Виды писем

Сегодня поговорим о разновидности деловых писем, проведем классификацию деловых писем. Приведем основ­ные виды писем с примерами текстов и рекомендациями по их составлению.

Деловое (служебное) письмо – документ информационно-спра­вочного характера, составляемый организацией (лицом) и на­правляемый адресату (организации или лицу) по почтовой и (или) факсимильной связи, электронной почте. Отличительной особенностью делового письма является специальный бланк, который так и называют: бланк письма. Бланк письма есть в каждой организации, он может изготавливаться типографским способом, средствами опера­тивной полиграфии или с помощью компьютерной техники. Состав рек­визитов бланка определен стандартом ГОСТ Р 6.30-2003.

В деятельности организаций деловые письма используются в раз­личных ситуациях, чем и определяется тематическое и видовое разно­образие деловых писем. Деловые письма можно классифицировать по различным основаниям: по области применения, по роли в информаци­онном обмене, по статусу автора и корреспондента, по уровню типизации текста, по сфере применения и назначению переписки в деловой дея­тельности, по количеству адресатов и другим признакам.

Деловые письма классифицируются по следующим признакам:

По территории хождения:

• письма внутри страны (внутренняя переписка);
• международная переписка.

По виду связи, используемой для доставки сообщения корреспонденту:

• пересылаемые по почтовой связи;
• пересылаемые по факсимильной связи или электронной почте.

• управленческая (административная) переписка;
• коммерческая переписка;
• судебная переписка;
• личная переписка и др.

По статусу автора (корреспондента):

• письма организаций (юридических лиц);
• письма физических лиц (граждан).

По количеству адресатов:

• деловые письма, направляемые в один адрес;
• деловые письма, направляемые в несколько адресов.

По роли в информационном обмене:

По уровню типизации текста:

• письма, составляемые на основе унифицированных форм;
• нерегламентированные письма.

По иерархии органов власти, организаций:

• письма вышестоящих организаций;
• письма подведомственных организаций;
• письма сторонних организаций.

• письма по финансовым вопросам;
• письма по вопросам материально-технического обеспечения; письма по правовым вопросам и др.

По характеру воздействия на адресата:

• письма, составляемые для разрешения вопросов деловой деятель­ности;
• письма, составляемые для воздействия на эмоциональную сферу адресата (так называемые этикетные письма).

По назначению в деловой деятельности:

• письма информационного характера;
• письма, содержащие просьбу или предложение;
• письма, содержащие требование или претензию;
• письма-ответы (согласия или отказы);
• письма, содержащие обязательства, подтверждения, гарантии;
• этикетные письма.

Рассмотрим подробнее основные разновидности писем, выделяемых по назначению в управленческой деятельности.

1. Письма информационного характера – письма, основным на­значением которых является информирование адресата. В зависимости от условий и целей информирования в этой группе выделяется несколь­ко разновидностей писем.

Информационное письмо – письмо, в котором адресату сообщают­ся сведения официального характера. В информационных письмах могут разъясняться отдельные положения законодательных и иных норматив­ных правовых актов и даваться рекомендации по их применению. Ин­формационные письма могут рассылаться широкому кругу адресатов.

Информируем Вас об условиях участия в выставке «Наш город», которая состоится в период с 10 октября по 10 ноября 2010 г. в помещении Фотоцентра Союза журналистов России.

Фотографии участников выставки будут размещаться на стендах, на ватмане. Минимальный размер изображения по короткой стороне – 20 см (Например, отпечаток 20x30), максимальный по длинной стороне – 45 см (Например, отпечаток 30x45). Каждый участник выставки может разместить до 10 работ (о количестве фотографий просим сообщить заранее). Каждая фотография должна иметь название и указание фамилии автора. Просим Вас подтвердить ваше согласие на участие в выставке до 1 сентября 2010 г. по электронному адресу. Готовые работы должны быть представлены до 20 сентября 2010 г.

Письмо-сообщение – письмо, которым автор информирует адреса­та о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес; письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос.

Сообщаем Вам, что по проекту постановления Правительства Российской Федерации «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» замечаний и предложений не имеем.

Сопроводительное письмо – письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.

Представляем на рассмотрение и утверждение программу и учебный план семинара «Электронные документы в управлении и торговле». Приложение:

1. Программа семинара на 2 л. в 1 экз.
2. Учебный план семинара на 5л. в 1 экз.

Письмо-напоминание – письмо, цель которого побудить адресата выполнить взятые на себя обязательства или принятые договоренности.

Напоминаем Вам, что в соответствии с договором подряда от 12 февраля 2010 г. № 12/42д ваша организация взяла на себя обязательства по монтажу пекарного оборудования в цехе № 2 нашего предприятия, которые должны быть завершены к 1 сентября этого года.

Просим Вас принять меры по ускорению монтажных работ и завершению их в установленные сроки.

Письмо-извещение – письмо, информирующее о публичных меро­приятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п.); как правило, рассылается широкому кругу организаций с целью их привле­чения к участию в проводимых мероприятиях. Письма-извещения могут не только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте про­ведения, но и приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

18 апреля 2010 г. в 11.30 по московскому времени Администрация Пермского края проводит селекторное совещание о проведении противопаводковых мероприятий.

Совещание состоится в селекторном зале Администрации.

Письмо-уведомление – письмо, сообщающее официальную инфор­мацию о каком-либо мероприятии или действиях, имеющих отношение к адресату. Уведомления могут публиковаться в печатных изданиях в це­лях оповещения большого круга заинтересованных лиц.

Уведомляем акционеров открытого акционерного общества «Орловская промышленная компания» о размещении обыкновенных именных бездокументарных акций в количестве 500 000 шт. по 1000 руб. каждая. Акционеры имеют преимущественное право приобретения этих ценных бумаг в количестве, пропорциональном количеству принадлежащих им акций общества.

Рекламное письмо – письмо, предлагающее товары (услуги), стиму­лирующее интерес к товару и желание его приобрести.

Наша компания предоставляет услуги по установке, настройке и обслуживанию серверов доступа в Интернет. Стоимость установки и конфигурации сервера составляет 10 500 руб. Срок гарантийного обслуживания – один год. Сервер доступа в Интернет, устанавливаемый специалистами компании РосТелеком, позволяет значительно сэкономить на расходах за доступ в Сеть.

Получить подробную информацию и сделать заказ вы можете по телефону 8-499-127-34-88. Специалисты компании РосТелеком готовы ответить на любые ваши вопросы.

2. Письма, содержащие просьбу или предложение, – письма, целью которых является побудить адресата совершить определенные действия, представляющие интерес для автора письма. В этой группе писем мож­но выделить следующие разновидности.

Письмо-просьба – письмо, цель которого получение информации, инициирование действий, необходимых организации-автору. Письмо-просьба всегда требует письма-ответа.

В связи с подготовкой рекламной кампании обуви "Весна – Лето 2016", запланированной на период с декабря 2016 г. по июнь 2016 г. просим Вас сообщить о возможности проведения вашей компанией исследования известности в Москве и 2-3 региональных центрах России, на ваш выбор, торговых марок обуви Monarch, Kaiser, Gabor.

Письмо-запрос – письмо, направляемое с целью получения какой-либо официальной информации или документов; письмо-запрос, как и письмо-просьба, всегда требует ответа.

В связи с проводимой проверкой просим Вас представить копии следующих документов:

1. Устав организации.
2. Свидетельство о регистрации организации.
3. Договоры поставки с ООО «Этон».
4. Справку о стоимости одного кубометра песка на 01.07.2016.

Письмо-предложение – письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением сотрудничества (в коммерческой деятельно­сти – товаров, услуг) и др.; в коммерческой деятельности предложение называют офертой. Письмо-предложение может быть ответом на запрос или инициативным.

Предлагаем Вам мытье любых видов наружного остекления, фасадов зданий и витрин с применением новой экономичной технологии телескопических штанг.

Стоимость мытья 1 кв. м поверхности – 15 руб.
Работы выполняются на объектах, расположенных в Москве и ближнем Подмосковье.
Работы проводятся на высоте до 25 м с использованием специального метода очистки на основе деминерализованной воды без применения химических моющих средств.
Заявки выполняются в течение суток, возможна оплата по факту.

Письмо-заявка – письмо (разновидность письма-просьбы), выра­жающее желание организации принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией; заявки, в отли­чие от писем-просьб и писем-запросов, не требуют ответа в форме письма. В ответ на письмо-заявку организация осуществляет определен­ные действия, включает указанных в заявке лиц в число участников какого-либо мероприятия, высылает необходимые материалы или изда­ния и др.

Просим Вас предусмотреть участие двух сотрудников нашей фирмы: Инокентьева П.Г. ведущего эксперта отдела информационных технологий, и Марченко Р.Д. эксперта отдела технической экспертизы, в семинаре-практикуме «Методы защиты информации в информационных системах», который состоится 12 апреля 2016 г.

Письмо-заказ – письмо, представляющее собой предложение покупателя заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Письмо-заказ может быть ответом на коммерческое предложение.

Просим поставить нашей фирме электроусилители RASTOR-200 в количестве 2 шт. в течение мая – июня 2016 г. Оплата в полном объеме будет произведена после выставления вашей стороной счета в течение 3 дней с даты отгрузки товара.

Письмо-приглашение – письмо, содержащее предложение принять участие в каких-либо мероприятиях; в особо торжественных случаях письма-приглашения могут составляться на специальных бланках.

Приглашаем Вас принять участие в бесплатном семинаре «Бизнес-презентации. Современные технологии».

В программе семинара:

• Критерии выбора презентационного оборудования.
• Обзор современного рынка офисных проекторов.
• Основные критерии выбора мультимедиапроекторов.
• Новейшие технологии отображения информации. Плазменные панели.
• Новые технологии проекционной индустрии. Технология цифровой обработки света.

Все участники семинара обеспечиваются информационными материалами. Семинар состоится 11 февраля 2016 г. в 11.00 в помещении Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации по адресу: Москва, Ленинградский просп. 55.

3. Письма, содержащие требование или претензию, – письма, составляемые в ситуациях, когда одна из сторон деловых отношений не выполняет или выполняет ненадлежащим образом взятые на себя обязательства или возложенные на нее функции.

Письмо-требование – письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда уже имеются или могут появиться нарушения ранее принятых договоренностей.

Согласно договору подряда от 12.05.2009 № 89/43дп ваша фирма взяла на себя обязательства по ремонту здания по ул. Якиманка, 15, однако в настоящее время наблюдается значительное отставание от графика работ (приложение 3 к договору).

Несмотря на неоднократные напоминания о необходимости соблюдения графика работ, до сих пор наблюдается серьезное отставание от установленных сроков.

Требуем срочно принять меры по выполнению работ, определенных договором, в противном случае согласно пункту 8.1 договора вам будут предъявлены штрафные санкции.

Письмо-претензия – письмо, содержащее заявление о нарушении условий договора и требование возмещения убытков.

Вашей фирмой 25.04.2016 по железнодорожной накладной № 269413 были отгружены пневмоинструменты в количестве 50 комплектов по счету № 35-918, который был оплачен нами в полной сумме. В связи с тем, что при проверке вагона на пограничной станции была обнаружена недостача двух комплектов пневмоинструментов, о чем свидетельствует коммерческий акт от 28.04.2016 № 14388/264, просим Вас допоставить нам 2 комплекта пневмоинструментов или возместить их стоимость.

Приложение: коммерческий акт на 1 л. в 1 экз.

4. Письма-ответы – письма, составляемые в ответ на письмо-прось­бу, предложение, запрос, приглашение.

Письмо-согласие – письмо, являющееся положительным ответом на просьбу, запрос или предложение.

Сообщаем Вам, что готовы принять делегацию представителей вашего предприятия и ознакомить их работой САП «Нефтеперерабатывающий комплекс».

Наиболее приемлемое время для визита – период с 15 по 30 апреля этого года. Просим сообщить точное количество участников и их фамилии для бронирования мест в гостинице.

Письмо-отказ – письмо, в котором дается отрицательный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос.

В связи с тем, что более 200 номеров нашей гостиницы уже забронированы администрацией города для участников Международного информационного конгресса, который состоится 10-12 октября этого года, вынуждены отказать Вам в бронировании мест для вашей компании. Предлагаем обратиться в Парк-отель «Высокогорье».

5. Письма, содержащие обязательства, подтверждения, гарантии.

Гарантийное письмо – письмо, содержащее обязательство или подтверждение оплаты работ, продукции, услуг, аренды, качества и сро­ков выполнения работ, возврата кредита и др.; гарантийные письма ад­ресуются организациям или лицам.

Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300-400 кв. м выставочной площади для проведения с 13 ноября по 31 декабря 2016 г. Всероссийской рождественской ярмарки обуви. Оплату гарантируем.

Наши банковские реквизиты: счет № 4070581060000000003 в АКБ Пробизнесбанк, Москва, Россия, ИНН 7729086087, БИК 044525986, КПП 775001001, корр. сч. АКБ Промсвязьбанк в ОПЕРУ ГУ ЦБ РФ по г. Москве -№ 30100820600000000341.

Письмо-подтверждение – письмо, в котором адресат сообщает о получении высланных в его адрес документов или других материалов, готовности принять участие в каких-либо мероприятиях или реализовать ранее достигнутые договоренности, намерения и др.

Подтверждаем предварительную договоренность о проведении совместного выездного трехдневного семинара для работников кадровых служб в декабре этого года.

Согласны на заключение договора на проведение данного семинара с Учебным центром при Академии народного хозяйства при Правительстве Российской Федерации.

Рекомендательное письмо – письмо, автор которого дает характе­ристику другому лицу с целью устройства последнего на работу, обуче­ние и др.

Савченко Инна Савельевна занимала в нашей издательской компании должность руководителя отдела маркетинга и распространения. Она зарекомендовала себя как инициативный сотрудник, обладающий организаторскими способностями.

Через год после ее прихода в компанию тираж издания увеличился на 20%, была разработана и внедрена новая система распространения издания в регионах. Благодаря ее усилиям у издания появились новые партнеры и рекламодатели. Особо хочется отметить ее надежность, умение находить решения в сложных обстоятельствах, а также нацеленность на достижение результата.

6. Этикетные письма. Это письма, целью которых является выра­жение внимания, участия. Основными разновидностями этикетных писем являются:

Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжест­венных случаях.

Уважаемый Олег Викторович!

Поздравляем Вас и коллектив вашей компании с наступающим профессиональным праздником «День строителя»! Желаем Вам и вашим сотрудникам успехов в достижении поставленных целей, плодотворной работы, процветания и благополучия.

Письмо-благодарность (благодарственное письмо) – письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с вы­ражением благодарности за совершенные действия, оказанные услуги.

Благодарим коллектив вашего института за прекрасную организацию и проведение Международной научно-практической конференции «Информационное общество: проблемы межведомственного электронного взаимодействия».

Семинар прошел на высоком научном уровне, привлек широкий круг участников из научных учреждений и вузов страны. Участники семинара смогли ознакомиться с современными достижениями в области информационных технологий, рассмотреть проблемы подготовки и переподготовки кадров, ознакомиться с новой научной литературой по данной проблематике.

Желаем вам творческих успехов и надеемся на плодотворное сотрудничество!

Письмо-соболезнование – письмо, составляемое в ситуациях, тре­бующих выражения участия (смерть, несчастный случай, последствия стихийного бедствия и т. п.).

С глубоким прискорбием мы узнали о смерти профессора Воробьева Н.Н. Примите, пожалуйста, соболезнования от имени нашей кафедры по поводу кончины человека, чьи труды внесли столь весомый вклад в отечественную науку. Передайте, пожалуйста, наши соболезнования его семье.

Письмо-извинение – письмо, автор которого приносит извинения корреспонденту за причиненные неудобства.

Примите наши искренние извинения за задержку оплаты счета на поставку партии комплектующих для персональных компьютеров по договору от 12.03.2016 № 28, которая произошла по вине нашей бухгалтерии. В настоящее время оплата произведена, и мы надеемся, что в дальнейшем подобного не повторится. Еще раз приносим свои извинения.

Образец заявки на участие в круглом столе

заявкинаучастие в Мероприятии Участник Фамилия Имя Отчество. далее ниже располагается текст эссе. Образец оформления эссе Автор(ы) И.О. Фамилия. Шрифт кегль – 14, межстрочный интервал – 1,0 Заявкинаучастие в Кругломстоле и эссе представляются до 04.

ЗАЯВКИНАУЧАСТИЕ В АУКЦИОНЕ 3.1. Язык документов, входящих в состав заявкинаучастие в аукционе 3.1.1. Заявканаучастие в. столы ученические лабораторные 120?60?76 Артикул: 005.374 исп. 7н (кругл. В состав коллекции входят образец каменного угля и.

ЗАЯВКИНАУЧАСТИЕ В АУКЦИОНЕ 3.1. Язык документов, входящих в состав заявкинаучастие в аукционе 3.1.1. Заявканаучастие. круглым и прямолинейным электродами; 4.Пластина с круглым. коллекции входят образец. смазкойПоворотный стол с ЧПУПередний конец.

на право подписания заявкинаучастие в открытом аукционе и иных документов, входящих в состав заявки. уполномоченным представителем; Образец. 15938-5 Волынец Праздники круглый год. Антикризисный вариант. -7 Роскошный праздничный стол для взрослых и детей-.

№23 Задание на разработку рабочей документации по воздуходувной станции Образец безотзывной. участникам размещения заказа, подавшим заявки. ЗАЯВКАНАУЧАСТИЕ В КОНКУРСЕ Язык заявкинаучастие в конкурсе Заявканаучастие в конкурсе, подготовленная.

Как составить деловое письмо- ЗАО

"Деловые письма предназначены не для того,

чтобы вызвать восхищение читателя,

а чтобы его убедить и победить. "

(из французского пособия деловым людям)

Деловой этикет вообще - это порядок поведения, установленный в деловом общении. В частности, он проявляетсяв форме изложения текста делового письма, прежде всегов формулах обращения, выражении просьб. напоминаний,отказов,претензий ,в способах аргументации. формулировках указаний,в заключительных словах письма.

Язык и стиль делового письма

Деловое письмо является самым распространеннымуправленческим документом. В отличие от приказов, актов, протоколов,в письме – при определенной регламентированности форм – тем не менее, в наибольшей степени проявляются личность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность.

Деловой стиль – этосовокупность речевых средств. функция которых –обслуживание сферы официально-деловых отношений. Каковы особенности этих отношений?

участники делового общения – преимущественно юридические лица. действующие от имени руководителей и других должностных лиц организации, учреждения, предприятия;

характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;

предметом делового общения являетсядеятельность организаций – управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.;

управленческие документы в основном ориентированы на конкретного получателя;

большинство письменно оформляемых ситуаций однотипные, повторяющиеся .

Особый язык делового письма, сложившийся за последние 100-150 лет, определяют как официально-деловой. В этом стиле выработались особые языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают фиксацию управленческой информации наиболее эффективным образом.

Главное требование, предъявляемое к деловому письму, сводится к тому, чтобы на его основе можно было принять определенное решение. Значит, содержащаяся в нем информация должна быть точной, а изложение лаконичным, без общих положений и излишних деталей, уводящих в сторону от основного вопроса /см. пример письма:отказ от участия в совещании в связи с командировкой приглашаемого лица и просьбой – цитата –«. в связи с вышеизложенным прошурассмотретьвопрос перенесенияданного совещания–на какую дату ? – с участием ЗАО. »/.

В настоящее время при подготовке деловой документации следует придерживаться Государственного стандарта России «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» /ГОСТ Р 6.30-2003/, который разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела /ВНИИДАД/ Росархива взамен ГОСТ Р 6.30-97 .

Язык официальных документов – это своеобразный набор клише, штампов, стандартов, отличающихся известной унификацией. Стандартизированные словосочетания облегчают восприятие текста, ускоряют подготовку официального письма.

Преимущества таких писем – в меньших затратах рабочего времени на их составление (в трафаретных письмах — лишь заполнение пробелов) и обработку.

Типовой текст строится на основе не только клишированных словосочетаний, но и предложений:

Например: В ответ на Вашу просьбу высылаем интересующую Вас информацию.

Настоящим подтверждаем свое участие в выставке (совещании).

Считаем необходимым выразить свое несогласие с Вашими замечаниями по качеству выполнения работ.

Трафаретные тексты, естественно, не могут использоваться всегда: сегодня увеличивается количество нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке. Однако контракты, письма-заявки и другие виды писем, необходимых для предприятия в большом количестве, чаще всего представляют собой все-таки трафаретные тексты. В связи с этим специалистам организации целесообразно подготовитьшаблоны основных разновидностей деловых писем и в дальнейшем их использовать при написании конкретных писем.

Умение менять характер речи в зависимости от изменения содержания высказываний, условий и задач речевого общения не дается человеку от рождения — оно вырабатывается и переходит в прочный навык,если человек стремится добиться этого.

Поскольку «ясно осознанная ихорошо сформулированная цель — основа коммуникативного успеха». она подается в виде речевой формулы, гдеключевым словом являетсяглагол-действие :просим, сообщаем, предлагаем, требуем и т.п.

Основными чертами официально-делового стиля считаются:

• точность, ясность выражения мысли;

• лаконичность (от греч.lakonikos=немногословный)и краткость текста;

• нейтральный тон изложения.

Точность изложения предполагаетоднозначность понимания содержания письмаавтором текста и его адресатом. Официальный язык должен отличаться точностью и красотой математической формулы Она достигается путемправильного построения предложений, использования специальной отраслевой терминологии, устойчивых языковых формул и сочетаемости слов в каждом предложении.

Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации,в нейтральном официально-деловом стиле.

Настоящим подтверждаем свое участие в выставке.

Считаем необходимым выразить свое несогласие с Вашими замечаниями по качеству выполнения работ.

Как составить деловое письмо

Как сравнительно быстро и правильно сформулировать запрос, сделать предложение, обосновать претензию и т.д.?

Подготовительный этап написания делового письма

Начиная работать над очередным письмом, еще раз продумайте:

1. КомуВыпишите? О чем? Какой вопрос/ы собираетесь обсудить?-желательно ,обсуждать в одном письме ограниченное число вопросов.

2 .До написания письма сформулируйте (устно илилучше письменно!)краткоичеткоосновные мысли (1-2, максимум 3), которые собираетесь довести до адресата (т.е.составьте план)

II. Основная часть делового письма

Основная часть письма служит для последовательного,подробного имотивированного рассмотрения различных аспектов вопроса. (При условии, чтов письме-запросепросили разъяснитьсоответствующую процедуру. Иначе бессмысленно описывать на двух страницах подробности процесса, которым данная организация не занимается, лучше сразу, если возможно, дать ссылку на адреса профилированных предприятий).

Основная часть письма может состоять из 1-3 абзацев, каждый из которых включает от одного до трех предложений. Предложения внутри абзацев должны быть объединены одной мыслью.

Префекту Западного Административного Округа

Уважаемый Юрий Михайлович!

В ответ на Вашу факсограмму с информацией о проведении совещания, (назначенного на 10 августа 2012 г.) сообщаю, что Генеральный директор ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» Жук Вадим Александрович не сможет принять в нем участие, в связи с ранее запланированной командировкой, приходящейся на дату проведения совещания. В связи с вышеизложенным прошу рассмотреть вопрос перенесения данного совещания(. ) с участием ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

Первый заместитель генерального директора

по производственной деятельности П.С. Черкасов

Западного административного округа

На №…. от 20.07.2012

Об участии в совещании

по совместной реализации

Уважаемый Юрий Михайлович!

В ответ на Вашу факсограмму № …..от 20.07.2012 сообщаем, что генеральный директор ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» В.А.Жук не сможет участвовать в совещании 10 августа 2012 г. поскольку будет находиться в ранее запланированной командировке.

Подтверждаем нашу заинтересованность (в участии) в данном совещании и просим Вас рассмотреть вопрос о его переносена вторую половину августа.

по производственной деятельности П.С.Черкасов

Западного административного округа г. Москвы

«О принятии участия в совещании

по совместной реализации инвестиционных программ »

Уважаемый Юрий Михайлович!

Мы внимательно ознакомились с вашей факсограммой от 20 июля 2012 г. направленной на имя Цветинского Юрия Геннадьевича. Благодарим вас за интерес, проявленный к нашей компании. Участие в совещании по совместной реализации инвестиционных программ является интересным и актуальным предложением для ЗАО «Группа компаний «Жилищный Капитал».

Вынужден вам сообщить, о том, что Цветинский Юрий Геннадьевич находится не в пределах Российской Федерации. Вследствие указанной причины наша компания не сможет принять участие в совещании, назначенное на 1 августа 2012 г.

С надеждой на дальнейшее сотрудничество,

по государственным целевым программам Ю.Е. Дубовиков

Западного административного округа

На №…. от 20.07.2012

Об участии в совещании

по совместной реализации

Уважаемый Юрий Михайлович!

Благодарим Вас за приглашение на совещание по совместной реализации инвестиционных программ.

В ответ на Вашу факсограмму № …..от 20.07.2012 сообщаем, что <должность> ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» Ю.Г.Цветинский будет находиться <в командировке, в отпуске> и не сможет принять участие в совещании 1 августа 2012 г.

Подтверждаем нашу заинтересованность в обсуждении программ по совместной реализации инвестиционных проектов и готовность принять участие в будущих совещаниях.

по государственным целевым программам Ю.Е.Дубовиков

Префекту Западного административного

округа города Москвы

«О предоставлении информации»

Уважаемый Юрий Михайлович!

В ответ на Вашу факсограмму от 23.07.2012 о необходимости присутствовать на совещании по вопросу реализации Инвестиционного контракта от 27.05.2009, зарегистрированного в Едином реестре контрактов и торгов города Москвы 28.05.2009 за № 13-04031305701-0081-00001-09 на строительство реабилитационного центра с жилым комлексом, расположенного по адресу: г. Москва, ЗАО, 9-я Чоботовская аллея, вл. 35, стр. 1, сообщаю, что 24.07.2012 присутствовать на указанном совещании не имею возможности, в связи с нахождением в период с 23.07.2012 по 30.07.2012 в зарубежной служебной командировке.

Вся необходимая документация по вопросу строительства реабилитационного центра будет предоставлена в течение суток.

С протоколом совещания и иной информацией по принятым вопросам готов ознакомиться.

Генеральный директор В.А. Жук

Замечание. Полученное письмо имеет целью пригласить адресата на совещание по определенному вопросу (известному обеим сторонам ! ).

В большом 1-м абзаце (5 строк) ответного письма (см. образец письма до редактирования) нет смысласо множеством «технических подробностей» рассказывать о Контракте. Требуется только дать ответ: будет ли В.А. Жук участвовать в совещании илинет (тогда нужна мотивировка отказа).

Одновременно нужно обозначить, что тема совещания важна, и дать гарантию, что Ваше ЗАО…»будет держать руку на пульсе».

Западного административного округа

на № …. от 24.07.2012

Об участии в совещании

по вопросу реализации

на строительство реабилитационного центра

Уважаемый Юрий Михайлович!

В ответ на Вашу факсограмму № …..от 23.07.2012 сообщаю, что, к сожалению, не смогу принять участие в совещании 24 июля 2012 г. поскольку с 23 по 30 августа буду находиться в зарубежной командировке.

Вся необходимая документация по строительству реабилитационного центрабудет предоставлена в течение суток.

С протоколом совещания и иной информацией по принятым решениям готов ознакомиться.

Исх. № 1/ЖК от 24.07.2012г. Префекту ЗАО г. Москвы

На № 04-26/18 от 20.07.2012г А.А. Иванову

«Об участии на совещании»

Уважаемый Александр Александрович!

Благодарим Вас за приглашение участвовать в совещании. К сожалению, в связи со следующими обстоятельствами, Э.И. Быкова находится в рабочей командировке, мы не можем принять участие в совещании.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

И.о. ПЗГД по финансовой деятельности М.В. Рыбакова

Западного административного округа

Ю.М.Алпатову /А.А. Иванову ?/

на № 04-26/18 от 20.07.2012

Об участии в совещании

Уважаемый Александр Александрович!

Благодарим Вас за приглашение на совещание по вопросу….

К сожалению, Э.И. Быкова находится в рабочей командировке и не сможем принять участие в совещании.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

по финансовой деятельности М.В. Рыбакова

Пример 5. – письмо «ни о чём»

округа г. Москвы

«О принятии участия в совещании

по вопросу «Строительство объектов

Уважаемый Алексей Олегович!

На Вашу факсограмму от 04.05.2012 о принятии участия в совещании по вопросу «Строительство объектов соцкультбыта» сообщаем следующее.

Мы с пониманием относимся к значимости обсуждения данного вопроса исчитаем необходимым принимать участие в подобных мероприятиях. однако, вынуждены сообщить,НО что/в связи со сложившимися обстоятельствами. /не представляет ся возможным присутствовать на указанном совещании.

Надеемся, что при повторном рассмотрении данного вопроса обстоятельства сложатся благоприятно и позволят нам принять участие в совещании.

Генеральный директор В.А.Жук

III. Заключительная часть делового письма

Заключительная часть письма может выражать жесткоетребование (например, соблюдать установленные договоренности и пр.),просьбу или иметьинформативно-рекомендательный характер и, как правило, представляет собой один абзац из 1-2 предложений.

В заключение инициативных писем часто употребляются фразы, указывающие на желательные сроки ответа:

Просим ответить в двухнедельный срок.

Прошу отослать ответ обратной электронной почтой

Просим ответить по возможности скорее.

/ Примеры «из жизни» другого предприятия / :

Пример 1:«В связи с вышеизложеннымпрошуВас дать указание ДЦФТО. ж. д. проверить факт неправомерной задержки вагона,отменить предъявленный штраф и возвратить ГП «ХХХХ» снятую с него суммупо Акту общей формы №1319 от 13.04.20. г. в размере 9969,3 р.»

Пример 2:«В свою очередь,по вопросам… аккредитованыООО «НПО ХХХ» (г. Москва, тел. ФИО) и ООО «ХХХХ» (г. Дзержинск, Нижегородская обл. тел. ФИО)».

Пример 3:«Счет-фактура и акт о выполненных работах будут представлены Вам после их выполнения».

Пример 4:«Перечисленное выше позволяет нам, согласно ГК РФ (ст. 45О, п.З), в одностороннем порядке расторгнуть вышеуказанный Договор с отнесением понесенных ГП «ХХХХ» убытков на ЗАО «Архангельский завод технических спиртов».

Замечание. Принципиальная и жесткая позиция пишущего данное письмо оправданна, однако,если стратегически нужно сохранить дальнейшие деловые отношения с ЗАО. целесообразнозавершить письмоне ультиматумом . аконкретными предложениями по урегулированию конфликта (исповедуя принцип:Если хочешь убедить - не обижай!)

Однако, принимая во внимание, что отмеченные недостатки могут быть устранены, а меры по расторжению договора могут в определенной мере негативно повлиять на работу Вашего производства, предлагаем выполнить комплекс следующих мероприятий:

1. Обеспечить систематическую и своевременную арендную плату на арендованный подвижный состав под Вашим личным контролем.

2. Сформировать совместную рабочую группу для технического освидетельствования всех вагонов-цистерн, арендованных Вами через ГП «ХХХХ».

3. Осмотр технического состояния вагонов-цистерн, описание выявленных недостатков и их освидетельствование после восстановления и ремонта произвести на станции Архангельск-город Северной ж. д. в октябре 20. г.

О конкретных сроках осмотра и специалистах, входящих в рабочую группу от ГП «ХХХХ», сообщим Вам дополнительно.

IV. Этикетная завершающая часть письма

Письмо должно завершатьсяприемлемой формулой вежливости, характер которой определяется типом отношений с клиентом /партнёром (частые, долгосрочные контакты и пр. или случайный вариант ), предполагающейпродолжение деловых отношений с данным адресатом:

С уважением. С глубоким уважением. Всего доброго. До свидания. С пожеланиями всего наилучшего. Всех благ... Желаем успехов. и др.

Этикетные и устойчивые выражения могут использоваться и в других частях письма: пожелания, благодарности: благодарю/им, выражаю/ем надежду ( благодарность), желаем успехов, приносим извинения; с целью информации, заявления, обещания:гарантируем, обязуемся; сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем; заверяем, заявляем, объявляем; напоминания:напоминаем; или подтверждения,:подтверждаем, требования, просьбы:настаиваем, прошу/им, обращаемся к Вам с просьбой и пр.

1. Прочитайте внимательно составленное Вами письмо. Текст должен быть изложен грамотно, в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации.

Несмотря на то, что в русском языке порядок слов относительно свободный (то есть члены предложения не имеют строго фиксированного места, как в немецком или английском языках), все же существуют определенные грамматические правила расположения слов в предложении. Например, при прямом (или «нейтральном») порядке слов подлежащеепредшествуетсказуемому . согласованное определение стоит перед определяемым словом, дополнение располагается после сказуемого.

2. Нельзя забывать и о внешнем оформлении письма в соответствии с существующими требованиями /ГОСТ Р 6.30-2003/.

Письма рекомендуется печатать на стандартных листах бумаги формата А4 (210x297 мм) с использованием шрифтаTimesNewRoman кеглем№ 14 (допускается и№ 12 ) через 1,5 интервала (адресная часть – через 1 интервал, полужирным ).

Текст письма выравнивается по левому и правому полю. Абзацный отступ -1.

верхнее поле (если таковое имеется) - 2см. нижнее поле - 2см, левое поле –2,5– З см, правое поле -1-1,5 см

¦ номер (состоит из знака № порядкового номера документа) и дата;

¦ заголовок или тема письма (печатается при необходимости в левом верхнем углу полужирным шрифтом, через 1 межстрочный интервал (отделяется от даты 2-3 интервалами), точка в конце заголовка и кавычки не ставятся.

Текст письма отделяется от заголовка ( или адреса, если нет заголовка) 2-3 интервалами. Если письмо содержитболее одной страницы следующиенумеруются арабскими цифрами. Номер на первой странице не ставится.

К стандартным аспектам языка деловой письменности относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления.

Принцип экономии — универсальный принцип делового общения — выражается в деловой переписке в стремлении к лаконичной, емкой фразе. Однако он при этом, вступая в противоречие с требованием точности и полноты информации, способствует появлению звуковых и буквенных сокращений.

Сокращаются термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения и т.д.

Практически при составлении каждого письма возникает вопрос о том, как сократить название той или иной организации. Можно ли сократить его в одном абзаце и не сократить в другом?

На этот счет существуют определенные правила, которые необходимо знать составителю.

1. При адресовании писем какой-либо организации следует приводить название организации в том виде, в каком оно дано в документах этой организации или в специальных справочниках. Сокращение отправителем названия организации-адресата самовольно может быть расценено как акт неуважения к адресату.

2. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего письма. Недопустимо сокращать одно и то же словосочетание (слово) по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно.

3. Отказ от номенклатурных сокращений придает письму строго официальный характер.

4. Сокращения, представляющие собой номенклатурные названия предприятий, организаций, учреждений, а также обозначающие марки изделий, пишутся с прописной буквы (ВАЗ-099).

5. Цифры, входящие в аббревиатуру и обозначающие марку изделия, отделяются от буквенных сокращений дефисом, если цифрам предшествуют буквы: кабель РКБО-2, задвижки чугунные РУ-10, электролампы ДБ-20, кирпич ШБ-5.

6. В марках материалов буквенные сокращения и цифровые знаки пишутся слитно: сетка сварная ВР1, лак НЦ218, эмаль ПФ266, сталь Б2.

7. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.

8. Не допускается сокращение слова, если оно может повлечь за собой иное толкование, двусмысленность в восприятии фразы.

9. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме слов, приведенных в списке ниже.

При сокращении слов следует учитывать правила, приведенные в ГОСТ 7.12-77 (СТСЭВ2012-79). Типов сокращений достаточно много:

1) инициальный, представляющий сокращение по первым буквам полного наименования (ВГТРК, ОРТ, СНГ);

2) слоговой тип (техпром, Газпром, драгмет);

3) простое усечение (техн. зав. главн. обр.);

4) смешанный тип (Промстройбанк, НИИасбест, финотдел).

В современных деловых письмах все виды сокращений используются очень широко. При этом меняется состав сокращений. Уходит огромное количество аббревиатур, порожденных плановой социалистической экономикой. Рыночная экономика и интеграция нашей страны в мировую экономику обусловили приток новых слов, среди которых велик процент англоязычной лексики

Список общепринятых сокращений

Традиционные текстовые сокращения и т.д. — и так далее и т.п. — и тому подобное с.г. — сего года см. — смотри напр. — например пр. — прочее

янв. окт. — январь, октябрь г. — год, город (рядом с населенным пунктом) гг временной промежуток

г. г-н — господин (индекс вежливости при пофамильном обращении)

км — километр кг — килограмм млн. — миллион млрд. — миллиард

Наименования должностей, ученых званий, степеней

Зав. зам. и.о. пом. канд. техн. наук, ст. научн. сотрудник, проф. ген. директор.

Номенклатурные сокращения, обозначающие юридический статус предприятий

АООТ — акционерное общество открытого типа

АОЗТ — акционерное общество закрытого типа

ОАО — открытое акционерное общество

ЗАО — закрытое акционерное общество

ООО — общество с ограниченной ответственностью

ТОО — товарищество с ограниченной ответственностью

ГП — государственное предприятие

МП — муниципальное предприятие

ЧП — частное предприятие

ИЧП — индивидуальное частное предприятие

СП — совместное предприятие

НПО — научно-производственное объединение

ОО — общественное объединение

Другие общепринятые сокращения

КБ — коммерческий банк

ТНК — транснациональная компания