Образец оформления делового письма

Акты - это документы, составляемые специально выделенными должностными лицами (членами комиссий), назначаемыми приказом руководителя и подтверждающие установленные комиссией факты, связанные с деятельностью предприятия.

В зависимости от назначения акты бывают различного содержания:

при смене работников, являющихся материально-ответственными лицами, составляются акты приема-передачи дел;

при проверке деятельности предприятия или его структурного подразделения - акты по результатам обследования или ревизии;

составляются акты при списании пришедшего в негодность инвентаря или оборудования;

акты об испытаниях новых изделий, акты о выделении к уничтожению документов и т. д.

Акт оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты:

- гриф утверждения; - наименование вида документа (АКТ); - дата; - порядковый номер акта; - место составления; - индекс документа; - заголовок к тексту; - текст; - отметка о наличии приложения (если есть приложение); - подписи председателя и членов комиссии.

Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей.

Во вводной части указывается основание для составления акта - указывается номер и дата приказа, на основании которого была создана комиссия и перечисляются составители акта - присутствовавшие члены комиссии с указанием их должностей, а также перечисляются другие лица, присутствовавшие при работе комиссии, но не являющиеся ее членами.

В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта и существо проведенной комиссией работы, а также установленные факты и выводы.

Количество оформляемых экземпляров акта определяется числом заинтересованных сторон, то есть оформляется столько экземпляров, сколько человек изъявили желание получить экземпляр акта. При этом акте указывается кому передан каждый экземпляры акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При оформлении подписей членов комиссии их должности не указываются. Акт вступает в силу со дня его утверждения руководителем предприятия.

Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов или событий.

Справки могут быть служебные и личные.

Служебные справки содержат результат обобщений каких-либо обследований, проведенных должностным лицом, например:

справка о наличии материалов на складе, которую составляет зав. складом;

справка о количестве пропусков занятий учениками за какой-то период времени, которая составляется завучем.

Личные справки выдаются физическим лицам. В них, обычно, подтверждаются какие-либо сведения, касающиеся этого лица, например:

справка с места учебы;

справка с места работы;

справка с места жительства;

справка о состоянии здоровья из поликлиники.

Справки оформляются на угловых бланках общего вида и содержит следующие реквизиты:

- адресат; - название вида документа (СПРАВКА); - порядковый номер справки; - дата; - место составления; - в служебных справках заголовок к тексту; - текст; - отметка о наличии приложений; - подпись.

Отличия служебных и личных справок в том, что в служебных справках оформляется реквизит адресат, а в справках личных адресат не оформляется, но в конце текста документа пишут для какой цели выдана справка, то есть, в какое учреждение она будет предоставляться (смотрите образцы оформления справок - служебной и личной). На личных справках обязательна печать учреждения выдавшего справку.

ИНСТРУКЦИЯ – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций, подразделений, должностных лиц и граждан. Издаются также в целях разъяснения определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Оформляется на общем бланке, подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее и утверждается руководителем организации; визируется руководителями всех заинтересованных подразделений, юридической службой.

Должностная инструкция– документ, определяющий организационно-правовое положение работника в структуре организации, его функциональные обязанности, права, ответственность и взаимоотношения с другими работниками и подразделениями.

Разрабатывается на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, или рабочее место, если в подразделении имеется несколько работников, занимающих одинаковую должность.

В соответствии с разработанным Минтруда России “Рекомендациями по разработке должностных инструкций для должностей государственных служащих федеральных органов исполнительной власти” (письмо Минтруда России от 13 марта 1996 г. № 482-ВК) руководитель федерального органа исполнительной власти утверждает должностные инструкции для своих заместителей и руководителей структурных подразделений, а также типовые должностные инструкции для остальных должностей. Конкретные должностные инструкции разрабатываются на основе типовых и утверждаются руководителем структурного подразделения федерального органа исполнительной власти.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Два этих документа используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Хранятся должностные инструкции три года после замены новыми.

Оформляется на общем бланке, формат А4, с обязательным нанесением следующих реквизитов:

наименование структурного подразделения.

Образец должностной инструкции (вариант 3)

I. Общие положения

1. Настоящая инструкция разработана в соответствии с Положением об отделе кадров.

2. Инспектор по кадрам назначается на должность и освобождается от должности директором предприятия по согласованию с начальником отдела кадров.

3. Инспектор по кадрам входит в штат отдела кадров.

4. Инспектор по кадрам подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров и работает под его непосредственным руководством.

5. В своей практической деятельности инспектор по кадрам руководствуется действующим законодательством, Положением об отделе кадров, планами работ отдела кадров, настоящей инструкцией, другими действующими и организационно-распорядительными документами и инструкциями.

6. Инспектор по кадрам должен:

6.1. Знать: законодательные и нормативные правовые акты; трудовое законодательство; формы и методы контроля исполнения документов; структуру и штаты предприятия; правила оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия; порядок учета движения кадров и составления отчетности; порядок ведения банка данных о персонале предприятия; правила и нормы охраны труда.

6.2. Владеть: вопросами организации работы с документацией по учету и движению персонала; навыками правильного установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа определенной работы, льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам; навыками пользования средствами вычислительной техники, коммуникаций и связи.

6.3. Иметь: среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.

7. Основной задачей инспектора по кадрам является учет личного состава предприятия и его структурных подразделений.

1. Оформление приема, перевода и увольнения работников.

2. Ведение и учет трудовых книжек.

3. Подготовка необходимых материалов для квалификационных, аттестационных комиссий.

4. Оформление и учет отпусков.

5. Оформление и выдача справок.

6. Оформление документов для назначения пенсий.

7. Организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и соблюдением правил внутреннего распорядка.

8. Анализ текучести кадров.

III. Должностные обязанности

1. Для выполнения функции по оформлению приема, перевода и увольнения работников инспектор по кадрам:

1.1. Знакомится с соответствующими документами (паспортом, трудовой книжкой, дипломом или свидетельством об образовании, другими документами) и на их основании заполняет приказ (распоряжение) о приеме на работу.

1.3. Составляет приказ (распоряжение) о зачислении на работу.

1.4. Делает отметку о приеме на работу в журнале (книге) о приеме.

1.5. Составляет отчет о приеме на работу.

1.6. Знакомит принятого работника с правилами трудового распорядка, структурой управления предприятием.

1.7. Оформляет (комплектует) личные дела на служащих (подшивка личного листка по учету кадров, заявления о приеме на работу, автобиографии и других документов, относящихся к деятельности работника; составление описи документов, находящихся в личном деле; нумерация, регистрация личного дела)

1.8. Заполняет бланк приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора на основании заявления об увольнении и личной карточки работника.

1.9. В соответствии с резолюцией директора предприятия составляет проект приказа об увольнении.

а) личную карточку на основании следующих документов:

— паспорта, трудовой книжки, диплома или свидетельства об образовании, личного листка (у служащих), военного билета (у военнообязанных), приказа (распоряжения о приеме на работу) — при приеме на работу;

— оформленного приказа (распоряжения) об увольнении — при увольнении;

б) алфавитную карточку;

в) учетные карточки специалистов с высшим и средним образованием.

1.11. На основании приказа об увольнении изымает личное дело из картотеки и производит записи об увольнении.

1.12. Делает отметку об увольнении в журнале уволенных.

1.13. Комплектует документы для передачи в архив.

1.14. Перемещает личную карточку в картотеку уволенных.

1.15. Оформляет перевод работника (составляет приказ о переводе; вносит необходимые сведения в личное дело; при необходимости составляет служебную записку о внесении изменений в штатное расписание).

1.16. Предоставляет по требованию работника возможность ознакомления с материалами личного дела работника, с отзывами о его деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, приобщает к личному делу объяснения работника.

2. Для выполнения функции по ведению и учету трудовых книжек инспектор по кадрам:

2.1. Выписывает трудовые книжки и вкладыши к ним.

2.2. Делает в трудовой книжке записи:

— даты зачисления на работу, профессии или должности, цеха (отдела), даты и номера приказа (распоряжения) о приеме на работу;

— даты и причины увольнения и номера приказа об увольнении.

2.3. Вносит в трудовую книжку записи: об изменениях по работе (перевод в другое подразделение, перемещение в должности, изменение разряда или оклада); о поощрениях и наградах; об изменении фамилии.

2.4.Выдает трудовую книжку под расписку увольняемому.

2.5. Вносит записи в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

2.6. Проставляет на первой странице трудовой книжки штамп с надписью “Выдан вкладыш” в случае выдачи вкладыша.

2.7. Готовит невостребованные трудовые книжки для сдачи в архив.

2.8. Знакомит работника с записями в трудовой книжке.

2.9. Снимает копии с трудовых книжек (заполняет копию, проставляет печать, регистрирует копию трудовой книжки в журнале регистрации копий трудовых книжек).

3. Для выполнения функции по подготовке материалов для квалификационных, аттестационных комиссий инспектор по кадрам:

3.1. Составляет график проведения аттестации и установления квалификации.

3.2. Доводит графики до аттестационных комиссий, руководителей структурных подразделений и аттестуемых.

3.3. Заполняет аттестационные листы.

3.4. Ведет протоколы аттестационной комиссии и вносит в аттестационные листы выводы комиссии.

3.5. Подводит итоги аттестации по каждому подразделению.

3.6. Готовит проект приказа.

3.7. Составляет отчет о результатах аттестации.

4. Для выполнения функции по оформлению и учету отпусков инспектор по кадрам:

4.1. Получает график отпусков от подразделений.

4.2. Составляет сводный график отпусков и производит его корректировку.

4.3. Доводит график до руководителей подразделений.

4.4. Осуществляет контроль за соблюдением графиков отпусков в течение года.

4.5. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска производит запись в личной карточке (вида отпуска, даты ухода и возвращения из отпуска, период, за который предоставлен отпуск).

4.6. Подсчитывает продолжительность дополнительного отпуска.

4.7. Вносит записи в журнал регистрации отпусков.

4.8. Оформляет приход работников из отпусков.

5. Для выполнения функции по выдаче справок инспектор по кадрам выполняет следующие обязанности:

5.1. Оформляет справки с места работы (вносит в бланк справки: фамилию, имя, отчество, должность или профессию работника, при необходимости указывает месячный оклад или средний заработок; проставляет дату выдачи, номера и места представления, печать).

5.2. Выдает справки с места работы по просьбе работника или по требованию сторонних организаций или учреждений.

6. Для выполнения функции по оформлению документов для назначения пенсий инспектор по кадрам:

6.1. Составляет список работников, уходящих на пенсию.

6.2. Уточняет стаж работника по данным личной карточки и трудовой книжки.

6.3. Регистрирует заявление работника.

6.4. Консультирует уходящего на пенсию.

6.5. Комплектует документы для представления в органы социального обеспечения.

6.6. Производит запись в книгу учета лиц, уходящих на пенсию.

7. Для выполнения функции по организации контроля за состоянием трудовой дисциплины и соблюдением правил внутреннего распорядка инспектор по кадрам:

7.1. Организует проверки наличия работающих на рабочих местах.

7.2. Составляет ежедневные рапорты.

7.3. Предоставляет в установленном порядке табель с указанием отработанного времени.

7.4. Ведет учет неявок с указанием причин, а также учет нарушений трудовой дисциплины, связанных с использованием рабочего времени.

7.5. Получает от нарушителей трудовой дисциплины объяснения.

7.6. Ведет журнал учета нарушений трудовой дисциплины.

7.7. Оформляет документы по наложению взысканий (представления, проекты приказов и пр.).

7.8. Знакомит работника с приказом о наложении взыскания.

8. Для выполнения функции по изучению причин текучести кадров инспектор по кадрам:

8.1. Сортирует массив карточек уволенных по признакам “категория” и “причина увольнения”.

8.2. Подсчитывает работников определенной категории по определенной причине в абсолютном и процентном выражении (по предприятию).

8.3. Определяет текучесть кадров по структурным подразделениям.

8.4. Оформляет справку (отчет) о текучести кадров.

8.5. Излагает свои выводы о причинах текучести кадров и представляет их начальнику отдела кадров.

Инспектор по кадрам наделен:

1. Функциональными правами:

1.1. Запрашивать в структурных подразделениях предприятия необходимые данные о работниках (мнения руководителей, отчеты о выполнении должностных обязанностей работниками и пр.).

1.2. Контролировать в структурных подразделениях соблюдение в отношении работников трудового законодательства, порядка предоставления установленных льгот и преимуществ.

1.3. Требовать предоставления разъяснений по нарушениям трудовой дисциплины.

1.4. Вести по поручению начальника отдела кадров переписку по вопросам подбора кадров, а также по другим вопросам, входящим в его компетенцию.

1.5. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в его компетенцию.

1.6. Не принимать документы, оформленные ненадлежащим образом, а также содержащие недостоверные сведения, без особого распоряжения начальника отдела кадров.

1.7. Вносить предложения об отстранении от работы или о переводе на нижеоплачиваемую должность работников, не прошедших периодическую аттестацию, проверку квалификационных знаний, проверку знаний правил техники безопасности и пр.

1.8. Вносить предложения о проведении совещаний по вопросам нарушения трудовой дисциплины на предприятии и в отдельных структурных подразделениях.

1.9. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися деятельности предприятия, структурных подразделений или отдельных участков работы.

1.10. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

1.11. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности предприятия, в том числе структурного подразделения, и совершенствованию методов работы коллектива.

1.12. Пользоваться услугами библиотек, компьютерных и вычислительных центров, информационных фондов учебных и научных подразделений предприятия.

2. Трудовыми правами:

2.1. Требовать обеспечения организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

2.2. Участвовать по своей инициативе в конкурсе на замещение вакантной должности на предприятии.

2.3. Проходить переподготовку (переквалификацию) и повышение квалификации.

2.4. Пользоваться услугами социально-бытовых, лечебных и других структурных подразделений предприятия.

V. Взаимоотношения (служебные связи)

Для выполнения своих должностных обязанностей и реализации предоставленных прав инспектор по кадрам взаимодействует со специалистами следующих подразделений:

Должностная инструкция бухгалтера-кассира - образец 2015

Должностная инструкция бухгалтера кассира- образец 2015 –2016 годов будет предметом рассмотрения в настоящей статье. Особенности этого документа определяются спецификой организации и имеющим место порядком распределения функций в бухгалтерии.

Должностная инструкция представляет собой документ, в котором в отношении каждой конкретной должности описываются:

• требования, предъявляемые к принимаемому на нее работнику;
• схема подчинения сотрудника определенному лицу и подчиненность лиц ему;
• должностные функции (обязанности), возлагаемые на работника;
• права и ответственность сотрудника.

Этот документ не входит в число обязательных для разработки на предприятии, но весьма желателен в первую очередь для самого юрлица, поскольку позволяет достичь нескольких целей:

• в 1 документе описать конкретные обязанности, выполняемые на указанной должности, с тем чтобы при наличии нескольких одинаковых должностей снизить количество составляемых документов и знакомить несколько человек с одними и теми же обязанностями по 1 инструкции;
• иметь готовое описание требований к должности, чтобы в соответствии с ним формулировать запросы к кандидатам на вакансию и облегчить знакомство нового сотрудника с перечнем его функций;
• передавать работнику перечень его обязанностей под роспись, возлагая на него ответственность за их неисполнение и получая возможность предметно контролироватьего работу.

Должностную инструкцию разрабатывает, как правило, руководитель того подразделения, к которому относится конкретная должность, поскольку именно руководитель подразделения отвечает за организацию работы в нем и распределение функций между сотрудниками.

Утверждает инструкцию руководитель юрлица. Перед утверждением, если это установлено принятой схемой документооборота, она может дополнительно согласовываться, например с юридической, кадровой службой.

Наличие должности бухгалтера-кассира характерно для крупных предприятий с бухгалтерией из нескольких человек.

Основные обязанности бухгалтера-кассира — работа с наличными деньгами:

• их прием-выдача из кассы предприятия;
• получение-сдача в банк;
• соблюдение правил, установленных для обеспечения их сохранности.

Соответственно, бухгалтер-кассир как кассир должен знать:

• порядок работы на ККТ;
• способы определения подлинности денежных купюр;
• порядок оформления документов, необходимых при взаимодействии по наличным деньгам с банком;
• формы действующих кассовых документов, требования к их оформлению и хранению;
• правила оприходования денежных средств;
• порядок передачи денежных средств при смене материально-ответственного лица;
• особенности проведения инвентаризации денег.

Чтобы вести учетные операции по своему участку, бухгалтер-кассир должен также знать:

• основные бухгалтерские проводки;
• технические приемы работы в бухгалтерской программе.

Кроме того, на бухгалтера-кассира могут возлагаться какие-либо дополнительные обязанности, например вытекающие из его функций, связанных с взаимодействием с банком, или сопутствующие его поездкам.

Если обязанности кассира не являются для выполняющего их бухгалтера основными, они войдут в его должностную инструкцию составной частью. Но в любом случае с бухгалтером, выполняющим функции кассира, необходимо заключить договор о полной материальной ответственности.

Определенной формы должностная инструкция не имеет. Каждая организация оформляет ее в порядке, установленном ею самостоятельно. Обязательными условиями для этого документа являются:

• утверждение ее руководителем;
• ознакомление работника под роспись непосредственно под текстом должностной инструкции или в отдельном журнале.

Копию инструкции рекомендуется выдавать каждому работнику, который с ней ознакомлен.

Содержание инструкции, как правило, формируется в следующей последовательности:

• требования к образованию и опыту;
• подчиненность;
• обязанности;
• перечень необходимых для работы документов;
• права;
• ответственность.

Образец должностной инструкции бухгалтера-кассира можно увидеть на нашем сайте.

Оформление должностной инструкции позволяет со всей определенностью очертить круг обязанностей по конкретной должности. А это, в свою очередь, дает возможность правильно распределить работу в подразделении и контролировать выполнение работником возложенных на него функций.

Юридические услуги

Главная > КАТЕГОРИИ СПОРОВ > ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ > ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ, КАК ПРАВИЛЬНО ОФОРМИТЬ ДОЛЖНОСТНУЮ ИНСТРУКЦИЮ? СТРУКТУРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ, КАК ПРАВИЛЬНО ОФОРМИТЬ ДОЛЖНОСТНУЮ ИНСТРУКЦИЮ? СТРУКТУРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

В целях соответствия содержания и внешнего вида должностных инструкций требованиям, принятым Государственным стандартом и разработанным в развитие этого Стандарта Методическим рекомендациям ВНИИДАД ФАС РФ "ОРД. Требования к оформлению документов" при разработке шаблона должностных инструкций предлагаем воспользоваться нижеследующей структурой.

Состав реквизитов должностной инструкции в соответствии с предписаниями разд. 2 ГОСТа включает:

- наименование организации - автора (разработчика) документа;

- наименование вида документа;

- регистрационный номер документа;

- место составления или издания документа;

- гриф утверждения документа;

- заголовок к тексту;

- отметка о наличии приложения;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- отметка о заверении копии документа;

- отметка об исполнителе;

- идентификатор электронной копии документа.

Наименование организации - автора (разработчика) документа должно указываться полностью, в точном соответствии с наименованием, закрепленным в ее учредительных документах. Уточним, что наименования организаций, относящихся к ведению субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) собственный государственный язык, должны указываться на обоих языках.

Непосредственно над полным наименованием организации - автора (разработчика) указывается сокращенное либо, в отсутствие такового, полное наименование вышестоящей организации (органа управления (власти)) (при их наличии). Сокращенное наименование организации - автора (разработчика) указывается в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных документах.

Наименование обособленного структурного подразделения организации - филиала, территориального отделения, представительства и пр. - указывается, если именно оно является автором (разработчиком) документа.

Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000 - "Организационно-распорядительная документация"). Код должностной инструкции . как элемента организационно-распорядительной документации: 0253051.

Наименование вида документа располагается ниже последней строки реквизита "Наименование организации" на одну-две строки. Для отображения наименования вида документа может быть использован шрифт в полужирном и (или) прописном начертании: ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ).

Дата документа - это реквизит, в котором зафиксировано время утверждения, подписания и т.п. документа. В рассматриваемом нами случае это дата утверждения должностной инструкции (об утверждении документа и соответствующем реквизите см. ниже). Дата документа указывается непосредственно после его утверждения должностным лицом с соответствующими полномочиями. Дата документа располагается на одну - две строки ниже реквизита "Наименование вида документа" с учетом вида бланка, на котором производится оформление должностной инструкции.

Регистрационный номер документа - это номер, присвоенный ему в соответствии с правилами регистрации документов в организации. Уточним, что регистрационный номер должностной инструкции . помимо порядкового номера, присвоенного документу в составе функциональной подгруппы (подгруппы инструкций в составе группы организационно-нормативной документации), может включать и иные условные цифровые обозначения, как-то: индекс дела (в составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции ) по номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа, информация об исполнителе документа и др. Регистрационный номер документа дополняется условным обозначением номера "N" и указывается на одной строке с реквизитом "Дата документа" (правее последнего) непосредственно после утверждения проекта должностной инструкции - с поступлением на регистрацию с учетом вида бланка, на котором производится оформление должностной инструкции .

Место составления документа указывается в том случае, если это не представляется возможным определить по реквизиту "Наименование организации" - например, если в наименовании организации не упоминается соответствующая информация. Напротив, из наименования "Негосударственное образовательное учреждение "Тверской центр детского творчества" следует, что местом составления должностной инструкции является г. Тверь и, следовательно, в этом случае нет необходимости применять данный реквизит при оформлении документа.

Место составления или издания должностной инструкции указывается в соответствии с принятой системой административно-территориального деления, при этом для юридических лиц местом составления документа, как правило, является место его нахождения, определяемое по месту государственной регистрации (по так называемому юридическому адресу) организации. Наименования населенных пунктов, указываемые в качестве места составления должностной инструкции, в необходимых случаях могут быть дополнены общепринятыми сокращениями.

Гриф утверждения документа - это реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает: слово УТВЕРЖДАЮ (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия, а также дата утверждения, оформленная в соответствии с вышеизложенными правилами, но чаще словесно-цифровым способом). В отношении должностных инструкций применение подобного подхода оправданно, если необходимо одновременно ввести в действие более чем одну должностную инструкцию. Кроме того, приказами вышестоящих организаций (органов управления (власти)), могут утверждаться должностные инструкции первых лиц (руководителей) организаций, занимающих по отношению к указанным организациям (органам) подчиненное положение.

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу лицевой стороны первого (титульного) листа должностной инструкции .

Заголовок к тексту должен кратко и точно отражать содержание и функциональное назначение документа. Заголовок к тексту должностной инструкции должен быть согласован с наименованием документа и обычно формулируется в родительном падеже (например, "должностная инструкция бухгалтера").

Заголовок к тексту располагается на одну или две строки ниже реквизита "Место составления документа". При расположении реквизита принимается во внимание вид бланка, на котором выполнено оформление документа.

Текст должностной инструкции содержит основное смысловое содержание документа. В соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации текст должностной инструкции может составляться на государственном языке Российской Федерации либо на государственных языках субъектов Российской Федерации.

Как отмечалось ранее, для должностной инструкции наиболее типично изложение ее основного смыслового содержания в виде связного текста, представляющего собой грамматически и логически согласованную информацию о полномочиях, взаимоотношениях и ответственности соответствующего должностного лица (категории работников). При включении таблиц в текст должностной инструкции следует:

- снабдить графы и строки таблицы заголовками, выраженными именами существительными в именительном падеже;

- согласовать имеющиеся в таблице подзаголовки граф и строк с заголовками.

Основные элементы структуры текста должностной инструкции - разделы - должны иметь названия и нумерацию, выполненную римскими цифрами. Для отображения названий разделов может быть использован шрифт в прописном начертании: ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. Точки в конце заголовков не проставляются.

Пункты и подпункты названий не имеют и нумеруются в составе соответствующих разделов арабскими цифрами.

Если должностная инструкция разработана на основании (во исполнение) документов (например, организационно-распорядительных) других организаций (органов управления (власти)) либо ранее изданных документов (к примеру, типовой должностной инструкции), то об этом следует сделать соответствующее упоминание в тексте.

Текст должностной инструкции располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита "Заголовок к тексту" с выравниванием по ширине. При расположении текста должностной инструкции на двух и более страницах последние, за исключением титульной (первой), снабжаются нумерацией. Нумерация страниц документа производится в возрастающем порядке арабскими цифрами. Номера страниц указываются посередине верхнего поля. Точки после цифр, обозначающих номера страниц, не ставятся.

Отметка о наличии приложения применяется при оформлении должностной инструкции в следующих двух случаях:

1. Должностная инструкция, выполняющая функцию основного документа, имеет приложение (приложения). Если приложение (приложения) к документу упоминаются по тексту должностной инструкции, то отметка о наличии приложения оформляется одной-двумя строками ниже последней строки реквизита "Текст", например, следующим образом: "Приложение: на 3 л. в 1 экз.".

Если же должностная инструкция имеет приложение, не упоминаемое по тексту, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: "Приложение: график обхода и осмотра охраняемого объекта на 1 л. в 1 экз.".

Отметка о наличии приложения, в свою очередь, имеющего приложение, оформляется следующим образом: "Приложение: график обхода и осмотра охраняемого объекта и приложение к нему, всего на 2 л.".

Отметим также, что приложения в составе документа должны быть подписаны исполнителями (разработчиками) приложений или их непосредственными начальниками (руководителями структурных подразделений, в которых разрабатывались те или иные приложения). Подпись (подписи) под приложением оформляется в соответствии с правилами, предусмотренными для оформления реквизита "Подпись" (см. ниже).

2. Должностная инструкция является приложением к другому документу, например организационно-распорядительному (приказу), в соответствии с которым она утверждена и (или) введена в действие. В этом случае соответствующая отметка располагается в правом верхнем углу титульного листа должностной инструкции.

Отметка включает слово "Приложение", отделенное от него пробелом знак "N", дополненный через пробел арабской цифрой, указывающей на порядковый номер приложения, наименование вида документа, к которому прилагается должностная инструкция, его дата и регистрационный номер.

Для отображения отметки, как это предусмотрено ГОСТом, может быть использован шрифт в прописном начертании: ПРИЛОЖЕНИЕ. Допускается центрировать это слово, а также наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки реквизита в пределах зоны его расположения.

Подпись - реквизит документа, представляющий собой оформленную надлежащим образом собственноручную роспись уполномоченного должностного лица. Элементами данного реквизита, помимо собственноручной росписи (личной подписи), являются: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на соответствующем бланке), а также расшифровка подписи, включающая инициалы и фамилию лица, подписавшего документ.

Подпись располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита "Отметка о наличии приложения".

Гриф согласования документа - реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции по тем или иным обстоятельствам подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами, в том числе в целях оценки обоснованности содержания проекта, соответствия его законодательству, нормативно-правовым актам и управленческим решениям, принятым ранее соответствующими организациями (органами управления (власти)).

Гриф согласования документа включает слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), наименование должности лица, с которым производится согласование, включая наименование организации, интересы которой данное лицо уполномочено представлять, его подпись, а также дату согласования. При наличии у заинтересованных сторон возражений по содержанию проекта должностной инструкции гриф согласования документа не подписывается до урегулирования этого вопроса между организацией - автором (разработчиком) и организацией, с которой производится согласование.

Гриф согласования документа располагается одной-двумя строками ниже последней строки реквизита "Подпись". В отдельных случаях (например, при необходимости одновременного согласования значительного количества однотипных документов, объединенных в один документационный пакет) допускается оформление реквизита на отдельном листе - так называемом листе согласования.

В подобном случае на проекте документа непосредственно перед реквизитом "Подпись" (на свободном месте) указывается: "Лист согласования прилагается". Заполненный лист согласования подписывается и датируется уполномоченным должностным лицом организации - автора (разработчика) документа, после чего прилагается к проекту документа и вместе с последним представляется на подпись.

Визы (виза) согласования документа - реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица организации - автора (разработчика) документа с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции по тем или иным обстоятельствам подлежит внутреннему согласованию с заинтересованными должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия, в том числе в целях оценки обоснованности содержания проекта, соответствия его локальным актам и управленческим решениям, принятым ранее организацией.

Виза согласования документа включает наименование должности лица, с которым производится согласование, включая наименование структурного подразделения, его подпись, а также дату согласования. При наличии у заинтересованных сторон возражений (замечаний, предложений и т.п.) по содержанию проекта должностной инструкции (в целом или его отдельным положениям) об этом делается соответствующая отметка.

Виза согласования документа располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита "Гриф согласование", а в его отсутствие - ниже последней строки реквизита "Подпись".

В крупных организациях с развернутыми организационными структурами проекты документов организации, как правило, направляются на внутреннее согласование должностным лицам финансовой, экономической и иных служб, юристу организации, а также заместителю руководителя организации, в ведении которого находится вопрос (направление) деятельности, затрагиваемое в содержании проекта документа. Замечания (предложения) к проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных соответствующими должностными лицами организации.

В связи с тем что должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ организации, подлинник (первый экземпляр) которой применяется исключительно в организации, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 допускается оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Кроме того, по усмотрению организации допускается полистное визирование документа.

Отметка о заверении копии документа оформляется только на копиях должностных инструкций. Реквизит включает заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, а также дату заверения. Применение оттиска печати для заверения копий документов допускается по усмотрению организации. Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа, а также номер телефона, по которому с ним при необходимости можно связаться. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Фото, картинка, рисунок должностной инструкции - скачать, посмотреть

По вопросам составления и экспертизы договоров, дополнительных соглашений, исковых заявлений рекомендуем обратится к юристу по телефону - 8 (919) 722-05-32

Абонентское обслуживание физических и юридических лиц - www.mashenkof.ru