Личный листок по учету кадров (Образец заполнения) - образец РБ 2016

• Каким должен быть правильно составленный трудовой договор
  Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
• Как грамотно составить договор займа
  Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
• Правила составления и заключения договора аренды
  Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
• Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставки
  В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

Новое за 28 сентября 2016

Почему вы не любите свою работу?

Отдел кадров

(Продолжение. Начало в № 6.)

Личные дела работников: комментарий к Инструкции

о порядке формирования, ведения

и хранения личных дел работников

Оформление документов личного дела: внутренняя опись, личный листок по учетукадров, дополнение к личному листку по учету кадров

Документы, включаемые в состав личного дела согласно положениям гл. 2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 (далее – Инструкция), должны быть надлежащим образом оформлены и удостоверены. Документы личного дела оформляются в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами и методическими документами по делопроизводству. Особенности оформления специфических документов личного дела (автобиография, личный листок по учету кадров и др.) содержатся непосредственно в самой Инструкции (гл. 3 ). Рассмотрим общие правила и особенности оформления документов, включаемых в состав личных дел.

Согласно п. 10 Инструкции после оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись. которая содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах.

Согласно требованиям указанных нормативных актов внутренняя опись всегда включается в дела, которые отвечают двум условиям: во­первых, дело должно передаваться на хранение в архив и, соответственно, иметь постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения; во­вторых, заголовок такого дела должен быть, говоря профессиональным языком архивистов, «глухим», т.е. по нему нельзя однозначно определить содержание документов дела (например, из заголовка «Личное дело» прямо не вытекает, что в соответствующем деле содержатся автобиография, копии документов об образовании, награждении государственными наградами, списки научных трудов, копии приказов по личному составу и др.).

Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому п. 10 Инструкции во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»). При оформлении других дел (например, дел с приказами по основной деятельности, приказами по личному составу, дел, содержащих документы о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, и др.) внутренняя опись составляется уже после завершения их ведения при подготовке к передаче на хранение в архив.

Инструкцией установлена форма внутренней описи документов личного дела. Отметим, что эта форма несколько отличается от формы, приведенной в Основных правилах работы архивов (образец заполнения внутренней описи документов личного дела приведен в приложении 1).

Следует обратить внимание также на то, что листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. Это общее требование оформления дел, которое также закреплено в нормативных документах по архивам и делопроизводству.

Одним из базовых документов личного дела является личный листок по учету кадров. Форма личного листка, приведенная в качестве приложения к Инструкции, разработана на основании унифицированной формы соответствующего документа, включенной в Унифицированную систему организационно­распорядительной документации (УСОРД), утвержденной Председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 28 декабря 1999 г. Личный листок представлен в виде анкеты – формы представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной – их конкретные характеристики.

Требования к заполнению личного листка по учету кадров определены в п. 11 Инструкции. Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов.

Следует обратить внимание, что понятие «личные документы» достаточно часто путают с понятием, схожим по звучанию, но имеющим несколько иной смысл – «документы по личному составу». В соответствии со ст. 1 Закона Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. № 3277–ХII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь». с последующими изменениями и дополнениями, документы по личному составу – это документы, создаваемые при оформлении на работу, увольнении, перемещении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы. Документы по личному составу – это, например, заявления, представления и приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, переводе на контрактную форму найма, предоставлении отпусков, личная карточка формы Т­2, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы и др. Под личнымдокументом понимается «официальный документ, удостоверяющий личность человека и/или его права, обязанности, а также служебное либо общественное положение и могущий содержать другие сведения биографического характера». Кроме документов, перечисленных в п. 11 Инструкции. к личным документам относятся служебные и личные удостоверения, свидетельства (о рождении, о заключении и расторжении брака, о праве на льготы и т.п.), авторские свидетельства и др.

Рассмотрим кратко правила заполнения личного листка.

На все вопросы личного листка по учету кадров даются исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер «да», «нет», не допускается прочеркивание строк. Например, если заполняющий личный листок не имеет правительственных наград, то в соответствующей строке личного листка должно быть записано: «не имею».

Фамилия, имя и отчество работника пишутся полностью в именительном падеже, например: Нежная Арина Петровна.

Число, месяц и год рождения (дата рождения) в личном листке оформляются цифровым способом: 05.08.1962.

Наряду с цифровым способом оформления дат в документах допускается применять словесно­цифровой: 5 августа 1962 г. Согласно требованиям нормативных правовых актов Республики Беларусь словесно­цифровой способ применяется только:

при оформлении документов высших органов государственной власти и управления;

актов законодательства (дат издания/принятия актов, дат, содержащихся в их текстах).

Место рождения указывается в соответствии с административно­территориальным делением на момент рождения, например: БССР, дер. Леньки Слуцкого р­на Минской обл.

В строке «Гражданство» указывается название страны (Республика Беларусь, РоссийскаяФедерация и т.п.).

В строке «Образование» указывается уровень полученного работником образования в соответствии с Законом Республики Беларусь от 29 октября 1991 г. № 1202­ХII «Об образовании в Республике Беларусь» (в редакции Закона от 19 марта 2002 г. № 95­З). Напомним, что ст. 7 этого Закона основное образование в Республике Беларусь включает в себя 7 уровней:

Получение общего среднего образования (продолжительность обучения – 12 лет) обеспечивают следующие учреждения образования: начальная школа, базовая школа, средняя школа, вечерняя (сменная) школа, (общеобразовательная школа), гимназия, лицей, школа­интернат, санаторная школа­интернат (общеобразовательные учебные заведения).

Общее базовое образование (срок обучения – 10 лет) является ступенью общего среднего образования, а общее начальное образование (продолжительность обучения – 4 года) является ступенью общего базового образования.

Получение профессионально­технического образования осуществляется на основе общего базового и общего среднего образования. К учреждениям, обеспечивающим получение профессионально­технического образования, относятся: профессионально­технические училища, центры профессионального образования, профессиональные лицеи (профессионально­технические учебные заведения), а также высшие профессиональные училища, профессионально­технические колледжи.

Среднее специальное образование может быть получено на основе общего базового, общего среднего и профессионально­технического образования. К учреждениям, обеспечивающим получение среднего специального образования, относятся техникумы (училища), колледжи (средние специальные учебные заведения), а также высшие профессиональные училища, профессионально­технические колледжи, высшие колледжи.

К учреждениям, обеспечивающим получение высшего образования. относятся высшие учебные заведения: классический университет, профильный университет (академия), институт, высший колледж. Право на обучение в учреждениях, обеспечивающих получение высшего образования, имеют лица, получившие общее среднее или среднее специальное образование. Лица со средним специальным образованием также имеют право на получение высшего образования в сокращенные сроки при условии соблюдения требований образовательных стандартов высшего образования.

Послевузовское образование включает в себя две ступени:

подготовку научных работников высшей квалификации с присуждением ученой степени кандидата наук (аспирантура, адъюнктура, ассистентура­стажировка);

подготовку научных работников высшей квалификации с присуждением ученой степени доктора наук (докторантура).

К учреждениям, обеспечивающим получение послевузовского образования, относятся высшие учебные заведения (независимо от форм собственности), научные и другие организации, которые в установленном Правительством Республики Беларусь порядке получили право заниматься послевузовским образованием.

Таким образом, согласно нормам Закона «Об образовании в Республике Беларусь» в соответствующей строке Инструкции предусмотрены записи: «общее среднее», «профессионально­техническое», «среднее специальное», «высшее». При этом Инструкция не предполагает указания в личном листке в качестве ступени образования такого уровня, как «общее базовое образование». Это обусловлено тем, что согласно действующим в Республике Беларусь классификаторам должностей рабочих и служащих (как общих для всех отраслей экономики, так и отраслевых) для занятия должностей руководителей и специалистов необходимо наличие как минимум среднего образования. В то же время в абз. 2 п. 2 Инструкции установлено, что личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а в большинстве случаев для занятия соответствующих должностей требуется не только общее среднее, но и высшее, а в ряде случаев – и послевузовское образование. Таким образом, на работников, имеющих общее базовое образование, личные дела вестись теоретически не должны.

Вместе с тем, в практике ведения личных дел достаточно часто встречаются исключения из этого правила. Кроме того, Инструкция не запрещает ведение личных дел на категории работников, не указанные в п. 2. Поэтому при заполнении строки «Образование» в личном листке по учету кадров Инструкцией предусмотрена возможность записи о том, сколько классов средней школы окончил работник (для окончивших неполную среднюю школу).

Работники, имеющие высшее либо среднее специальное образование, дополнительно заполняют в строке «Образование» таблицу с указанием наименования законченного учебного заведения, факультета (отделения), года поступления и года окончания, полученной специальности и номера диплома (свидетельства). Наименование учебного заведения записывается полностью так, как оно обозначено в документе об образовании.

Аналогичным образом для работников, не закончивших обучение в высшем либо среднем специальном учебном заведении (например, отчисленных по различным причинам, поступающих на работу при одновременном продолжении обучения в очной либо заочной форме), указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел.

Специальность в личном листке также указывается в точном соответствии с записью в дипломе. Ее не следует путать с присвоенной квалификацией. Например, работнику, обучавшемуся в педагогическом институте (университете) по специальности «история и иностранный язык» может быть присвоена квалификация «учитель истории и английского языка». В личном листке отражается не квалификация, а именно специальность.

Инструкцией не предусмотрено также указание в соответствующей строке личного листка такого уровня образования, как «послевузовское». Это определено тем, что для отражения сведений об ученой степени в личном листке предусмотрена отдельная строка. В случае, если работник обучался в аспирантуре, адъюнктуре и иных учреждениях образования, обеспечивающих получение послевузовского образования, но не защитил диссертацию и не получил степень кандидата (доктора) наук, соответствующая информация может быть отражена в строке 16 личного листка «Дополнительные сведения».

В строке «Какими языками владеете» отражается знание языков (как государственных, так и иностранных), а также уровень владения языками, например: белорусским, русским, английским – владею свободно, польским – читаю и могу объясняться.

В строке «Ученая степень, ученое звание» указывается присвоенная степень или звание. В соответствии со ст. 12 Закона Республики Беларусь от 21 октября 1996 г. № 708­ХIII «О научной деятельности». с изменениями и дополнениями, внесенными Законом от 31 декабря 1997 г. № 118­З, в Беларуси присуждаются ученые степени кандидата наук и доктора наук. Статьей 14 этого же Закона в стране присваиваются ученые звания доцента и профессора. Если работнику в разное время присваивались обе степени (звания), то указываются наивысшая степень (звание), например: доктор технических наук, профессор. Если работнику присвоены ученые степени в разных отраслях научного знания, то в соответствующей строке личного листка указываются эти степени, например: доктор исторических наук, кандидат философских наук, профессор.

Следует обратить внимание, что ст. 10 Закона «О научной деятельности» к ученым званиям кроме указанных выше относятся звания члена­корреспондента и академика Национальной академии наук Беларуси, а также члена­корреспондента и академика отраслевых и иных академий наук. Их наличие также отражается в личном листке. В новой редакции закона звания члена­корреспондента и академика предполагается определить как научные звания.

В строке «Какие имеете труды и изобретения» перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: списокнаучных трудов (изобретений) прилагается.

В строке «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности. Записи в соответствующей строке личного листка делаются на основании трудовой книжки работника, а также иных документов, подтверждающих периоды работы.

В строке «Семейное положение» указываются данные на момент заполнения личного листка: холост (не замужем), женат (замужем), разведен (разведена), вдовец (вдова), после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи), например:

жена – Янушевич Наталья Николаевна, 1965 г.р.,

сын – Янушевич Петр Иосифович, 1992 г.р.,

дочь – Янушевич Полина Иосифовна, 1992 г.р.

В графе «Место жительства» указываются адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон.

На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.

Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения невносятся. Изменения в сведениях, произошедшие в учетных сведениях о работнике за время его работы в данной организации (например, получение более высокой ступени образования, присвоение ученого звания, изменение фамилии и др.), отражаются в дополнении к личному листку по учету кадров.

Образец заполнения личного листка по учету кадров приведен в приложении 2.

Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, с записями в документах.

В Дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров. Форма дополнения к личному листку, приведенная в качестве приложения к Инструкции, разработана на основании унифицированной формы соответствующего документа, включенной в УСОРД. Дополнение к личному листку представлено в виде соединения таких форм представления унифицированного текста, как анкета (соответствующая информация отражена в коде этого документа по ОКУД – 050) и таблица. Таблица – форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков

Образец заполнения дополнения к личному листку по учету кадров приведен в приложении 3.

Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета.

Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом по кадрам). Следует обратить внимание на то, что личный листок по учету кадров не заполняется в том случае, если анкета, помещаемая в личное дело работника, дублирует всю информацию, отражаемую в личном листке.

Образец заполнения внутренней описи документов личного дела

Внутренняя опись
документов личного дела № 115, Янушевич Иосиф Павлович

7. Какими языками владеете белорусским, русским, английским – владею свободно,
(владеете свободно, читаете и можете объясняться,
польским, украинским – читаю и могу объясняться
читаете со словарем)
8. Ученая степень, ученое звание кандидат исторических наук

9. Какие имеете научные труды и изобретения список научных трудов прилагается
10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, работу, учебу, стажировку за границей)

При заполнении данного пункта учреждения, организации и предприятия необходимо именовать так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.

Число, месяц и год

Должность с указанием
учреждения, организации, предприятия

Местонахождение
учреждения, организации, предприятия

приема
(назначения, избрания), перевода

Служба в Советской Армии

Токарь II разряда эксперимен-

тального цеха Минского научно-

Учитель истории средней

Студент исторического факуль-

тета Минского государственного

Младший научный сотрудник

отдела документоведения Бело-

ского института документове-

дения и архивного дела

Научный сотрудник отдела доку-

Старший научный сотрудник

11. Участие в выборных законодательных и представительных органах.

Местонахождение выборного органа

Название выборного органа

В качестве кого избран

Число, месяц, год

12. Участие в профессиональном союзе состою членом Белорусского профсоюза

(членом какого профсоюза состоите, с какого времени)

работников государственных и других учреждений с 1980 года

13. Какие имеете правительственные награды и почетные звания медаль «70 лет ВооруженныхСил СССР», 23.02.1988, Грамота Президиума Верховного Совета СССР «Воину­

(когда и чем награждены, присвоены)

интернационалисту», 28.12.1988, медаль «Воину­интернационалисту от благодарногоафганского народа», 27.06.1989.

14. Отношение к воинской обязанности и воинское звание военнообязанный, рядовой

Военно­учетная специальность по действительному названию дешифровщик­фотограммет­ристрадиотехнической разведки

15. Семейное положение женат

(перечислить членов семьи с указанием возраста)

жена – Янушевич Наталья Николаевна, 1965 г.р.

сын – Янушевич Петр Иосифович, 1992 г.р.

дочь – Янушевич Полина Иосифовна, 1992 г.р.

16. Дополнительные сведения (указывается по согласованию анкетируемого и нанимателя):

17. Место жительства: ул. Ложинская, д. 28, корп. 1, кв. 76, 220017, г. Минск

Телефон 268 92 00

Паспорт: серия МР № 0178018

Кем выдан Советским РОВД г. Минска

Дата выдачи 31.11.1997

Личный номер 3050779А017РВ8

«31» мая 2004 г. Личная подпись ЯНУШЕВИЧ

(Работник, заполняющий личный листок, обязан о всех последующих изменениях (образовании, присвоении ученой степени, ученого звания и т.п.) сообщать по месту работы для внесения этих изменений в его личное дело)

Образец заполнения дополнения к личному листку по учету кадров

к личному листку по учету кадров

Фамилия Янушевич Имя Иосиф Отчество Павлович

1. Данные о работе после заполнения личного листка

Должность (с указанием наименования учреждения,
организации, предприятия)

2. Данные об изменениях в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка

(В данном разделе производятся отметки о следующих учетных сведениях: награждение правительственными наградами, присвоение ученых, воинских, почетных званий и ученых степеней, образование, знание языков, участие в составе выборных законодательных и представительных органов)

2.1. Записи о награждении, присвоении званий (степеней)

Число, месяц, год награждения, присвоения

Наименование правительственной награды,
присвоения ученого, воинского, почетного звания

Личное дело проверено
Дата ____Подпись_______

1 Согласно требованиям нормативных документов по архивам и делопроизводству дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежат передаче в архив, что в свою очередь предполагает их полное оформление. Полное оформление, кроме составления внутренней описи, включает в себя нумерацию листов дела, составление заверительной записи, переплет (подшивку) дела и др. Дела, не передаваемые в архив, подлежат частичному оформлению: такие дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеруются, заверительная надпись не составляется и т.д.

2 Личному листку в УСОРД присвоен код по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 010­95 «Унифицированные документы» – 0221050004.

3 Известный белорусский специалист в области документоведческой терминологии П.А. Левчик дает следующее определение анкете: «1) документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них; 2) опросный лист для получения каких­либо сведений» (см. Архивы и делопроизводство. 2002. № 3. С. 72).

4 Толкуя понятие «документы по личному составу» в широком смысле, документоведы иногда относят к ним такие виды документов, как штатное расписание, должностная инструкция, структура и штатная численность и др. Однако в практическом делопроизводстве и архивном деле указанные документы к категории документов по личному составу не относят. Например, дела со штатными расписаниями влючаются не в опись дел по личному составу, а в опись дел постоянного срока хранения.

5 ГОСТ 16487­83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». С. 3. В свою очередь, понятие «личный документ» нельзя путать с понятием «документ личного происхождения» – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

6 В Инструкции вместо слова «строка» используется термин «графа», что представляется не совсем верным. Графы применяются в таблицах для обозначения вертикального уровня членения текста и содержат обобщенные показатели постоянной информации. Переменная информация в анкетах и таблицах, представленная в словесной или цифровой форме, отражается в строках (горизонтальный уровень членения текста).

7 Обратим внимание, что требования новой редакции Закона Республики Беларусь «Об образовании в Республике Беларусь» до настоящего времени не учтены в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30 (в редакции постановления Министерства труда от 11 мая 2000 г. № 72). В п. 17 гл. 3 этой Инструкции («Занесение сведений о работнике») записано, что при заполнении трудовой книжки работника в строке «Образование» указывается: «среднее», «среднее специальное», «высшее». Безусловно, данная норма Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников требует приведения в соответствие с нормами Закона «Об образовании в Республике Беларусь».

8 Например, согласно Квалификационному справочнику должностей работников государственных архивов Республики Беларусь (руководителей и специалистов), утвержденному приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 27 декабря 1996г. № 35, для занятия самой низкой должности «архивист» (без категории) необходимо отвечать следующим квалификационным требованиям: «среднее специальное образование без предъявления требований к стажу работы и индивидуальная подготовка».

9 Дополнению к личному листку по учету кадров в УСОРД присвоен код по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 010­95 «Унифицированные документы» – 0221050005.

10 Таблица – документ, состоящий из цифровых или текстовых сведений, расположенных по графам в определенном порядке (Краткий словарь современной терминологии «Делопроизводство и архивное дело». Мн. БелНИИДАД, 2001).

начальник отдела организационно­правовой,

и международных связей

Комитета по архивам

при Совете Министров Республики Беларусь,

Дополнение к личному листку по учету кадров

В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.

Внимание! У вас установлена устаревшая версия браузера: Opera 10.0.

Использование устаревшей версии браузера потенциально опасно и может привести к некорректному отображению сайта.
Обратите внимание на то, что мы не проверяем работоспособность и не поддерживаем корректную работу сайта в устаревших версиях браузеров.

Что же делать?
Вы можете самостоятельно или с помощью системного администратора вашей организации
скачать бесплатно и установить один из популярных современных браузеров:

Включается в личное дело сразу или только после появления новых данных о работнике? В инструкции написано. что личное дело формируется в хронологической последовательности, где это дополнение стоит на первом месте в перечне документов. То есть мы сразу заводим дополнение к личному листку, а заполняем по мере появления изменений в труд.деятельности работника?

Отредактировано модератором согласно правилам форума (подп. 4.3.3. )

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

То есть мы сразу заводим дополнение к личному листку, а заполняем по мере появления изменений в труд.деятельности работника?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

#3[262813] 21 февраля 2011, 13:37

дополнение к личному листку по учёту кадров

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

#4[346022] 16 февраля 2012, 16:10

Пожалуйста. очень прошу. подскажите, ГДЕ можно прочитать, когда и как заполняется Дополнение к личному листку. Я ведь правильно понимаю, что пришел человек к нам, я завожу личное дело (в т.ч. и дополнение на него, гдде пишу дату приема, должность и т.д.).

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Спасибо! но я там нашла такую строчку и опять запуталась(((((
"В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров и издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. В связи с этим при включении дополнения в личное дело в нем заполняется только строка «Фамилия, имя, отчество», остальные строки и графы заполняются в процессе ведения личного дела."

Тогда просто скажите мне словами: принимаю на рабоут бухгалтера с 02.01.2012 Иванов В.В.
В дополнении пишу его ФИЛО, и сразу должность, дату приема, номер приказа. так.
или дополнение заполняется после увольнения этого человека?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Личный листок по учету кадров образец заполнения скачать бесплатно

Трудоустройство нового сотрудника подразумевает оформление множества сопутствующей документации. Личный листок по учету кадров - одна из первичных бумаг, позволяющая получить анкетные данные человека. Практика составления обсуждаемого акта применяется во многих учреждениях. Заполненный соискателем личный листок по учету кадров позволяет работодателю получить первоначальное представление о кандидате на работу. Образец заполнения обсуждаемого локального листка, можно скачать по прямой ссылке без каких-либо ограничений.

Рассматриваемая карточка оформляется в свободной форме по предлагаемому бланку работодателя. Как таковых сложностей в ее составлении не возникает. При внесении сведений в пустые графы следует внимательно писать каждую цифру и букву, чтобы не переписывать бумагу несколько раз. Личный листок по учету кадров часто содержит вопросы для соискателя. Личные реквизиты, место жительства, образование, предыдущие места деятельности, практика и иные сведения. На поставленные вопросы нужно отвечать подробно, а в случае отрицательного ответа можно поставить прочерк.

• Наименование, дата составления, номер;
  
• ФИО, пол, место рождения, национальность, образование;
  
• Личный листок по учету кадров должен содержать информацию о владении иностранными языками, практике трудовой деятельности;
  
• Учет воинской обязанности для мужчин, семейное положение;
  
• Адрес проживания и регистрации, паспортные реквизиты;
  
• Подпись, расшифровка.
  

Другие новости по теме:

Охарактеризуйте правила заполнения личного листка по учету кадров

Главная | О нас | Обратная связь

Охарактеризуйте правила оформления и расположения реквизита 26

26 .Визы Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.

Визированию подлежат как внутренние, так и исходящие документы. На внутренних документах визы проставляют ниже подписи слева на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа. При визировании проектов распорядительных документов рекомендуется располагать визы на оборотной стороне последнего листа документа.

В исходящих документах визируются экземпляры документов, остающиеся в организации («отпуски»).

В реквизит «Виза» входит наименование должности лица, визирующего документ, его личная подпись и ее расшифровка и дата:

Если документ визируется несколькими должностными лицами, визы располагают одну под другой в порядке визирования.

При невозможности разместить визы на документе к нему прилагается отдельный лист согласования, который впоследствии хранится вместе с документов в деле.

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в проекте документа не допускается. При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе. А на проекте документа рядом с визой указывается: «Замечания прилагаются»:

С проектом не согласен.

Дайте определение понятия «справка». Изложите порядок расположения реквизитов и правила их оформления.

Справка – документ, содержащий описание и/или подтверждение тех или иных фактов, событий служебного или биографического характера.

Справка является документом информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора по существу излагаемых вопросов.

Справки бывают: - служебные – отражающие вопросы деятельности организации (о численности штата, выполнении планов, заданий и т.п.); - личные – выдаваемые частным лицами для предоставления в другие учреждения. - архивные – официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документа

Внешние служебные справки – обычно составляются по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или по запросу сторонней организации.

Они оформляются на общем бланке организации и состоят из следующих реквизитов:

- государственный герб Республики Беларусь;

- наименование вышестоящей организации

- название вида документа

- заголовок к тексту

- отметка о наличии приложения (если есть)

- отметка об исполнителе

- печать (если необходимо)

Внешние справки подписываются руководителем организации.

Внутренняя служебная справка – документ, не выходящий за пределы организации.

Оформляется на чистых листах формата А 4 и А 5 .

Состоит из следующих реквизитов:

- наименование структурного подразделения;

- название вида документа;

Наименование структурного подразделения можно включать в наименование должности в реквизите подпись, а сам документ будет начинаться со слова «справка».

Внутренние справки подписываются составителем.

Заголовок справок может отсутствовать, если текст не превышает 7 строк.

Текст Вначале излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления, может даваться ссылка на соответствующий документ, в соответствии с которым составляется справка.

В справке, составленной по итогам проверок, дается общая информация о проверяемом объекте, причины, цели обследования. Далее в справке указываются установленные факты. Описываемые события по существу, нарушения, несоответствия законам и другим нормативным актам. либо отмечаются положительные стороны. Могут указываться фамилии конкретных должностных лиц, структурные подразделения – исполнители, назначаются точные даты либо устанавливаются хронологические рамки исправления выявленных недостатков.

Текст служебной справки может оформляться в виде связного текста или таблицы, делится на разделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки.

Дата, к которой относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту ли помещается перед текстом, при этом используются словосочетания «по состоянию на …», или «за период с … по …».

Оформляются на общем бланке и состоят из следующих реквизитов:

-наименование вышестоящей организации; - наименование организации;

- название вида документа; -дата; - индекс; - место составления;

- заголовок (если текст больше 7 строк);

- текст;- подпись;- печать (обязательно).

Текст личной справки начинается с указания Фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте личной справки обороты типа: «дана настоящая», «действительно работает» и т.п. НЕ ДОПУСТИМЫ .

Для оформления личной справки рекомендуется использовать трафаретные бланки, на которые нанесена постоянная информация, а переменная информация вносится при подготовке конкретного документа.

Например: _________________________________________ является студентом (кой) _____ курса дневного (заочного) отделения _________________________________ факультета Белорусского государственного университета.

Личные справки часто подписываются двумя должностными лицами (о заработной плате – руководителем и главным бухгалтером; о трудовом стаже – руководителем и начальником отдела кадров).

Личные справки могут высылаться заявителю по почте или выдаваться на руки. Указание организации, в которую представляется справка, отражается в реквизите «адресат». Заканчивать текст справки этой информацией НЕ ДОПУСКАЕТСЯ.

Внешние справки (служебные и личные) регистрируются, как и исходящие документы. Внутренние справки регистрируются в журнале регистрации внутренних документов.

Охарактеризуйте правила заполнения личного листка по учету кадров.

Заполняется по установленной форме и является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных сотрудника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.

Заполнение личного листка по учету кадров регулируется «Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников» (утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2).

Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работников кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке по учету кадров, записям в документах.

При заполнении личного листка используются: паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и иные личные документы.

По согласованию работника и нанимателя в листок по учету кадров могут включаться дополнительные сведения. На личный листок наклеивается фотокарточка принимаемого на работу. Подписывает личный листок по учету кадров составитель с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.

При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования:

Ä На все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок

Ä На все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер «да», «нет»;

Ä Не допускается пропуск (прочеркивание) граф. В случае отрицательного ответа: «не имею», «не участвовал» и т.п.

Ä Фамилия, имя, отчество пишется полностью в именительном падеже.

Ä В графе «Дата рождения» арабскими цифрами указывается число, месяц и год рождения: 15.02.1962;

Ä Место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения

Ä В графе «Гражданство» указывается название страны (Республика Беларусь);

Ä В графе «Образование» указывается: «общее образование», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее»;

Ä Если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;

Ä Наименование высшего и среднего специального заведения пишут полностью;

Ä В графе «Какие имеете труды и изобретения» перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованных изобретений либо делается запись: «Список научных трудов (изобретений) прилагается»;

Ä В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражается предыдущая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Начинается эта графа с записи времени обучения в высшем (среднем специальном) учебном заведении. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности;

Ä В графе «Семейное положение» указываются данные на момент заполнения личного листка: «холост (не замужем)», «женат (замужем)», «разведен», «вдовец», после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого челна семьи).

Жена – Трофимова Елена Константиновна, 1964 г.р.,

Сын – Сикроский Кирилл Олегович, 1988 г.р.,

Дочь – Сикорская Анастасия Олеговна, 1992 г.р.,

Мать – Гуревич Нина Павловна, 1942 г.р.

Ä В графе «Место жительства» указывается адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон.

Все изменения, касающиеся работника, происшедшие после заполнения личного листка по учету кадров, отражаются в дополнении к личному листку по учету кадров .

Дополнение к личному листку по учету кадров – это документ, предназначенный для отражения изменений в трудовой и личной жизни работника, происшедших после заполнения им личного листка по учету кадров. Этот документ состоит из двух разделов, каждый из которых оформлен в виде таблицы.

В первом разделе помещаются данные о работе, переводах и перемещениях работника по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности со ссылкой на приказы по личному составу.

Во втором – записываются сведения об изменениях в профессиональной и личной жизни работника после заполнения личного листка по учету кадров: о повышении квалификации, об аттестации, поощрениях, изменении семейного положения, места жительства, которые должны быть подтверждены ссылками на соответствующие документы.