮ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ - V Студенческий научный

    Трудовые отношения - это часть общественных отношений. Изменение первых неизбежно обусловлено развитием последних, при этом, совместный труд всегда предполагает определенную регламентацию деятельности лиц его осуществляющих [6].

    Любой работодатель сталкивается с вопросами организации труда, управления персоналом и регламентированием этих процессов.

    Следует отметить, что Трудовым Кодексом Российской Федерации (далее - ТК РФ), действующим с 1 февраля 2002 года, к числу основных задач трудового законодательства отнесено создание необходимых правовых условий для согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и в том числе отношений по организации труда и управлению трудом.

    Результатом регламентирования трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника является комплекс документов, именуемый кадровой документацией. Хотя требования к ведению кадровой документации предусмотрены действующим трудовым законодательством, ни для кого не секрет, что в большинстве компаний надлежащей постановке кадровой документации не предают серьезного значения, в результате чего кадровый документооборот ведется с существенными нарушениями законодательно установленных требований.

    На основании вышеизложенного было необходимо разработать методическую инструкцию для ОАО «Интурист – Краснодар».

    1 Нормативные ссылки

    В настоящей курсовой работе использованы ссылки на следующие нормативные документы:

    МС ИСО 9000:2008 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь

    МС ИСО 9001:2008 Системы менеджмента качества. Требования

    ТК РФ от 30.12.2001

    2 Термины, определения и сокращения

    В настоящей работе применяются следующие понятия, термины и сокращения:

    Должностная инструкция - нормативный документ, регламентирующий деятельность в рамках каждой управленческой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность, определяет назначение и место работника в системе управления, его функциональные обязанности, права, ответственность и формы поощрения [7];

    Трудовые отношения - это часть общественных отношений. Изменение первых неизбежно обусловлено развитием последних, при этом, совместный труд всегда предполагает определенную регламентацию деятельности лиц его осуществляющих;

    СК - система качества;

    МИ - методическая инструкция;

    ДИ - должностная инструкция;

    ПРК – представитель руководства по качеству;

    ООТиТБ - отдел охраны труда техники безопасности.

    3 Школа административного управления. Принципы А. Файоля

    А. Файоль является, без сомнения, выдающим­ся европейцем в области управленческой мысли. Он родился в буржуазной семье.

    Получив образование горного инженера, приступил в1860 г. к работе на одной из шахт компаний угледобывающего и железолитейного объединения. Достиг значительных успехов в разработке техники по борьбе с подземными пожарами. В возрасте 25-ти лет был назначен на должность управляющего шахтами компании. Параллельно занимается разработкой проблем геологии, пишет и публикует работы по безопасности горной добычи [1].

    В 1888 г. компания оказалась в очень сложном финансовом положении. Несколько лет не выплачивались дивиденды; литейное производство не приносило прибылей; залежи угля были почти исчерпаны. Именно в это время Файоль был избран директором компании и начал работу по выводу ее из кризиса. После ряда структурно-организационных преобразований и реализации мер по экономии компания возобновила свою деятельность. Уже в 1918 г. под руководством Файоля она получила статус "непоколебимой". Как часть крупной горнодобывающей и металлургической группы в Центральной Франции продолжает функционировать и в настоящее время.

    Файоль предпринимает попытку теоретического обобщения практики менеджмента, с тем чтобы продвинуться к созданию теории менеджмента. В 1908 г. в докладе на юбилейном заседании Общества добывающей промышленности он предлагает перечень принципов менеджмента, главными из которых были:

    - централизация и децентрализация власти. Это является вопросом меры, необходимо просто знать их оптимальное соотношение, которое более всего отвечает интересам предприятия;

    - сущность работника, каждый работник осознанно или неосознанно является частью организации, вкладывает в нее свою душу;

    - единство руководства, должен быть один руко­водитель и один план действий для достижения общей цели;

    - порядок, каждому человеку свое место и каждый — на своем месте;

    - единство персонала, в единстве сила.

    Исходной точкой зрения Файоля на менеджмент было то, что он считал его обязательным в любой сфере деятельности человека: в производстве, бизнесе, политике, правительстве, религии, в семье. То, что менеджменту не учили в школах и универси­тетах, как это имело место с преподаванием технических наук, было, согласно Фаиолю, результатом отсутствия теории менеджмента.

    Файоль попытался дать определение теории менеджмента, которую он рассматривал как соединение принципов, правил и методов управления, выработанных и проверенных всеобщим опытом работы. Поскольку практика намного богаче теории, то между ними возникает несоответствие. Это и было причиной затруднений, возникающих в дальнейших теоретических обобщениях менеджмента и его последующем преподавании.

    Файоль разделяет операции, которые имеют место на предприятиях, на шесть групп:

    - операции технические (производство, изготовление

    продукта, его переработка);

    - операции коммерческие (покупка, продажа, обмен);

    - операции финансовые (привлечение капиталов и управление ими).4. Операции страховые (защита имущества и личностей);

    - операции учетные (инвентарь, расходы, доходы,

    - операции административные (планирование, организация, мотивация, контроль и координация).

    Интерес представляет и оценка Файолем качеств, которые необходимы менеджеру. Он расположил их в таком порядке:

    - физические качества (здоровье, сила, речь);

    - умственные качества (способность понимать и изучать, умение оценивать, приспособление);

    - моральные качества (энергичность, инициативность, ответственность, лояльность, тактичность, достоинст­во);

    - общее образование (знание вопросов, относящихся не только к выполняемым функциям);

    - специальные знания (технические, коммерческие, финансовые, управленческие и прочие знания, непосредственно относящиеся к занимаемой должности);

    - опыт работы (знания, полученные на базе предшествующей деятельности).

    Файоль и "файолизм" как административная школа в управлении исходили из того, что существуют универсальные управленческие принципы. Лишь с использованием этих принципов связан успех организации.

    Принципы управления, по Файолю, - это основные правила, определяющие построение и функционирование системы управления; важнейшие требования, соблюдение которых обеспечивает эффективность управления. Как видно из определения, принципы не являются четко зафиксированными или абсолютными.

    Применительно к деятельности высшего звена управления Файоль сформулировал следующие принципы [5]:

    - разделение труда, эта идея заимствована у классиков экономической теории и заключается в том, что для эффективного использования рабочей силы необходима специализация труда. Как и Тейлор, Файоль считал, что она применима для всех видов труда - исполнительного и управленческого;

    - власть и ответственность, по мнению Файоля, власть бывает официальной, которой менеджер обладает в силу занимаемой им должности, и личностной, которая является результатом его качеств как личности. Хороший менеджер соединяет официальную и личностную власть. Что же касается ответственности, то она представляет собой обратную сторону власти, ее следствие. Этот принцип, сформулированный Файолем, остается неизменным по сегодняшний день;

    - дисциплина, Файоль понимал ее как повиновение, основанное не на страхе, а на уважении, доверии к руководителям на всех уровнях. При этом Файоль одним из самых действенных факторов воздействия на подчиненных считал личный пример начальника. Хороший пример начальника заставляет подчиненных ему подражать, плохой - имеет для всех самые отрицательные последствия;

    - единоначалие, этот принцип Файоля привел к возникновению его разногласий с Тейлором. Не коллегиальность, считал он, а приказ от вышестоящего сотрудника обеспечивает единство точки зрения, единство действия и единство распорядительства. Выполнение указаний от двух, трех и более руководителей - угроза власти, дисциплине и стабильности;

    - единство руководства, согласно этому принципу деятельность, преследующая одну и ту же цель, должна организовываться одним руководителем в соответствии с единым планом. Лишь при таких условиях возможно обеспечить координацию и концентрацию усилий;

    - подчинение частных интересов общим, этот принцип был доводом против невежества, честолюбия, эгоизма, лени и других человеческих пороков, которые приводили к возникновению конфликтов, пренебреже­нию индивидами или группами индивидов общими интересами в угоду частным;

    - вознаграждение, оплата, должностной оклад, премия, разделение прибыли, все другие методы стимулирования труда должны быть справедливыми. Файоль пришел к выводу, что стимулирование труда зависит от многих факторов, но цель одна обеспечить максимально возможное удовлетворение интересов сотрудников и работодателей;

    - централизация, любой организации свойственна централизация. Она не устанавливается либо отменяется менеджером. Вопрос централизации или децентрализации - это вопрос их соотношения, т.е. определения оптимального уровня концентрации или рассредоточения власти. Файоль категорично и однозначно определил соотношение централизации и децентрализации. По его мнению, "все, что направлено на повышение значения и роли подчиненных - децентрализация, а что направлено на их снижение - централизация";

    - скалярная цепь, она представляла собой "цепь начальников" от самого высокого до самого низкого ранга. Иначе ее можно охарактеризовать как должностную структуру, которая представляет собой путь достижения власти и каналы передачи информации;

    - порядок, в сравнении с изложенным в перво­начальных принципах 1908 г. этот принцип значительно расширился за счет отнесения его и к сырью, материалам, оборудованию. Что касается персонала, то порядок для его представителя - это цель, а цель четко устанавливается в структуре деятельности;

    - справедливость, лояльность и преданность персонала должны обеспечиваться уважительным и справедливым отношением администрации к подчиненным;

    - стабильность персонала, излишняя текучесть кадров негативно влияет на издержки производства и его эффективность. Она является одновременно и причиной, и следствием плохого управления;

    - инициатива, этот принцип предполагал проявление каждым работником усердия и энергии во всех начинаниях;

    - корпоративный дух, гармония всех занятых на предприятиях и их единство в достижении цели - такова сущность этого принципа. В единстве не только сила, но и успех достижения целей бизнеса.

    4 Должностная инструкция

    Должностная инструкция - документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника [4].

    Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в его подчинении, утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители по функции. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй - у руководителя подразделения, третий - у работника.

    Должностные инструкции разрабатывают в соответствии с положением о подразделении. Комплект должностных инструкций охватывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция содержит однозначное определение того, чем данная работа отличается от всех иных работ. Ответственность за полноту обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

    Не существует стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции, в связи с чем каждая организация имеет возможность самостоятельно формировать описание той или иной должности. Должностная инструкция содержит информацию, которая необходима в процессе управления персоналом:

    - должностная инструкция - это руководство к действию для самого работника: она дает знание того, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты труда, представляет ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности; Участие в обсуждении должностной инструкции дает возможность работнику влиять на условия, организацию, критерии оценки его труда.

    - должностная инструкция - основа для проведения оценки результатов трудовой деятельности работника, принятия решения о его дальнейшем внутреннем движении и переподготовке (повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и т. п.);

    - должностная инструкция содержит информацию для проведения обоснованного отбора работников при найме, оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности;

    - должностные инструкции используются при ранжировании работ/должностей и последующей разработке внутрифирменных систем оплаты труда.

    Значимость должностных инструкций для работника [3]:

    - знание того, что от него ожидают и по каким критериям будет оцениваться его деятельность;

    - сферы компетентности в отношении своих должностных обязанностей и возможной ответственности в случае их неисполнения по вине работника;

    - участие в обсуждении должностной инструкции предоставляет работнику возможность влиять на условия, организацию, критерии оценки своего труда;

    - возможность решения проблем, связанных с его трудовой деятельностью.

    Должностные инструкции должны быть формальным документом только с точки зрения делопроизводства. С точки зрения управления - это своеобразный паспорт человека: то, зачем его взяли на работу и то, за что его могут уволить.

    Не смотря на то, что должностная инструкция не является обязательным кадровым документом и её существование - это право, а не обязанность работодателя, все-таки этот локальный нормативный акт относится к тем документам, который лучше принять, чем проигнорировать.

    Без четкого распределения обязанностей на любом предприятии будет происходить хаос. Именно поэтому появилась необходимость разработки методической инструкции в ОАО «Интурист - Краснодар».

    Список использованных источников:

    1. А.И. Кравченко. История менеджмента: Учебник для вузов, 2008, - 165 с.

    2. А.И. Кредисов. История учений менеджмента, 2000, - 76 с.

    3. А.Н. Фамичев. Административный менеджмент. Учебное пособие, 2006, - 287 с.

    4. М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. Основы менеджмента, 1998, - 23 с.

    5. Граждан В. Д. Теория управления М. Гардарики, 2005, - 231 с.

    6. http://www.audit-it.ru/ (дата обращения: 15.10.2012)

    7. http://ru.wikipedia.org (дата обращения: 15.10.2012)

    Методическая инструкция «Общие требования к структуре, содержанию, оформлению и утверждению должностной инструкции (администратора гостиницы)» 1 Назначение и область применения

    Настоящая методическая инструкция является документом системы менеджмента качества ОАО «Интурист-Краснодар», определяющим требования к структуре, содержанию, порядку оформления, утверждения должностной инструкции работника ОАО «Интурист-Краснодар» и внесения изменений к ней.

    Должностная инструкция регламентирует правовое положение работника ОАО «Интурист-Краснодар» и устанавливает его основные должностные обязанности, права и ответственность.

    Настоящая методическая инструкция обязательна к применению всеми структурными подразделениями ОАО «Интурист-Краснодар».

    2 Нормативные ссылки

    Настоящая методическая инструкция разработана с учётом требований следующих правовых и нормативных документов:

    - Трудовой Кодекс Российской Федерации от 30.12.2001г. № 197-ФЗ;

    - Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утверждённый Постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37;

    - Постановление Минтруда РФ от 06.06.1996г. № 32 «Об утверждении разрядов оплаты труда и тарифно-квалификационных характеристик (требований) по общеотраслевым должностям служащих»;

    - МС ИСО 9000:2008 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь;

    - МС ИСО 9001:2008 Системы менеджмента качества. Требования.

    3 Термины, определения, обозначения и сокращения

    В настоящей методической инструкции использованы термины и их определения в соответствии с МС ИСО 9000:2008, а также следующие сокращения:

    СК - система качества;

    МИ - методическая инструкция;

    ДИ - должностная инструкция;

    ПРК – представитель руководства по качеству;

    ООТиТБ - отдел охраны труда техники безопасности.

    4 Требования к структуре и содержанию должностной инструкции

    4.1 Структурные элементы инструкции:

    Лист регистрации изменений.

    4.1.1 Титульный лист ДИ оформляется по форме Приложения А 1. В наименовании ДИ указывается должность и структурное подразделение 5 работника, соответствующие штатному расписанию ОАО «Интурист - Краснодар».

    4.1.2 В разделе «1 Общие положения» устанавливаются:

    - категория должности: руководитель, специалист или другие служащие;

    - квалификационные требования: уровень профессиональной подготовки и стаж работы;

    - порядок назначения и освобождения от занимаемой должности, замещения во время отсутствия;

    - основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных актов, положений, инструкций, других руководящих и нормативных документов, методов и средств, которые должны применяться при выполнении должностных обязанностей;

    - организационно - правовые документы, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности

    - перечень структурных подразделений и (или) отдельных работников, непосредственно подчиненных данному работнику по службе (если таковые имеются);

    - другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющиестатус работника и условия его деятельности.

    4.1.3 В разделе «2 Должностные обязанности» указываются:

    - должностные обязанности работника, вытекающие из задач и функций конкретного структурного подразделения с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности;

    - обязанности сотрудника, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в данном подразделении практикой распределения иных обязанностей по решению руководителя подразделения.

    4.1.4 В разделе «3. Права» указываются предоставляемые работнику права, необходимые для выполнения его обязанностей.

    4.1.5 В разделе «4. Ответственность» указывается мера ответственности работника занесоблюдение своих должностных обязанностей и требований законодательства:

    - ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

    - правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

    - причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

    4.1.6 Лист согласования ДИ оформляется по форме Приложения А 2.

    4.1.7 Лист ознакомления ДИ оформляется по форме Приложения А 3.

    4.1.8 Лист регистрации изменений оформляется по форме Приложения А 4.

    4.2 Порядок разработки, оформления, утверждения инструкции и внесения изменений к ней

    4.2.1 ДИ на работников разрабатывается руководителем структурного подразделения с участием начальниковОК, ПФУ, ООТиТБ и ПРК. На руководителей подразделений - вышестоящим руководителем по подчиненности с участием начальников ОК, ПФУ, ООТиТБ и ПРК. 7

    4.2.2 ДИ разрабатывается в соответствии с положением о структурном подразделении.

    4.2.3 ДИ оформляется в одном экземпляре, подписывается руководителем структурного подразделения и согласовывается с начальником ОК, начальником ПФУ, начальником ООТиТБ и ПРК. ДИ утверждается директором, курирующим деятельность соответствующего подразделения, заверяется печатью ОАО «Интурист-Краснодар» и объявляется работнику под расписку отделом кадров при заключении трудового договора (в том числе при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности).

    4.2.4 ДИ хранится в ОК. Для текущей работы с подлинника ДИ снимается заверенная копия, которая хранится у руководителя соответствующего структурного подразделения. При необходимости заверенная копия ДИ может быть выдана работнику.

    4.2.5 Оформление ДИ должно соответствовать требованиям настоящей МИ.

    4.2.6 ДИ вступает в силу с момента ее утверждения и действует до ее замены новой ДИ. Пересмотр ДИ осуществляется не реже 1 раза в пять лет.

    4.2.7 Внесение изменений в ДИ оформляется приказом директора. Изменения в ДИ вносятся при возникновении необходимости дополнить или исключить один или несколько ее разделов.

    4.2.8 ДИ должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:

    - при изменении наименования или структуры подразделения;

    - при изменении наименования должности (в том числе при сохранении трудовой функции);

    - необходимости внести изменения в ДИ при приёме (переводе)на должность нового работника.

    Ответственность за разработку, пересмотр, оформление, утверждение и внесение изменений в ДИ на руководителя структурного подразделения несёт вышестоящий руководитель по подчиненности - директор, на работника - руководитель структурного подразделения.

    Контроль за соблюдениемтребований настоящей МИ осуществляет начальник ОК.

    Форма титульного листа должностной инструкции

    Директор ОАО «Интурист-Краснодар»

    __________ Белов И. П.

    «___» ___________2012 г.

    ДИ ОАО «Интурист – Краснодар» № __

    ДИ ОАО «Интурист – Краснодар» № 1

    - администратор относится к категории специалистов;

    - на должность администратора назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности в системе гостиничного обслуживания не менее 2 лет;

    - администратор назначается на должность приказом директора гостиницы;

    - администратор должен знать:

    а) постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов по вопросам гостиничного обслуживания;

    б) правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации;

    в) правила и методы организации процесса обслуживания клиентов;

    г) порядок содержания жилых и других помещений гостиницы;

    д) основы эстетики, этики, психологии и обслуживания посетителей;

    е) основы экономики, организации труда и управления;

    ж) структуру управления гостиницей, права и обязанности работников;

    з) законодательство о труде;

    и) правила внутреннего распорядка;

    к) правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

    - администратор подчиняется директору;

    - на время отсутствия администратора (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

    2 Должностные обязанности

    - обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию клиентов, созданию для них комфортных условий;

    - осуществляет контроль за своевременной подготовкой номеров к приему прибывающих в гостиницу, соблюдением чистоты в гостинице, регулярной сменой белья в номерах, сохранностью имущества и оборудования;

    - информирует проживающих в гостинице о предоставляемых дополнительных платных услугах, принимает заказы на их выполнение и контролирует их исполнение;

    - дает устные справки, касающиеся гостиницы, расположения городских достопримечательностей, зрелищных, спортивных сооружений и т.д.;

    - принимает и оформляет необходимые документы;

    - осуществляет контроль за исполнением работниками указаний руководства организации;

    - контролирует соблюдение работниками организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены;

    - принимает меры к разрешению конфликтов, возникающих при обслуживании проживающих;

    - рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием клиентов и проводит соответствующие организационно-технические мероприятия;

    - информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании клиентов, принимает меры к их ликвидации.

    - знакомиться с проектами решений руководства гостиницы, касающимися его деятельности;

    - вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;

    - в пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности гостиницы (ее структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению;

    - запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от специалистов и исполнителей информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;

    - привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - то с разрешения директора гостиницы);

    - требовать от руководства гостиницы оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

    Администратор несет ответственность:

    - за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

    - за правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

    - за причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

    Лист согласования должностной инструкции