Рейтинг: 4.1/5.0 (1851 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Также оно может оказаться полезным для выживания в трудные для компании времена, в особенности в условиях дефицита рабочей силы. Такими задачами могут быть отбор лучших при приеме на работу, оценка соответствия должности руководителей или продавцов, формирование кадрового резерва, проведение внутреннего конкурса на новую вакансию, выявление чему учить ключевых сотрудников. Дополнительное соглашение к трудовому договору Совмещение затрагивает трудовые функции работника, а они являются предметом трудового договора. Обязательных регистрационных служебных записок образец о просьбе выполнения поручений журналов законодательством не предусмотрено. Докладная записка - что это за документ, как написать, образцы докладной записки о невыполнении должностных обязанностей, нарушении трудовой дисциплины, премировании Часто работники сталкиваются с написанием различных документов и записок внутри компании, которые имеют адресат как внутри структуры предприятия, так и за пределами компании. В конце текста докладной записки следует четко указать вносимое предложение просьбу и т. Докладная записка может быть составлена либо по личной инициативе автора должностного лицалибо по указанию письменному или устному руководителя. Награждение ценным подарком - единовременное поощрение работника, при котором ему вручается материальный предмет, представляющий для него интерес. Дата оформляется арабскими цифрами 21.
Система аттестации и оценки персонала — важный элемент управления человеческими ресурсами. Во-первых, указанные изменения предусматривают до поступления в аспирантуру обязательное окончание магистратуры лицами, получающими высшее образование в 2007 году и последующие годы. Трудовой кодекс Российской Федерации предусматривает поощрение за добросовестное выполнение трудовых обязанностей.
Объяснительная записка — документ, в котором автор исполнитель дает объяснение должностному лицу организации о причинах невыполнения задания, поручения, обязательства или совершения несанкционированного действия, имеющего негативные последствия для организации. Следует иметь в виду, что при подготовке проекта приказа о поощрении следует соблюдать общее требование по заполнению любых унифицированных форм первичных учетных документов, изложенное в Постановлении Госкомстата России от 24. Вместо того чтобы стремиться к выбору идеального кандидата, отвечающего всем вообразимым требованиям, нужно сконцентрироваться на результатах, которых он должен достичь, и на технологии продаж, принятой в компании. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения. Согласно части первой ст. В настоящее время Центр Оценки Assessment Center чаще всего проводится как разовый проект для решения конкретных кадровых задач. Утверждение работников, что они не работали не по своей вине, действительности не соответствует, так как работниками было подписано соглашение о неполном рабочем времени. Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций Роскомнадзор.
Под это определение, помимо совмещения, подпадает также расширение зоны обслуживания, увеличение объема работы исполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Например, новой должности может не соответствовать квалификация работника, или же работа на должности требует дополнительных документов например, медицинского допуска.
Суд не удовлетворил требования истицы в части признания увольнения незаконным: каких-либо доказательств того, что это заявление было написано ею под давлением и по принуждению руководства ответчика, она не предоставила.
Совмещение: правовой статус Статья 60. По этой причине лица из числа выпускников 2007 года, распределяющихся на работу в государственные архивные учреждения, потеряли право поступления в аспирантуру.
Разместите анонс любого плэйкаста на главной странице сайта. Это могут быть Ваши собственные работы или понравившиеся плэйкасты других пользователей сайта. Каждый анонс добавляется в начало списка анонсов и проведет на главной странице сайта не менее 2 часов. Если все свободные места уже заняты, то Ваша заявка будет добавлена в очередь и появится на главной странице при первой же возможности. Сделайте подарок друзьям и близким, порадуйте себя, представьте интересные плэйкасты на всеобщее обозрение.
Добавляя анонс, вы автоматически соглашаетесь с Правилами размещения анонсов .
Просмотр плэйкаста.
Введите ссылку или номер.
Социальная сеть Cсылка HTML-код BB-код Отправить на Email
Для отправки плейкаста, выберите социальную сеть, в которой находится ваш друг:
В соответствие с Вашим поручением, я провел анализ по заявлениям наших работников.
По заявлению Митиной Ольги Анатольевны об ознакомлении ее с нарядами на выполненные работы.
В связи с неправомерными действиями заместителя руководителя по экономике и финансам Зеленюка В.К. производителя работ Зотовой Е.А. указанные наряды не были переданы для проверки и утверждения заместителю руководителя по производству Калине Е.Д. для дальнейшей передачи в бухгалтерию с целью начисления заработной платы.
В настоящее время наряды предоставлены, ведется проверка достоверности производимых работ (объемы и т.п.)
По результатам проверки, в случае подтверждения факта выполнения работ, считаю необходимым оплатить произведенную работу в количестве подтвержденного объема.
Обращаю Ваше внимание, что в период с 06.10.2008 по 02.11.2008 работник находилась в очередном отпуске, с 25.12.2008 по 29.12.2008 г. работник находилась по уходу за ребенком.
По заявлению Митиной Ольги Анатольевны о ситуации с январем 2009 года.
Работник утверждает, что находилась дома по устному распоряжению производителя работ Зотовой Е.А. которая сообщила, что ее вызовут, когда начнутся работы на объекте.
Обращаю внимание, что работник не отрицает факта, что она находилась не на рабочем месте, заявлений от работника с просьбой предоставить отпуск без сохранения заработной платы не поступало, заявления от работника об имеющем место простое не поступало, уведомления о приостановке работы в связи с имеющей место задержкой по выплате заработной платы не поступало.
Таким образом, имеет место факт самовольного прогула, т.е. отсутствие на рабочем месте в течение рабочего дня (смены) более 4 часов подряд, что может по усмотрению Работодателя привести к наложению дисциплинарного взыскания в соответствие со статьей 192 Трудового кодекса Российской Федерации вплоть до расторжения трудового договора.
Предлагаю не применять дисциплинарное взыскание, а поскольку работы в это время не производились работником, соответственно заработную плату не начислять ввиду того, что оплата производится только за выполненный объем работ. Нет выполненного объема – нет начислений.
По заявлению Иншаковой Любови Алексеевны о том, что она ходила на работу до 17 ноября 2008 года на объект Научный проезд.
Работы на данном объекте были прекращены по решению генподрядчика, производителям работ Зотовой Е.А. Смирнову М.М. было доведено до сведения, что работы прекращены.
Почему произошло то обстоятельство, что работник приходила на объект и сидела в бытовке, неясно, руководство предприятия не было уведомлено об имеющем место факте, таким образом не имело возможности повлиять на решение проблемы. Работник обязан сообщать непосредственному руководителю или иному представителю работодателя о простое (ст. 157 Трудового кодекса РФ). Никаких письменных заявлений и иных документов ни от работника, ни от ответственного руководителя – производителя работ, не поступало.
Таким образом, квалифицировать это время, как простой, незаконно. Работник не довел до сведения о настоящем факте, а производитель работ также не сделала письменных заявлений.
По данному факту предлагаю взять объяснение с производителя работ. Начисления заработной платы работнику за это время не производить.
По заявлению Иншаковой Любови Алексеевны о том, что с 17 ноября и по конец января 2009 года она не выходила на работу, а находилась дома.
В связи с причинами экономического характера, снижении объемов работ и т.п. работодатель вправе объявить неполное рабочее время на срок до 6 месяцев (ст. 74 ТК РФ).
Однако, по соглашению между работником и работодателем, в соответствие со статьей 93 ТК РФ введен режим неполного рабочего времени с оплатой пропорционально выполненному объему работ.
Перевод на неполное рабочее время произведен на основании Соглашения и приказа № 97/2а от 31.10.2008 года.
Соответственно оплата работнику произведена полностью за фактически отработанное время и выполненный объем работ.
Утверждение работника, что не работала не по своей вине, действительности не соответствует, так как работником было подписано соглашение о неполном рабочем времени.
Таким образом, простой не имеет место, так как надлежаще не оформлен в соответствие со статьей 157 ТК РФ.
По заявлению Немчук Веры Ивановны и Садиковой Нины Егоровны о ситуации с нарядом на выполнение работ в Отделении Пресненский ОУФМС России по городу Москве в ЦАО и выполнение работ, сообщаю следующее.
В связи с неправомерными действиями заместителя руководителя по экономике и финансам Иванова А.А. производителя работ Зотовой Е.А. указанный наряд не был передан для проверки и утверждения заместителю руководителя по производству Куликову Е.Д. для дальнейшей передачи в бухгалтерию для расчета.
В настоящее время наряд предоставлен, ведется проверка достоверности производимых работ (объемы и т.п.)
По результатам проверки, в случае подтверждения факта выполнения работ, необходимо оплатить произведенную работу в количестве подтвержденного объема.
По заявлению Немчук Веры Ивановны и Садиковой Нины Егоровны о том, что часть декабря 2008 года и января 2009 года они не выходили на работу, а находились дома.
В связи с причинами экономического характера, снижении объемов работ и т.п. работодатель вправе объявить неполное рабочее время на срок до 6 месяцев (ст. 74 ТК РФ).
Однако, по соглашению между работником и работодателем, в соответствие со статьей 93 ТК РФ введен режим неполного рабочего времени с оплатой пропорционально выполненному объему работ.
Перевод на неполное рабочее время произведен на основании Соглашения и приказа № 97/2а от 31.10.2008 года.
Соответственно, оплата работникам произведена полностью за фактически отработанное время и выполненный объем работ.
Утверждение работников, что они не работали не по своей вине, действительности не соответствует, так как работниками было подписано соглашение о неполном рабочем времени.
Таким образом, простой не имеет место, так как надлежаще не оформлен в соответствие со статьей 157 ТК РФ.
По заявлению Голыбиной Марии Андреевны, Новиковой Галины Ивановны, Волковой Татьяны Ивановны о том, что они ходили на работу до 17 ноября 2008 года на объект Научный проезд.
Работы на данном объекте были прекращены по решению генподрядчика, производителям работ Зотовой Е.А. Смирнову М.М. было доведено до сведения, что работы прекращены.
Почему произошло то обстоятельство, что работники приходила на объект и сидели в бытовке, неясно, руководство предприятия не было уведомлено об имеющем место факте, таким образом не имело возможности повлиять на решение проблемы. Работники обязаны сообщать непосредственному руководителю или иному представителю работодателя о простое (ст. 157 Трудового кодекса РФ). Никаких письменных заявлений и иных документов ни от работника, ни от ответственного руководителя – производителя работ, не поступало.
Таким образом, квалифицировать это время, как простой, незаконно. Работник не довел до сведения о настоящем факте, а производитель работ также не сделала письменных заявлений.
По данному факту предлагаю взять объяснение с производителя работ. Начисления заработной платы за это время не производить.
По заявлению Голыбиной Марии Андреевны, Новиковой Галины Ивановны, Волковой Татьяны Ивановны о том что часть ноября, декабря 2008 года и января 2009 года они не выходили на работу, а находились дома.
В связи с причинами экономического характера, снижении объемов работ и т.п. работодатель вправе объявить неполное рабочее время на срок до 6 месяцев (ст. 74 ТК РФ).
Однако, по соглашению между работником и работодателем, в соответствие со статьей 93 ТК РФ введен режим неполного рабочего времени с оплатой пропорционально выполненному объему работ.
Перевод на неполное рабочее время произведен на основании Соглашения и приказа № 97/2а от 31.10.2008 года.
Соответственно, оплата работникам произведена полностью за фактически отработанное время и выполненный объем работ.
Утверждение работников, что они не работали не по своей вине, действительности не соответствует, так как работниками было подписано соглашение о неполном рабочем времени.
Таким образом, простой не имеет место, так как надлежаще не оформлен в соответствие со статьей 157 ТК РФ.
Свои объяснения считаю полными и исчерпывающими.
Начальник отдела кадров
Генеральному директору ОАО "Кувшинниковская макаронная фабрика" Б.А. Балакову
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА О необходимости создания филиала предприятия в г. Белые КамниВо исполнение Вашего распоряжения отделом развития производства во взаимодействии с группой маркетинга и группой обеспечения рассмотрена целесообразность организации филиала предприятия в г. Белые Камни. При рассмотрении данного вопроса были приняты во внимание:
1. Основные показатели развития предприятия за 2010 г. (выписка из годового отчета на 3 л. прилагается).
2. Экспертная оценка эффективности деятельности филиала (справка начальника группы маркетинга на 1 л. прилагается).
3. Расчет обеспечения деятельности филиала (справка начальника группы обеспечения на 2 л. прилагается).
4. (другое - указать конкретно).
По результатам рассмотрения перечисленных документов, анализа содержащихся в них сведений сделаны следующие выводы:
1. Рекомендовать руководству предприятия формирование и последующую организацию (в течение 2011 г.) деятельности филиала N 1 ОАО "Кувшинниковская макаронная фабрика" в г. Белые Камни. Расчетная производственная мощность филиала -. предельная штатная численность на 2011 г. -. работников.
2. Общее руководство формированием филиала возложить на заместителя генерального директора по персоналу И.Ю. Иванову. Последующую организацию деятельности филиала - до назначения штатного руководителя - возложить на заместителя главного инженера предприятия А.И. Тарасова.
3. (другое - указать конкретно).
Пример оформления служебной записки СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКАКому: заместителю генерального директора по персоналу — начальнику службы персонала
И.И. Иванову117 От кого: от начальника отдела кадров М.М. Михайловой
Дата: 2 февраля 2004 г.
Тема: проект изменений к штатному расписанию на текущий год
В соответствии с Вашими указаниями от 20 января с.г. отделом кадров подготовлен проект изменений к штатному расписанию (прилагается на 4 листах).
При Вашем согласии прошу Вас утвердить прилагаемый проект изменений и подписать соответствующее распоряжение о введении в действие уточненного штатного расписания с 1 апреля с. г.
Проект распоряжения о введении в действие уточненного штатного расписания прилагается (на 1 листе).
(подпись) М.М. Михайлова118
Начальник юридического отдела
(подпись) П.П. Попова
Начальник отдела труда и заработной платы
(подпись) A.A. Александров
Исп. приложений Е.Е. Егорова (111-22-33)119
Приложение 47 Образец оформления акта. Наименование предприятия (организации, учреждения) АКТ №
документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника архива (службы ДОУ), внесшего изменения
в учетные документы _
подпись, расшифровка подписи
Дата Унифицированная форма № ‘Г-73 Утверждена постановлением
Госкомстата России от 06.04.01 №26 Отчетный
(наименование структурного подразделения)
работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы
Всё о записках: докладная, служебная, объяснительнаяИ.И. Наделяева, главный специалист по кадровому учету и аудиту ООО «Юридическое агентство "ПРОФЕССИОНАЛ"»
На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению - все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.
В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.
Докладная записка (код 0286041 по ОКУД* ) - это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.
Определения докладная записка как самостоятельного понятия в законодательстве нет.
Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.
Виды докладных записок
По содержанию докладные записки подразделяются:
Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.
Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.
Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.
В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:
Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:
Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).
Внешняя докладная записка
Составление и оформление служебных записок необходимо в работе любой организации. Умение грамотно и содержательно их оформлять во многом определяет качество и оперативность информационного обмена внутри организации.
Рассмотрим определения служебной записки из разных научных и учебных источников.
В журнале Организация документооборота на предприятии, в статье Оформление реквизитов служебного письма от 25 декабря 2009 г дается следующее определение служебной записки: Служебная записка - документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.
Служебные записки составляются по вопросам:
хозяйственного обеспечения и др.
Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководителю структурного подразделения или иному должностному лицу. [1]
Из данного определения мы видим, что автор не разграничивает понятия служебная и докладная записка.
В журнале Секретарь-референт №6 2003 в статье Докладные и служебные записки дается следующее определение служебной записки: Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.
Служебные записки составляются по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу. Служебные записки - это своего рода переписка между структурными подразделениями. Опыт показывает, что в деятельности практически любой организации возникают ситуации, требующие документирования информационных взаимоотношений подразделений. В таких ситуациях и используются служебные записки.
Служебные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя. [2]
Из определения следует, что служебная записка - документ, по назначению близкий к докладной записке, но составляемый работником или руководителем одного подразделения и направляемый в другое подразделение для решения вопросов, входящих в его компетенцию.
В учебнике М.И. Басакова Делопроизводство. Конспект лекций дается следующее определение служебной записки: Служебная записка- форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении. Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер. Записка может содержать предложение, просьбу или отчетный характер. [3]
По сравнению с предыдущими двумя определениями, последнее конкретизирует понятие служебная записка, наиболее точно определяет его назначение.
В учебнике Милехина Е. В. Стратегия письменных коммуникаций дается следующее определение служебной записки:
Служебная записка - это письменное сообщение для использования внутри организации. [4]
Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели включают в себя:
Сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка)
При передаче инструкций с помощью служебной записки Вы должны попытаться так преподнести информацию, чтобы ни одного вопроса предполагаемого читателя не осталось без ответа. В то же время старайтесь избегать пережевывания и повторения очевидного.
Сопроводительная служебная записка представляет читателю более длинное сопровождаемое сообщение. При этом Вы можете выйти за рамки простого представления сообщения и тем или иным образом интерпретировать его читателю, или, по крайней мере, описать его основные положения.
Служебная записка может быть также использована для сообщения о таких событиях, как перемещения персонала, встречи или изменения в деловой политике компании. Иногда записки-извещения широко распространяются по всей организации, иногда они могут предназначаться только для узкого круга лиц, а иногда их вывешивают на доске объявлений компании. [4]
Из данного определения следует, что фактически, служебная записка - это наиболее широко используемая форма письменной коммуникации внутри организации. Служебные записки выполняют множество функций: передают информацию из одного отдела в другой, поддерживают связь между филиалами, их могут подшивать в архив, чтобы обратиться к ним еще раз.
Следует отметить, что определение из учебника Милехиной Е. Стратегия письменных коммуникаций является более емким и носит более информационный характер.
В учебнике М.И. Басакова Делопроизводство. Конспект лекций предлагают следующий макет служебной записки:
Макет служебной записки представлен в приложении 1 [3].
В макете служебной записки следующий состав реквизитов:
наименование вида документа
Состав реквизитов в макете является не полным: отсутствует регистрационный номер и дата документа, не предусматривается заголовок к тексту, а также наименование структурного подразделения, наименование организации. Как и в образцах, отсутствуют резолюция, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направление его в дело.
Существенным недостатком данного макета является отсутствие 11 и 12 реквизитов, поскольку эти взаимодополняющие реквизиты придают документу юридическую силу.
Не предусмотрено проставление отметки об исполнителе, которая указывает, кто из специалистов организации составлял текст документа, подписанный руководителем. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения.
Не предусмотрено проставление резолюции, которая отражает результат рассмотрения документа руководителем.
Не предусмотрена отметка об исполнении документа и направлении его в дело, которая свидетельствует о том, что работа над документом закончена.
В макете реквизит Подпись включает в себя дату подписания, что противоречит ГОСТу.
Таким образом, отсутствие важных реквизитов в макете не позволяет использовать его в качестве идеального образца служебной записки, т.к. он является недоработанным.
Рассмотрим образец служебной записки № 1[1]
Реквизитами данной служебной записки являются:
наименование структурного подразделения,
наименование вида документа,
Образец служебной запискиКОНСАЛТИНГОВАЯ ФИРМА «ПРОМЕТЕЙ»
Исполнительному директору Н. И. Боровому
14 декабря 2003 г.
Корректировка штатного расписания на 2004 г.
Согласно Вашим указаниям от 20 октября с. г. мною проведен анализ эффективности работы сотрудников отдела снабжения в I–III кв. текущего года (приложение 1 к настоящей «Записке»).
Результаты анализа подтверждают необходимость увеличения штатных сотрудников отдела, имеющих права на управление легковым автотранспортом и владеющих таковым.
Расчет обеспечения сотрудников мобильными средствами связи – в приложении 2.
Расчет-обоснование подготовлен и может быть передан Вам после соответствующего распоряжения.
Старший консультант отдела
___________ Михайлов Ю. В.
Заявление – внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. В абсолютном большинстве случаев заявление пишется от имени одного лица, однако могут иметь место и коллективные заявления, когда проблема, поднимаемая в документе, затрагивает интересы сразу нескольких человек или даже всего коллектива. Различают несколько основных видов заявлений: заявление-просьба (ходатайство) заявление-жалоба заявление-объяснение (объяснительная) заявление-констатация (пишется по инициативе сотрудника, а не по указанию свыше).
Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены, как правило, одному вопросу. Пишутся заявления на имя того лица, в компетенции которого находится поднимаемый вопрос. При составлении заявления необходимо учитывать особенности оформления его реквизитов.
Адресация документа включает полное (без сокращений) официальное наименование должности лица, которому направляется заявление. Фамилию и инициалы писать не принято, если заявление не содержит просьбы. Адресация копии указывается ниже, через интервал, с соблюдением тех же правил. Пример адресации заявления-констатации:
Главному энергетику обувной фабрики
Копия: заместителю директора фабрики
по материально-техническому снабжению
Пример адресации заявления-просьбы:
Декану гуманитарного факультета Донского
государственного технического университета
Чаще всего указывается общее наименование документа (ЗАЯВЛЕНИЕ), однако если документ содержит жалобу или объяснение, то допускается указывать это в наименовании. Наименование размещается ниже адресации, посередине листа:
Основной текст, как правило, начинается с вводных слов, отражающих сущность содержания документа: Прошу, Обращаюсь с жалобой на. Представляю письменное объяснение. Ставлю Вас в известность. и т. п. Далее излагается сущность вопроса, по которому пишется заявление, Указываются основные мотивы написания, важнейшие обстоятельства дела. В конце текста с соблюдением служебной этики указывается, на какое вмешательство со стороны адресата рассчитывает заявитель: Прошу дать расчет с 1 марта с. г. Прошу Ваших указаний. Прошу ответить. Прошу принять меры.
Текст размещается по всей ширине листа, на один интервал ниже наименования. После основного текста с красной строки дается указание о наличии приложения (если таковое имеется):
Прошу предоставить мне учебный оплачиваемый отпуск с 10 января 2003 г. по 1 февраля 2003 г. для сдачи экзаменационной сессии в Ростовском государственном техническом университете.
Справку-вызов из университета за № 151 прилагаю.
Дата написания размещается интервалом ниже основного текста, в левой части листа. Указывается число, месяц (прописью) и год написания заявления:
29 декабря 2003 г.
Подпись содержит полное официальное наименование должности отправителя, его личную роспись (сигнатуру), фамилию и инициалы. Размещается подпись интервалом ниже основного текста, правее даты написания заявления, при этом личная роспись и ее расшифровка выносятся во вторую строку, размещаемую под первой:
Студент вечернего факультета группы ВОП -11-4
_______________ Морозов И. И.
Заведующая кафедрой русского языка как иностранного
_______________ Иванова Н.Д.
Ниже реквизита подпись рекомендуют оставлять свободное пространство для написания резолюции.
Декану Северо-Кавказской академии
государственной службы (Ф.И.О.)
студента 1 курса, группы. Ф.И.О.
Прошу освободить меня от занятий с 1 по 10 апреля для поездки домой по семейным обстоятельствам.
Прилагаю письмо с сообщением о болезни моего отца.
Особенность официальных бумаг этого типа состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей.
Отдельные виды документов, например, договор, доверенность, используются для реализации юридических, информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами, т.е. документационный обмен идет по горизонтали.
Договор (соглашение, контракт) – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения. Так, учредительный договор содержит сведения:
- о наименовании юридического лица, месте его нахождения, порядке управления деятельностью о размере и составе уставного капитала
- о размере и порядке изменения долей каждого из участников в уставном капитале
- о размере, составе, сроках и порядке внесения вкладов об ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов.
Трудовой договор (трудовое соглашение) представляет собой юридически оформленное письменное соглашение сторон (как правило, именуемых соответственно «работодатель» и «работник») об исполнении конкретных обязанностей. Это соглашение констатирует готовность сторон выполнять взятые обязательства в течение некоторого времени на определенных условиях. Трудовой договор оформляется при приеме на работу, а также в случае изменения первоначальных договорных условий (содержание служебных обязанностей работника, уровень заработной платы и т. п.).
Договор (контракт) – фиксирует соглашение сторон (юридических или физических лиц) о совместной (коммерческой или иного рода) деятельности. В этом случае содержание договора составляют следующие сведения:
- наименования сторон (полное и сокращенное название) наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения
- наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа
- условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации срок действия договора начало и окончание работ по договору стоимость работ и порядок расчетов порядок сдачи и приемки работы
- ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств), которые договаривающиеся стороны признают необходимыми включить в договор гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства
- переход права собственности и риски порядок разрешения споров
- юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).
Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.
Оформляются договоры, как правило, на трафаретных бланках, на которых типографским способом напечатаны все требуемые реквизиты и типовой текст договора. В трафаретных бланках оставлены пробелы, в которые вписывается информация о конкретных участниках договора. (Пример текста договора дан в приложении.)
Доверенность – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организации или физического лица).
Личная доверенность может быть выдана для получения заработной платы и любых иных платежей (пособий, пенсий, стипендий), на получение корреспонденции (как денежной, так и посылочной), на общее управление имуществом, на распоряжение транспортным средством, а также на получение свидетельства о праве на наследство.
Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации.
Доверенность удостоверяется в одном экземпляре. В тексте официальной доверенности указываются: должность и паспортные данные доверенного лица организация, в которой производятся действия по доверенности вид действий образец подписи лица, получившего доверенность срок действия доверенности.
В тексте личной доверенности указывается доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности. Обязательными реквизитами доверенности являются:
место и дата написания
удостоверительная надпись, скрепленная печатью организации.
Образец личной доверенности
Ростов-на-Дону, десятое марта две тысячи третьего года.
Я, Антонова Мария Николаевна, проживающая в г. Батайске, ул. Пушкинская, д. 32, доверяю Демченко Ивану Петровичу, проживающему в г. Ростове-на-Дону, ул. Горького 140, кв. 1, получить в кассе завода Ростсельмаш причитающуюся мне заработную плату за октябрь, ноябрь, декабрь две тысячи второго года.
В получении за меня расписаться и выполнить все действия, связанные с данным поручением.
"Отдел кадров бюджетного учреждения", 2010, N 6
Составление и оформление докладных и служебных записок
Служебные и докладные записки относятся к внутренним документам организации и являются отнюдь не редкостью, при этом достаточно часто запрашиваются контролирующими органами в случае проведения проверок. Вместе с тем у работников кадровых служб, а также руководителей подразделений, как правило, возникают вопросы о порядке составления и оформления этих документов. Рассмотрим в настоящей статье имеющиеся по данному вопросу нормы, а также обобщим арбитражную практику.
Правовое регулирование оформления служебных
И докладных записок
Единого нормативного правового акта, определяющего термин, а также регламентирующего порядок составления и оформления служебных и докладных записок, в настоящее время не существует. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом, ВНИИДАД в 1974 г. предложены следующие определения указанных терминов:
- докладная записка - документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя;
- служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.
В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (ред. от 08.06.2009, далее - ОКУД), содержится упоминание о докладной записке лишь в связи с нарушением трудовой дисциплины (код унифицированной формы N 0286041). Ее составляет, как правило, руководитель подразделения с целью информирования руководителя организации о какой-либо ситуации и побуждения к принятию какого-либо решения.
Но докладные записки составляются не только в случае нарушения трудовой дисциплины. Они могут использоваться для уведомления работодателя о ходе или результатах работы, о необходимости предоставления дополнительного финансирования, трудовых ресурсов или материалов и т. д. То есть докладные записки обеспечивают вертикальную связь между уровнями должностной иерархии и подаются нижестоящими должностными лицами вышестоящим. Такие записки могут действовать внутри организации либо направляться в вышестоящие органы.
Относительно служебной записки можно сказать следующее: в ОКУД упоминание о таком документе отсутствует, однако во многих нормативных правовых актах, регламентирующих деятельность государственных служащих, он упоминается наравне с докладной запиской. Поскольку специальных требований к ее оформлению не установлено, рекомендуем оформлять ее так же, как и докладную, с той лишь разницей, что в качестве адресата будет указано должностное лицо того же уровня управления (переписка идет между подразделениями). Наиболее часто в служебных записках содержатся вопросы, просьбы, предложения материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.
Необходимо сказать и о сроках хранения документов данного вида. Согласно п. п. 408 и 413 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003), служебные и докладные записки хранятся один год. После этого они могут быть уничтожены в установленном законом порядке.
Оформление докладных и служебных записок
Для оформления докладной или служебной записки существуют правила, изложенные в ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003). Первое, на что следует обратить внимание, - документы изготавливаются на бланках. Требования к бланкам документов установлены в разд. 4 ГОСТ Р 6.30-2003. В частности, указано, что стандартными форматами бланков документов являются А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Для изготовления бланков используется белая бумага или бумага светлых тонов. Каждый лист документа должен иметь поля не менее 10 мм - правое и не менее 20 мм - левое, верхнее и нижнее.
Кроме этого, обратим внимание на состав реквизитов и правила их размещения на листе бумаги. Перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов, перечислен в разд. 2 ГОСТ Р 6.30-2003. Наиболее важными и используемыми из них применительно к оформлению служебных и докладных записок являются:
- наименование структурного подразделения;
- наименование вида документа;
- заголовок к тексту;
- подпись составителя (с указанием должности);
- визы согласования документа;
Если составляется внутренняя докладная (служебная) записка, в верхнем левом углу указывается наименование структурного подразделения - автора документа. Наименование вида документа необходимо писать прописными буквами (докладная записка) и располагать по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа - угловой или продольный) через два межстрочных интервала.
Дата и индекс записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например: 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например: 2 февраля 2006 г.
Регистрационный номер на внутренней докладной (служебной) записке в зависимости от порядка, принятого в организации, может проставляться по месту составления или по месту получения.
Как правило, докладная и служебная записки имеют заголовок, который кратко раскрывает содержание документа.
Текст докладных и служебных записок излагают от первого лица единственного числа ("предлагаю", "прошу"). В резолюции сведения указываются в том же порядке (например, "приказываю").
В тексте докладной (служебной) записки выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Если в тексте записки необходимо изложить анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, это указывается после первого абзаца, и только в третьем делаются выводы и подаются предложения о конкретных действиях. Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д. то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
Кроме того, информация в докладной и служебной записках может быть представлена в табличном варианте. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах напечатаны только номера этих граф. Об этом сказано в п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003.
Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.
После рассмотрения записки заинтересованными лицами на ней проставляются визы согласования, включающие в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается по усмотрению организации полистное визирование документа и его приложения.
При наличии замечаний они излагаются на отдельном листе, который подписывают и прилагают к документу.
После принятия решения на документе ставится резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе (п. 3.17 ГОСТ Р 6.30-2003).
Приведем примеры докладной и служебной записок.
Отдел бухгалтерии Главному врачу
Докладная записка МЛПУ N 18
От 03.06.2010 N 8 Е. О. Симонову
О выделении средств
Для участия в семинаре
23.06.2010 учебным центром "Профразвитие" будет проводиться семинар на
Тему "Новое в бухгалтерском учете и налогообложении", раскрывающий
Последние изменения в законодательстве, необходимые для грамотного
Осуществления работы сотрудниками бухгалтерии.
Прошу Вас выделить денежные средства в размере 5680 руб. для посещения
1. Программа семинара "Новое в бухгалтерском учете и налогообложении"
2. Платежное поручение от 02.06.2010 N 56.
Главный бухгалтер Крошенина /А. В. Крошенина/
Административно-хозяйственный отдел Руководителю службы
Служебная записка информационного обеспечения
От 27.05.2010 N 24
Об отключении электроэнергии
В пятницу 28.05.2010 с 11.00 до 13.00 в здании предприятия будут
Проводиться электромонтажные работы, в связи с этим будет произведено
Прошу Вас принять меры, необходимые для предотвращения утери информации
На электронных носителях.
Начальник АХО Ветров /П. А. Ветров/
Особенности оформления докладных и служебных записок
В учреждениях государственной службы
В целом делопроизводство и оформление докладных и служебных записок в учреждениях государственной службы соответствуют правилам, установленным в ГОСТ Р 6.30-2003. Вместе с тем отдельными ведомственными правовыми актами могут устанавливаться случаи их составления и особенности оформления. В частности, Приказом ФТС России от 18.10.2004 N 160 утверждена Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах. В разд. 3.8 указаны три вида записок - докладные, служебные, объяснительные.
Под докладной запиской понимается документ, адресованный руководству таможенного органа, структурного подразделения и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе составителя, так и по указанию руководства. Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие основные реквизиты: наименование структурного подразделения, адресат, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Порядок расположения реквизитов докладной записки указан в Приложении 8 к Типовой инструкции.
Служебные записки применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений таможенного органа (запросы, уточнение заданий, информации по запросам, разъяснения и др.). Указанные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
Оформление служебных записок осуществляется аналогично докладным запискам.
В некоторых правовых актах есть лишь упоминание о таком виде документа, как служебная или должностная записка, например в Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанциях), утвержденной Приказом ВАС РФ от 25.03.2004 N 27. В этих случаях, если отсутствуют внутриведомственные инструкции по данному вопросу, необходимо руководствоваться общеобязательными нормами, в том числе ГОСТ Р 6.30-2003.
Подписано в печать
