Рейтинг: 4.2/5.0 (1818 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
"Кадровик. ру", 2012, N 12
ГРАФИК ОТПУСКОВ: АЛГОРИТМ РАЗРАБОТКИ И ПОДВОДНЫЕ КАМНИ
График отпусков на 2013 г. в соответствии с требованиями ст. 123 ТК РФ должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2012 г.
Шаг 1. Издаем приказ о разработке графика отпусков
Законодательство о труде не требует от работодателя издания специального приказа для разработки графика отпусков. Однако, чтобы руководители структурных подразделений серьезнее и ответственнее относились к его составлению и согласованию, вовремя предоставляли в кадровую службу необходимую информацию, целесообразно такой приказ все же издать (образец приказа приведен в приложении 1). В идеале порядок разработки графика отпусков должен быть закреплен в локальных нормативных актах организации (в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре, инструкции по кадровому делопроизводству, либо в виде отдельного документа - Регламента разработки графика отпусков).
Шаг 2. Анализируем "отпускные истории" сотрудников
Для того чтобы составить график, необходимо ответить на три вопроса:
- на сколько дней отпуска имеет право каждый работник?
- какие отпуска включать в график?
- есть ли в организации работники, для которых законодательством предусмотрены льготы при предоставлении отпусков?
Итак, определяем, сколько дней отпуска положено каждому работнику. Продолжительность основного ежегодного отпуска работника составляет 28 календарных дней согласно ст. 115 ТК РФ. Для некоторых категорий работников законодательством предусмотрен удлиненный ежегодный отпуск. Например, для несовершеннолетних - 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ); для инвалидов - не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации").
Сотрудник может претендовать на ежегодный оплачиваемый отпуск, если он непрерывно проработал в организации шесть и более месяцев (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Если работник трудится в режиме неполного рабочего времени, отпуск предоставляется ему на общих основаниях (то есть в общем случае - продолжительностью 28 календарных дней), он не может быть уменьшен или не предоставлен (ст. 93 ТК РФ).
Отпуск за второй или последующие годы предоставляется в любое время рабочего года в соответствии с утвержденным графиком отпусков (ч. 4 ст. 122 ТК РФ).
График отпусков составляется на календарный год (например, на 2013 г.), а рабочий год у каждого работника будет свой, потому что он исчисляется с момента поступления на работу.
Пример. Сотрудник принят на работу 3 февраля 2012 г. Его первый рабочий год начался 3 февраля 2012 г. и закончится 2 февраля 2013 г.; второй рабочий год - с 3 февраля 2013 г. по 2 февраля 2014 г. и так далее.
Может возникнуть ситуация, когда в течение одного календарного года работнику предоставляется отпуск за два рабочих года.
Пример. Работник принят 20 марта 2012 г. и не был включен в график на 2012 г. При составлении графика на 2013 г. для него были запланированы:
- отпуск за период работы с 20 марта 2012 г. по 19 марта 2013 г. продолжительностью 28 календарных дней;
- отпуск за период работы с 20 марта 2013 г. по 19 марта 2014 г. продолжительностью 28 календарных дней.
Единственное условие: второй отпуск должен быть запланирован в период соответствующего рабочего года, т. е. после 20 марта 2013 г.
Подобная ситуация может возникнуть также при предоставлении отпуска сотруднику, который имеет право использовать отпуск за первый год работы до истечения шести месяцев своей непрерывной работы у данного работодателя. В соответствии с ч. 3 ст. 122 ТК РФ до истечения шести месяцев непрерывной работы отпуск должен быть предоставлен:
- женщинам - перед отпуском по беременности и родам и непосредственно после него;
- работникам в возрасте до восемнадцати лет;
- работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
- в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Для того чтобы воспользоваться своим правом на предоставление отпуска до истечения шести месяцев непрерывной работы, сотрудник должен написать заявление.
При исчислении стажа работы необходимо учесть особенности, предусмотренные ст. 121 ТК РФ. Для наглядности они изложены в таблице 1.
Исчисление стажа работы
дополнительные оплачиваемые отпуска за
работу с вредными и (или) опасными
Время, которое не включается в стаж, смещает рабочий год работника на то количество дней, которое не вошло в стаж.
Пример. Работник принят 1 апреля 2012 г. Отпуск должен быть ему предоставлен за период работы с 1 апреля 2012 г. по 31 марта 2013 г. Однако с 15 по 17 июля он был отстранен от работы за то, что не прошел медицинский осмотр (без уважительной причины). Это смещает его рабочий год на три дня, и отпуск будет предоставлен за период с 1 апреля 2012 г. по 4 апреля 2013 г.
Пример. Работница использовала ежегодный отпуск за период с 1 апреля 2009 г. по 31 марта 2010 г. В 2010 г. она ушла в отпуск по уходу за ребенком и находилась в нем 2 года 7 месяцев. Время ее нахождения в отпуске по уходу за ребенком в стаж не включается, следовательно, рабочий год сдвигается на 7 месяцев. Следующий отпуск будет ей предоставлен за период с 1 ноября 2012 г. по 31 октября 2013 г. Кстати, по окончании отпуска по уходу за ребенком женщина имеет право получить очередной отпуск авансом (ст. 260 ТК РФ).
Пример. Работнику по его просьбе в течение года предоставлялись отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью 1, 14 и 20 календарных дней (всего 35 календарных дней). Из стажа должен быть исключен 21 календарный день, то есть время отпусков без сохранения заработной платы, превышающее 14 календарных дней (ч. 2 ст. 121 ТК РФ). Допустим, если ранее отпуск ему предоставлялся за период с 1 июля 2011 г. по 30 июня 2012 г. то следующий период будет с 1 июля 2012 г. по 21 июля 2013 г. далее - с 22 июля 2014 г. по 21 июля 2015 г.
При определении продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются (ч. 1 ст. 120 ТК РФ).
Пример. Работник имеет право на 28 календарных дней отпуска. Его отпуск запланирован на период с 1 марта 2013 г. по 28 марта 2013 г. 8 Марта - праздничный нерабочий день, поэтому дата окончания отпуска смещается на один день - на 29 марта вместо 28-го.
Кроме основных, в график отпусков необходимо включать ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска (например, за работу с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ); за ненормированный рабочий день (ст. 119 ТК РФ) и другие, предусмотренные законодательством или коллективным договором). Дополнительные отпуска суммируются с основными (ч. 2 ст. 120 ТК РФ). В некоторых случаях законодательством предусмотрено предоставление дополнительных отпусков в рабочих днях, из-за чего возникает путаница при суммировании календарных дней основного отпуска и рабочих дней дополнительного. При подсчете следует руководствоваться методикой, изложенной в Письме Минтруда России от 01.02.2002 N 625-ВВ:
- от даты начала ежегодного основного отпуска отсчитывается определенное количество в календарных днях;
- от даты, следующей за последним днем отпуска, отсчитывается определенное количество дней дополнительного оплачиваемого отпуска в расчете на 6-дневную рабочую неделю;
- полученный период переводится в календарные дни.
Пример. Начало отпуска работника приходится на 3 июня 2013 г. От этой даты отсчитывается 28 календарных дней ежегодного основного отпуска, полагающегося работнику, - получаем 30 июня 2013 г. Работнику полагается дополнительный оплачиваемый отпуск за работу во вредных условиях - 12 рабочих дней. От 1 июля 2013 г. (с даты, следующей за последним днем отпуска) отсчитываем 12 рабочих дней дополнительного оплачиваемого отпуска в расчете на 6-дневную рабочую неделю. Произведя эту операцию, получаем 13 июля 2013 г. Весь период (с 3 июня 2013 г. по 13 июля 2013 г.) переводится в календарные дни - получаем 41 календарный день. Теперь мы можем заполнить приказ о предоставлении отпуска, ведь унифицированная форма Т-6 предусматривает только календарные дни, и оплата отпускных будет начислена работнику правильно.
Отпуск может быть предоставлен как полностью, так и по частям. При этом хотя бы одна часть должна быть не менее 14 календарных дней. Разделение отпуска на части возможно лишь по соглашению между работником и работодателем, поэтому если сотрудник настаивает на использовании отпуска в полном объеме одномоментно, работодатель не вправе ему отказать (ч. 1 ст. 125 ТК РФ).
При разделении отпуска на части зачастую возникает множество вопросов.
Пример. В некоторых организациях работникам не разрешают брать по 12 дней отпуска (с понедельника по пятницу следующей недели), заставляя включать выходные 13 и 14 день. Законно ли это? Вполне, ведь выходные дни согласно ст. 111 ТК РФ являются еженедельным непрерывным отдыхом, а если сотрудник не работал, то и отдыхать ему не от чего. С другой стороны, иногда работники сами хотят взять отпуск с понедельника по пятницу, субботу с воскресеньем считать выходными, а со следующего понедельника оформить следующий отпуск (увеличивая тем самым период отдыха). Можно в таких ситуациях руководствоваться нормой ч. 1 ст. 120 ТК РФ, которая гласит, что продолжительность ежегодного основного отпуска исчисляется в календарных днях. К календарным дням относятся как рабочие, так и выходные дни. Если работник хочет исключить из своего отпуска выходные дни, общая продолжительность отпуска в течение года получится больше 28 календарных дней, что может рассматриваться как злоупотребление работником своим правом на отпуск.
Пример. В организации не разрешают дробить отпуск на мелкие части по 1 - 2 дня. Правильно ли это? Нет, если одна часть отпуска работника составляет 14 календарных дней и более, то остальные дни могут предоставляться ему как полностью, так и по частям (ст. 125 ТК РФ).
Пример. Работодатель отправляет работника в отпуск с выходного дня, следующего сразу за рабочим (датой начала отпуска является выходной день). Можно ли так делать? Нет, он нарушает право работника на еженедельный непрерывный отдых, предусмотренный ст. 111 ТК РФ.
Запрещается не предоставлять отпуска в течение двух лет подряд, а отпуска несовершеннолетним сотрудникам и работникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда, должны предоставляться ежегодно (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Поэтому работникам кадровой службы необходимо следить, чтобы в организации не скапливалось множество неиспользованных отпусков. Как отмечается в Письме Роструда от 01.03.2007 N 473-6-0, отпуска за предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем. На мой взгляд, целесообразно включать "неотгулянные" работниками отпуска за прошлые рабочие периоды в график отпусков. Это облегчит их учет. Трудовое законодательство не содержит положений, предусматривающих использование отпусков за рабочие периоды в хронологической последовательности. Значит, работник может к отпуску за любой рабочий год присоединить дни неиспользованного отпуска за прошлый год. Неиспользованный отпуск и отпуск за следующий год могут быть запланированы как подряд, так и разделены на части, главное, чтобы одна из частей была не менее 14 календарных дней, как того требует ч. 1 ст. 125 ТК РФ. Если неиспользованный отпуск не запланирован в графике, работник все равно может им воспользоваться в текущем году, если достигнет соглашения с работодателем (Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 01.03.2007 N 473-6-0).
Некоторые категории работников имеют право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное им время (см. таблицу 2).
Категории работников, имеющие права на предоставление
ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное им время
1993 г. N 5142-1 "О донорстве
крови и ее компонентов"
Если отпуск предоставляется в удобное время, кадровик вправе потребовать от работника подтверждения его права (например, справку с основного места работы совместителя о времени начала отпуска; удостоверение ветерана боевых действий и другие документы). Чтобы работодатель имел подтверждение того, что отпуск льготнику предоставлен именно в удобное для того время, сотрудник должен написать заявление о предоставлении отпуска. Ознакомление работника с графиком отпусков или его подпись в приказе о предоставлении отпуска не считаются доказательством волеизъявления льготника.
Целесообразно проинформировать руководителей структурных подразделений о наличии льготников, чтобы те учли их права при согласовании графиков отпусков. Нелишне будет напомнить, что в соответствии с трудовым законодательством работник может воспользоваться отпуском в любое время, даже если при подготовке проекта графика отпусков он письменно выразил желание пойти в отпуск в определенный период, и его пожелание было учтено. Отказать в переносе отпуска такому работнику работодатель не вправе.
Шаг 3. Собираем пожелания работников.
Составляем проект графика
Проанализировав информацию об "отпускных историях" и правах работников, можно приступить к составлению проекта графика отпусков. Кто-то использует для этой цели унифицированный бланк графика отпусков по форме N Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", кто-то составляет проект в произвольной форме. Законодательно этот аспект не регламентирован. Справочные издания часто рекомендуют начинать составление графика со сбора пожеланий работников относительно дат отпусков. На практике кадровики часто сталкиваются с тем, что работники не знают, какой продолжительности отпуск им положен (особенно если накопилось много неиспользованных отпусков), а их руководители, также не владея этой информацией, принимают решения, не соответствующие законодательству (например, отказывают в предоставлении отпуска второй год подряд). В результате неиспользованные отпуска продолжают копиться до того момента, пока в организацию не придет инспектор Государственной инспекции труда. Поэтому можно посоветовать кадровым работникам следующее: заранее отразить информацию о работниках структурного подразделения (которую мы анализировали в шаге 2) в одном документе и предоставить его руководителю. Зная, сколько дней отпуска положено каждому работнику, кто имеет право воспользоваться отпуском в удобное ему время, он сможет спланировать отпуска подчиненных таким образом, чтобы обеспечить как соблюдение прав работников, так и выполнение производственных планов подразделения и взаимозаменяемость сотрудников в период отпусков. В этом же проекте графика отпусков работники могут выразить свои пожелания относительно времени ухода в отпуск и разделения отпуска на части.
Пример такого документа приведен в приложении 2.
Отпуска в зависимости от производственной необходимости могут быть запланированы как последовательно - одни работники уходят отдыхать за другими, так и одновременно - некоторым группам или всем работникам. Такой порядок предусмотрен Правилами об очередных и дополнительных отпусках, утвержденными Постановлением Народного Комиссариата труда СССР от 30.04.1930 N 169, которые применяются до сих пор в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.
Шаг 4. Утверждаем график отпусков
После того как пожелания работников выяснены и согласованы с их непосредственными руководителями, можно приступать к составлению сводного графика отпусков организации. Заодно работнику кадровой службы необходимо еще раз как следует проверить правильность внесенных в график данных. Особенно это касается дат окончания отпуска - часто их забывают смещать, когда на период ежегодного оплачиваемого отпуска приходятся нерабочие праздничные дни.
График отпусков подписывается руководителем кадровой службы. Если в организации есть профсоюзный орган, график обязательно согласовывается с ним (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Порядок учета мнения выборного органа работников установлен ст. 372 ТК РФ. Документом, подтверждающим факт согласования, обычно является выписка из протокола заседания профсоюзной организации. Если профсоюз не согласен с графиком, он направляет работодателю свое мотивированное мнение. Работодатель вправе принять его и внести изменения в график отпусков либо не согласиться (в этом случае стороны проводят дополнительные консультации и составляют протокол разногласий). После этого график утверждается руководителем организации и становится документом, обязательным для исполнения как работодателем, так и работниками (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Любые отклонения от графика должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом и отметкой в графике.
В случае необходимости график отпусков может утверждаться отдельно для каждого структурного подразделения организации или обособленного подразделения (филиала). Законодательство не содержит ограничений на этот счет: отпуск должен предоставляться в соответствии с очередностью отпусков, установленной у работодателя (ч. 4 ст. 122), а очередность отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков (ч. 1 ст. 123). Следовательно, работодатель сам вправе решать, что ему удобнее - сводный график по организации или отдельные графики для подразделений. Целесообразно, чтобы порядок составления и утверждения графиков был подробно описан в локальном нормативном акте организации (коллективном договоре, положении об отпусках и др).
Справка. График отпусков составляется по унифицированной форме N Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными тем же Постановлением.
Шаг 5. Знакомим работников с графиком
Прямого указания на необходимость знакомить работников с графиком отпусков законодательство не содержит, лишь требует уведомить о начале отпуска за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ). Однако из Письма Роструда от 31 октября 2007 г. N 4414-6 следует, что график отпусков относится к локальным нормативным актам. А в соответствии с п. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ работники должны быть ознакомлены под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Кроме того, зная время своего отпуска, работники могут планировать свой отдых. Ознакомить сотрудников с графиком отпусков можно с помощью листа ознакомления либо дополнив унифицированную форму Т-7 соответствующей графой. Следует только помнить, что для изменения унифицированной формы работодателю следует издать специальный приказ (Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации"). Образец такого приказа вы можете посмотреть в приложении 3. Пример заполнения графика отпусков приведен в приложении 4.
Что делать, если в графике допущена ошибка
От ошибок никто не застрахован. Иногда случается так, что уже после согласования и утверждения графика, а также после ознакомления с ним работников обнаруживается досадная ошибка (например, неверно указана дата или фамилия работника). Что делать? Перепечатывать и проходить процедуры согласования и утверждения заново - нелегкий труд, делать этого не стоит. Так как же внести исправления?
График отпусков - первичный учетный документ, и к нему применим тот же порядок внесения исправлений, который принят в бухгалтерском учете. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" гласит, что "в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц" (п. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
А вот что написано в действующем Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР от 29.07.1983 N 105):
- записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш (п. 2.8);
- свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку (п. 2.9);
- в тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются (п. 4.1);
- ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркиваются неправильные текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленные текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное (п. 4.2);
- исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью "исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления (п. 4.3).
Ответственность за неисполнение
или отсутствие графика отпусков
Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков является нормативным актом, который обязательно должен быть у каждого работодателя. Именно на его основании должны предоставляться ежегодные отпуска (а не на основании заявлений работников, как до сих пор принято в некоторых организациях). За отсутствие или неисполнение графика отпусков инспектор Государственной инспекции труда может наложить на организацию штраф в размере от 30 до 50 тыс. руб. а на должностное лицо - от 1 до 5 тыс. руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Пример оформления приказа о разработке графика отпусков
Общество с ограниченной ответственностью "Луч"
16 ноября 2012 г. N 138
О разработке графика отпусков
В целях определения очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков в 2013 г.
1. Подготовить проекты графиков отпусков структурных подразделений с учетом производственных планов на 2013 г.
Ответственные: руководители структурных подразделений.
Срок исполнения: 30.11.2012.
2. Составить сводный график отпусков ООО "Луч" на 2013 г.
Ответственный: руководитель отдела кадров.
Срок исполнения: 16.12.2012.
3. Предоставить график отпусков генеральному директору для утверждения в срок до 17.12.2012.
Генеральный директор Соболев Г. Д. Соболев
С приказом ознакомлены: Муфтахин С. З. Муфтахин
Алтуфьева Е. Д. Алтуфьева
Петров С. А. Петров
Гуревич Б. Ж. Гуревич
Пример оформления проекта графика отпусков
Отдел механизации ООО "Луч"
наименование структурного подразделения
Начальник отдела Скотников Д. И. Скотников
Примечание: графы 1 - 5 заполняет работник кадровой службы; графы 6, 7 -
работники; графы 8, 9 - руководитель структурного подразделения.
Пример оформления приказа о внесении изменений
в унифицированную форму Т-7
Общество с ограниченной ответственностью "Луч"
19 ноября 2012 г. N 139
О внесении изменений в унифицированную форму N Т-7
В целях упорядочения процедуры ознакомления работников с графиком отпусков и в соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20,
1. Дополнить унифицированную форму N Т-7 "График отпусков", утвержденную Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1, дополнительной графой 11 "С графиком ознакомлен. Подпись. Дата".
2. Руководителю отдела кадров составить график отпусков на 2013 г. по унифицированной форме N Т-7 с указанными в п. 1 изменениями.
Генеральный директор Соболев Г. Д. Соболев
С приказом ознакомлена: Алтуфьева Е. Д. Алтуфьева
Пример оформления графика отпусков
Унифицированная форма N Т-7
Форма по ОКУД ¦ 0301020¦
Общество с ограниченной ответственностью "Луч" ¦ ¦
Мнение выборного профсоюзного УТВЕРЖДАЮ
14 декабря 12 2 директор
¦ Номер ¦ Дата ¦ На ¦ должность
¦документа¦составления¦ год ¦ Соболев Г. Д. Соболев
ГРАФИК ОТПУСКОВ ¦ 1 ¦ 17.12.2012¦ 2013¦ подпись
Согласно статье 123 Трудового кодекса РФ график отпусков должен в обязательном порядке разрабатываться и утверждаться в любой организации.
График отпусков – это сводный график, в котором организация планирует продолжительность и очередность предоставления отпусков.
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Если в организации он отсутсвует, то за несоблюдение трудового законодательства работодателя могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 рублей или приостановить деятельность компании на срок до 90 суток (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ).
Первым этапом составления является издание приказа о разработке графика отпусков на следующий календарный год.
Требования к началу разработки графика в законодательстве отсутствуют, следовательно, унифицированной формы приказа нет. Кадровые службы оформляют этот приказ произвольно.
Приказ о разработке графика должен содержать следующие данные:
Приказ о разработке графика относится к приказам по основной деятельности.
Приказ об утверждении графика отпусков не составляется. В шапке формы Т-7 содержит поле "Утверждаю", там руководитель визирует подписью документ.
Этот документ используется в следующих процедурах:
Техподдержка 8-800-333-14-84 Звонок по РФ бесплатный ICQ: 609-394-313 E-mail: support@freshdoc.ru Skype: freshdoc.support Отдел продаж +7 (495) 212-14-84 sales@freshdoc.ru Заказать звонок
Копирование и дальнейшее распространение любых текстов с сайта freshdoc.ru без разрешения авторов или администрации сайта, а также заимствование фрагментов текстов будет рассматриваться как нарушение авторских прав. Помните об ответственности, предусмотренной ст.146, п.3 УК РФ. Смотрите правила.
© 2016 DocLab
Тамара ФЕДОРОВА,
юрист, ведущий эксперт журнала "Кадровое дело"
Осенью сотрудники обычно чаще обращаются к руководству с просьбой установить для них льготный режим работы. Ведь в сентябре начинаются занятия в различных учебных заведениях, и студентам, совмещающим работу с обучением, а также родителям юных школьников требуется дополнительное свободное время. Давайте поговорим о том, что такое гибкий график работы и на каких условиях он может быть установлен.
В любой организации, от маленькой компании до гигантского холдинга, труд персонала организован в соответствии с определенным режимом, который должен отражаться в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ). Режим определяет продолжительность рабочей недели (пятидневка или шестидневка), точное время начала и окончания рабочего дня, его общую продолжительность, количество перерывов для питания и отдыха. Все сотрудники обязаны подчиняться установленным правилам, в противном случае нарушителю грозит дисциплинарная ответственность.
Работа в режиме гибкого графика не влияет на оплату труда работника, не отражается на предоставлении ему льгот и исчислении трудового стажа
Для отдельных категорий работников правила допускают возможность гибкого режима работы. При таком режиме начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня определяется по соглашению сторон трудового договора (ст. 102 ТК РФ). Как правило, гибкий график устанавливается по просьбе сотрудника.
Хочу иметь скользящий график
Представьте, что к вам как к руководителю организации обратилась сотрудница с просьбой установить для нее гибкий график работы. Свою просьбу она объяснила, допустим, необходимостью периодических визитов в диагностический центр для профилактических медицинских осмотров.
Первый вопрос, который возникает при этом, обязаны ли вы удовлетворить просьбу подчиненной? Для того чтобы на него ответить, вам прежде всего следует обратиться к действующим в организации правилам внутреннего трудового распорядка. Если в документе написано, что работодатель обязан по просьбе работника установить гибкое рабочее время, ничего не поделаешь, нужно идти навстречу такому желанию.
Скользящий график работы может быть установлен как без ограничения срока, так и на любой удобный для работника срок
Если же в правилах сказано, что такой режим устанавливается по соглашению сторон договора либо о нем вообще ничего не сказано, у вас появляется определенная свобода выбора. Вы можете отказать сотруднице на том основании, что такая форма работы неудобна компании, либо же пойти ей навстречу и обсудить детали гибкого графика. Допустим, вы выбрали второй вариант. Что дальше?
Для начала необходимо потребовать от сотрудницы письменное заявление. У вас должно быть доказательство того, что она не против изменения одного из существенных условий трудового договора, а именно условия о режиме рабочего времени*. В заявлении должен быть указан желаемый график работы и период времени. на который он устанавливается.
Скользящий (гибкий) график работы должен обеспечивать работницам установленную законодательством продолжительность основного и еженедельного отдыха. При этом максимальная суммарная продолжительность рабочего времени в сутки должна быть не более 10 часов.
Пункт 3.1 постановления Госкомитета СССР по труду и социальным вопросам и ВЦСПС от 6 июня 1984 г. № 170/10-101 "Об утверждении положения о порядке и условиях применения скользящего (гибкого) графика работы для женщин, имеющих детей"
После того как вы подпишете заявление подчиненной, вам следует передать его в кадровую службу компании. На основании заявления кадровик подготовит проект изменений к трудовому договору и проект приказа, которым будет утвержден индивидуальный график работы. Давайте посмотрим, как правильно следует составить такой график.
Элементы скользящего графика
Прежде всего необходимо отразить переменное (гибкое) рабочее время. Например, в соответствии с графиком рабочий день сотрудница может начинать в промежутке между 8 и 11 часами, а заканчивать в период с 17 до 20 часов.
Затем следует определиться с фиксированным временем. Это время, когда сотрудница в обязательном порядке должна присутствовать на работе. Допустим, с 11 до 17 часов. Фиксированное рабочее время - это основная часть рабочего дня, которая позволяет обеспечивать нормальное выполнение работы и поддерживать необходимые служебные контакты.
При разработке скользящего графика не следует забывать и о перерывах для питания и отдыха. которые, как правило, разделяют фиксированное время на две равные части. Такие перерывы должны быть не менее 30 минут и не более двух часов**.
Контроль за своевременным началом и окончанием работы и за правильным использованием рабочего времени в течение рабочего дня должен осуществлять руководитель структурного подразделения
После того как составлен график работы, вам нужно определиться с выбором учетного периода. Это период, в течение которого работница должна отработать установленную законодательством норму рабочего времени***. Это может быть как год, квартал или месяц, так и один день****.
Например, если в качестве учетного периода выбран день, то при пятидневке, работая по графику понедельник, среда, пятница с 8 до 17, а вторник, четверг с 10 до 19, работница полностью выполняет условия вашей договоренности. Так как она полностью отрабатывает в день свою обычную норму - 8 часов.
Если учетный период равен неделе, то все рабочие дни сотрудницы могут быть разной продолжительности. Главное при этом, чтобы за недельный период она отрабатывала установленную норму, а именно 40 часов. Как будет выглядеть гибкий график работы в этом случае, вы можете увидеть на странице выше*****.
Перевод на основной режим
После того как закончился срок соглашения, по которому работнице предоставлялся скользящий график, она автоматически переходит на обычный режим работы. Никаких дополнительных распоряжений на этот счет вам делать не надо.
Если же сотрудница досрочно захочет перейти на обычный режим работы, нужно действовать в том же порядке, что и при установлении гибкого графика. Потребовать соответствующее заявление, оформить изменения к трудовому договору, издать приказ, отменяющий гибкий режим работы.
Однако вы должны помнить, что отменить условия договоренности о гибком режиме рабочего времени до окончания срока договоренности это ваше право, а не обязанность. И если по каким-то соображениям организации невыгодно идти навстречу просьбе работницы, вы на вполне законном основании можете ей в этом отказать.
* -Изменить существенные условия трудового договора можно только по соглашению сторон.
** -Пункт 3.3 постановления Госкомитета СССР по труду и социальным вопросам и ВЦСПС от 6 июня 1984 г. №170/10-101 "Об утверждении положения о порядке и условиях применения скользящего (гибкого) графика работы для женщин, имеющих детей". Документ опубликован на стр. 104.
*** -Пункт 2.1 постановления Госкомитета СССР по труду и социальным вопросам и ВЦСПС от 30 мая 1985 г. №162, №12-55 "Об утверждении рекомендаций по применению режимов гибкого рабочего времени на предприятиях, в учреждениях и организациях отраслей народного хозяйства". Документ опубликован на стр. 106.
**** -Количество часов, которые необходимо отработать сотруднику за учетный период, определяется исходя из того, что нормальная продолжительность рабочей недели составляет 40 часов (ст. 91 ТК РФ).
***** -Такой же график работы можно применять и при более длительном учетном периоде, допустим, месяц, квартал, год. Так как расписывать каждый день работы в условиях длительного учетного периода крайне затруднительно.
Материал предоставлен журналом Кадровое дело
Здравствуйте, участники форума! Прошу помощи. Не знаю как оформить в организации документально работу по сменному графику. У нас круглосуточный режим работы, работают операторы на телефоне. В трудовом договоре у них режим работы с 9 до 18. Сейчас необходимо внести изменения в трактовку ТД, а, главное, правильно все оформить по отделу кадров. Т.е. имеется в виду, если оператор работает посменно ( 2 дня через 2, или 5 дней и 2 плавающих выходных), то при выпадающем рабочем дне в воскресенье не было претензий о том, что этот день ему необходимо оплатить в двойном размере. В ТК РФ ничего об этом не нашла. К тому же, при условии перевода всех операторов на посменный график надо будет установить норму выработки за месяц. А у нас почасовая оплата труда. Может подскажете как правильно все оформить с самого начала. Документов по этому нет никаких. Спасибо за любую информацию
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
1.Для начала нужен приказ ГД о введении сменного режима работы для отделов/должностей с обоснованием. Желательно к приказу приложить пример составленного графика(ов).
2.Ознакомить с приказом работников.
3.Заключить доп. соглашение к ТД об изменении графика работы.
при выпадающем рабочем дне в воскресенье не было претензий о том, что этот день ему необходимо оплатить в двойном размере. Если этот день является рабочим в соответсвии с графиком, то двойная оплата не полагается.
при условии перевода всех операторов на посменный график надо будет установить норму выработки за месяц. А у нас почасовая оплата труда. Что Вы подразумеваете под "нормой выработки"? Если норму рабочих часов в месяц, то можете:
1. За ежемесячную норму взять среднемесячное количество рабочих часов =165. И установить учетный период- месяц, квартал или год.
2. Придерживаться нормы часов, как при 40-часовой рабочей неделе(производственный календарь).
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
А если не устанавливать норму рабочих часов в месяц? Это не будет нарушением ТК? У нас работа оператора оплачивается за каждый час. Обязательно ли вводить эту самую норму при введении графика сменности?
И еще вопрос: при составлении графика сменности за какой период до его вступления в силу надо ознакомить сотрудников? за месяц или за неделю? ТК ничего об этом не говорит. Возможно ли делать график на 2 недели, и знакомить за 1 неделю?
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Марина,я недавно проделала весь перевод на сменную работу (был график с 8 до 17,пятидневная рабочая неделя, перешли на сменный режим работы (смен несколько,в зависимости от объектов,2/2,3/3 и т.п.).Я это делала так:
1.Приказ об утв. нового шт. расписания от 31.10.2008, шт. всупает в силу 01.01.2009 (у меня на группы была разбивка).
2.Приказ об изменении режима работы (могу на мэйл выслать образец).Тоже от 31.10. вступает в силу с 01.01.2009.С приказом за месяц надо обязательно ознакомить!Лучше каждому писать уведомление об изменении существенных условий ТД,но я просто сделала лист ознакомления и каждый там расписался и приписал,что ознакомлен и согласен.Дату подписания обязательно!
3.Приказ об изменении правил внутреннего трудового распорядка.
Соответственно,правила меняем (пишем дополнение к ним).
В ПВТР и приказе обязательно прописываем режим работы (например, сутки через трое,с перерывом 1 час,ночные часы с 22 до 6 (оплачиваются с повышением тарифной ставки мин. 20 .Для выработки нормы часов у нас установлен учетный период квартал, графики на квартал составляем,с графиками надо за месяц ознакомить!
К ТД доп. соглашения о введении сменного режима.
Там,на самом деле,много тонкостей,как графики состовлять, как на норму выйти и т.п. но сразу все не вспомнить,если будут вопросы,пишите на cible@bk.ru
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Подниму тему. Работаем на данный момент сменным графиком, но 5-тидневкой, т.е. пнд-птн в 3 смены с 7.00 до 15.00, с 15.00 до 23.00, с 23.00 до 7.00, сб-вскр - выходные. В трудовом договоре прописаны именно эти смены. И ни слова о сб, вскр. Хотим ввести новый график с захватом субботы и воскресенья. И сделать не пятидневку, а 3/2. Что нужно сделать, чтобы при выпадающем рабочем дне сб и вскр не было претензий об оплате в двойном размере.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Подниму тему. Работаем на данный момент сменным графиком, но 5-тидневкой, т.е. пнд-птн в 3 смены с 7.00 до 15.00, с 15.00 до 23.00, с 23.00 до 7.00, сб-вскр - выходные. В трудовом договоре прописаны именно эти смены. И ни слова о сб, вскр. Хотим ввести новый график с захватом субботы и воскресенья. И сделать не пятидневку, а 3/2. Что нужно сделать, чтобы при выпадающем рабочем дне сб и вскр не было претензий об оплате в двойном размере. Перейти на суммированный учет рабочего времени
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Подниму тему. Работаем на данный момент сменным графиком, но 5-тидневкой, т.е. пнд-птн в 3 смены с 7.00 до 15.00, с 15.00 до 23.00, с 23.00 до 7.00, сб-вскр - выходные. В трудовом договоре прописаны именно эти смены. И ни слова о сб, вскр. Хотим ввести новый график с захватом субботы и воскресенья. И сделать не пятидневку, а 3/2. Что нужно сделать, чтобы при выпадающем рабочем дне сб и вскр не было претензий об оплате в двойном размере. Перейти на суммированный учет рабочего времени Так и прописано в Трудовом договоре. Получается, никакого приказа мне не нужно делать?
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Так и прописано в Трудовом договоре. Получается, никакого приказа мне не нужно делать? Я вам написала про оплату выходных. Но график работы у вас будет другой. Нужен приказ, изменения в ПВТР, согласие работников, ДС к ТД и с новым графиком ознакомить не менее, чем за 1 мес.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Так и прописано в Трудовом договоре. Получается, никакого приказа мне не нужно делать? Я вам написала про оплату выходных. Но график работы у вас будет другой. Нужен приказ, изменения в ПВТР, согласие работников, ДС к ТД и с новым графиком ознакомить не менее, чем за 1 мес. Сейчас опишу, как я поняла, как нужно эту ситуацию оформить с учетом ваших советов, а вы подправьте, пожалуйста.
В трудовом договоре написано:
" Работнику устанавливается режим сменной работы по графику сменности. Работа в течение двух смен подряд запрещается.С графиком сменности работник знакомится письменно.Продолжительность ежедневной работы (смены) и перерыва для приема пищи и отдыха, а также их начало и окончание: (таблица времени рабочих смен). Для данных работников устанавливается нормальная продолжительность рабочего времени 40 часов в неделю с суммированным учетом рабочего времени, учетный период – три месяца. "
в ПВТР написано то же самое. По сути сменность остается та же, только дни работ другие. Соответственно, тут нужен приказ с прилагаемым графиком. С этим приказом и графиком знакомлю за месяц Работников. Так? Или что-то все-таки в трудовом договоре менять нужно?
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
По сути сменность остается та же, только дни работ другие. Уже не та сменность.
Пошагово
1. приказ об изменении графика работы;
2. изменения в ПВТР, где необходимо указать время начала и окончания работы, время перерывов в работе, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней;
3. уведомление в письменной форме работников, которых собираются перевести на этот режим работы, за 2 месяца; (по соглашению сторон можно не предупреждать за 2 мес.)
4. ДС для тех, кто согласен;
Помнить: знакомить работника под роспись с графиком сменности не менее чем за месяц
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Татьяна, в том то и дело, что в трудовом договоре это все уже указано.
Работнику устанавливается режим сменной работы по графику сменности. Работа в течение двух смен подряд запрещается.С графиком сменности работник знакомится письменно. Время смен и перерывов тоже прописано.
Продолжительность ежедневной работы (смены) и перерыва для приема пищи и отдыха, а также их начало и окончание: (таблица времени рабочих смен). Просто саму табличку я тут не вставила. Но там прописано смена 1: 7,00-15,00, перерыв с 11,00 до 11,30
смена 2: 15,00-23,00, перерыв..
смена 3: 23,00-17,00 перерыв..
У меня поэтому вопрос и возник, что же менять в ТД.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Елена, меняйте то, что изменится. Выходные дни и чередование смен вы тоже должны указать
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Елена, меняйте то, что изменится. Выходные дни и чередование смен вы тоже должны указать Спасибо, Татьяна. Пошла мудрить
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
« Первая ← Пред. 1 След. → Последняя (1) »
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться .
© 2006—2016, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Кадровые решения».
Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.
