Рейтинг: 4.3/5.0 (1847 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней (ч. 3 ст. 66 Трудового кодекса РФ). В настоящее время трудовая книжка является основным, хотя и не единственным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже физического лица (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Рассмотрим порядок оформления трудовых книжек при приеме на работу нового сотрудника.
В Российской Федерации действуют следующие формы трудовых книжек, обладающие одинаковой силой: образцов 1939 г. 1974 г. и 2004 г. Причем имеющиеся у работников трудовые книжки образцов 1939 г. и 1974 г. действительны и обмену на новые не подлежат. Между тем если к вам устраивается сотрудник, не имеющий трудовой книжки, то ее следует оформить по форме, действующей с 2004 г.
В настоящее время на территории России трудится много работников из стран СНГ. По данным сотрудникам возникает вопрос корректности внесения записей в трудовые книжки образца тех стран, откуда прибыли эти лица. Роструд в письме от 15.06.2005 N 908-6-1 высказался относительно представления работниками украинских трудовых книжек. Чиновники отметили, что трудовые книжки украинского образца, представляемые гражданами Украины, не соответствуют форме, признаваемой на территории РФ. Поэтому работодатель должен завести на данных работников новые трудовые книжки. При этом никаких записей об общем (непрерывном) трудовом стаже в трудовую книжку российского образца не переносится.
Общие правила по заполнениюВ трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях (ч. 4 ст. 66 ТК РФ).
Бухгалтеру следует ознакомиться с документами, в которых прописаны требования по ведению трудовых книжек:
— Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила);
— Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция).
Все записи вносятся в трудовую книжку на основании соответствующих приказов/распоряжений работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказов/распоряжений (п. 10 Правил).
Записи следует производить перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в т.ч. шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цветов. Не допускаются какие-либо сокращения (например, "пр." вместо "приказ"). В разделах, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не разрешено. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных (п. 1.1 Инструкции и п. 30 Правил).
Оформление трудовых книжекПри заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил).
Сведения о работнике на первой странице (титульном листе) трудовых книжек заполняют следующим образом (п. 1.1 и 2.1 Инструкции):
— фамилию, имя и отчество указывают полностью, без сокращения, на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);
— дату рождения записывают полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Запись производится арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, "31.10.1980";
— запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляют на основании аттестата, удостоверения, диплома и т.п. Запись о неоконченном образовании может быть произведена на основании студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.; — профессию и/или специальность указывают на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.
Отметим, что основное общее образование и среднее общее образование подтверждают соответствующими аттестатами, среднее профессиональное образование — дипломом о среднем профессиональном образовании. Это следует из ч. 6 ст. 60 Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации" (далее — Закон об образовании).
Высшее профессиональное образование включает в себя бакалавриат, специалитет, магистратуру и подготовку кадров высшей квалификации (ч. 5 ст. 10 Закона об образовании). Соответственно, подтверждающими документами являются диплом бакалавра, диплом специалиста, диплом магистра, дипломы об окончании аспирантуры (адъюнктуры), ординатуры, ассистентуры-стажировки (ч. 7 ст. 60 Закона об образовании).
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу также подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать организации (печать кадровой службы) (п. 2.2 Инструкции).
Отметим, что при оформлении титульного листа трудовой книжки многие кадровики теряются, доходя до графы "Дата заполнения". Дело в том, что в Инструкции сказано, что во всех разделах книжки даты отражают арабскими цифрами. В форме трудовой книжки, которая утверждена постановлением Правительства России от 16.04.2003 N 225, на дату заполнения на титульном листе отведена длинная строка. В отличие от нее, в образце трудовой книжки, который утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н, длина поля для месяца подразумевает буквенное обозначение. Поэтому часть экспертов говорит о правильности буквенно-цифрового обозначения даты. На наш взгляд, в данном случае следует использовать только цифровой способ оформления, т.к. в Инструкции это четко прописано.
Мария Колганова, доцент кафедры предпринимательского и трудового права Государственного университета управления
При оформлении титульного листа трудовой книжки действительно возникают трудности при принятии решения о том, как правильно сделать запись даты ее заполнения. Не оспаривая мнение автора о правильности цифрового способа заполнения этой даты, следует помнить, что основной смысл и значение любой записи в трудовой книжке — передача информации в наиболее защищенной от подделки форме. Из этого можно сделать вывод, что буквенно-цифровой способ оформления дат более защищен от подделок по сравнению с цифровым способом. Не случайно при оформлении нотариальных документов даты на них оформляются буквенным способом.
Хотелось бы обратить внимание еще на один момент — правильность простановки печати на титульном листе трудовой книжки. В соответствии с п. 2.2 Инструкции первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Однако следует иметь в виду, что при оформлении пенсионных дел специалисты ПФ РФ с "лупой в руках" исследуют текст печати. Печать должна содержать все необходимые данные о регистрации юридического лица. Поэтому печать кадровой службы для этих целей не может быть достаточной. Печать должна проставляться ярко, понятно для чтения, без смещений. Неисполнение данных требований приводит к тому, что специалисты служб ПФ РФ ставят под сомнение факт выдачи трудовой книжки надлежащим образом и в случае стирания печати за долгие годы использования этого документа просят подтвердить факт начала трудовых отношений по документам из архивных служб.
Если работник потерял трудовую книжкуВ случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан оформить новую трудовую книжку. Для этого работник подает письменное заявление с указанием причины ее отсутствия (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Обратите внимание: в данном случае речь идет именно о новой книжке, а не о ее дубликате.
Образец заявления об оформлении новой трудовой книжки взамен утерянной см. в Примере 1.
Директору ООО "Основная работа"
Ивану Петровичу Галкину
ЗаявлениеТеперь рассмотрим налоговый учет выдаваемых бланков трудовых книжек.
Представители Минфина России считают, что операции по выдаче работникам трудовых книжек, в т.ч. по стоимости их приобретения, являются реализацией товаров и, соответственно, облагаются НДС (письма Минфина России от 06.08.2009 N 03-07-11/199, от 27.11.2008 N 03-07-11/367, от 13.06.2007 N 03-07-11/159).
Доходы, возникающие при выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним, учитывают при определении налоговой базы по налогу на прибыль как внереализационные (письмо Минфина России от 26.09.2007 N 07-05-06/242).
Отметим, что при неправильном первичном заполнении трудовой книжки, а также в случае ее порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивает работодатель (п. 48 Правил).
В бухгалтерском учете испорченные бланки трудовых книжек списывают с забалансового счета 006 "Бланки строгой отчетности".
Запись о приеме на работуРассмотрим порядок оформления в трудовой книжке записи о приеме на работу (Пример 2):
1. В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывают полное и сокращенное наименование организации (п. 3.1 Инструкции).
2. Под этим заголовком в графе 1 ставят порядковый номер вносимой записи (п. 3.1 Инструкции).
3. В графе 2 указывают дату приема на работу (п. 3.1 Инструкции). Здесь и далее запись производится арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, "30.10.2013" (п. 1.1 Инструкции).
4. В графе 3 делают запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве обязательного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. Если в соответствии с законодательством с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками (п. 3.1 Инструкции).
5. В графу 4 заносят дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу (п. 3.1 Инструкции). Дату отражают арабскими цифрами. При этом не допускаются сокращения, например, "пр." вместо "приказ", "пер." вместо "переведен" и т.п. (п. 1.1 Инструкции).
Сведения о работеК сведению. Бывает, принимаемый работник имеет несколько заполненных трудовых книжек. С точки зрения законодательства, никаких штрафов за это не предусмотрено. Сотрудник самостоятельно выбирает ту из книжек, в которой следует продолжить записи. Страховой стаж такого лица следует суммировать из всех предоставленных трудовых книжек, за исключением совпадающих периодов работы, которые засчитывают однократно.
Мария Колганова, доцент кафедры предпринимательского и трудового права Государственного университета управления
На наш взгляд, формулировка ч. 2 ст. 16 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" не оговаривает возможности наличия нескольких трудовых книжек. Там говорится лишь о возможностях совпадения страховых стажей для назначения пособий, например, работающих по основному месту работы и по совместительству.
В пенсионном законодательстве также не оговаривается возможность наличия нескольких трудовых книжек. Там говорится лишь о возможностях совпадения страховых стажей для назначения пенсии. А это могут быть совпадения стажей по трудовому договору и по договору авторского заказа. В указанных случаях и работодатель, и заказчик обязаны перечислять взносы в ПФ РФ. И эти отчисления совпадут во времени.
Более того, текст ст. 66 ТК РФ однозначно предусматривает, что трудовая книжка (в единственном числе) установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Прием на работу руководителяЕдиноличный исполнительный орган общества (генеральный директор, директор, президент и другие) избирается общим собранием участников на срок, определенный уставом общества. Договор между обществом и указанным лицом подписывает от имени общества председательствовавший на общем собрании участников или участник общества, уполномоченный решением общего собрания участников. Это, например, следует из п. 1 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью".
В подобных ситуациях единоличный исполнительный орган издает приказ о вступлении в должность или о том, что он приступил к исполнению обязанностей.
Как мы говорили, при приеме работника на работу в графу 4 заносят дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу (п. 3.1 Инструкции). По мнению Роструда, данная формулировка позволяет сделать вывод о том, что назначение на должность помимо приказа может быть оформлено и иным решением. Таким образом, при внесении записей в трудовую книжку в графе 4 допускается сделать ссылку на решение общего собрания участников (письмо Роструда от 22.09.2010 N 2894-6-1).
Примеры внесения записей в графу 3 трудовой книжки:
— "Назначен на должность директора";
— "Избран на должность генерального директора". Примеры записей в графу 4 трудовой книжки:
— "Приказ от 11.02.2014 N 14";
— "Протокол общего собрания участников от 12.02.2014 N 5";
— "Решение единственного участника от 17.02.2014 N 2".
СовместительствоСовместительство — это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время (ч. 1 ст. 282 ТК РФ). Работа по совместительству может осуществляться как по основному месту работника (внутреннее совместительство), так и у других работодателей (внешнее совместительство) (ч. 1 ст. 60.1 ТК РФ). При этом в трудовом договоре обязательно указание на то, что работа является совместительством (ч. 4 ст. 282 ТК РФ).
Работники-совместители при заключении трудового договора не предоставляют своему работодателю трудовую книжку (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Между тем по желанию таких сотрудников сведения о совместительстве вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании подтверждающего документа (ч. 5 ст. 66 ТК РФ). Образец заявления о внесении записи о работе по совместительству см. в Примере 3. Образец справки о работе по совместительству см. в Примере 4.
Директору ООО "Основная работа"
Алексею Анатольевичу Гаврилову
Пшеничниковой Инны Ивановны
ЗаявлениеПрошу внести в мою трудовую книжку запись о работе по совместительству в ООО "Совместительство".
1. Справка о работе по совместительству в ООО "Совместительство" от 05.02.2014 N 17 на 1 л. в 1 экз.
2. Заверенная ООО "Совместительство" копия приказа о приеме на работу в ООО "Совместительство" от 10.01.2014 N 1/к на 1 л. в 1 экз.
ул. Трудовая, д. 12, г. Рязань, 390012
СправкаОтметим, что если записи о работе по совместительству не были внесены в трудовую книжку работника своевременно, в период такой работы, то они, по нашему мнению, могут быть оформлены работодателем по желанию работника в любое время по месту основной работы. Ведь в ст. 66 ТК РФ не указано, по месту какой из основных работ оформляется запись о совместительстве.
Срочные трудовые договорыСрочный трудовой договор заключают, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы либо условий ее выполнения (ст. 58 ТК РФ). Согласно ст. 57 ТК РФ к числу обязательных для включения в срочный трудовой договор относятся срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения.
Между тем трудовую книжку работника-срочника заполняют в обычном порядке. Роструд в письме от 06.04.2010 N 937-6-1 напомнил, что в трудовой книжке запись о сроке трудового договора не производится.
ВахтовикиПри выполнении работ вахтовым методом в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки отмечают, что работа выполняется вахтовым методом. На это указано в абз. 3 п. 2.4 Основных положений о вахтовом методе организации работ, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 N 794/33-82.
Образец заполнения трудовой книжки вахтовика см. в Примере 6.
Сведения о работеДистанционной считается работа, которую работник выполняет вне места нахождения работодателя и стационарного рабочего места, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения трудовой функции и для осуществления взаимодействия с работодателем информационно-телекоммуникационных сетей (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ).
По соглашению сторон сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться. В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовой договор о дистанционной работе (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).
При отсутствии указанного соглашения дистанционный работник предоставляет работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 7 ст. 312.2 ТК РФ). При этом запись о приеме на работу оформляют в обычном порядке.
Какие еще записи надо внестиВ трудовую книжку по месту работы также вносятся следующие записи (п. 21 Правил):
— о времени военной службы (см. Пример 7);
— о времени службы в органах внутренних дел;
— о времени службы в Государственной противопожарной службе МЧС 72 России;
— о времени службы в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы;
— о времени службы в органах налоговой полиции;
— о времени службы в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ;
— о времени службы в таможенных органах;
— о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
Сведения о работеЕсли в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в трудовую книжку вшивается вкладыш (п. 38 Правил). Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.
Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Причем вкладыш без трудовой книжки недействителен (п. 38 Правил).
При выдаче работнику вкладыша в трудовую книжку работодатель взимает с сотрудника плату, размер которой определяется суммой расходов на его приобретение (п. 47 Правил). Бухгалтерский и налоговый учет стоимости вкладышей аналогичен учету стоимости бланков трудовых книжек, который мы рассмотрели выше.
Смотрите также:
При приеме на работу нового сотрудника работодатель обязан заполнить трудовую книжку сотрудника. И необходимо знать, как правильно это сделать. Согласно письму Роструда от 09.08.2015 было внесены уточнения, в соответствии с которыми работодатель теперь может и не вписывать название организации, а поставить вместо этого штамп. Упрощение не столь серьезное, но о нем все же необходимо знать. В статье приведем для вас образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу.
Заполнение трудовой книжкиПрием нового сотрудника на работу сопровождается передачей сотрудником необходимого пакета документов при трудоустройстве. одним из которых является трудовая книжка. Если гражданин трудоустраивается впервые, то компания должна предоставить ему трудовую книжку, где необходимо внести первую запись, а если данный документ уже был заполнен ранее, то запись вносится в хронологическом порядке.
Для этого полное и краткое (если такое имеется) наименование организации вписывается в графе 3 (согласно утвержденной Минтрудом РФ инструкции от 10.10.2003 №69, п.3.1). При этом согласно этой инструкции запись может быть внесена ручкой-роллером (шариковой), гелевой или перьевой чернилами фиолетового, синего, а также черного цветов. Про штамп в данной инструкции сказано ничего не было, пояснение Роструда было внесено в письме от 09.08.2015.
Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу нового сотрудникаИспользование штампа организации при внесении записи в трудовую книжку сотрудника не является нарушение, такое мнение озвучил Роструд. Штамп приравнивается к обычно записи. Чтобы не возникло вопросов – цвет чернил при постановке штампа необходимо выбрать из разрешенных, т.е. черного, синего или фиолетового, также он должен содержать полное наименование организации и сокращенное при его наличии.
Для заполнения трудовой этих сведений будет достаточно, другими сведениями ее перегружать не стоит – добавлять ИНН, телефон или адрес организации. Тем не менее не будет являться нарушением внесение дополнительных сведений, если они являются верными.
Если штамп содержит только сокращенное наименование организации, перевернут или плохо пропечатан, то безопаснее всего будет признать его недействительным, для чего внести соответствующую запись, как в примере ниже. Такие исправления можно вносить, потому как перед штампом отсутствует как номер записи, так и дата, при этом такая запись не нумеруется.
Написать ее можно в следующем виде: «Штамп с наименованием организации недействителен» или как на прилагаемом образце. После чего ниже, в графе №3, вписывается полное наименование компании (и сокращенное при наличии) или ставится штамп без ошибок. Далее делается запись о трудоустройстве нового сотрудника: ставится порядковый номер записи, дата трудоустройства, реквизиты приказа о приеме на работу. и сведения о приеме – как на примере ниже.
Трудовая книжка — образец заполнения. Прием на работуПравильное заполнение трудовой книжки при приеме нового сотрудника на работу приведено на фотографии ниже.
В этом номере журнала объясняем правила внесения записей в раздел «Сведения о работе». Показываем на примерах, как вписать сведения о приеме на работу, о присвоении нового разряда (профессии, специальности, квалификации), о переводе, об изменении трудовой функции, о переименовании компании, подразделения или должности, о времени военной службы или обучения на курсах повышения квалификации и др..
В предыдущей публикации заявленного нами цикла вы узнали, как завести трудовую книжку и какие записи необходимо внести при ее оформлении на титульном листе. В предлагаемой вашему вниманию статье мы решили осветить основные правила внесения записей в трудовую книжку при заполнении разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».
Общие правила внесения записейП режде чем перейти к характеристике конкретных записей в трудовую книжку, отметим наиболее общие правила, которые установлены двумя уже известными вам нормативными правовыми актами - Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее по тексту - «Правила») и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее по тексту - «Инструкция»):
Сведения о работе в той или иной организации начинаются с данных о приеме на работу. Рассмотрим основные правила внесения этой информации.
Какие сведения вносятся при приеме на работу?При поступлении работника на основное место работы на срок более чем 5 дней работодатель обязан внести в его трудовую книжку (представленную работником или оформленную тем же работодателем при приеме на работу сотрудника, для которого это основное место работы является первым) запись о приеме на работу.
При внесении записи о приеме на работу нужно придерживаться такой последовательности :
1. Сначала в 3-й графе раздела «Сведения о работе» в виде заголовка (без указания порядкового номера и даты записи) указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии) в соответствии с ее учредительными документами (уставом, учредительным договором, положением).
В больших компаниях зачастую в целях облегчения работы по многократному внесению записей о приеме на работу используется следующий подход. Заказывается специальный штамп с наборным текстом, содержащим наименование - полное и сокращенное - организации. Оттиск такого штампа в трудовой книжке заменяет внесенную от руки запись. Это целесообразно делать и в тех случаях, когда указание в трудовой книжке двух вариантов наименования организации (полного и сокращенного) от руки занимает много строк.
2. Под указанным выше заголовком в 1-й графе ставится от руки (далее все записи вносятся только от руки) порядковый номер вносимой записи . Например, если последний (предыдущий) номер записи об увольнении был «31», то при последующем приеме на работу присваивается очередной порядковый номер - «32».
3. Далее - во 2-й графе указывается дата приема на работу. Например, если работник принят на работу 12 февраля 2010 года, то в данной графе делается запись «12.02.2010»
4. Потом в 3-й графе делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования 2. наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации .
Как правило, наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производится в соответствии со штатным расписанием - документом, который должен быть в каждой организации в обязательном порядке. Однако если в соответствии с федеральным законом с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками, утверждаемыми в порядке, установленном Правительством РФ. В настоящее время действуют:
Обратите внимание! При игнорировании этих правил у работника могут возникнуть трудности при назначении пенсии, в том числе в отношении зачета периода работы на должностях (по профессиям или специальностям), связанных с вредностью: сотрудники территориального отделения пенсионного фонда могут отказать работнику в зачете соответствующего периода в качестве льготного со ссылкой на то, что в списках должностей, специальностей и профессий, согласно которым предоставляют право на льготное начисление, данной должности (специальности или профессии) нет.
Кроме того, на практике важно понимать, какие наименования относятся к должностям, а какие - к профессиям. К сожалению, часто ответственные за ведение трудовых книжек лица не различают работу по должности и профессии и вносят, например, запись: «Принят на должность слесарь», хотя слесарь - это профессия, а не должность. Правильной будет запись: «Принят слесарем». Для того чтобы точно определить, какое наименование правильно отнести к должности, а какое - к профессии, можно воспользоваться указанными выше справочниками, а также Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), утвержденным постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367. Указанные документы помогут избежать ошибок не только при внесении записей в трудовые книжки, но и при заключении трудовых договоров с работниками, при издании приказов (распоряжений) о приеме на работу.
Другой распространенной на практике ошибкой, допускаемой при внесении записей в трудовые книжки, является неправильное употребление слов «принят» или «назначен». Дело в том, что назначение на должность может иметь место в строго определенных случаях, а именно - только в случае, когда это предусмотрено нормативными правовыми актами или уставом (положением) организации, например, руководители филиалов и представительств юридического лица. Во всех иных случаях указывать о назначении на должность неправомерно. Равным образом неверной является формулировка «зачислен на должность».
Кстати, если трудовая книжка принадлежит женщине, то соответствующие глаголы нужно писать в женском роде: «принята», «назначена».
При внесении записей в трудовую книжку о приеме на работу часто неправильно толкуют требование о точном соответствии записей о приеме на работу приказу (распоряжению) работодателя, воспроизводя текст приказа (распоряжения) в трудовой книжке с указанием, например:
Несмотря на то, что все эти подробности действительно установлены приказом (распоряжением) о приеме на работу, их указание в трудовой книжке недопустимо, поскольку противоречит Инструкции и означает нарушение правил внесения записей в трудовую книжку. Анализ текста Инструкции позволяет сделать вывод, что запись в трудовой книжке о приеме на работу должна включать в себя лишь указание, куда и кем принят человек, исключая особенности характера работы и другие условия трудоустройства у данного работодателя.
5. Наконец, в 4-й графе указывается наименование организационно-распорядительного документа, на основании которого в трудовую книжку внесена запись о приеме на работу - приказа (распоряжения) или иного решения работодателя - с указанием его даты (сначала) и номера (после даты).
Семенова Е.М. принята в ООО «Нагатинская застава» на должность помощника руководителя, что отражено в приказе о приеме на работу от 11.02.2010 № 023-лс/п. Необходимо внести следующую запись в трудовую книжку Семеновой Е.М.:
Что делать с трудовой книжкой старого образца?Что, если к вам на работу придет человек и принесет трудовую книжку по форме, которая была утверждена ранее той формы, которая применяется теперь? Ответ на этот вопрос вы найдете в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», в п. 2 которого установлено, что трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 01.01.2004, а имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца являются действительными и обмену на новые не подлежат.
Это значит, что трудовые книжки, оформленные на старых бланках 1973 г. признаются действительными при условии, что работник принят на первое основное место работы в период с 01.01.1975 до 01.01.2004. Если трудовая книжка вашего работника была заведена до 01.01.2004, необходимо вносить записи именно в нее, а не оформлять новую трудовую книжку по действующей в настоящее время форме, при наличии свободных строк в разделе «Сведения о работе». Когда свободное место закончится, следует оформить вкладыш в эту же трудовую книжку, но уже на бланке 2004 г. в него в последующем и вносятся дальнейшие сведения о работе.
Однако внесение записи о приеме на работу - это лишь самое начало заполнения раздела «Сведения о работе» трудовой книжки при работе в данной организации.
Какие сведения вносятся в период трудовой деятельности работника в организации?В период с даты приема на работу до даты увольнения в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки работника может вноситься ряд записей. Рассмотрим их подробно.
1. Работнику в период работы в организации может быть присвоен новый разряд (класс или категория) . Тогда на основании приказа (распоряжения) работодателя необходимо внести соответствующую запись в его трудовую книжку (п. 3.1 Инструкции).
Евсеева Е.П. работает лаборантом пробирного анализа 3 разряда в ООО «Семейный врач». Приказом от 18.02.2010 № 043-а ей присвоен 4 разряд, о чем внесена следующая запись в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки Евсеевой Е.П.:
Равным образом отмечается установление работнику второй и последующих профессии, специальности или иной квалификации с указанием соответствующих категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации .
Слесарю по ремонту автомобилей 3 разряда Сергееву П.С. работающему в ЗАО «Автостан», установлена вторая профессия - испытатель двигателей с присвоением 6 разряда. В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки это будет отражено следующим образом:
2. В трудовую книжку вносятся записи о переводе работника на другую постоянную работу у того же работодателя . Давайте разберемся, какие ситуации подразумеваются под таким переводом и как правильно внести записи в трудовую книжку. Согласно ч. 1 ст. 72 ТК РФ перевод работника на другую постоянную работу у того же работодателя может иметь место в трех случаях:
а) при изменении трудовой функции работника (т.е. изменение должности, профессии, специальности с указанием квалификации; поручение иного вида работы). Например, переводом на другую работу у того же работодателя будет повышение работника в должности;
Юрисконсульта ОАО «Кипарис» Аркадьева В.В. повысили в должности, переведя на вакантную должность заместителя начальника юридического отдела. В трудовой книжке это отражается следующим образом:
б) при изменении структурного подразделения;
Бухгалтера отдела бухгалтерского учета и аудита ООО «Улисс» Суханову А.П. перевели в отдел труда и заработной платы на аналогичную должность.
в) при изменении одновременно и трудовой функции, и структурного подразделения.
Чинарева С.С. принята на работу в канцелярию ООО «Сарацин» на должность секретаря. В последующем она была переведена в отдел по работе с персоналом на должность инспектора.
Обратите внимание! Если перевод носит временный характер, запись в трудовую книжку работника о таком переводе не вносится.
Само по себе изменение заработной платы работника, изменение режима его труда, а равно перемещение работника в той же организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме, если не изменяется трудовая функция работника, не считаются переводом и не требуют внесения изменений в трудовую книжку.
3. В случае изменения наименования компании в трудовую книжку работников необходимо внести соответствующую запись. Дело в том, что если ее не вносить, то получится парадоксальная ситуация - работник принят в одну организацию, а при внесении записи об увольнении будет проставлен оттиск печати организации уже с другим наименованием. Это позволит в последующем при оформлении пенсии засомневаться в правомерности включения времени работы в такой организации в соответствующий стаж, в результате чего от работника, скорее всего, потребуют представления дополнительных подтверждающих документов - справок с места работы, из государственного архива и т.п. Чтобы такие сомнения не возникли, важно правильно внести запись о переименовании организации в трудовые книжки всех работников в раздел «Сведения о работе»:
Подчеркнем, что само по себе изменение наименования организации не является причиной (основанием) для расторжения трудовых договоров с работниками, поэтому в такой ситуации вносить запись об увольнении нельзя!
Согласно решению общего собрания участников, оформленного протоколом от 10.02.2010 № 02, Общество с ограниченной ответственностью «Премьер-Консалт» с 17.02.2010 переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Консалтинговая компания «Премьер». Учитывая, что в организации работает более 1000 работников, отделом кадров заранее был заказан наборный штамп, с помощью которого в трудовые книжки работников вносилась соответствующая запись (см. образец на следующей странице).
Обратите внимание! Оттиск штампа, как и запись, внесенная вручную, должен полностью умещаться в 3-й графе раздела «Сведения о работе», не затрагивая 4-ю графу; в противном случае запись будет внесена некорректно.
При реорганизации организации (Гражданским кодексом РФ предусмотрено 5 форм реорганизации: слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование), смене собственника ее имущества (например, в случае передачи имущества муниципального предприятия в государственную собственность) или изменении подведомственности/подчиненности организации (например, в отношении научно-исследовательского института, когда меняется ведомство, которому институт подчиняется) данные сведения также отражаются в трудовых книжках работников, если это влияет на наименование организации.
Согласно ч. 1 ст. 75 ТК РФ при смене собственника имущества организации новый собственник имеет право не позднее трех месяцев с даты возникновения у него права собственности расторгнуть трудовые договоры только с руководителем организации, его заместителями и главным бухгалтером (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). С остальными работниками новый собственник по своей инициативе расторгнуть трудовые договоры не может.
В силу ч. 5 ст. 75 ТК РФ при реорганизации или изменении подведомственности/подчиненности организации трудовые договоры с работниками не расторгаются.
Во всех перечисленных случаях может иметь место расторжение трудового договора в связи с отказом работников от продолжения работы (п. 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
Оставшимся же на работе сотрудникам в трудовые книжки вносятся записи, выполненные по аналогии с записью, вносимой в связи с переименованием организации (см. Пример 7).
4. Запись в трудовую книжку работника об изменении наименования должности (профессии) или структурного подразделения вносятся аналогичным образом. Основанием для внесения таких записей будет являться приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о соответствующем переименовании.
5. В трудовую книжку также вносятся записи о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел. Государственной противопожарной службе МЧС. учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы. органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах ; о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров .
Начальник юридического отдела ООО «Статус» Лапина Л.И. была направлена работодателем на повышение квалификации в Государственную академию профессиональной переподготовки и повышения квалификации руководящих работников и специалистов инвестиционной сферы по программе «Эффективная работа юридической службы организации». По окончании обучения ей выдано свидетельство о повышении квалификации от 15.02.2010 № 290.
Продолжение статьи - в следующем номере журнала: мы объясним, какие сведения вносятся в трудовую книжку при прекращении трудового договора, как отразить сведения о награждении, работе по совместительству. После этого перейдем к новой задаче - исправлению допущенных при заполнении трудовой книжки ошибок и внесению иных изменений в записи.
СноскиИсключение составляет запись об увольнении / прекращении трудового договора. Подпись об ознакомлении с ней ставится еще и в самой трудовой книжке. Вернуться назад
За исключением случая, когда внутреннее структурное подразделение не указано в трудовом договоре в качестве дополнительного условия. В то же время указание на обособленное структурное подразделение организации-работодателя - филиал, представительство или иное обособленное структурное подразделение - является обязательным. Вернуться назад
Подскажите пожалуйста. В трудовой книжке написано: приня с испытательным сроком на 3 месяца. Вопос: нужно ли вносить другую запись, если испытательный срок уже истек, а работник продолжает работать.
Ответить – Свернуть ветку + Развернуть ветку (2 сообщения)
Анонимный гость. 10 октября 2012 16:55
При внесении записей в трудовую книжку о приеме на работу часто неправильно толкуют требование о точном соответствии записей о приеме на работу приказу (распоряжению) работодателя, воспроизводя текст приказа (распоряжения) в трудовой книжке с указанием, например:
срочного характера договора («Принят на должность секретаря-референта по срочному трудовому договору» либо «Принят на должность бухгалтера на срок с 01.02.2010 по 31.01.2011»);
условия о наличии испытательного срока («Принят на должность помощника руководителя с испытательным сроком три месяца») и т.п.
Несмотря на то, что все эти подробности действительно установлены приказом (распоряжением) о приеме на работу, их указание в трудовой книжке недопустимо, поскольку противоречит Инструкции и означает нарушение правил внесения записей в трудовую книжку. Анализ текста Инструкции позволяет сделать вывод, что запись в трудовой книжке о приеме на работу должна включать в себя лишь указание, куда и кем принят человек, исключая особенности характера работы и другие условия трудоустройства у данного работодателя.
Софья. 22 августа 2013 21:40
Здравствуйте! У Вас очень интересная и доступная статья, спасибо большое, но у меня вопрос.
Помогите, пожалуйста.
Мне надо уволить сотрудника, но мне не нравится как сделана запись о его приеме на работу:
Нет в заголовке наименования организации, т.е. запись оформлена так: "Принята в ООО "Мандарин" на должность бухгалтера". И все.
Вот у меня и возникают вопросы:
1. Считаются ли верными подобные записи.
2. Мне надо сделать исправление.
3. Если нет, то точно ли к нему не будет вопросов в следующих организациях, куда он будет устраиваться.
Заранее спасибо)
Ответить – Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)
Анонимный гость. 2 сентября 2013 16:26
Софья, в трудовой название организации указывается в соответствии с учредительными доку ментами, если идет ОБщество с ограниченной ответственностью "Мандарин" (ООО "Мандарин") то внести исправления надо
№ п/п дата Запись за № признать не действительной.
далее вносите правильную запись как положенно.
