Как составить план работы на год: образец

Автор: Анна Апрельская Рубрика: Новости 6 комментариев

Вот и пришел новый год и наступили суровые будни. Честно говоря, с трудом вхожу в колею после таких продолжительных выходных. Отлично отдохнула, набралась сил, а 9 января разболелась и до сих пор сижу с температурой.

Поэтому решила писать не серьезную и сложную статью, а простую и полезную – как составить план работы на год + образец моего плана. Сама я только в прошлом году наконец-то выработала свод основных правил, благодаря которым можно добиться успеха. Соблюдая их вы всего добьетесь !

В начале года все традиционно составляют список планов, целей и желаний на грядущий год. Кто-то перечисляет на красиво оформленном листе, кто-то ведет электронные списки, а другие планируют мысленно.

Все это отлично, но только многие так и не добиваются желаемого. Каждый раз переписывая одни и те же цели снова и снова. Пора остановиться и серьезно взяться за свою жизнь – в этом году вы выполните хотя бы 50% своих желаний.

А для этого достаточно использовать всего несколько секретных ходов:

1. Составляем список сфер, в которые вы хотите внести изменения. Очень удобно разбить все дела на несколько групп, чтобы ничего не забыть: семья, дом, работа, самообразование и т.п.
2. В каждой сфере распишите список конкретных целей, которые планируете осуществить. К примеру, в сфере «дом» — выбросить весь хлам, сделать ремонт в спальне, купить новую кровать и починить все сломанное. Ну такой примерный списочек, который так или иначе знаком каждому. Пройдитесь по всему списку, прислушиваясь к себе. Не сдерживайтесь, переписывайте все свои претензии и мечты по этой сфере – что исправить, чего достичь, чему научиться.
3. Каждую цель распишите на небольшие шажки. Желательно, чтобы каждое такое дело занимало не больше 30 минут. К примеру, задание «избавиться от всего хлама в доме» звучит очень сложно. Так что нужно разбить его на пункты, которые можно выполнять каждый день – разобрать шкаф в спальне, выкинуть лишнее с балкона, разобрать ящик с канцелярией, избавиться от ненужных книг…. Когда вы четко видите шаги, вам будет проще начать действовать. Постарайтесь максимально подробно расписать каждую свою цель в таком стиле.
4. Расставьте приоритеты в своих делах. Напротив каждой цели поставьте A, B, C или D. А – самые важные дела, которые обязательно нужно делать, В – сделать сразу, как только появится время, С – желательно сделать в этом году. Дела D – можно отложить, если не хватит на них времени.
5. По возможности запишите напротив каждого дела время, которое оно отнимет (примерно). Например, чтобы разобрать канцелярию в ящике хватит 30 минут, если не пуститься в воспоминания, рассматривая старые альбомы. Если не можете даже примерно прикинуть, сколько уйдет на это время, лучше ничего не ставить.

Вот теперь у вас есть список самых важных дел, которые необходимо выполнить в этом году. Вы видите последовательный план действий и можете примерно прикинуть время выполнения. Но и этого мало, чтобы успеть все выполнить за год. Теперь нужно грамотно спланировать работу, чтобы все осуществить.

Теперь самое интересное – у вас есть список целей, список шагов и вы расставили приоритеты. Теперь нужно распланировать дела равномерно на год вперед.

Очень частая ошибка в планировании – ставить цель сразу на год. Ведь кажется, что впереди так много времени, так что можно немного отложить и выполнить позднее. А откладывать можно до бесконечности.

Но теперь нужно поступить иначе и использовать методику из книги «12 недель в году», и разбить список дел на 4 части – по кварталам.

• январь – март,
• апрель – июнь,
• июль – сентябрь,
• октябрь – декабрь.

Принцип такого планирования прост – у вас просто нет времени на то, чтобы откладывать дела на потом. «Дедлайн» всегда где-то рядом.

Тут главное не перестараться и не записать на один квартал несколько крупных дел. Помните – эти дела нужно выполнять параллельно с вашими повседневными обязанностями, не переоцените свои силы.

Чтобы вам было проще понять систему, я покажу на своем примере. В конце концов у меня получилась вот такая удобная табличка на 3 месяца. Сразу вижу какие нужно сделать шаги, чтобы добиться успеха в этой сфере, и сколько по времени это займет. Внизу осталось несколько строк, куда можно вписать еще что-то.

1. Выделила сферы: работа, дом, самообразование. Для меня это три главных направления, которыми я буду заниматься в этом году.
2. Расписала цели — какие моменты в этих сферах меня не устраивают.

Например, в работе мне нужно довести до ума сайт, заняться наконец-то своими группами в социальных сетях, создать 3 рассылки и развивать канал на ютубе. Кроме того в планах заняться инфобизнесом, но это я записала на осень, потому что в первой половине года другие приоритеты.

В домашних делах у меня особых проблем нет, только на весну запланировала хорошую такую уборку.

Самообразование: доучить фотошоп (я начала его учить в прошлом году, писала об этом в прошлом списке целей) и начать изучать html.

Помимо этого составила список книг для чтения, в этом году сократила их количество до 10, чтобы можно было читать без спешки. Планирую продолжить посещение бассейна, как только выздоровлю, ну и уборка на компьютере – по 15 минут в день.

3. Разбила цели на небольшие шаги, чтобы не пугаться расплывчатого «изменить шаблон сайта». Наглядно вижу – что именно и в какой последовательности нужно сделать, чтобы получить нужный результат. В некоторых случаях пишу «найти информацию как….», чтобы в другой день уже не ломать голову «как сменить форму», а действовать по найденной инструкции.

4. Расставила приоритеты – какие дела для меня важней? Что нужно сделать в первую очередь, а что может подождать? Тут же я пишу еще и примерный месяц выполнения – генеральную уборку провожу весной, подготовка к НГ в декабре, дела на даче – летом, поездка на море – летом и т.п.

5. Записала время выполнения. Кое-где цифры беру из головы, кое-где оставляю пустым – не знаю пока сколько уйдет на это времени. Но так уже можно примерно представить, сколько выделить времени на каждое занятие и равномерно распределить дела по кварталам.

6. Разделили по кварталам (3 месяца) – анализ уже проведен, остается распределить равномерно дела на год. Для наглядности составляю таблички, распечатываю и размещаю на видных местах (ежедневник или папка со списком дел). Кроме того я веду отчет выполнения плана в такой табличке:

Еще несколько полезных советов:

• Распечатайте ваш список планов на год/квартал в удобном для вас виде. Очень важно, чтобы он всегда был под рукой – в ежедневнике, на столе, папке с основной документацией и т.п. Я вклеила его на первых страницах ежедневника, где обычно перечисляют телефонные коды, часовые пояса и другую информацию.
• Составьте табличку по выполнению целей – в первом столбце перечислите список дел на этот квартал, а колонки промеруйте от 1 до 31. Если вы делаете шажок к своей цели – ставьте крестик или галочку, если бездействовали – оставьте пустым. Очень хороший психологический прием, да и так вы наглядно будете видеть свои успехи.
• Изучайте тайм-менеджмент, планирование, ведите хронометраж времени. Почитайте полезную бесплатную книгу «Супер продуктивность», чтобы научиться грамотно распоряжаться своим временем.

Посмотрите мой образец как составить план работы на год и используйте систему для планирования своих дел. Можно менять правила под себя, чтобы вам было удобно. Лично мне очень помогает такая методика, надеюсь и вам тоже поможет. Если у вас есть какие-то свои секреты планирования – делитесь в комментариях ;)

План уборки квартиры на неделю и месяц

Когда же еще заниматься уборкой дома, как не в выходные. Но их так долго ждешь, и проходят они очень быстро, что тратить драгоценное время на уборку, стирку и прочее непростительно и обидно. Хочется отдохнуть, сходить в гости, поехать куда-нибудь, заняться собой. Чтобы реализовать свои задумки, нужно составить грамотный план уборки.

Не стоит убираться в квартире целую субботу или воскресенье, а потом падать на кровать без сил, попробуйте разделить всю работу по дому на "порции", которым можно выделить немного времени и на неделе тоже. Давайте напишем список домашних дел, а затем занесем их в план уборки квартиры на каждый день, 2-3 дня и неделю.

Чтобы у вас появилось свободное время после такого планирования, нужно правильно подойти к этому вопросу. Для начала определимся, какие вообще существуют домашние обязанности у современной женщины?

В список домашних дел, которые выполняются во время уборки, следует включить следующие обязанности:

• Мытье посуды
• Уборку ковра пылесосом или влажным веником
• Мытье полов (под шкафами, диванами и кроватями - тоже)
• Натирание паркета специальными средствами
• Выбивание ковриков и чистка мягкой мебели
• Вытирание пыли с полок, книг и безделушек и сметание паутины с потолков
• Протирание полок в шкафах, в т.ч. и кухонных
• Полировку мебели
• Мытье люстр, светильников и абажуров
• Чистку ванны и унитаза
• Мытье зеркал и полочек под ними
• Стирку в стиральной машинке (также штор и диванных покрывал)
• Глажение
• Чистку плиты, духовки и микроволновки (прочей бытовой техники)
• Удаление накипи с чайника
• Замену картриджей в фильтрах для воды
• Мытье и размораживание холодильника
• Уход за домашними растениями и животными
• Проверку шкафов на предмет ненужных вещей (в т.ч. и съестных припасов)
• Мытье окон, дверей, дверных ручек, выключателей, карнизов, жалюзи и батарей от пыли и грязи

Учитывая индивидуальные "сроки" загрязнения весь этот список нужно распланировать по дням недели. Предлагаем вам завести ежедневник и заносить в него план уборки на месяц, занося домашние дела по дням, распределяя сначала каждодневные, потом раз в 2-3 дня, затем недельные, месячные и сезонные. Потратьте всего 20 минут на такое планирование, и вы удивитесь, сколько времени вы сэкономите потом. Главное, не отступать от списка дел и по возможности не переносить уборку на завтрашний день.

Подготовьте также список всех необходимых чистящих средств и салфеток разного назначения, чтобы закупить все в магазине, ведь специализированное средство, например, для жира или ржавчины, отчистит загрязнение скорее, чем универсальное, и быстрая уборка квартиры вам гарантирована.

Подумайте также, кто из членов семьи и в чем будет помогать вам. Хотя бы приучите их не разбрасывать свои вещи, где попало и заправлять свою кровать по утрам. Теперь приступим к примерному плану уборки по дням.

Самые часто посещаемые места нашей квартиры - это кухня и ванная комната с туалетом. Именно они больше всего и нуждаются в чистоте.

К ежедневной уборке относится мытье посуды, так как в чистом виде она довольно быстро заканчивается. Не оставляйте на сковородках и кастрюлях даже мельчайших загрязнений, отчищая их потом вы потратите намного больше времени и сил. У тарелок и блюдец не забывайте мыть и дно, там часто скапливает серый налет. Кухонную плиту следует также протирать каждый день и сразу после того, как "убежало" молоко или другое блюдо. Если готовка у вас происходит часто и интенсивно, мойте пол на кухне ежедневно после окончания кулинарных работ.

Такую уборку, как чистка унитаза универсальным средством, также лучше проводить каждый день, чтобы предотвратить появление вредных бактерий и ржавчины. Протирайте капли воды в ванне и на кафельной плитке после принятия душа салфеткой из микрофибры, чтобы не образовался известковый налет.

Если в квартире есть домашние животные с шерстью, собака или кошка, то вам придется пылесосить ковры каждый день. Если же нет, то по мере загрязнения. То же самое относится и к пыли. В крупных городах, близко от дороги пыль иногда требуется вытирать даже два раза в день.

Если вы посадили пятно на одежду, не надейтесь на современные средства, а лучше застирайте вещь сразу, особенно, если это пятно от крови или от ягод. Последнее в свежем виде отлично выводится обычным кипятком, исчезает прямо на ваших глазах.

Перед сном уделите 15 минут, чтобы разложить разбросанные вещи по своим местам. Когда вы будете проводить более тщательную уборку, это вам очень поможет.

Каждый день нужно проветривать квартиру, особенно после уборки ковра и полов. Зимой это можно делать два раза в день, утром и вечером по 5-10 минут, а летом намного чаще или вообще не закрывать окна.

Понятие о чистоте у всех разное, и в уборку, которая производится раз в 2-3 дня можно перенести некоторые дела из еженедельного списка и наоборот. И даже можно что-то "выкинуть" из ежедневного списка.

Два дня в неделю выделите для вытирания пыли на всех поверхностях. При этом через раз можно протирать полированную мебель специальным средством или салфеткой. Полив цветов проводите в зависимости от особенностей ухода за тем или иным растением.

Мытье полов, если в доме нет маленьких детей и необходимости делать это каждый день, можно проводить 2-3 раза в неделю. Зависит это, опять же от степени загрязнения. Кому-то достаточно делать влажную уборку и раз в неделю. Пылесосить или подметать пол можно через день.

Многие хозяйки 2-3 вечера в неделю посвящают готовке пищи на пару дней, чтобы освободить себе следующий вечер.

Какие дела нужно включить в обязательный план уборки на неделю? Один раз в семидневку нужно основательно чистить ванну и унитаз специально предназначенными для этого средствами. Также выделите один день на неделе для стирки. На это же время можно запланировать и глажку, ведь многие вещи лучше всего гладятся именно влажными. Все остальное белье сразу же сложите и уберите в шкаф.

В план еженедельной уборки можно занести и такую домашнюю обязанность, как покупку продуктов. Например, в пятницу вечером, ведь многие хозяйки готовят какие-то блюда по выходным сразу на всею неделю. Это свежие продукты, такие как молочные, мясные, овощи-фрукты и зелень. А вот заморозку, крупы, макароны, консервы, растительное масло, а также туалетную бумагу, уборочные средства, зубную пасту, шампуни и прочую косметику можно закупать раз в месяц, привозя домой на машине или такси.

Выбросьте старые журналы и газеты. Далее в недельный план постепенно включаются те дела из списка выше, которые делать каждую неделю необязательно, но когда-нибудь нужно, например, помыть холодильник.

Правильное планирование уборки в квартире поможет вам выделить время на себя и полноценный отдых. Также старайтесь не разбрасывать вещи, класть после использования каждую на свое место, чтобы облегчить свой труд в дальнейшем.

Идеально чистая квартира всего за 20 минут в день

Статья защищена законом об авторских и смежных правах. При использовании и перепечатке материала активная ссылка на сайт обязательна!

Убираем квартиру каждый день и не тратим выходные на уборку: идеальное расписание на неделю

Выполняя домашнюю работу, женщине приходится считаться со своими интересами, хобби и желаниями – стирку, готовку и уборку невозможно отложить, эти дела требуют много времени и сил на их решение ежедневно. Ещё труднее приходится тем женщинам, которые работают, или у которых есть маленький ребёнок, требующий постоянного внимания. Как рутинную домашнюю уборку сделать делом лёгким, поэтапным?

Так заведено, что уборку квартиры чаще оставляют на конец недели. Поскольку большинство женщин в будни работает, чаще всего уборка происходит в свободные дни, которые хорошо бы использовать для отдыха – в субботу и в воскресенье. Как же сделать так, чтобы уборку жильяравномерно распределить по всем дням недели, тратя на неё не так много времени?

Попытки создать графики уборки, определённый порядок для домашних дел были всегда. У каких-то хозяек это обретало определённый алгоритм и входило в повседневную жизнь, а другие хозяйки, не добившись успеха, бросали эту затею и возвращались к своему старому привычному графику. В 1999 году на Западе появилось даже такое понятие, как «флайледи » («finally loving yourself» – или «наконец-то полюби себя!») . которое ознаменовало целое движение домашних хозяек, не смирившихся с рутиной домашних дел, и пытающихся придать им какую-тоупорядоченную систему . равномерную на неделе и легко выполнимую. Эта прогрессивная модель ведения домашнего хозяйства начала сразу завоевывать мир, и сегодня многие домашние хозяйки с удовольствием ей пользуются для организации такой неинтересной, но всегда необходимой работы.

Чтобы жильё стало чистым и убранным, необходимо много труда один день в неделю, или немного занятости домашним хозяйством каждый день . При разумном и продуманном графике уборки квартиры выходные дни – субботу и воскресенье – можно вовсе исключить из них, оставляя их только для отдыха и любимых дел. Ниже мы представляем Вашему вниманиюпримерный график уборки квартиры . который поможет Вам разгрузить свободное время в конце недели, посвящая его более приятным занятиям.

В составлении уборки квартиры на неделю самое важное – добиться равномерного распределения работы по дням недели, иначе весь организованный порядок рано или поздно «сломается», перестав существовать.

1. Количество комнат в доме – они должны быть поделены на пять зон (например: 1. Кухня. 2. Прихожая, туалет и ванная. 3. Спальня, столовая. 4. Детская комната. 5. Гостиная, балконы. ).
2. Некоторые «зоны» необходимо убирать чаще других – например, туалет, кухня, ванная комната, детская комната. Помимо закреплённого за ними дня, небольшую уборку в этих зонах необходимо осуществлять, например, через день.
3. Чтобы уборка не стала рутинным делом, необходимо обеспечить себя максимумом удобных и эффективных для неё средств и приспособлений – швабры с насадками, пылесос с водным фильтром, влажные салфетки для мебели, моющая и чистящая бытовая химия, перчатки на руки.
4. Несмотря на то, что каждый день у Вас будет уборка в определённой зоне, посвящайте ей не более чем 15 минут. Поверьте, этого достаточно, чтобы сделать чистой одну-две комнаты, энергично двигаясь. Те женщины, которые испытывают недостаток в упражнениях, могут использовать это время для поддержания себя в тонусе.
5. На время уборки рекомендуется включать любую музыку. которая Вам нравится, или аудиокниги – так Вы будете одновременно и убирать, и «читать».

Понедельник.
В понедельник у нас – уборка кухни. Если кухня имеет балкон или кладовку – эти места также необходимо сделать чистыми. Начинаем уборку кухни с самых дальних шкафчиков, шкафчика под мойкой, за холодильником . Вначале необходимо рассыпать моющий порошок по поверхности плиты, по раковине – это поможет старому жиру легче «отойти». Переставив баночки и посуду в шкафчиках, необходимо протереть полки под ними, дверцы шкафчика. Раз в неделю необходимомыть вытяжку . а один раз в две недели – чистить фильтры на ней. Начинать уборку в кухне необходимо с уборки шкафчиков, затем нужно вымыть духовку, плиту и раковину, завершить уборку мытьем пола.

Совет: Чтобы на уборку в шкафчиках уходило, как можно меньше времени, а все продукты и вещи были упорядочены и стояли на виду, рекомендуется приобрести банки для хранения сыпучих продуктов, и не хранить крупы, макароны в мешочках, из которых они легко могут просыпаться.

Вторник.
В этот день мы убираем прихожую, туалет и ванную комнату. Вначале необходимо нанести чистящее средство на эмаль ванны, на раковину, унитаз, чтобы оно начало действовать. Затем нужно разбрызгать средство для кафеля по стенам ванны, туалета, протирая их сухой тряпочкой, натирая до блеска. Промыв сантехнику, не забудьте протереть сухой тряпочкой никелированные поверхности – полочки, краны, ручки шкафчиков, душевую стойку. Если на них остается очень много налета, рекомендуется использовать средство от известкового налета в спрее или геле. Закончив работу с сантехникой, нужно протереть зеркало в ванной, стиральную машинку, полочки . помыть полы. В прихожей необходимо вначале навести порядок в шкафу перед дверью, на вешалке – убрать ту одежду, которую уже никто не надевает, положить в пакеты и убрать на хранение зимние шапки, отсортировать те вещи, которые необходимо постирать перед хранением в шкафу. Обувь нужно протереть, оставить у дверей только те пары, которые Вы и Ваши домашние надевают, остальные пары обуви необходимо убрать в шкаф. В прихожей нужно протереть мебель, не забыть и о входной двери – её необходимо протирать и с внутренней стороны, и с наружной. В конце уборки необходимо помыть пол, вытрясти на улице и постелить коврики у двери.

Совет: Чтобы уборка в прихожей, а также в ванной комнате не занимала много времени, научите своих домочадцев протирать за собой кафель в ванной после душа, чистить раковину от зубной пасты и промывать мыльницу, протирать ежедневно обувь и убирать её на хранение своевременно, не скапливая у порога.

Среда.
В этот день Вы убираете спальню и столовую. В спальне необходимо, прежде всего, убрать вещи на место . поменять постельное бельё, застелить кровать. Поскольку в данной комнате всегда много вещей, пыль необходимо протирать очень тщательно, ковёр – пылесосить. На лакированных поверхностях пыль необходимо вначале убрать сухой тряпкой без всяких средств. Затем эти же места обработать салфеткой с нанесенным специальным средством для лакированных поверхностей, полируя мебель до блеска . добиваясь её полного высыхания во избежание разводов. В столовой необходимо протереть мебель, в которой стоит посуда, спинки и перекладины стульев, рамы картин, пропылесосить ковры. В итоге нужно помыть полы.

Совет: Чтобы пыль не скапливать в течение недели, мебель в спальне необходимо протирать ежедневно. Хорошо будет работать средство для мебели с антистатическим эффектом – пыли будет меньше. Вещи необходимо не сваливать в кресло, а вешать в шкафы или отправлять в корзину для стирки.

Четверг.
В четверг необходимо убрать в детской комнате. а попутно можно заниматься стиркой белья в стиральной машине. глажкой высушенного белья. В этот день можно взять за правило поливать комнатные растения . протирать мебель и полы на балконах, чистить обувь, ремонтировать одежду.

Совет: Чтобы бельё после стирки не приходилось долго отпаривать при глажке, с веревок нужно снимать его чуть влажным, складывать в стопки, а гладить – на следующий день. Чтобы уборка в детской комнате не занимала много времени, нужно в течение недели приучать ребёнка убирать за собой все игрушки и вещи на свои места. Первое время этот процесс будет не очень быстрым, но потом он будет ребенком отточен до автоматизма.

Пятница.
В последний день рабочей недели необходимо навести порядок в гостиной. для этого нужно протереть всю мебель, технику, пропылесосить ковры, протереть окна, помыть полы. Все лишние вещи должны убираться из этой комнаты в течение недели . и тогда порядок в гостиной будет всегда. Если уборки в гостиной мало, то в пятницу можно помыть полы, плиту, раковину в кухне, протереть сантехнику, зеркало и полы в прихожей, туалете и ванной комнате.

Совет: Чтобы в пятницу Вам не приходилось буквально выгребать из гостиной вещи, брошенные домочадцами, игрушки, установите правило, что в течение недели все эти вещи должны разноситься по своим местам.

Итак, рабочая неделя закончена, порядок в доме поддерживается исправно. Два дня предстоящих выходных Вы можете посвятить отдыху, хобби, приготовлению вкусных обедов и ужинов, прогулкам с ребёнком . Продукты можно также закупать среди рабочей недели, в один из вечеров . чтобы в выходные Вы не провели время за стоянием в очередях. Вот пример списка необходимых продуктов на неделю. Самые мелкие дела по уборке можно выполнять и в выходные – например, убрать в туалетном столике, в шкафу с игрушками, погладить выстиранную одежду, починить ту одежду, которая требует ремонта . В субботу нужно тщательно вымыть обувь . хорошо просушить её и начистить кремом, подходящим для этого вида материала. Салфетки для протирания пыли нужно хорошо прополоскать в воде и просушить – для уборки на следующей неделе.

Если постоянно чистоту поддерживать, то будет намного проще. Нужно ни чего не запускать. А то месяцами плиту, например, не моют, а потом она такая грязная, что на нее пол субботы тратишь. После каждого приготовления слегка протер, пока не прилипло, не присохло и все чисто.
С другой стороны, придешь с работы без задних ног и не до чего. Ну, думаешь, в выходные сделаю.

У меня нет определенного распорядка, что и в какой день я убираю. Просто стараюсь почаще вытирать пыль (как минимум!), потому что у нас дома маленький ребенок. Стираю каждый день, так как вещи ребенка часто пачкаются. Постельное стираю где-то раз в неделю-две, вещи мужа стираю отдельно, т.к. у него «грязная» работа, со своими вещами его не постираешь. Поэтому приходится ждать, пока соберется побольше.
Пылесосить стараюсь хотя бы пару раз в неделю, а то, опять же, из-за маленького ребенка в доме быстро собираются крошки.
А вот собирать паутину вообще забываю, если честно.
Трусить покрывала на диванах тоже иногда забываю, а когда вспоминаю, то заставляю мужа.
На кухне в основном работает мама. Старается мыть полы 2-3 раза в неделю, посуду, конечно, моем каждый вечер. Я за собой, мужем и ребенком мою посуду каждый день, не накапливаю большими кучами.
Вот так и убираю каждый день по чуть-чуть. А то реально жалко тратить целый выходной на уборку, хотя я сейчас и в декрете, и у меня целый день полюбому не получится выделить на уборку, т.к. у меня все дни одинаковые, и выходных как таковых и нет.

Образец плана работы на неделю в таблице

Надежда Порываева, руководитель консалтинговой компании ООО "ПрогрессКАМ"

Окончание статьи, посвящённой методу моментных наблюдений. Метод помогает понять, как сотрудники расходуют рабочее время, позволяет выявить простои в работе и эффективнее организовать труд в организации. В первой части статьи был подробно описан сам метод моментных наблюдений. Во второй части автор рассказывает о том, как метод применяется на практике, описывает конкретный пример.

В 2004 году закончила экономический факультет Московского авиационного института по специальности «Экономика и управление на предприятии». В сфере управления персоналом работаю с 2005 года. На текущий момент являюсь руководителем консалтинговой компании ООО "ПрогрессКАМ». Специализируюсь на вопросах нормирования и организации труда, мотивации персонала, разработки организационно-распорядительной документации, организационного развития компаний. Имею публикации в журналах «Кадровые решения» и «Планово-экономический отдел».

Метод был довольно успешно использован на предприятии, основной сферой деятельности которого является оказание IT-услуг и услуг связи. В обиходе он получил название «Засланный казачок».

Предыстория такова: в управлении по экономике и финансам данного предприятия в связи с увольнением начальника расчетно-тарифного отдела образовалась вакансия. Ее не могли закрыть в течение более чем полугода. В этот период работу отдела одновременно курировали руководитель управления и заместитель генерального директора по экономике и финансам.

Что интересно, если на первых порах специалисты отдела продолжали эффективно выполнять свои функции, то спустя два месяца (с момента образования вакансии) от руководителей смежных подразделений начали поступать жалобы на работу отдела (в частности на увеличение сроков расчета смет, согласования договоров и сметной документации). При этом специалисты, парируя эти обвинения, ссылались на резко возросший объем работ, что косвенно подтверждалось данными системы учета рабочего времени: они приходили на работу за час, полтора до начала рабочего дня и/или уходили спустя час, полтора после его окончания.

Для разрешения сложившейся ситуации в расчетно-тарифный отдел временно был переведен один из стажеров управления по работе с персоналом. Перед ним кулуарно была поставлена задача — наряду с выполнением вспомогательных работ провести в отделе скрытое наблюдение по ММН. Это был своеобразный эксперимент, материалы и результаты которого легли в основу отчета (стажера) о производственной практике.

Краткая характеристика проведенной работы:

Общая продолжительность работы составила 23 рабочих дня. из которых 5 дней было затрачено на ознакомление со спецификой деятельности отдела, функциями сотрудников, вхождение в коллектив и на подготовку к наблюдению, 15 дней заняло непосредственно наблюдение, а оставшиеся 3 дня ушли на обработку и анализ полученных результатов.

Необходимый объем наблюдений был рассчитан по формуле (1) :

Количество обходов по формуле (2) :(в отделе 4 сотрудника).

Наблюдения проводились в соответствии с графиком. представленным ниже:

Таблица № 1. График наблюдений

Основным ориентиром при составлении этого графика являлся режим работы стажера — неполная рабочая неделя.

Время начала каждого конкретного обхода(в тот или иной день наблюдения) было установлено с помощью ППП (пакета прикладных программ) MS Excel. Для этого была использована функция СЛУЧМЕЖДУ(нижняя_граница;верхняя_граница).

Таблица № 2. Генерация случайных чисел

Соответственно 1-й обход должен был произойти в 09:07, 2-й обход в 09:32, 3-й обход в 11:24 и т.д.

Маршрут обходов не разрабатывался, так как все рабочие места находились в пределах постоянной видимости стажера (наблюдения осуществлялись в помещении общей площадью 20 м2). Большую часть наблюдений стажер произвел, что называется, не сходя со своего рабочего места.

Виды деятельности, подлежащие регистрации, были определены на основании наблюдений за сотрудниками, сделанных в течение 5-ти первых дней работы стажера в отделе. По результатам этих наблюдений была составлена таблица № 3. Она оказалась весьма полезной: к ней было удобно обращаться, чтобы уточнить корректность отнесения фиксируемого момента к тому или иному виду деятельности. Кроме того, с учетом данных этой таблицы была заполнена лицевая сторона листа наблюдений (блок «Вид деятельности") (Рис. 4) .

Таблица № 3. Состав видов деятельности

Всего было заполнено 15 листов наблюдений. На рис. 4 в качества примера представлен заполненный лист наблюдений № 1:

Заполнение листов наблюдений производилось непосредственно в ППП MS Excel, что значительно сократило время их обработки, а также обеспечило закрытость проводимого исследования.

Процесс обработки заключался в подсчете количества зафиксированных моментов по каждому виду деятельности в разрезе конкретного сотрудника и отдела в целом, а также в определении общей суммы моментов наблюдений по всем видам деятельности и установлении удельного веса каждого вида деятельности. При этом сначала подсчет количества зафиксированных моментов производился отдельно по каждому листу наблюдений (заполнялась таблица № 4). затем путем суммирования полученных результатов, формировались итоговые значения за весь период наблюдения (таблица № 5) .

Вот так постепенно вырисовывалась картина фактических затрат рабочего времени сотрудников отдела.

Таблица № 4. Число зафиксированных моментов наблюдений

Таблица № 5. Итоги наблюдения

По итогам наблюдений было установлено, что (в среднем) рабочее время сотрудников отдела распределяется следующим образом: 6% занимает обслуживание рабочего места, 4% — подготовительно-заключительная деятельность, 39% — основная деятельность, 12% — вспомогательная деятельность, 22% — потери рабочего времени, 5% — отдых и личные надобности. В результате загрузка одного сотрудника (в среднем) составляет 55%.

Потери рабочего времени сотрудников отдела варьируются от 15% до 32%. Самый высокий процент потерь был выявлен у специалиста (без категории) — 32%. Далее следуют специалист 2-й категории — 25%, специалист 1-й категории — 18%, ведущий специалист — 15%.

Наибольшей в структуре потерь рабочего времени является доля потерь, связанных с нарушением трудовой дисциплины (18%). Печальными лидерами среди сотрудников по уровню этих потерь являются специалист (без категории) (31%) и специалист 2-й категории (21%) .

В целом, исходя из результатов наблюдений, резервы рабочего времени за счет сокращения потерь, связанных с нарушением трудовой дисциплины и потерь, обусловленных организационно-техническими причинами, в среднем составляют 22%.

Однако существуют и скрытые резервы (Рис. 7). Это резервы рабочего времени за счет сокращения непредвиденных работ. В среднем по отделу они составляют 11%.

Вывод: Анализ результатов наблюдений показал, что основной причиной неэффективной работы отдела является нерациональное использование сотрудниками своего рабочего времени.

Управленческие решения, принятые по итогам работы:

Введена система планирования и отчетности для сотрудников отдела. В соответствии с ней каждый сотрудник в конце рабочей недели (пятница до 12:00) должен представлять руководителю управления или его заместителю отчет о выполненных работах, а также план работ на следующую неделю.

Часть поручений руководства управления. которые ранее поступали в отдел через ведущего специалиста, стали поступать в отдел через специалиста (без категории) и специалиста 2-й категории. Они же стали представлять руководству и отчет об их выполнении.

В целях сокращения объема непредвиденных работ расчет и корректировка смет к договорам стали производиться специалистами отдела исключительно на основании служебных записок от подразделений. а не в авральном порядке.

Таблица № 6. План работ на неделю

Таблица № 7. Отчет о выполнении плана работ

ММН — это эффективный и довольно простой в применении способ выявления резервов рабочего времени сотрудников/оборудования. Его главные преимущества состоят в том, что он не требует от наблюдателя ни специальной подготовки, ни больших затрат времени и средств на свою реализацию. Поэтому, любой руководитель (компании, структурного подразделения, магазина, склада и т.п.) может без особого труда использовать его в своей управленческой практике.

Таблица № 1. Значения коэффициента доверия для различных доверительных вероятностей

P.S. Приглашаем всех, кто опробует метод на практике, поделиться результатами и впечатлениями. Если соберём достаточно отзывов, вместе с Надеждой Порываевой подготовим отдельный материал-обсуждение. Думаем, может получиться и полезно, и интересно;)

Пишите наpolina@hr-journal.ru, в теме письма укажите «Использование ММН ». Вопросы и комментарии также приветствуются, милости просим в форму ниже;)