Руководства, Инструкции, Бланки

как прошить и заверить документы образец

Рейтинг: 4.6/5.0 (978 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Как прошить документы и правильно их заверить: инструкция и видео

Как прошить документы и правильно их заверить

Многие предприниматели и сотрудники предприятий сталкиваются с вопросом о том, как прошить документы для предоставления их в регистрирующую или же контролирующую организацию. Прежде чем заниматься прошивкой, необходимо будет подготовить комплект предметов, которые пригодятся для этого дела. Сюда входят:

  • собственно документы;
  • при необходимости – печать;
  • суровые нитки;
  • дырокол;
  • иголка;
  • клей (канцелярский);
  • бумага для стикера (примерно 4 x 6 сантиметров).

В левой части документов, примерно посередине поля без текста, нужно будет иголкой проделать отверстия – от трёх до пяти. Обычно трёх или четырёх бывает достаточно. Их надо располагать симметрично на расстоянии 3 см друг от друга.

Подготовка

Для большинства случаев достаточно трёх отверстий. Как прошить документы в 3 дырки, знают не все, но ничего сложного тут нет. Располагать отверстия необходимо симметрично и на одной вертикальной линии. Когда вы сшиваете сразу несколько документов, то можно сразу все их прошивать ниткой или же проделать отверстия дыроколом.

Некоторые полагают, что сшивать через три дырки не так надёжно, поэтому можно для документов сделать и пять дырок – тем более что никаких документов, которые бы чётко это регламентировали, на данный момент нет. После этого листы нужно будет пронумеровать.

Прошивка

Когда встаёт вопрос о том, как прошить и пронумеровать документы, то можно убедиться в отсутствии единого стандарта по этому вопросу. Но традиционно используются суровые нитки, хотя в некоторых случаях может применяться и тонкая лента. Но предпочтение отдаётся всё-таки суровым ниткам, банковскому шпагату или прошивным ниткам ЛШ-210.

Для прочности документы прошиваются дважды. Остатки нитей выводятся из центрального отверстия (то есть второго, когда документы прошиваются через три дырки, или третьего – когда через пять) на заднюю сторону документов и обрезаются примерно на расстоянии шести сантиметров от края. Потом нити завязываются узлом, чтобы на них можно было приклеить стикер.

Отдельный вопрос – как прошить документы в 4 дырки. Здесь также последовательность довольно проста. Из крайней дырки нитки продеваются во вторую, потом – в третью, потом – в четвёртую. После этого нить идёт в обратно порядке: из крайней в третью, из третьей во вторую. Затем она завязывается на узелок.

Заверение

Очень важный момент – это заверение прошитых документов. Особенно актуально это, когда нужно прошить документы для налоговой. Требуется в обязательном порядке подтвердить, когда и кем они были прошиты. Обычно это делается следующим образом:

  1. Готовится стикер. Его можно просто набрать в MS Word и распечатать на бумаге, а потом обрезать по размеру примерно 4x6 сантиметров. Необходимо указать, что документы прошиты и пронумерованы, а также отметить, если они будут скреплены печатью. Также указываются данные лица, прошившего документы.
  2. Бумага (лучше всего папиросная, чтобы узелок был хорошо виден) наклеивается так, чтобы закрывать узел и частично сами нити. При этом кончики нитей должны остаться, чтобы было видно, что это именно узелок.
  3. Для наклейки применяется канцелярский клей (он же жидкое стекло). После этого ставятся подпись и печать, которые должны выходить за границы стикера. В некоторых случаях края оттиска и нити после этого дополнительно заливаются клеем сверху. Но это чаще делается с бухгалтерскими документами, которые обладают наибольшей важностью при отчётности. Все перечисленные меры являются защитными и удостоверяют подлинность того, что документы были прошиты и скреплены.

Знание всей процедуры прошивки позволяет заранее избежать многих проблем и неприятностей. Например, зная, как прошить документы для регистрации ИП, можно предотвратить придирки со стороны контролирующих лиц. Поскольку в регламентирующих документах нет строгих и чётких указаний по поводу того, как прошивать документы, то небрежность в данном вопросе может привести к лишним претензиям, которые создадут дополнительные проволочки и вынудят переделывать документы.

как прошить и заверить документы образец:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Как правильно прошить документы нитками

    Как прошивать документы

    Прошивка документов позволяет упорядочить бумаги предприятия или организации, а также обеспечить контроль за их сохранностью и своевременной передачей в архив для дальнейшего сбережения согласно номенклатуре. Небольшие по толщине стопки удобнее и дешевле всего скрепить обыкновенной нитью. Таким образом, чаще всего оформляются:

    • нотариально удостоверенные и банковские бумаги;
    • договора;
    • журналы регистрации;
    • личные дела;
    • бланки строгой отчетности.

    Правильно прошить документы нитками поможет простой алгоритм, который содержит несколько обязательных этапов.

    Этап подготовительный

    Документацию следует освободить от всех скрепляющих элементов: скобок, булавок, скрепок и т.п. Если есть карандашные пометки, их необходимо аккуратно удалить ластиком. Далее надлежит сложить листы в логичной последовательности и пронумеровать страницы. Для этого используют специальный нумератор или карандаш черного цвета. Применение чернил и разноцветных карандашей не допускается. Порядковый номер страницы проставляют в правом верхнем углу документа.

    Нумерация выполняется только на лицевой стороне. Цифры размещают так, чтобы они не перекрывали основной текст.

    Следующий шаг подготовительного этапа — проделывание отверстий для нити. Классический вариант — три отверстия. Если документ содержит вложения, которые меньше по формату, чем основная масса листов, подшивку лучше осуществлять с помощью четырех проколов. Это позволяет скрепить документы более надежно. Для особо важных бумаг рекомендуется применять прошивку в пять отверстий, чтобы защитить их от подмены.

    Отверстия можно сделать шилом, иглой или дыроколом. Они должны располагаться слева, в центральной части свободного поля. От текста следует отступить не менее 1.5 см. Все проколы должны находиться на одной вертикали и лежать на расстоянии 3 см друг от друга.

    Этап сшивания документов


    Иногда для оформления толстых стопок документов применяют банковский шпагат или тонкую ленту. Для соединения относительно небольшого количества листов удобнее использовать суровую или прошивную нить ЛШ-210. Следует отмерить около 70 см нитки и продеть ее в иглу.

    Заводить иглу в центральное отверстие необходимо с тыльной стороны, зафиксировав один из концов нити и следя за тем, чтобы во время работы он всегда находился за последним листом документа. Прошивку выполняют минимум два раза. После этого снова выводят иглу через центральный прокол на тыльную сторону и обрезают нить, оставив концы в 7-8 см. Далее следует связать их в прочный узел. Важно сделать его как можно ближе к тыльной стороне последнего листа.

    Контроль границ во время скрепления нитью документа очень важен. Главное условие — в прошитом виде он должен легко читаться.

    Если документ скрепляется через 4 отверстия, центральное выделить не получится. Прошивка осуществляется в иной последовательности. Нить нужно вывести из самой верхней дырки (первой) и пропустить через вторую, потом — через третью, затем — через четвертую. Далее нить следует провести в обратном порядке: из нижней дырки (четвертой) — в третью, из нее — во вторую. После этого завязывается узел.

    Этап заверения или заключительный этап

    Для него нужно подготовить стикер размерами примерно 2 см на 8 см. Его следует вырезать из тонкой бумаги, папиросной, к примеру. При наклеивании сквозь нее должен просвечиваться узел из ниток. На стикере следует написать прописью или отпечатать следующие данные:

    • сколько листов пронумеровано и прошито (указать и цифрами, и словами);
    • должность заверившего документ,
    • фамилию и инициалы уполномоченного заверить документ лица.

    Стикер наклеивается таким образом, чтобы закрыть узелок и частично концы нити.

    Для качественной прошивки следует выбирать канцелярский клей, который не потеряет своих свойств при длительном хранении документа.

    После того, как клей высохнет, заверяющий обязан оставить на стикере свою подпись и оттиск печати предприятия или организации (если таковая имеется). Края подписи и печати должны выходить за границы наклейки на тыльную сторону последнего листа документа.

    Поделитесь с коллегами:

    Как прошить документы в 3 или 4 дырки

    Как правильно прошить документы

    Ситуация, когда предприниматели сталкиваются с необходимостью прошить документы, далеко не редкость. Бумаги могут понадобиться для налоговой инспекции, пенсионного фонда или для хранения в архиве.

    Склеивать документы или скреплять с помощью степлера категорически запрещено. Чтобы избежать проблем и не заслужить репутацию безграмотного человека, необходимо знать, как прошить документы согласно всем требованиям.

    Общие правила

    На первый взгляд может показаться, что никаких сложностей в скреплении документов возникнуть не должно, но это не совсем так. К процессу нужно подойти ответственно, чтобы бумаги были в надлежащем виде. Многие типографические конторы могут выполнить эту работу за установленную плату и в короткие сроки, но не каждый предприниматель рискнет доверить важные бумаги посторонним людям. Чтобы не пользоваться каждый раз услугами профессионалов, стоит разобраться, как правильно прошить документы.

    Контролирующие структуры не предоставляют предпринимателям конкретные указания по этому вопросу, поэтому придется разбираться самостоятельно. Информацию можно почерпнуть из Методических рекомендаций в сфере делопроизводства.

    Сшиваем бумаги с помощью ниток

    Как прошить документы таким способом? Для этого необходимо подготовить принадлежности. Нужно иметь нитки, иголки и клей. Процесс состоит из трех этапов:

    • Подготовка документов. Все бумаги необходимо разложить в нужном порядке и пронумеровать их карандашом в уголочке листа. Отверстия можно делать шилом или использовать дырокол. В том случае, когда бумаг очень много и проткнуть их дыроколом невозможно, стоит воспользоваться острым гвоздем и молотком. Количество отверстий зависит от важности и назначения документа. Особо секретные документы сшиваются в пять дырочек, чтобы избежать подмены листков. Отверстия нужно расположить слева, по центру свободного поля. Расстояние должно составлять примерно три сантиметра от одного прокола до другого.
    • Списание. Разбираясь, как прошить документы нитками, нужно знать важные нюансы. В большинстве случаев принято использовать шпагат или нить ЛШ-210. Допускается применение и других прочных ниток. Начинать процесс необходимо с тыльной части того отверстия, которое расположено посередине. Принято сшивать документы дважды, чтобы придать нужную прочность. Нитка выводится на тыльную сторону из центрального прокола и завязывается узелком. Если нужно скрепить бумаги, которые не несут особой ценности, можно использовать обычную нитку.
    • Заверение документа. Чтобы правильно заверить бумаги, необходимо подготовить небольшой листочек с размерами 4 на 5 см. Его нужно наклеить на узелок так, чтобы концы нити были свободны. На листочке необходимо указать количество подшитых бумаг числом и прописью, а также должность, фамилию и инициалы ответственного лица. После этого заверяющий ставит свою подпись и печать, если она имеется. Края подписи и печати обязательно должны выходить за пределы листочка-наклейки.
    Как подготовить бумаги для налоговой инспекции?

    Любой предприниматель обязан предоставлять различные отчеты о своей деятельности, поэтому знания о том, как прошить документы для налоговой службы, являются необходимыми. Чтобы избежать несогласованностей, желательно уточнить у ответственного лица о правилах скрепления документов.

    К готовому документу следует составить перечень всех прилагающихся бумаг. Опись нужно вложить в самом начале дела и пронумеровать отдельно. Также необходимо указать даты документов и количество листов. Нужно помнить, что номер ставится именно на листах, а не на страницах. Если документ многотомный, листы каждого тома нумеруются отдельно.

    Для налоговых органов нужно прошить документы в 3 дырки, не больше и не меньше. Расстояние между проколами должно быть более трех сантиметров. Расположить их нужно на полях с левой стороны. Отверстия делаются с помощью шила или толстой иголки. Проколы должны быть в середине поля, чтобы текст хорошо просматривался. Все дырки нужно сделать так, чтобы они были строго друг под другом.

    Какой нитью шить?

    Документы для налоговой нужно сшивать только прошивной иглой, используя шпагат или нитку ЛШ-210. В крайнем случае допускается прошивка капроновой нитью, сложенной в несколько раз.

    Нить выводится на обороте последнего листа. Концы, длина которых не может быть больше 6 см, нужно завязать. Наклейка делается по общепринятым правилам и заверяется подписью и печатью. Концы нити должны быть свободными.

    Если документ будет храниться более десяти лет, необходимо сделать пять проколов. В этом случае наклейка должна быть из папиросной бумаги.

    Обложка документа

    Необходимо знать не только то, как прошить документы, но и как подобрать к ним обложку. Они могут быть трех типов: стандартные, нестандартные и те, которые используются для длительного хранения бумаг. Как правило, чаще всего габариты обложки составляют 229 на 324 мм, их применяют для листов формата А4.

    Если документ большего размера, нужно изготовить нестандартную обложку. Для этого можно обратиться в типографию или сделать ее самостоятельно. Те бумаги, которые необходимо хранить больше 25 лет, должны быть оформлены в прочную обложку из плотного картона. Если подразумевается передача документа в государственный архив, материл для обложки должен быть бескислотный.

    Прошивка в 4 отверстия

    В зависимости от того, какие сроки хранения документов, оформление может быть двух видов:

    • Частичное, при котором листы могут быть не пронумерованы. В этом случае опись и листок-заверитель составлять не нужно. Такое оформление допускается к документам, которые хранятся не более десяти лет.
    • Полное оформление необходимо в том случае, когда бумаги лежат в архиве больше десяти лет. При этом нужно прошить документы в 4 дырки.

    Обложка должна быть твердой, из плотного картона, толщина которого составляет 0,35-1,5 мм. Элементы описания необходимо расположить в соответствии с ГОСТом 17914-72. Подшивая бумаги, нужно помнить о том, что текст должен хорошо читаться. Все металлические элементы, такие как скрепки и скобы, необходимо удалить.

    Для прошивки в 4 отверстия нужно приготовить шило, приспособление для зажима, большие иголки и нитки. Если листов очень много, целесообразнее взять дрель.

    Тонкости «архивного сшива»

    Перед тем как прошить документы, нужно проверить все бумаги и разложить в правильном порядке. Листы описи должны быть пронумерованы отдельно. В конце необходим заверитель дела.

    Если дело оформляется частично, сверху и снизу нужно наложить картон. В случае полного оформления необходимо сшить и сделать переплет, применяя клей ПВА.

    Чтобы зажать пачку, следует использовать гнет или специальное устройство. Нижний и верхний прокол нужно расположить на расстоянии 30 мм от границ полей. Остальные два отверстия находятся на расстоянии где-то 80 мм от крайних проколов.

    Концы нити необходимо продеть в разные иглы и провести в средние проколы с лицевой стороны. Выводится нить с тыльной стороны через крайние проколы на лицевую сторону. Далее продевается в соседние отверстия. Концы нужно связать с тыльной стороны.

    Заключение

    Правильное оформление отчетности и ведение документооборота – один из обязательных аспектов успешной деятельности. Поэтому руководители должны подходить к этому делу со всей ответственностью и знать, как правильно прошить документы.

    Как правильно прошить документы нитками: фото-инструкция

    Как правильно прошивать документы нитками

    Несмотря на повсеместное введение новых технологий и перевод части делопроизводства в электронный вид, в большинстве государственных предприятий основным носителем остается бумага. Особенно бумагу любят в различных контролирующих и исполнительных органах: налоговой, пенсионном фонде, пожарной инспекции, судах, финансовых учреждениях и др. Именно поэтому любой предприниматель должен уметь правильно сшивать документы, нумеровать и регистрировать их. Прошивка обычно выполняется при помощи нитки с иголкой, степлера или специальных станков. Расскажем подробнее о том, как правильно сшить документы и дела.

    Прошивка ниткой

    На самом деле никаких строгих правил и требований к сшивке документов не существует. Тем не менее существует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» и приказ от Росархива 23.12.2009 №76, который дает рекомендации по прошивке многостраничных документов.

    Правильная прошивка документов защитит их от подмены

    Как сделать все правильно? Вам понадобится шило, цыганская игла, прочная черная нить, лист бумаги и клей. Обычно бумаги сшиваются через три отверстия — одно делается по центру листа примерно 1,5-2 см от края, второе и третье — по бокам от имеющегося на расстоянии в 3-5 см. Проколы делаются шилом — если у вас не хватает силы проколоть сразу всю пачку, то можете разделить ее на несколько частей. Ниже мы приведем пример, как правильно прошить документы нитками и фото процесса.

    Обратите внимание: при наличии дрели или шуруповерта и сверла можно просто просверлить пачку бумаги. Диаметр сверла должен быть около 6-8 мм.

    Прошивка пачки начинается с тыльной стороны. Проденьте в иголку нить и протащите ее через центральное отверстие, оставив “хвост” в 7-10 мм. Затем вставляете иглу в верхнее отверстие уже с лицевой стороны и протягиваете нитку на тыльную.

    Начинаем с центрального отверстия, протягиваем через верхнее и опускаемся к нижнему

    Далее нужно протащить иглу через нижнее отверстие, вывести ее на лицевую сторону, а затем протянуть ее в центральное к имеющемуся “хвосту”. Теперь можно отрезать нить, оставив не менее 7 см (если необходимо пропечатать дело, то оставляйте запас сантиметров 15). Свяжите начало и конец нитей, а на узел приклейте небольшой кусочек чистой бумаги. Если это бумаги строгой отчетности, то “хвосты” приклеиваются к последнему листу бумажным квадратом и на него ставится печать.

    Узелок после прошивки документов заклеивается бумажным квадратиком

    Допускается прошивка документов ниткойи в два отверстия. Обычно такой способ практикуется при наличии дырокола. Схема немного меняется — иголка заводится в нижнее отверстие с тыльной стороны, оставляется “хвост” длинной не менее 7 см. Затем через верхнее отверстие игла с ниткой возвращается назад. Далее обрежьте нитку так, чтобы у вас получился второй хвост длинной 7-10 сантиметров и свяжите его с первым. Концы нити опускаются вниз, а на узел наклеивается прямоугольный кусочек бумаги размерами 2 на 7-8 см.

    Чтобы надежно зафиксировать пачку можно сшивать и через 4 прокола. В этом случае иглу продевают со второго отверстия, заводят в верхнее, протаскивают еще раз через второе и подают на третье и четвертое. Сшивка производится на третьем отверстии, а бумагой заклеивается вся полоска нити.

    Обратите внимание: для сшивания документов не рекомендуется использовать обычную нить, поскольку она достаточно непрочная. Нужно либо сложить ее в несколько раз, либо использовать специальный капроновый шпагат.

    Иногда документы сшивают прозрачной леской, но по своим характеристикам она хуже нити. Главное, чтобы все три (четыре) отверстия были сделаны вертикально по одной линии. От широкого края листа отступают обычно 1,5 см. прошивку всегда начинают с тыла, чтобы узлы были сзади и не портили внешний вид.

    Обязательно указывайте количество страниц и ставьте подпись

    Заверение документов

    После того как мы научились правильно прошивать документы, давайте научимся их заверять. Для этого проводится нумерация листов. Хвосты заклеиваются небольшим бумажным прямоугольником, на котором пишут ручкой: «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью». Далее указывается количество листов в цифровом и буквенном виде, ставится печать, роспись и инициалы. Необходимо сделать это так, чтобы часть подписи и печати была и на наклеенном прямоугольнике, и на последнем листе. Это делается для того, чтобы если кто-то разрезал нить, то это было бы сразу видно. Также обычно указывается дата прошивки и заверения в цифровом виде.

    Обратите внимание: заверять документ может только ответственное лицо или человек, работающий по доверенности. Поэтому вместе с подписью ставится ФИО подписанта.

    Интересное по теме:

    KAK IP

    КАК правильно сшить документы и заверить копии? Как прошивать документы для налоговой при регистрации ИП и проверках, надо ли это делать, и как правильно заверить копию. Прошивка документов при регистрации ИП

    При подаче документов на регистрацию ИП в налоговый орган Заявление о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя (форма № Р21001) можно предоставить, просто скрепив документ скрепкой или степлером. Требования к оформлению документов, представляемых при государственной регистрации индивидуальных предпринимателей (как и юридических лиц, и КФХ), утверждены Приказом ФНС № ММВ-7-6/25@ от 25.01.2012 г. и не содержат положений о необходимости прошивки многостраничных документов.

    В законодательных нормативах отсутствуют требования об обязательной прошивке документов, в том числе заявлений, предоставляемых заявителем в регистрирующий орган лично, что дополнительно подтверждено Письмом ФНС от 25.09.2013 г. №СА-3-14/3512@.

    Правила о необходимости делать сшивы утратили силу с 04.07.2013 г. в связи с прекращением действия Приказа ФНС от 01.11.2004 г. № САЭ-3-09/16@.
    В случае обращения в налоговый орган через представителя либо направления заявления почтовым отправлением (т.е. не лично), копии документов, а также подпись заявителя на заявлении, должны быть удостоверены нотариально. В этом случае нотариус самостоятельно все прошьет и заверит.

    Еще больше полезной информации для ИП на сайте справочник-предпринимателя.рф

    Как правильно сшить документы при запросе налоговой в рамках проверки

    При предоставлении по требованию налоговых органов, сделать и заверить одну прошивку из всех или нескольких документов нельзя – это не соответствует требованиям ст. 93 Налогового кодекса.
    Необходимость заверки каждого документа отдельно при предоставлении копий в ФНС подтверждена разъяснениями Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 29.10.14 № 03-02-07/1/54849 и судебной практикой (постановление ФАС Московского округа от 05.11.09 № КА-А41/11390-09, постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 04.05.12 № А75-10184/2011).

    Документы из нескольких страниц

    Многостраничные документы можно заверить на каждом листе (как это сделать для отдельной страницы, приведено ниже) либо прошить.

    Отметка о заверении копии делается в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 (Письмо Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142).

    При сшиве документа листы нумеруются, на оборотной стороне последней страницы (либо на отдельном листе) проставляются следующие реквизиты: «Подпись», «Верно», должность лица, заверившего копию, расшифровка подписи (инициалы, фамилию), дата. Отметка о заверении копии должна также содержать надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью ____ листов». Слова «скреплено печатью» и непосредственно оттиск печати предприниматель проставляет при ее наличии.

    Принимая во внимание судебную практику, при заверении копий целесообразно учитывать Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X (ред. от 08.12.2003).

    В соответствии с Указом № 9779-X в прошивку необходимо добавить фразу, указывающую на место хранения подлинника.
    Эскиз отметки о заверении копии (скачать в формате word )

    Согласно разъяснениям ФНС, при прошивке многостраничных экземпляров необходимо:

        • обеспечить возможность свободного чтения текста каждой страницы;
        • исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении;
        • обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельной страницы в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии в суд);
        • осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).

    Требования о заверении каждого листа многостраничного документа неправомерны (письмо Минфина России от 07.08.14 № 03-02-Р3/39142).

    Иные требования (например, о необходимости прошивки «на угол» либо «через три дырки») отсутствуют. Налоговый орган указывает на возможность следовать существующим в деловой практике способам заверения. Таким образом, можно, например, соблюдать правила о проставлении подписи и печати таким образом, чтобы они затрагивали часть прошивки и часть последнего листа пачки.

    Согласно ст. 93 НК РФ направить документы в ФНС, в том числе, затребованные в ходе проверки, можно электронно. Использование сервиса для электронного документооборота с налоговой значительно экономит время. Сравнение функционала самых популярных интернет-бухгалтерий для ИП на УСН и ЕНВД можно посмотреть в статье «Бухгалтерия онлайн: все возможности для ИП «

    Одностраничные документы

    Документ, состоящий из одного листа, должен быть заверен отдельно, сшивать несколько документов вместе не следует.
    Внизу страницы (если она содержит подпись – ниже реквизита «подпись») проставляются: заверительная надпись («Верно»), должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата заверения (ГОСТ Р 6.30-2003), указывается место хранения подлинника (Указание № 9779-X).
    Эскиз отметки о заверении копии

    Штрафы за неправильное предоставление копий документов в ФНС

    При предоставлении в налоговый орган подшивки нескольких документов, заверенных только на последнем листе, санкции ФНС, в случае их применения, можно оспорить (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 16.10.12 № А75-10185/2011 и ФАС Центрального округа от 01.11.13 № А54-8663/2012).

    Согласно указанным решениям, предоставление налогоплательщиком в ФНС подшивки документов, заверенных одной надписью, нельзя считать непредставлением документов. Соответственно санкции можно считать неправомерными, однако данный факт возможно придется доказывать в суде.

    Добавить комментарий Отменить ответ

    Как сшить документы: сшиваем нитками и соблюдаем требования для налоговой

    Как правильно сшивать документы


    Довольно часто предприниматели сталкиваются с необходимостью сдачи документов для проверки, к примеру, в налоговую инспекцию, пенсионный фонд или для архивного хранения. При этом скреплять их степлером или склеивать категорически запрещено. В подобных случаях необходимо сшивать документы.

    Где сшить документы

    Может показаться, что сшивать документы достаточно просто, однако если не подходить к этому процессу ответственно, можно получить все отправленные документы в архив или налоговую обратно, работу придется полностью переделывать. Лучше сразу разобраться в правилах сшивания и основных требованиях или доверить эту работу профессионалам.

    Мы сделали подробную инструкцию о том, как официально прекратить свою предпринимательскую деятельность.

    Как правильно сшить документы государственные контролирующие структуры не рассказывают, поэтому предпринимателям приходится изучать этот вопрос самостоятельно. Единых для всех правил для прошивки документов нет, однако помочь в этом вопросе может изучение Методических рекомендаций по делопроизводству, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 года.

    Для сшивания документов обычно обращаются в типографию — многие полиграфические фирмы оказывают такие услуги. Вам предложат обложки всевозможных материалов и цветов, а также на выбор — пластиковые или металлические пружины. Средняя стоимость такой работы составляет 150-250 рублей. Сшивание документов занимает 10-30 минут.

    Большинство предпринимателей или бухгалтеров сшивают документы самостоятельно, например, при помощи брошюратора. Однако не все доверяют документы сторонним организациям — это весьма рискованно, ведь большая часть документации составляет коммерческую тайну. Именно поэтому лучше один раз изучить правила, потренироваться и сшивать самостоятельно.

    Как сшить документы нитками

    Итак, как же правильно сшивать документы ниткой? Перед тем, как сшивать документы нитками, нужно подготовить необходимые принадлежности:

    • документы, которые нужно сшить;
    • нитки;
    • иголки;
    • печать компании;
    • канцелярский клей.

    Весь процесс прошивки можно разделить на 3 этапа: подготовка документов, непосредственно сшивание их и заверение готового дела. Как сшивать документы нитками — показано на фото — не сложнее, чем пришить пуговицу на рубашку.

    1. Подготовка документов. На этом этапе документы необходимо разложить в правильном порядке, пронумеровать их карандашом в правом верхнем углу и сделать отверстия (дырки). Отверстия можно делать дыроколом или шилом. Если документ состоит из нескольких листов, можно просто прокалывать иголкой с ниткой. В случае, когда пачка документов для прошивки настолько толстая, что дыроколом воспользоваться затруднительно, можно воспользоваться шилом или даже острым гвоздем с молотком. Чаще всего используют вариант с тремя проколами, реже — с двумя. Для особо важных документов, с целью защиты их от подмены, можно использовать прошивку через пять отверстий — самый надежный вариант. Располагаться отверстия должны слева, в середине свободного поля. Расстояние от одного отверстия до другого, как правило, составляет 3 см.
    2. Сшивание документов. Для прошивки документов принято использовать банковский шпагат или прошивные нитки ЛШ-210. Однако можно использовать и любую другую суровую нить. Если документ состоит их нескольких листов, можно сшить его и обычной ниткой, сложенной вдвое. Начинать прошивку нужно с тыльной части среднего отверстия. Как правило, прошиваются документы дважды — для прочности. В конце нитка выводится на тыльную сторону из центрального отверстия и завязывается узелком.
    3. Заверение сшитого документа. Для заверения необходимо подготовить небольшой листочек-наклейку размером 4 на 5-6 см, где будет указано, сколько листов прошито в документе (цифрами и прописью), должность, фамилия и инициалы заверившего. Данный листочек наклеивается на узелок и нитки так, чтобы концы ниток оставались свободными. Далее заверяющий должен поставить свою подпись и печать (при ее наличии). Подпись и печать нужно ставить так, чтобы края их выходили за границы наклейки.

    Узнайте, как продавать в социальных сетях, создав интернет-магазин прямо Вконтакте, — в нашем материале .

    Как сшивать документы для налоговой

    Конечно, прежде чем оформлять документ к сдаче, лучше всего уточнять у контролирующих органов, как правильно сшивать кассовые документы. К примеру, при сдаче документов на проверку в налоговую, инспектор может потребовать заверить каждый отдельный документ, а прошивание и заверение всего прошитого дела может не подойти. Как правило, в налоговую чаще всего сдают сшитую книгу чета доходов и расходов.

    Для готового к прошивке дела необходимо составить опись имеющихся в нем документов. Опись вкладывается в начало дела и нумеруется отдельно. В описи должны перечисляться все находящиеся в деле документы с датами и количеством листов. Необходимо учитывать, что нумеруются именно листы, а не страницы документа. Если дело состоит из нескольких частей или томов, листы каждого тома нумеруется отдельно.

    При прошивке дела подбирается и подходящая обложка. Обложки могут быть трех видов: стандартные, нестандартные и для дел длительного хранения. Стандартные обложки имеют размер 229х324 мм и подходят для обычных документов формата А4.

    Нестандартные обложки изготавливаются для документов большего размера. Для сшивания же документов длительного хранения (от 25 лет и выше) используются обложки из плотного картона. В случае сдачи дела в государственный архив необходимо использовать обложки из специального бескислотного картона.

    На документах, сдаваемых в налоговую можно делать только три прокола, не больше и не меньше. Расстояние между ними — не менее 3 см, проколы делаются с левой стороны на полях при помощи шила и иглы. Обычно прокалывается середина свободных полей, чтобы крепление было прочным, но при этом можно было увидеть полностью весь текст. Проколы должны быть ровными, располагаться строго друг под другом.

    • Прошивать все документы можно только специальной прошивной иглой, а скреплять нитками ЛШ-210 или банковским шпагатом. Альтернативой может стать обычная или капроновая нить, но ее нужно сложить в несколько раз.
    • Концы нити выводятся на оборот последнего листа, а свободный край оставляется от 5 до 6 сантиметров, не больше. На конце делается узел.
    • Наклейка из бумаги оформляется так же, как описано в предыдущем пункте. Концы нити должны быть свободными. Затем документ заверяется подписью руководителя и печатью.
    • При сшиве бухгалтерских документов, которые хранятся более 10 лет, нужно сделать 5 отверстий, вместо обычной бумаги для наклейки используется папиросная. Ее необходимо применять для всех важных документов, чтобы был виден узел. Плотную разновидность наклеивать запрещено.

    Правильный документооборот и оформление отчетности — залог удачной предпринимательской деятельности. Сшивание документов кажется простым делом, однако у него много нюансов, не соблюдение которых служит отказом для приема в налоговой и других организациях. При этом важно учитывать не только алгоритм действий, но и материалы.

    Related posts:

    Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть! Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать — напишите вопрос в форме ниже:

    Как правильно сшивать бухгалтерские документы: правила и образец

    Как правильно сшивать документы нитками в ручную?

    Казалось бы, зачем вообще сшивать документы, когда можно скрепить их степлером, скрепкой, сложить в файл или даже приклеить, не говоря уже о передаче бумаг электронным образом? Однако существует немало мест, куда вам придется нести именно прошитые с помощью нитки листы: в налоговую, в архив, суды и прочее. Это необходимо для повышения уровня безопасности: ведь незаметно заменить лист на правильно прошитых документах невозможно. В этом можно легко убедиться, просто посмотрев на сшитые документы.

    Казалось бы, все довольно просто: прошить листы и заверить их. Но есть одна сложность, которая часто ставит в тупик делопроизводителей – это отсутствие единого правила сшивания. При этом налоговая или архив вправе вернуть неправильно скрепленные документы, что может сильно затянуть и без того небыстрые процедуры. Однако не стоит отчаиваться: существуют несколько ГОСТов, по которым следует выполнять данный процесс.

    Какие ГОСТы и нормативы нужно учитывать

    Как уже было отмечено, главная трудность – отсутствие единого стандарта. Однако есть общие правила заверения, которые действуют в большинстве случаев для документов формата А4. О них можно узнать в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 и ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

    Если вам нужно зарегистрировать ООО, смело изучайте «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей» от 26.02.2004 N-110 и «Методические разъяснения по порядку заполнения форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица» (статья 1, абзац 3). Стоит отметить, что большинство рекомендаций даны для документов, которые хранятся более десяти лет .

    Однако, если у вас есть сомнения в правильности указанных выше сведений, лучше уточнить заранее на месте все тонкости. Иногда требуется заверить каждый лист или пронумеровать листы или страницы. Также стоит помнить, что прошивке подлежат все документы, состоящие более чем из одного листа .

    Оформление обложки

    Обложка необходима для лучшей сохранности документа. Она бывает двух видов: обычная и для длительного хранения. Первая представляет собой тонкий картон, вторая сделана из более плотного, твердого. При этом для документов, которые сдаются на государственное хранение, в качестве обложки должен использоваться только бескислотный картон.

    Для прошивки документа, состоящего из листов формата А4, используется обложка размером 22.9 х 32.4 см, т.е. чуть больше самого листа.

    Если листы, вшитые в дело, имеют нестандартный размер, то обложка должна иметь соответствующие размеры без припусков со сторон. Для большей прочности дополнительно к ней спереди и сзади пришивают тонкие полоски картона, через которые должна проходить веревка. При этом существуют особые предписания даже на клей: никаких клейстеров, только канцелярские или силикатные варианты.

    Нумерация страниц

    Чтобы листы не перепутались и не потерялись, проводится нумерация документа. Это важная часть сшивания, у которой есть свои особенности и правила:

    • Перед тем, как начать проставлять цифры, нужно вытащить все чистые листы из дела и отложить в сторону опись – она в нумерации не значится. Затем отсортируйте вложенные документы по датам или иным критериям, например, по странам или алфавиту. Тендеры являются исключением: для них фирмы сами указывают расположение.
    • Далее вам потребуется простой карандаш. В простых листах нумерация проставляется в правом углу сверху; во вшитых картах, фотографиях, чертежах и прочем — наоборот, в левом верхнем углу на обороте. Листы большого формата проставляются сверху справа спереди. Даже если карта состоит из нескольких листов, склеенных в один, она является одним листом в документе. На ее обороте при этом пишут количество листов: «Лист № ххх – схема-склейка из ххх листов». Это относится и наглухо наклеенным на лист фотографиям, схемам и вырезкам: «На листе № ххх наклеено ххх вырезок и ххх фотографий согласно описи на обороте». Если подобные вставки приклеены только с одного угла, то они являются отдельными листами и нумеруются отдельно.
    • Стоит сразу отметить особенности прошивки больших форматов: сверните лист до необходимого формата, приложите к документам и посмотрите, в каком месте будет проходить нить. Именно там вы и должны прошить его и нигде иначе.
    • Если внутри дела присутствует документ с собственной нумерацией (брошюра, журналы, газеты), то ее можно оставить без изменения только в том случае, если номера совпадают с общими. В ином случае документ подлежит перенумерации с включением в общий список. Если в дело оказался вшит конверт с материалами, материалы нужно пронумеровать отдельно, на конверте поставить нужный номер и составить отдельную опись вложения. Отдельно нумеруют и тома или части одного дела.
    • Если вы допустили ошибку при нумерации, нужно осторожно зачеркнуть цифры косой чертой и поставить рядом нужную цифру. При этом составляется новая заверительная надпись. Если ошибок слишком много, дело перенумеровывают, старую заверительную надпись зачеркивают и составляют новую. Если в дело добавляют новые листы, документ придется полностью перенумеровать. В исключительных случаях можно допустить использование букв взамен цифр: 1, 2, 2а, 2б, 3.

    После проставления номеров составляется заверительная надпись. Она содержит сведения обо всех листах, вшитых в дело: общее количество, что конкретно вшито (карты, фотографии, вырезки), в каком они состоянии (порваны, много помарок), какие номера листов пропущены, с какого числа начата нумерация. Обязательно ставится подпись, расшифровка, должность, дата, формат листов .

    Если вас интересует, что такое выписка из ЕГРЮЛ и как ее получить, ознакомьтесь с этой статьей .

    Опись документа

    Опись необходима для контрольного сравнения имеющихся листов, их расположения и комплектации. Ее не нумеруют и прикладывают перед первым листом. В ней нужно указать следующие данные: фирму, город, дату, должность и ФИО заверяющего. Сама опись может быть представлена в виде таблицы, в которой указывают дату составления вложенного документа, его название, какие листы захватывает, общее их количество.

    Общая опись всегда должна сопровождать документ. Помимо нее внутри дела может быть опись, составленная на отдельные листы или вложенный конверт.

    Заверение документа

    Заверение венчает весь процесс сшивания дела, если только не требуется заверить отдельно каждый лист. Заверение – это подпись уполномоченного лица, которое и будет отвечать за передачу всех сшитых документов для налоговой, архива или в другие инстанции. Она ставится на обороте последнего листа.

    Как вообще происходит прошивка? Вам понадобятся дырокол, нитка, наклейка для заверения, а также суровая нитка, лента, простая нитка или что-то подобное. Лучше всего использовать первый вариант – он достаточно прочен и не порвется. Наклейка для заверения представляет собой тонкую бумагу с напечатанным на ней текстом:

    «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью

    и печатью _______ (_____) лист ___

    Сама процедура выглядит так:

    1. Взяв листы, положите их в дырокол и проделайте в одном месте две или более дыр. Если количество листов невелико, можно пробить их иглой или шилом, но нужно действовать аккуратно, чтобы не порвать бумагу. Протяните через обе дыры нить, чтобы ее центр оказался снаружи, а хвостики спускались позади. Продевать нить нужно дважды для большей прочности.
    2. Завяжите хвосты в узел, обрежьте лишнюю нить (длина хвостиков не должна превышать шести сантиметров) и наклейте сверху подготовленный кусочек бумаги так, чтобы он прикрывал узелок, но не прятал его полностью. Если документ будет храниться более десяти лет, наклейку делают из папирусной бумаги.
    3. После высыхания клея на наклейке ставится печать и подпись указанного лица, при этом они не должны выходить за края бумажки. Иногда может потребоваться дополнительно закрепить сведения клеем. В некоторых инстанциях заверить просят каждый лист. В этом случае внизу ставится подпись уполномоченного лица, указанного на обороте.
    Сшивание на 3 и 4 дырки

    Весь процесс сшивания вкратце был описан выше. При этом различают несколько вариантов скрепления: на три и четыре дырки. Их общий принцип остается одинаковым, различаются только детали:

    • Чтобы сшить дело на три дырки, нужно трижды пробить листы и правильно затянуть нитку. Расстояние между отверстиями не должно превышать трех сантиметров. Переверните дело и пропустите нитку в среднее отверстие (кончик должен торчать из первого листа). Затем проведите нить в верхнее отверстие, затем в нижнее и в конце в среднее. Оба конца нити будут торчать позади дела, и вы сможете спокойно завязать узелок и наклеить бумажку.
    • Почти аналогично проходит сшивание на четыре дырочки, расстояние между ними составляет около полутора сантиметров. Переверните документ и просуньте нитку во второе сверху отверстие, затем проведите ее в нижнее отверстие. Затем проделайте змейку: вторая дырка снизу – верхнее отверстие с первого листа – второе сверху отверстие, с которого все и начиналось. Завяжите нитку на узел, приклейте пергаментную бумажку и распишитесь при сдаче документов.

    В некоторых случаях возможна прошивка на пять отверстий, принцип при этом ничуть не меняется.

    Данный процесс пошагово разобран на следующем видео:

    Для чего нужно сшивать документацию

    Умение сшивать документы может понадобиться всем: документы прошивают для подачи заявления на открытие своего бизнеса, на участие в тендере, при сдаче документов в архив или суд, передаче бухгалтерских отчетов или кадровых документов. При этом сшивать нужно не только оригиналы, но и копии важных документов, которые не могут быть переданы по месту требования.

    Наиболее часто сшивать приходиться кассовые и бухгалтерские, а также многие делопроизводительные документы: хозяйственные книги, конструкторские и налоговые документы, нотариальные дела. Некоторые из них имеют особые требования к прошивке, о которых лучше знать заранее. Бухгалтерские документы прошивают через пять отверстий, налоговые и архивные – через три отверстия, кассовые документы часто сшивают через верхний левый угол.

    Несмотря на общие правила, у некоторых инстанций существуют свои отличительные особенности, о которых лучше уточнить заранее, чтобы после не пришлось все исправлять. И помните немаловажный факт: сшивать документы может лишь сотрудник, наделенный этими правами.

    Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

    Это быстро и бесплатно !