Журнал учета выдачи печатей и штампов

я бы не стала бы в один журнал пихать и печати и штампы.
печати - это святое. лучше поручить службе ДОУ
а штампы. седня один. завтра другой. у нас есть специальное подразделение, которое ежемесячно отслеживает (собирает) образцы штампов и подписей кассиров и всякой прочей шушеры.
а вот если печати каждый день утром выдаются, а вечером сдаются, можно и безопасников припахать под енто дело.
в ентом деле нет универсальной нормы. надо из правды жизни исходить и задач, которые ставятся: просто иметь образцы оттисков (шоб было) или для ежедневной работы (например, сверить платежные документы с образцом). тогда ответственный сам проявится

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Глафира, службы ДОУ у нас нет, видимо я в одном лице за делопроизводство (хотя это не прописано). Печати и штампы у нас находятся и в бухгалтерии, и в отделе кадров, и штампы у кого - какие имеются. Печати и штампы у нас находятся у тех, кто ими пользуется. Вот для того, чтобы знать у кого какой штамп и печать находится, планируется завести такой журнал, где и образцы оттисков будут в отдельной графе. Вот я и думаю: вести журнал мне, секретарю-референту, или бухгалтерии?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Вы меня не поняли. Журнал ведет одно лицо, а кому печати розданы - в этом журнале и должно быть отмечено в соответствующей графе. Поэтому я и спрашиваю, кто еще, кроме бухгалтерии может такой журнал вести? секретарь Полностью согласна . у нас в аппарате заказываю печати и штампы и веду журнал только я.Соответственно и за сохранность отвечаю тоже я.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Вы меня не поняли. Журнал ведет одно лицо, а кому печати розданы - в этом журнале и должно быть отмечено в соответствующей графе. Поэтому я и спрашиваю, кто еще, кроме бухгалтерии может такой журнал вести? секретарь Полностью согласна . у нас в аппарате заказываю печати и штампы и веду журнал только я.Соответственно и за сохранность отвечаю тоже я. и как вы это делаете? каждый час бегаете проверяете: на месте ли штамп? я думаю, разумнее прописать графу: ответственный, т.е. реальное лицо у которого находится печать. он же и будет ответственным за ее сохранность.

Таня. служба ДОУ - общее название. это не означает что у вас должен быть отдел или целый департамент с таким названием. в небольших компаниях служба ДОУ представлена секретарем (как у вас)
и всё-таки я бы на вашем месте разделила бы учет: штампы (ведет бухгалтерия) и печати (ведете вы)

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

нет, не бегаю, они хранятся у меня в сейфе, это все ко мне бегают

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

нет, не бегаю, они хранятся у меня в сейфе, это все ко мне бегают Вот молодца

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Глафира, не думаю, что фирма с численностью 140 чел. является небольшой. Просто не предусмотрено ни делопроизводителя, ни службы ДОУ естественно, ничего, кроме секретаря-референта. Думаю, обошлись итак. А за совет спасибо.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться .

© 2006—2016, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Секретарь-референт».
Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ИЗГОТОВЛЕНИЯ, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ, БЛАНКОВ И ИНЫХ НОСИТЕЛЕЙ ГЕРБА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛ

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ИЗГОТОВЛЕНИЯ, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ, БЛАНКОВ И ИНЫХ НОСИТЕЛЕЙ ГЕРБА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ, А ТАКЖЕ О ПОРЯДКЕ ИЗГОТОВЛЕНИЯ, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ, НЕ ЯВЛЯЮЩИХСЯ НОСИТЕЛЯМИ ИЗОБРАЖЕНИЯ ГЕРБА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ, В УПРАВЛЕНИИ ГОСУДАРСТВЕННОГО СТРОИТЕЛЬНОГО НАДЗОРА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ (с изменениями на: 12.01.2015)

УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО СТРОИТЕЛЬНОГО НАДЗОРА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

от 31 марта 2011 года N 480-А

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ИЗГОТОВЛЕНИЯ, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ, БЛАНКОВ И ИНЫХ НОСИТЕЛЕЙ ГЕРБА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ, А ТАКЖЕ О ПОРЯДКЕ ИЗГОТОВЛЕНИЯ, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ, НЕ ЯВЛЯЮЩИХСЯ НОСИТЕЛЯМИ ИЗОБРАЖЕНИЯ ГЕРБА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ, В УПРАВЛЕНИИ ГОСУДАРСТВЕННОГО СТРОИТЕЛЬНОГО НАДЗОРА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

(в ред. Приказов Управления ГСН Свердловской области от 01.10.2013 N 4332-А, от 12.01.2015 N 2-А )

____________________________________________________________________
Утратил силу на основании Приказа Управления ГСН Свердловской области от 26.05.2015 N 1920-А .
____________________________________________________________________

В соответствии со статьей 5 Областного закона от 14 апреля 1997 года N 19-ОЗ "О гербе и флаге Свердловской области". Положением об изготовлении, использовании, учете, хранении и уничтожении печатей, бланков и иных носителей изображения герба Свердловской области, утвержденным Постановлением Правительства Свердловской области от 25.08.2005 N 701-ПП. приказываю:

1. Утвердить Положение о порядке изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей, бланков и иных носителей герба Свердловской области, а также о порядке изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и бланков, не являющихся носителями изображения герба Свердловской области, в Управлении государственного строительного надзора Свердловской области (прилагается).

2. Организационному отделу Управления государственного строительного надзора Свердловской области в течение 30 (тридцати) дней со дня вступления настоящего Приказа в законную силу подготовить проект правового акта об утверждении состава Комиссии по проверке наличия, использования и хранения гербовых печатей и бланков Управления государственного строительного надзора Свердловской области, проект правового акта Управления в новой редакции об утверждении образцов гербовых печатей, организовать их согласование и утверждение в установленном порядке.

3. Виды гербовых бланков и их образцы, виды и образцы бланков документов без изображения герба Свердловской области утверждены Инструкцией по делопроизводству N 30-01-53/1 в Управлении государственного строительного надзора Свердловской области, утвержденной Приказом Управления от 22.12.2014 N 5626-А "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Управлении государственного строительного надзора Свердловской области".

4. Организационному отделу Управления государственного строительного надзора Свердловской области в течение 30 (тридцати) дней со дня вступления настоящего Приказа в законную силу организовать повторное согласование эскизов гербовых бланков с Управлением архивами Свердловской области.

5. Начальникам структурных подразделений Управления в течение 10 (десяти) дней со дня вступления настоящего Приказа в законную силу сдать в организационный отдел Управления все используемые в структурном подразделении печати и штампы в целях организации их инвентаризации и учета в книге оттисков и слепков печатей.

При выявлении организационным отделом Управления печатей и штампов, ранее использовавшихся в структурных подразделениях Управления, не соответствующих требованиям настоящего Приказа, последние подлежат уничтожению.

Использование печатей и штампов, не учтенных в книге оттисков и слепков печатей и штампов, ответственным за ведение которой является организационный отдел Управления, не допускается.

6. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

7. Настоящий Приказ опубликовать на "Официальном интернет-портале правовой информации Свердловской области" (www.pravo.gov66.ru).

1.1. Настоящее Положение устанавливает общие требования, регламентирующие порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей, бланков и иных носителей изображения малого герба Свердловской области, а также требования, устанавливающие порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и бланков, не являющихся носителями изображения герба Свердловской области, в Управлении государственного строительного надзора Свердловской области (далее - Управление).

1.2. Воспроизведение изображения малого герба Свердловской области должно соответствовать его описанию, изложенному в Областном законе от 14 апреля 1997 года N 19-ОЗ "О гербе и флаге Свердловской области" (далее - Закон).

1.3. Основные термины и определения, применяемые в настоящем Положении:

Печать - средство, которое используется для дополнительного официального подтверждения уполномоченным лицом действительности изъявляемой им воли или другой информации.

Клише печати - элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати.

Оттиск - изображение клише печати на бумаге.

Мастичная печать - печать, обеспечивающая нанесение оттиска штемпельной краской.

Штемпельная краска - специальное красящее вещество, предназначенное для нанесения оттисков на бумагу с помощью клише печати.

Штамп (регистрационный, информационный) - средство удостоверения информации или регистрации документов, имеют прямоугольную форму. Формально заменяет рукописную запись (отметку) в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве.

2.1. Изготовление печатей, бланков и иных носителей изображения малого герба Свердловской области осуществляют полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

2.2. Изготовление печатей, бланков и иных носителей изображения малого герба Свердловской области осуществляется по заказам Управления, в соответствии с Законом.

2.3. К заказу на изготовление печатей и бланков с изображением малого герба Свердловской области прилагаются эскизы бланков и печатей с изображением малого герба Свердловской области, заверенные подписью начальника Управления либо в его отсутствие - заместителя начальника Управления, на которого возложено временное исполнение полномочий начальника Управления (далее - начальник Управления).

2.4. Штемпельно-граверные предприятия, указанные в пункте 2.1 настоящего Положения, в установленном порядке ведут учет изготовленных бланков и печатей (с их оттисками) с изображением герба Свердловской области в специальном журнале учета, прошнурованном, скрепленном печатью и заверенном руководителем предприятия-изготовителя.

2.5. Не допускается изготовление бланков с изображением герба Свердловской области с использованием компьютерной и копировально-множительной техники.

2.6. На печатях и бланках с изображением малого герба Свердловской области наименование Управления указывается в соответствии с Положением об Управлении государственного строительного надзора Свердловской области. утвержденным Постановлением Правительства Свердловской области от 30.03.2007 N 263-ПП "Об Управлении государственного строительного надзора Свердловской области". полное наименование - Управление государственного строительного надзора Свердловской области, сокращенное наименование - Управление ГСН Свердловской области.

2.7. Форма, размеры и технические требования к изготовлению печати с изображением малого герба Свердловской области (далее - гербовая печать) должны соответствовать ГОСТу Р 51511-2001 "Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

2.8. Гербовая печать Управления, малая гербовая печать Управления изготавливаются в единственном экземпляре.

2.9. Изготовление бланков с изображением малого герба Свердловской области (далее - гербовые бланки) производится в соответствии с положениями ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", за исключением гербовых бланков, в отношении которых требования к расположению изображения герба Свердловской области установлены иными правовыми актами.

2.10. Ответственным за организацию изготовления гербовых печатей и гербовых бланков структурным подразделением Управления является организационный отдел Управления.

2.11. Эскизы бланков почетных грамот, дипломов и иных наград, выдаваемых Управлением, а также эскизы отличительных и нагрудных знаков с воспроизведением изображения малого герба Свердловской области утверждаются правовыми актами Свердловской области.

3.1. Гербовые печати используются для подтверждения официальных документов, содержание которых в соответствии с действующим законодательством удостоверяется оттиском гербовой печати; на денежных и иных финансовых документах, связанных с распоряжением денежными средствами и материальными ценностями; на доверенностях.

3.2. В Управлении используются следующие гербовые печати:

гербовая печать Управления;

малая гербовая печать Управления (для служебных удостоверений).

3.3. Образцы гербовых печатей утверждаются руководителем Управления с назначением лиц, ответственных за использование гербовых печатей.

3.4. Гербовая печать Управления предназначена для заверения подлинности подписей начальника Управления, заместителей начальника Управления, начальника финансового отдела Управления на следующих видах документов:

распорядительные документы начальника Управления;

определения и постановления, вынесенные при рассмотрении дел об административных правонарушениях;

платежные поручения и другие финансовые документы;

служебные контракты и дополнительные соглашения к ним;

государственные контракты и гражданско-правовые договоры, стороной которых является Управление, дополнительные соглашения, протоколы разногласий к ним, гарантийные письма;

справки, подтверждающие стаж и место работы, выдаваемые государственным гражданским служащим Управления;

штатное расписание Управления, изменения к нему;

документы, связанные с оформлением пенсий государственными гражданскими служащими Управления;

иные документы, в случае принятия решения об их заверении гербовой печатью Управления начальником Управления.

Все документы, представляемые для заверения гербовой печатью Управления, должны быть оформлены в строгом соответствии с Инструкцией N 30-01-53/1 по делопроизводству в Управлении, утвержденной Приказом Управления от 22.12.2014 N 5626-А "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Управлении государственного строительного надзора Свердловской области".

Ответственность за содержание документов, заверенных гербовой печатью Управления, несут лица, их подписавшие.

3.5. Гербовые бланки должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться без соответствующего разрешения для использования в коммерческих целях.

3.6. Иные носители изображения герба Свердловской области должны использоваться строго в случаях и местах, установленных Законом.

4.1. Гербовые печати и гербовые бланки подлежат обязательному учету и хранению.

4.2. Ответственность за организацию учета и хранения гербовых печатей и гербовых бланков несет начальник организационного отдела Управления.

4.3. Гербовая печать Управления хранится в финансовом отделе Управления в надежно запираемом несгораемом металлическом шкафу (сейфе), расположенном в помещении, недоступном для открытого входа посетителей и сдаваемом под охрану в нерабочее время.

4.4. Ответственность за учет и хранение гербовой печати Управления и воспроизведение оттиска данной печати в соответствии с требованиями настоящего Положения несет начальник финансового отдела - главный бухгалтер Управления.

4.5. Малая гербовая печать Управления предназначена для заверения подписи начальника Управления в служебных удостоверениях государственных гражданских служащих (работников) Управления.

4.6. Малая гербовая печать Управления хранится в отделе государственной службы и кадров Управления в надежно запираемом несгораемом металлическом шкафу (сейфе), расположенном в помещении, недоступном для открытого входа посетителей и сдаваемом под охрану в нерабочее время.

4.7. Ответственность за учет и хранение малой гербовой печати Управления и воспроизведение оттиска данной печати в соответствии с требованиями настоящего Положения несет начальник отдела государственной службы и кадров Управления.

4.8. Гербовая печать и малая гербовая печать Управления другим государственным гражданским служащим (работникам) Управления, помимо указанных в пунктах 4.4 и 4.7, на руки не выдаются.

4.9. Передача гербовых печатей посторонним лицам, вынос печатей за пределы здания (помещений) Управления не допускаются.

4.10. При уходе в отпуск и в иных случаях длительного отсутствия лица, ответственного за хранение и использование гербовых печатей, его полномочия возлагаются на лицо, на которое возложено временное исполнение полномочий соответствующего государственного гражданского служащего Управления.

4.11. При увольнении с государственной гражданской службы лица, ответственного за хранение и использование гербовых печатей, гербовые печати сдаются в организационный отдел Управления государственному гражданскому служащему, ответственному за их учет, для осуществления соответствующей отметки в книге оттисков и слепков печатей и штампов.

4.12. Вновь изготовленные гербовые печати должны изначально поступать в организационный отдел Управления, ответственный за учет печатей, для обязательного проставления оттисков печатей в книге оттисков и слепков печатей и штампов (приложение N 1).

4.13. Гербовые бланки выдаются ответственным специалистом организационного отдела Управления, назначенным приказом Управления, начальникам структурных подразделений Управления под роспись в журнале учета гербовых бланков Управления (приложение N 2).

4.14. В журнале учета гербовых бланков Управления указываются наименование вида бланка, наименование структурного подразделения Управления, запросившего бланки, информация о лице, получившем бланки, количество выданных бланков, дата их выдачи, расписка в получении бланков и иная необходимая информация.

4.15. При поступлении изготовленных гербовых бланков используются следующие реквизиты:

наименование вида гербовых бланков;

номер сопроводительного документа и наименование организации - изготовителя гербовых бланков;

серии и номера гербовых бланков.

При выдаче гербовых бланков указываются наименование вида гербового бланка, количество экземпляров, серии и номера гербовых бланков, наименование структурного подразделения Управления, расписка в получении гербовых бланков.

Указанная информация фиксируется в журнале учета гербовых бланков Управления, который ведется организационным отделом Управления.

4.16. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах, в условиях, исключающих их порчу и хищение.

4.17. Книга оттисков и слепков печатей, а также журнал учета гербовых бланков Управления прошиваются, листы нумеруются государственными гражданскими служащими Управления, ответственными за ведение книги (журнала). Количество листов в книге (журнале) заверяется на последней странице подписью начальника Управления и оттиском гербовой печати.

4.18. Книга оттисков и слепков печатей, а также журнал учета гербовых бланков Управления включаются в номенклатуру дел Управления.

4.19. Проверку наличия, использования и хранения гербовых печатей и бланков проводит не реже одного раза в год специально созданная комиссия, в состав которой обязательно включаются ответственные за учет и хранение гербовых печатей и гербовых бланков государственные гражданские служащие Управления.

В случае обнаружения нарушения действующих норм при изготовлении, хранении и использовании гербовых печатей и гербовых бланков проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения начальника Управления.

4.20. Об утрате или хищении гербовых печатей и гербовых бланков незамедлительно докладывается вышестоящему руководителю и в соответствующие органы внутренних дел. По фактам утраты или хищения гербовых печатей и гербовых бланков проводится служебное расследование.

В случае подтверждения факта утраты или хищения гербовых печатей в средствах массовой информации Свердловской области публикуется объявление о признании их недействительными.

5.1. Пришедшие в негодность в ходе использования или утратившие практическое значение гербовые печати и гербовые бланки подлежат возврату в организационный отдел Управления для уничтожения и списания по акту с отметкой в учетных формах.

5.2. Уничтожение гербовых печатей и гербовых бланков производится комиссионно. Состав комиссии назначается начальником Управления. Комиссия формируется в составе не менее трех человек, одним из которых должен быть государственный гражданский служащий Управления, ответственный за учет и хранение гербовых печатей (бланков).

5.3. Акт об уничтожении гербовых печатей (бланков) подписывается всеми членами комиссии и утверждается начальником Управления. В акте уничтожения гербовых печатей обязательно воспроизводятся оттиски уничтожаемых печатей.

5.4. При ликвидации Управления гербовые печати и гербовые бланки уничтожаются ликвидационной комиссией по акту в день внесения записей о прекращении деятельности организации в Единый государственный реестр юридических лиц. При реорганизации юридического лица (слиянии, присоединении, разделении, преобразовании) гербовые печати и гербовые бланки уничтожаются по акту его правопреемником в день внесения в Единый государственный реестр юридических лиц данных о вновь возникшем юридическом лице.

5.5. Уничтожение гербовых печатей и гербовых бланков должно быть осуществлено таким образом, чтобы исключалась возможность повторного использования клише печати, самого бланка в целом или его части.

5.6. Уничтожение иных носителей изображения герба Свердловской области, утративших свое значение, пришедших в негодность или несоответствие с установленными Законом требованиями, осуществляется в местах, недоступных для посторонних лиц.

6.1. Ответственным за организацию изготовления печатей и штампов Управления, не являющихся носителями изображения герба Свердловской области, структурным подразделением Управления является организационный отдел Управления.

6.2. Изготовление печатей и штампов Управления, не являющихся носителями изображения герба Свердловской области, производится по решению начальника Управления на основании служебной записки на изготовление печатей и штампов с приложением их образцов, предварительно согласованных с организационным отделом Управления, подготовленной начальником структурного подразделения Управления, инициирующим такое изготовление.

7.1. В Управлении используются следующие печати и штампы, не являющиеся носителями изображения герба Свердловской области:

круглые мастичные печати (без изображения герба Свердловской области) с наименованиями Управления, структурных подразделений Управления;

номерные металлические печати.

7.2. Управление имеет круглые мастичные печати (без изображения герба Свердловской области) со своим наименованием, которые находятся в распоряжении организационного отдела Управления и, при необходимости, проставляются на организационно-распорядительных документах, подписанных начальником Управления, заместителями начальника Управления, не требующих проставления гербовой печати Управления, а также копиях документов Управления.

7.3. Структурные подразделения Управления имеют круглые мастичные печати (без изображения герба Свердловской области) со своим наименованием и наименованием Управления, которые находятся в их распоряжении и, при необходимости, проставляются на копиях следующих документов:

документов, входящих в состав административных дел, возбужденных Управлением, в том числе, при их направлении в суды общей юрисдикции и арбитражные суды;

служебных документов Управления.

7.4. Для проставления отметок о регистрации документов и других отметок справочного характера в Управлении применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

7.5. В Управлении используются следующие штампы:

7.5.1. Регистрационные (для регистрации входящих документов, содержащие полное наименование Управления или его структурного подразделения).

7.5.2. Штампы для оформления почтовых отправлений.

7.5.3. Штампы для заверения подлинности копий документов ("Верно").

7.5.4. Личные штампы государственных гражданских служащих Управления, содержащие наименование должности, инициалы и фамилию.

7.6. Для опечатывания входных дверей служебных помещений Управления государственным гражданским служащим (работникам) Управления выдаются личные номерные металлические печати.

7.7. Бланки документов без изображения герба Свердловской области изготавливаются с использованием компьютерной техники и используются государственными гражданскими служащими Управления в ходе осуществления контрольно-надзорной деятельности Управления, а также в ходе административного производства.

8.1. Изготовленные печати и штампы Управления (без изображения герба Свердловской области) должны изначально поступать в организационный отдел Управления, ответственный за учет печатей и штампов, для обязательного проставления оттисков печатей в книге оттисков и слепков печатей и штампов.

8.2. Бланки Управления без изображения герба Свердловской области учету не подлежат.

8.3. Выдача печатей и штампов (без изображения герба Свердловской области) для использования производится под роспись в книге оттисков и слепков печатей и штампов, в которой проставляется оттиск выдаваемой печати, а также указываются информация о лице, получившем печать, дата получения и расписка в получении печати, дата возврата печати, расписка в приеме печати и иная необходимая информация.

8.4. Лица, получившие печати (штампы) для использования, несут ответственность за их использование и хранение.

8.5. Хранение печатей и штампов Управления (без изображения герба Свердловской области) осуществляется в структурных подразделениях, которые их используют.

8.6. Ответственность за сохранность и воспроизведение оттиска круглой мастичной печати (без изображения герба Свердловской области) с наименованием Управления несет начальник организационного отдела Управления.

8.7. Ответственность за сохранность и воспроизведение оттиска круглых мастичных печатей (без изображения герба Свердловской области) с наименованием структурного подразделения Управления несет начальник соответствующего структурного подразделения Управления.

8.8. Ответственность за сохранность и воспроизведение оттиска штампов, указанных в пунктах 7.5.1 - 7.5.3 настоящего Положения, несет начальник структурного подразделения Управления, использующего штампы.

8.9. Ответственность за сохранность и воспроизведение оттиска штампа, указанного в пункте 7.5.4 настоящего Положения, несет соответствующий государственный гражданский служащий (работник) Управления.

8.10. Ответственность за сохранность и воспроизведение оттиска личной номерной металлической печати несет соответствующий государственный гражданский служащий (работник) Управления.

8.11. При уходе в отпуск и в иных случаях длительного отсутствия лица, ответственного за хранение и использование печати (штампа), он передается на хранение начальнику соответствующего структурного подразделения.

8.12. При увольнении государственного гражданского служащего (работника) Управления, использующего печать (штамп), печати (штампы) сдаются в организационный отдел Управления государственному гражданскому служащему, ответственному за учет печатей (штампов), для осуществления соответствующей отметки в книге оттисков и слепков печатей и штампов.

8.13. Проверку наличия, использования и хранения печатей (штампов) проводит не реже одного раза в три года комиссия по проверке наличия, использования и хранения гербовых печатей и бланков Управления государственного строительного надзора Свердловской области.

8.14. Об утрате или хищении печатей (штампов) незамедлительно докладывается вышестоящему руководителю, который обязан проинформировать о случившемся начальника организационного отдела Управления, который, в свою очередь, сообщает о случившемся начальнику Управления.

8.15. По фактам утраты или хищения печатей (штампов) проводится служебное расследование.

В случае подтверждения факта утраты или хищения печати (штампа) Управления на официальном сайте Управления в сети "Интернет" публикуется объявление о признании их недействительными.

8.16. При утрате печатей или штампов (без изображения герба Свердловской области) в соответствии с решением начальника Управления утраченная печать (штамп) списывается с учета. При необходимости в установленном порядке изготавливается новая печать (штамп).

9.1. Пришедшие в негодность в ходе использования или утратившие практическое значение печати (штампы) подлежат возврату в организационный отдел Управления для уничтожения и списания по акту с отметкой в учетных формах.

9.2. Уничтожение печатей (штампов) производится комиссионно. Состав комиссии назначается начальником Управления. Комиссия формируется в составе не менее трех человек, одним из которых должен быть государственный гражданский служащий (работник) Управления, ответственный за учет и хранение печатей (штампов).

9.3. Акт об уничтожении печатей (штампов) подписывается всеми членами комиссии и утверждается начальником Управления. В акте уничтожения печатей (штампов) обязательно воспроизводятся оттиски уничтожаемых печатей (штампов).

Приложение N 1
к Положению
о порядке изготовления,
использования, учета, хранения
и уничтожения печатей, бланков и иных
носителей герба Свердловской области,
а также о порядке изготовления,
использования, учета, хранения
и уничтожения печатей, штампов
и бланков, не являющихся носителями
изображения герба
Свердловской области,
в Управлении государственного
строительного надзора
Свердловской области

КНИГА ОТТИСКОВ И СЛЕПКОВ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ УПРАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО СТРОИТЕЛЬНОГО НАДЗОРА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

<1> Информация о лице, получившем печать (штамп) включает в себя должность должностного лица, с указанием структурного подразделения Управления, фамилию, имя и отчество.

<2> Информация о лице, принявшем печать (штамп) включает в себя должность должностного лица, с указанием структурного подразделения Управления, фамилию, имя и отчество, подпись.

Приложение N 2
к Положению
о порядке изготовления,
использования, учета, хранения
и уничтожения печатей, бланков и иных
носителей герба Свердловской области,
а также о порядке изготовления,
использования, учета, хранения
и уничтожения печатей, штампов
и бланков, не являющихся носителями
изображения герба
Свердловской области,
в Управлении государственного
строительного надзора
Свердловской области

ЖУРНАЛ УЧЕТА ГЕРБОВЫХ БЛАНКОВ УПРАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО СТРОИТЕЛЬНОГО НАДЗОРА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГЕРБА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ИЗГОТОВЛЕНИЯ, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ, БЛАНКОВ И ИНЫХ НОСИТЕЛЕЙ ГЕРБА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ, А ТАКЖЕ О ПОРЯДКЕ ИЗГОТОВЛЕНИЯ, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ, НЕ ЯВЛЯЮЩИХСЯ НОСИТЕЛЯМИ ИЗОБРАЖЕНИЯ ГЕРБА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ, В УПРАВЛЕНИИ ГОСУДАРСТВЕННОГО СТРОИТЕЛЬНОГО НАДЗОРА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ (с изменениями на: 12.01.2015)

Образец журнала учета печатей и штампов для организаций и их структурных подразделений

Чтобы осуществлять на предприятии учет штампов и печатей ведется особый журнал учета выдачи печатей и штампов. Находится он, соответственно, у сотрудника, который ответственен за их хранение. Штампы и печати, поступающие в организацию, должны быть незамедлительно зарегистрированы. для чего и требуется этот журнал.

Существуют определенные требования, предъявляемые к такому журналу. Он должен быть помещен в сейф для хранения. Ведение журнала важно осуществлять по всем установленным правилам относительно ведения документов. Все листы журнала должны быть пронумерованы. Сам журнал прошнуровывается. При этом он должен быть скрепленным с помощью сургучной печати. а также заверен подписью начальника. В своем приказе руководитель назначает лицо, отвечающее за хранение и учет штемпельных принадлежностей.

Никакие нормативные правовые акты не регламентируют того, кто в организации обязан заниматься вопросами хранения и учета оттисков. Тем не менее, существуют образцы журнала учета печатей и штампов. На всех предприятиях этот вопрос решают по-разному. В государственных организациях таким вопросом ведает служба делопроизводства.

В структурных подразделениях обязательный учет печатей, а также штампов ведется прямо в журнале, и эти принадлежности выдаются только под расписку. Лица, которым они выданы, персональную ответственность за их применение. Журнал учета печатей и штампов организации везде ведется в свободной форме, которая разрабатывается компанией самостоятельно. Каждая фирма самостоятельно решает, какие графы включать в журнал, поскольку не существует формы его заполнения, утвержденной законом.

Период хранения журнала установлен законом. Если этот сотрудник, отвечающий за учет, изготовление, хранение, передачу, замену и уничтожение фирменных оттисков, увольняется, то руководитель издает новый приказ, чтобы назначить нового ответственного. Уничтожение или замена печатей осуществляется после соответствующего распоряжения со стороны руководителя после представления начальников структурных подразделений компании.

После того, как штампы, а также печати передаются структурным подразделениям, ответственность за их надлежащее хранение и применение возлагается приказами на тех работников, которые их получили. Чтобы изготовить новую печать необходимо оформить заявку для фирмы, занимающейся этой деятельностью. Такая информация должна быть также занесена в журнал. Также происходит новое оформление в соответствии с образцом журнала учета печатей и штампов .

+7 (495) 771 04 99