Должностные инструкции руководителей, специалистов, работников и порядок их составления

Трудовой кодекс Российской Федерации в статье 16 определяет возникновение трудовых отношений между работником и работодателем на основании трудового договора. Статья 57 Кодекса к существенным условиям трудового договора относит наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретную трудовую функцию, а также права и обязанности работника. Законодательством предусмотрено, что запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором (статья 60 Трудового кодекса), за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами. Таким образом, при заключении трудового договора устанавливаются пределы ответственности работника за неисполнение или ненадлежащее исполнение им своих служебных обязанностей.

Вместе с тем разумные рамки содержания трудового договора, как правило, дают возможность отразить лишь достаточно общие положения о правах и обязанностях работника, о квалификационных требованиях. Зачастую в подразделениях (отделах, управлениях и т.п.) предприятий имеется несколько работников, выполняющих различные функции, но с одинаковым наименованием должности: эксперт, инженер, менеджер, бухгалтер, контролер и др. Каждый из упомянутых специалистов занимается только той конкретной работой, которая предусмотрена в трудовом договоре с ним. При определении функциональных обязанностей работников, имеющих одинаковое наименование должности, всегда присутствуют элементы некоторого различия по сфере приложения труда исходя из реальных требований объема и характерных особенностей выполняемых функций. Нужно учесть и индивидуальные возможности работника (образование, опыт работы, полученную квалификацию и т.п.).

В последние несколько лет произошли большие изменения на рынке труда, появились необычные профессии, ужесточились требования к опыту и образованию специалистов. В связи с появлением новых форм осуществления деятельности и оказания услуг потребность в описании ранее мало использующихся, а часто и не имеющих аналогов профессий и должностей огромна.

Кроме того, интенсивное развитие отдельных отраслей промышленности, становление малого и среднего бизнеса, появление инвестиционных проектов с участием иностранного капитала, развитие наукоемких технологий и производств, активизация рекламного бизнеса, внедрение Интернет-проектов диктует введение в современный кадровый документооборот новых наименований профессий и должностей. Несколько лет назад трудно было предугадать появление таких специальностей, как биржевой маклер, дизайнер, консультант по налогам, специалист по защите информации и т.п. Таким образом, правильное документальное оформление новых процессов и технологий в совокупности приводит к активизации инновационной политики и развитию бизнеса.

Документом, позволяющим более подробно отразить нюансы производственных процессов, зафиксировать права и обязанности работника при выполнении конкретной трудовой функции, является должностная инструкция соответствующего руководителя, специалиста или служащего, разрабатываемая и утверждаемая администрацией работодателя.

Должностная инструкция - это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав и ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы на предприятии (в организации).

Несомненно, должностные инструкции представляют собой дополнительную гарантию трудовых прав работника и обеспечивают стабильность трудовых отношений.

Но нельзя забывать и о том, что документальное упорядочивание процессов, отраженных в должностных инструкциях работников, оказывает положительное влияние на весь производственный цикл как инструмент эффективности деятельности предприятия (организации). Главная выгода для работодателя в применении должностных инструкций - прежде всего стандартизация и оптимизация процессов. Наличие документа, регламентирующего рабочий цикл, дисциплинирует сотрудника, позволяет ему принимать точные и взвешенные решения, не дублировать действия других сотрудников, оптимально распределять рабочее время.

Если же говорить о "моральных" качествах такого документа, как должностная инструкция, можно отметить ее положительный эффект для адаптации вновь принятого сотрудника как к отношениям в коллективе, так и к возложенным на него обязанностям.

Для кадровой службы предприятия должностные инструкции являются неоценимым документом по оценке внутренних кадровых резервов, учета рабочего времени, оптимизации штатного расписания, определении адекватной заработной платы в соответствии с квалификационными характеристиками каждого работника. Должностные инструкции помогают и в проведении аттестаций, выявлении новых требований и возможностей для работника по данной специальности.

Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных учреждений. Кроме того, форма и содержание должностной инструкции не регламентированы законодательно и не отражены в нормативных документах. Для некоторых предприятий - это перечисление прав и обязанностей работника, для других - правила поведения, для третьих - полное описание технологических процессов с подробной регламентацией связей между подразделениями, описанием форм отчетности, распределением времени труда и отдыха. При разработке должностных инструкций можно использовать "Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих" и "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих".

В системе ГАРАНТ текст должностных инструкций представлен из 5 наиболее часто применяемых разделов.

- в разделе I "Общие положения" устанавливаются: область деятельности работника (с указанием категории должности - руководитель, специалист, служащий (технический исполнитель), порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность работника; перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности;

- в разделе II "Функции работника" перечисляются основные направления деятельности работника;

- в разделе III "Должностные обязанности работника" определены конкретные виды работ, выполняемые работником;

- в разделе IV "Права работника" закрепляются полномочия, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей;

- раздел V "Ответственность работника" регламентирует персональную ответственность работника.

Все пункты должностной инструкции должны быть сформулированы максимально конкретно, с подробным разъяснением и четким описанием трудовых функций работника.

Должностную инструкцию составляет, как правило, руководитель структурного подразделения или специалист кадровой службы с последующим возможным визированием в юридической службе предприятия.

В верхней части инструкции (за рамками ее текста) должно быть указано полное наименование организации (предприятия), организационно-правовая форма, гриф "Утверждаю", с подписью (и ее расшифровкой) должностного лица, утвердившего документ.

Указанные инструкции разрабатываются на все включенные в штатное расписание должности. В статье 68 Трудового кодекса упоминается об обязанности работодателя ознакомить работника при приеме на работу с локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, одним из которых и является должностная инструкция. Должностные обязанности объявляются сотруднику под роспись об ознакомлении при заключении трудового договора. Существенные изменения вносятся в должностные инструкции при изменениях в организации труда и процессах производства на основании приказа руководителя организации с обязательным уведомлением работника.

Должностная инструкция

В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.

Внимание! У вас установлена устаревшая версия браузера: Opera.

Использование устаревшей версии браузера потенциально опасно и может привести к некорректному отображению сайта.
Обратите внимание на то, что мы не проверяем работоспособность и не поддерживаем корректную работу сайта в устаревших версиях браузеров.

Что же делать?
Вы можете самостоятельно или с помощью системного администратора вашей организации
скачать бесплатно и установить один из популярных современных браузеров:

Свиток: ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ

ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ

Должностная инструкция является одним из документов локальной нормативной базы организации (примечание 1) (ст.194 Трудового кодекса РБ, далее - ТК). Пункт 2 ст.54 ТК устанавливает обязанность нанимателя при приеме на работу ознакомить работника под роспись с порученной работой (должностной инструкцией). Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, в котором устанавливаются основные функции, обязанности, права и ответственность работника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется работнику под роспись при заключении трудового договора (контракта) (в т.ч. при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности).

Должностная инструкция - непременный атрибут разумной рациональной организации труда, которую характеризуют:

эффективность административных действий, достигаемая за счет специализации квалифицированного управленческого аппарата и формального разделения обязанностей;

иерархическая система контроля и подчинения должностных лиц;

безличностные отношения, основанные на зафиксированных законах и правилах, определяющих принятие решений.

С появлением управленческих и бизнес-технологий роль должностной инструкции многократно возросла, она перестала быть формальным документом и начала работать в управленческих целях. Должностная инструкция является документом, регламентирующим производственные полномочия каждой должности, и содержит требования к работнику, занимающему эту должность.

Перед тем как приступить к разработке должностных инструкций необходимо разработать и утвердить в организации Порядок разработки, согласования, утверждения и изменения должностной инструкции (Положение о должностной инструкции). В данном документе должны быть отражены требования к содержанию инструкций, указаны лица, которые отвечают за своевременную разработку должностных инструкций, подробно описаны правила согласования, утверждения, принятия и хранения должностных инструкций работников. Принятие этого документа позволит упорядочить работу с должностными инструкциями, сделать их унифицированными.

Разрабатывать должностные инструкции необходимо в соответствии с Положением о структурном подразделении. Должностные инструкции являются извлечением, иногда более детализированным, из Положения о структурном подразделении. Качественно подготовленный комплект должностных инструкций охватывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция должна давать ясное представление о том, чем данная работа отличается от остальных работ.

Ответственность за обеспечение организации должностными инструкциями лежит на руководителе службы управления персоналом (кадровой службы).

разрабатывается специалистом службы управления персоналом (кадровой службы) либо руководителем соответствующего структурного подразделения;

подписывается руководителем подразделения, разработавшего должностную инструкцию;

согласовывается (визируется) с юридической службой. В том случае, если должностная инструкция разработана службой управления персоналом (кадровой службой), ее также необходимо согласовать с руководителем соответствующего структурного подразделения или должностным лицом, курирующим соответствующее направление деятельности организации;

утверждается руководителем организации;

доводится работнику под роспись;

изменяется при смене наименования организации, структурного подразделения или должности. Прежде чем внести какие-либо изменения в должностную инструкцию, должен быть издан соответствующий приказ руководителя организации и доведен работнику под роспись.

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее подписания. С момента ознакомления работника с должностной инструкцией (под роспись) ее требования становятся для работника обязательными.

При составлении должностной инструкции используются такие документы, как:

1. Локальные нормативные акты (порядок разработки, согласования, утверждения и изменения должностных инструкций, положение о структурном подразделении, организационная структура управления организацией).

2. Единый квалификационный справочник должностей служащих (ЕКСД) (примечание 2), состоящий из 35 выпусков, утвержденных Минтруда и соцзащиты РБ.

3. Общегосударственный классификатор РБ «Профессии рабочих и должности служащих (ОКПД) ОКРБ 006-96», введенный в действие с 1 января 1997 г. (с учетом последующих изменений).

4. Государственный стандарт РБ (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров РБ от 21.12.2004 № 69.

Этапы разработки должностной инструкции

Разработка должностной инструкции включает следующие этапы:

1. Определение места каждой должности в организационной структуре управления организации, ее подчиненности и взаимосвязей.

2. Выявление перечня работ, которые выполняются по данной должности.

3. Отбор типичных должностей для анализа.

4. Выбор метода анализа работ по отобранным должностям (наблюдения, собеседование, вопросники).

5. Сбор необходимой информации для анализа.

6. Анализ работ по должности, т.е. определение наиболее существенных характеристик работы с помощью упорядочения и оценки информации, связанной с работой или работником. Информация может отражать содержание работы, выраженное в терминах конкретных рабочих или управленческих функций и процедур, или состоять из характеристик работника (практических навыков, знаний, способностей, допустимых отклонений и т.д.), требуемых для компетентного выполнения работы на данной должности.

7. Описание работы по должности, т.е. фиксирование данных о содержании работы по данной должности, которое включает следующие разделы: наименование должности; кому подчиняется работник; за кого непосредственно отвечает работник; общая цель работы; основные направления деятельности и задачи (примечание 3); условия работы и рабочая среда (температура, освещенность, вредные воздействия и т.п.); рабочие взаимоотношения (наиболее значительные контакты данной должности с другими как внутри организации, так и вне ее); показатели ответственности (за подчиненных, результаты работы и т.д.). Описание необходимо разрабатывать для должностей всех уровней управления, поскольку они являются основой составления должностной инструкции.

8. Составление личностной спецификации, т.е. определение требований к работнику, который будет занимать эту должность, к его знаниям, навыкам, опыту.

На основании собранной информации и проведенного анализа составляется должностная инструкция. Надо помнить, что назначение должностной инструкции - объяснить работнику, какие требования предъявляет к нему наниматель, показать цель его действий.

Основные требования, предъявляемые к разработке должностной инструкции

Наименование должности должно быть установлено в соответствии с Общегосударственным классификатором РБ «Профессии рабочих и должности служащих» (ОКПД) ОКРБ 006-96. Такая регламентация наименований должностей обусловлена необходимостью создания гарантий социальной защиты работников при решении вопросов оплаты труда, льгот и компенсаций в связи с вредными условиями труда, условиями пенсионного обеспечения.

Должностная инструкция разрабатывается на основе ЕКСД и с учетом Положения о структурном подразделении. В ЕКСД предусмотрены наиболее распространенные обязанности по соответствующей должности. В должностной инструкции предусматриваются конкретные обязанности работника с учетом произведенного в данной организации разделения функций между структурными подразделениями и распределения обязанностей между работниками.

Все пункты должностной инструкции должны быть написаны лаконично, просто, доступно и максимально конкретно. Содержание и объем должностной инструкции должны позволять руководителю четко поставить задачи перед подчиненным, а работнику безукоризненно их исполнить. Должностная инструкция не должна содержать несовместимых или двусмысленных положений.

В должностной инструкции должны быть описаны действия работника в нештатной ситуации: работник принимает решение сам или докладывает о чрезвычайном происшествии.

Должностная инструкция должна быть исчерпывающей: каждое должностное лицо обязано отвечать за определенную функцию, при этом не должно быть каких-либо пересечений функций (возложение на двух работников одинаковых функций).

Оформляется должностная инструкция в соответствии с требованиями государственного стандарта РБ (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Макет должностной инструкции

______________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование организации) __________________________
(наименование должности
руководителя организации)

ДОЛЖНОСТНАЯ
ИНСТРУКЦИЯ _________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
___________________ № ______ ___________
(место составления) (дата)

____________________________________
(наименование должности работника)

Общие положения
Должностные обязанности
Права (примечание 4)
Взаимоотношения (связи по должности)
Оценка работы и ответственность

Наименование должности ___________ _____________
руководителя структурного (подпись) (расшифровка подразделения подписи)
_________
(дата)

С инструкцией ознакомлен ___________ _____________
(подпись) (расшифровка
подписи)

Содержание разделов должностной инструкции

Наименование организации должно соответствовать указанному в учредительных документах (свидетельстве о госрегистрации). При наличии вышестоящей организации ее наименование также указывается (его помещают выше реквизита «наименование организации»). Наименование обособленного структурного подразделения организации (филиала, представительства и т.д.) указывается в том случае, если оно является автором документа и располагается ниже реквизита «наименование организации».

Утверждает должностную инструкцию руководитель организации. Должностную инструкцию руководителя организации утверждает руководитель вышестоящего органа управления (учредитель).

Дата при утверждении и подписании оформляется цифровым способом (00.00.0000).

Наименование должности указывается в дательном падеже с указанием наименования структурного подразделения, например, «Должностная инструкция экономисту планово-экономического отдела».

Общие положения. В данном разделе:

- указывается категория должности (руководитель, специалист, технический исполнитель (примечание 5)), которая определяется по коду категории из ОКПД;

- описывается порядок назначения и освобождения работника от занимаемой должности;

- определяются квалификационные требования к работнику (образование, специальность, стаж работы по специальности (на основании раздела «Квалификационные требования» квалификационной характеристики по данной должности из ЕКСД));

- перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности (на основании раздела «Должен знать» квалификационной характеристики по данной должности из ЕКСД);

- определяется замещение по должности работника в случае его временного отсутствия.

Должностные обязанности. Раздел содержит перечень обязанностей работника с учетом целей организации, задач и функций конкретного структурного подразделения с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности. Если в положении о структурном подразделении четко сформулированы задачи подразделения, то трудностей с описанием обязанностей работника не возникнет. Каждую позицию в этом разделе надо формулировать так, чтобы на вопрос «Исполняется ли данная обязанность?» был однозначный ответ. Позиции следует начинать с глаголов («подготавливает», «контролирует», «организует», «ведет», «осуществляет», «оформляет» и т.п.). Этот раздел разрабатывается на основе раздела «Должностные обязанности» квалификационной характеристики по данной должности из ЕКСД. Необходимо отметить, что, если в содержании работ на рабочем месте предусмотрены такие, которые соответствуют характеристикам работ двух и более должностей, должностные обязанности, содержащиеся в квалификационной характеристике по той или иной должности служащего, могут быть распределены между несколькими исполнителями с условием, что распределенные должностные обязанности будут иметь меньший удельный вес в объеме работ, чем работы по основной должности. Таким образом, решается задача совершенствования управления.

Права. Определяются права, предоставляемые работнику для самостоятельного исполнения возложенных на него обязанностей, по отношению к его подчиненным, внешним организациям. Перечень прав устанавливается в соответствии с законодательством и внутренними документами организации.

Взаимоотношения (связи по должности). В этом разделе указывается подчиненность должности. В соответствии с принципами управления работник должен иметь только одного непосредственного руководителя. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению ответственности как подчиненного, так и самих руководителей. Указание связей по должности имеет смысл только тогда, когда должностные инструкции разработаны на всех работников.

Кроме того, определяется взаимодействие со структурными подразделениями организации. Перечисляется содержание информации, форма ее представления, сроки и периодичность поступления или передачи, от каких должностных лиц или подразделений она поступает и кому передается. Данный раздел описывается особенно подробно в том случае, если речь идет о должностной инструкции работника, не входящего в штат какого-либо подразделения.

Оценка работы и ответственность. Раздел устанавливает виды ответственности за несвоевременное и некачественное исполнение работником должностных обязанностей, неиспользование предоставленных ему прав, а также за несоблюдение требований законодательства. Указываются показатели (критерии), по которым руководитель оценивает деятельность работника. Не в каждом случае такое описание возможно, но его наличие существенно помогает нанимателю в дальнейшей работе.

Визы. При визировании должностной инструкции, кроме личной подписи, указывают ее расшифровку и дату, а также должность визирующего.

При необходимости оформления нескольких виз и отсутствии на документе свободного места допускается прилагать к нему отдельный лист согласования.

Должностная инструкция способствует процессу адаптации работника и служит для него руководством к действию. Кроме того, она позволяет работнику определить, каких действий от него ожидает наниматель и по каким критериям будут оценивать результаты его труда. Должностная инструкция устанавливает ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности.

Должностная инструкция поможет нанимателю при:

1. Определении характеристики специалиста. Она позволяет вести программируемый подбор работника, который удовлетворял бы по знаниям и навыкам в соответствии с требованиями инструкции.

2. Совершенствовании управления на базе совмещения должностей, увеличения объемов работ, пересмотре трудовых функций работников в связи с сокращением их численности, переходом на новые формы организации производства и труда. В этих случаях работнику может быть поручено исполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками по другим должностям, родственным по содержанию работ, равных по сложности, исполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования.

3. Профессиональной аттестации работника. В должностной инструкции указано, что работник должен знать, уметь и какую конкретную работу обязан выполнять. Должностная инструкция - основа для проведения объективной оценки результатов трудовой деятельности работника. Результаты аттестации позволяют принять решение о дальнейшем внутреннем движении и переподготовке работника (повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и т.п.).

4. Ранжировании должностей и последующей разработке внутрифирменных систем оплаты труда.

5. Совершенствовании организационной структуры, планирования мероприятий по повышению производительности труда.

6. Разрешении трудовых споров. Не исключены конфликтные ситуации между работником и нанимателем. В частности, при несогласии с решением руководителя об увольнении работника его действия оспариваются в суде. Для принятия решения обязательно рассматриваются документы: трудовой договор и должностная инструкция специалиста.

Должностная инструкция хранится в отделе кадров организации. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают работнику и руководителю соответствующего структурного подразделения.

При разработке должностных инструкций в каждой конкретной организации необходимо уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях. Должностные инструкции увеличивают эффективность работы каждого конкретного работника, снижают конфликтность и в конечном итоге способствуют повышению авторитета руководства.

Алла Маслина, экономист

Примечание 1. Локальные нормативные акты - коллективные договоры, соглашения, правила внутреннего трудового распорядка и иные принятые в установленном порядке нормативные акты, регулирующие трудовые и связанные с ними отношения у конкретного нанимателя (ст.1 ТК).

Примечание 2. Разработчик и издатель ЕКСД - НИИ труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, структура справочника приведена в приложении.

Примечание 3. Число задач ограничивается 6-7 основными задачами, которые характеризуют ключевые аспекты работы и отражают действия работника с помощью глаголов: отвечает, проверяет, составляет и т.д.

Примечание 4. В некоторых случаях перед разделом «Права» имеет смысл добавить раздел «Средства», в котором будет указано рабочее место, технологическое и коммуникационное оборудование, средства передвижения, оргтехника и т.д. предоставляемые работнику для исполнения своих должностных обязанностей.

Примечание 5. Руководитель - лицо, осуществляющее общее руководство группой работников.

Специалист - работник, умственный труд которого отличается профессиональной содержательностью, сложностью и интеллектуальностью, требующий для своего выполнения специального образования. Работники этой категории разрабатывают на основе имеющихся у них специальных знаний, умений и навыков варианты решения конкретных, как правило, функциональных, вопросов производственного и управленческого характера.

Технический исполнитель (другой служащий) - работник, обеспечивающий и обслуживающий деятельность руководителей и специалистов при выработке и реализации ими управленческих решений. Его умственный труд отличается стереотипностью, невысокой содержательностью и малоквалифицированностью и предназначен в основном для выполнения вспомогательных работ: подготовки, оформления, контроля документов, технического и хозяйственного обслуживания.

Перечень
утвержденных и изданных республиканских выпусков Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД)

Номер выпуска ЕКСД Наименование выпуска ЕКСД Дата утверждения и номер постановления Минтруда и соцзащиты РБ
1 Должности служащих для всех отраслей экономики От 30.12.1999 № 159
2 Должности служащих для всех отраслей промышленности От 29.06.2005 № 75
3 Должности служащих, занятых в электроэнергетике От 01.10.1999 № 127
4 Должности служащих, занятых в нефтедобывающей промышленности и транспортировке нефти и газа От 22.08.2003 № 100
5 Должности служащих, занятых в торфяной промышленности От 25.06.1999 № 80
6 Должности служащих, занятых в машиностроении и металлообработке От 30.12.1999 № 159
7 Должности служащих, занятых в легкой промышленности От 30.04.1999 № 52
8 Должности служащих, занятых в пищевой промышленности От 29.11.1999 № 149
9 Должности служащих, занятых в сельском и рыбном хозяйствах От 28.05.1999 № 69
10 Должности служащих, занятых в лесном хозяйстве От 29.10.1999 № 141
11 Должности служащих, занятых на железнодорожном транспорте От 31.08.2001 № 94
12 Должности служащих, занятых на наземном городском электротранспорте (трамваи, троллейбусы) От 26.09.2002 № 125
13 Должности служащих, занятых на автомобильном транспорте От 05.11.2002 № 142
14 Должности служащих, занятых на воздушном транспорте От 21.05.2002 № 77
15 Должности служащих, занятых на морском и внутреннем водном транспорте От 26.12.2003 № 161
16 Должности служащих, занятых в организациях связи От 02.11.2000 № 143
17 Должности служащих, занятых в строительстве От 08.12.1997 № 112
18 Должности служащих, занятых в торговле и общественном питании От 30.07.1999 № 97
19 Должности служащих, занятых в материально-техническом снабжении, сбыте и заготовках От 28.03.2002 № 50
20 Должности служащих, занятых геологией, разведкой и разработкой месторождений полезных ископаемых От 29.11.1999 № 149, 14.06.2006 № 68
21 Должности служащих, занятых геодезией и картографией От 30.12.1999 № 159
22 Должности служащих, занятых гидрологией, метеорологией и радиационно-экологическим мониторингом От 29.10.1999 № 141
23 Должности служащих, занятых в жилищно-коммунальном хозяйстве От 26.05.2000 № 84
24 Должности служащих, занятых в бытовом обслуживании От 02.12.2002 № 149
25 Должности служащих, занятых в здравоохранении, фармации и системе социальной защиты От 30.03.2004 № 32, в редакции постановления от 27.12.2004 № 159
26 Должности служащих, занятых в организациях физической культуры и спорта От 26.05.2000 № 84
27 Должности служащих, занятых в организациях туризма От 02.12.2002 № 150
28 Должности служащих, занятых в образовании От 28.04.2001 № 53
29 Должности служащих, занятых в научно-исследовательских учреждениях, конструкторских, технологических, проектных и изыскательских организациях От 28.03.2002 № 49
30 Должности служащих, занятых в культуре и искусстве От 29.12.2001 № 25
31 Должности служащих, занятых в организациях периодической печати От 31.08.2000 № 120
32 Должности служащих телевидения и радиовещания От 28.07.2003 № 88
33 Должности служащих, занятых финансами, кредитом и страхованием От 30.12.1999 № 159
34 Государственные должности государственных служащих От 24.10.2003 № 135
35 Должности служащих, занятых в системе медицинских судебных экспертиз От 27.12.2004 № 159

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

А не пробовали выше прочитать ответ?

Свиток: ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ

ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ

Должностная инструкция является одним из документов локальной нормативной базы организации (примечание 1) (ст.194 Трудового кодекса РБ, далее - ТК). Пункт 2 ст.54 ТК устанавливает обязанность нанимателя при приеме на работу ознакомить работника под роспись с порученной работой (должностной инструкцией). Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, в котором устанавливаются основные функции, обязанности, права и ответственность работника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется работнику под роспись при заключении трудового договора (контракта) (в т.ч. при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности).

Должностная инструкция - непременный атрибут разумной рациональной организации труда, которую характеризуют:

эффективность административных действий, достигаемая за счет специализации квалифицированного управленческого аппарата и формального разделения обязанностей;

иерархическая система контроля и подчинения должностных лиц;

безличностные отношения, основанные на зафиксированных законах и правилах, определяющих принятие решений.

С появлением управленческих и бизнес-технологий роль должностной инструкции многократно возросла, она перестала быть формальным документом и начала работать в управленческих целях. Должностная инструкция является документом, регламентирующим производственные полномочия каждой должности, и содержит требования к работнику, занимающему эту должность.

Перед тем как приступить к разработке должностных инструкций необходимо разработать и утвердить в организации Порядок разработки, согласования, утверждения и изменения должностной инструкции (Положение о должностной инструкции). В данном документе должны быть отражены требования к содержанию инструкций, указаны лица, которые отвечают за своевременную разработку должностных инструкций, подробно описаны правила согласования, утверждения, принятия и хранения должностных инструкций работников. Принятие этого документа позволит упорядочить работу с должностными инструкциями, сделать их унифицированными.

Разрабатывать должностные инструкции необходимо в соответствии с Положением о структурном подразделении. Должностные инструкции являются извлечением, иногда более детализированным, из Положения о структурном подразделении. Качественно подготовленный комплект должностных инструкций охватывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция должна давать ясное представление о том, чем данная работа отличается от остальных работ.

Ответственность за обеспечение организации должностными инструкциями лежит на руководителе службы управления персоналом (кадровой службы).

разрабатывается специалистом службы управления персоналом (кадровой службы) либо руководителем соответствующего структурного подразделения;

подписывается руководителем подразделения, разработавшего должностную инструкцию;

согласовывается (визируется) с юридической службой. В том случае, если должностная инструкция разработана службой управления персоналом (кадровой службой), ее также необходимо согласовать с руководителем соответствующего структурного подразделения или должностным лицом, курирующим соответствующее направление деятельности организации;

утверждается руководителем организации;

доводится работнику под роспись;

изменяется при смене наименования организации, структурного подразделения или должности. Прежде чем внести какие-либо изменения в должностную инструкцию, должен быть издан соответствующий приказ руководителя организации и доведен работнику под роспись.

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее подписания. С момента ознакомления работника с должностной инструкцией (под роспись) ее требования становятся для работника обязательными.

При составлении должностной инструкции используются такие документы, как:

1. Локальные нормативные акты (порядок разработки, согласования, утверждения и изменения должностных инструкций, положение о структурном подразделении, организационная структура управления организацией).

2. Единый квалификационный справочник должностей служащих (ЕКСД) (примечание 2), состоящий из 35 выпусков, утвержденных Минтруда и соцзащиты РБ.

3. Общегосударственный классификатор РБ «Профессии рабочих и должности служащих (ОКПД) ОКРБ 006-96», введенный в действие с 1 января 1997 г. (с учетом последующих изменений).

4. Государственный стандарт РБ (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров РБ от 21.12.2004 № 69.

Этапы разработки должностной инструкции

Разработка должностной инструкции включает следующие этапы:

1. Определение места каждой должности в организационной структуре управления организации, ее подчиненности и взаимосвязей.

2. Выявление перечня работ, которые выполняются по данной должности.

3. Отбор типичных должностей для анализа.

4. Выбор метода анализа работ по отобранным должностям (наблюдения, собеседование, вопросники).

5. Сбор необходимой информации для анализа.

6. Анализ работ по должности, т.е. определение наиболее существенных характеристик работы с помощью упорядочения и оценки информации, связанной с работой или работником. Информация может отражать содержание работы, выраженное в терминах конкретных рабочих или управленческих функций и процедур, или состоять из характеристик работника (практических навыков, знаний, способностей, допустимых отклонений и т.д.), требуемых для компетентного выполнения работы на данной должности.

7. Описание работы по должности, т.е. фиксирование данных о содержании работы по данной должности, которое включает следующие разделы: наименование должности; кому подчиняется работник; за кого непосредственно отвечает работник; общая цель работы; основные направления деятельности и задачи (примечание 3); условия работы и рабочая среда (температура, освещенность, вредные воздействия и т.п.); рабочие взаимоотношения (наиболее значительные контакты данной должности с другими как внутри организации, так и вне ее); показатели ответственности (за подчиненных, результаты работы и т.д.). Описание необходимо разрабатывать для должностей всех уровней управления, поскольку они являются основой составления должностной инструкции.

8. Составление личностной спецификации, т.е. определение требований к работнику, который будет занимать эту должность, к его знаниям, навыкам, опыту.

На основании собранной информации и проведенного анализа составляется должностная инструкция. Надо помнить, что назначение должностной инструкции - объяснить работнику, какие требования предъявляет к нему наниматель, показать цель его действий.

Основные требования, предъявляемые к разработке должностной инструкции

Наименование должности должно быть установлено в соответствии с Общегосударственным классификатором РБ «Профессии рабочих и должности служащих» (ОКПД) ОКРБ 006-96. Такая регламентация наименований должностей обусловлена необходимостью создания гарантий социальной защиты работников при решении вопросов оплаты труда, льгот и компенсаций в связи с вредными условиями труда, условиями пенсионного обеспечения.

Должностная инструкция разрабатывается на основе ЕКСД и с учетом Положения о структурном подразделении. В ЕКСД предусмотрены наиболее распространенные обязанности по соответствующей должности. В должностной инструкции предусматриваются конкретные обязанности работника с учетом произведенного в данной организации разделения функций между структурными подразделениями и распределения обязанностей между работниками.

Все пункты должностной инструкции должны быть написаны лаконично, просто, доступно и максимально конкретно. Содержание и объем должностной инструкции должны позволять руководителю четко поставить задачи перед подчиненным, а работнику безукоризненно их исполнить. Должностная инструкция не должна содержать несовместимых или двусмысленных положений.

В должностной инструкции должны быть описаны действия работника в нештатной ситуации: работник принимает решение сам или докладывает о чрезвычайном происшествии.

Должностная инструкция должна быть исчерпывающей: каждое должностное лицо обязано отвечать за определенную функцию, при этом не должно быть каких-либо пересечений функций (возложение на двух работников одинаковых функций).

Оформляется должностная инструкция в соответствии с требованиями государственного стандарта РБ (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Макет должностной инструкции

______________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование организации) __________________________
(наименование должности
руководителя организации)

ДОЛЖНОСТНАЯ
ИНСТРУКЦИЯ _________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
___________________ № ______ ___________
(место составления) (дата)

____________________________________
(наименование должности работника)

Общие положения
Должностные обязанности
Права (примечание 4)
Взаимоотношения (связи по должности)
Оценка работы и ответственность

Наименование должности ___________ _____________
руководителя структурного (подпись) (расшифровка подразделения подписи)
_________
(дата)

С инструкцией ознакомлен ___________ _____________
(подпись) (расшифровка
подписи)

Содержание разделов должностной инструкции

Наименование организации должно соответствовать указанному в учредительных документах (свидетельстве о госрегистрации). При наличии вышестоящей организации ее наименование также указывается (его помещают выше реквизита «наименование организации»). Наименование обособленного структурного подразделения организации (филиала, представительства и т.д.) указывается в том случае, если оно является автором документа и располагается ниже реквизита «наименование организации».

Утверждает должностную инструкцию руководитель организации. Должностную инструкцию руководителя организации утверждает руководитель вышестоящего органа управления (учредитель).

Дата при утверждении и подписании оформляется цифровым способом (00.00.0000).

Наименование должности указывается в дательном падеже с указанием наименования структурного подразделения, например, «Должностная инструкция экономисту планово-экономического отдела».

Общие положения. В данном разделе:

- указывается категория должности (руководитель, специалист, технический исполнитель (примечание 5)), которая определяется по коду категории из ОКПД;

- описывается порядок назначения и освобождения работника от занимаемой должности;

- определяются квалификационные требования к работнику (образование, специальность, стаж работы по специальности (на основании раздела «Квалификационные требования» квалификационной характеристики по данной должности из ЕКСД));

- перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности (на основании раздела «Должен знать» квалификационной характеристики по данной должности из ЕКСД);

- определяется замещение по должности работника в случае его временного отсутствия.

Должностные обязанности. Раздел содержит перечень обязанностей работника с учетом целей организации, задач и функций конкретного структурного подразделения с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности. Если в положении о структурном подразделении четко сформулированы задачи подразделения, то трудностей с описанием обязанностей работника не возникнет. Каждую позицию в этом разделе надо формулировать так, чтобы на вопрос «Исполняется ли данная обязанность?» был однозначный ответ. Позиции следует начинать с глаголов («подготавливает», «контролирует», «организует», «ведет», «осуществляет», «оформляет» и т.п.). Этот раздел разрабатывается на основе раздела «Должностные обязанности» квалификационной характеристики по данной должности из ЕКСД. Необходимо отметить, что, если в содержании работ на рабочем месте предусмотрены такие, которые соответствуют характеристикам работ двух и более должностей, должностные обязанности, содержащиеся в квалификационной характеристике по той или иной должности служащего, могут быть распределены между несколькими исполнителями с условием, что распределенные должностные обязанности будут иметь меньший удельный вес в объеме работ, чем работы по основной должности. Таким образом, решается задача совершенствования управления.

Права. Определяются права, предоставляемые работнику для самостоятельного исполнения возложенных на него обязанностей, по отношению к его подчиненным, внешним организациям. Перечень прав устанавливается в соответствии с законодательством и внутренними документами организации.

Взаимоотношения (связи по должности). В этом разделе указывается подчиненность должности. В соответствии с принципами управления работник должен иметь только одного непосредственного руководителя. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению ответственности как подчиненного, так и самих руководителей. Указание связей по должности имеет смысл только тогда, когда должностные инструкции разработаны на всех работников.

Кроме того, определяется взаимодействие со структурными подразделениями организации. Перечисляется содержание информации, форма ее представления, сроки и периодичность поступления или передачи, от каких должностных лиц или подразделений она поступает и кому передается. Данный раздел описывается особенно подробно в том случае, если речь идет о должностной инструкции работника, не входящего в штат какого-либо подразделения.

Оценка работы и ответственность. Раздел устанавливает виды ответственности за несвоевременное и некачественное исполнение работником должностных обязанностей, неиспользование предоставленных ему прав, а также за несоблюдение требований законодательства. Указываются показатели (критерии), по которым руководитель оценивает деятельность работника. Не в каждом случае такое описание возможно, но его наличие существенно помогает нанимателю в дальнейшей работе.

Визы. При визировании должностной инструкции, кроме личной подписи, указывают ее расшифровку и дату, а также должность визирующего.

При необходимости оформления нескольких виз и отсутствии на документе свободного места допускается прилагать к нему отдельный лист согласования.

Должностная инструкция способствует процессу адаптации работника и служит для него руководством к действию. Кроме того, она позволяет работнику определить, каких действий от него ожидает наниматель и по каким критериям будут оценивать результаты его труда. Должностная инструкция устанавливает ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности.

Должностная инструкция поможет нанимателю при:

1. Определении характеристики специалиста. Она позволяет вести программируемый подбор работника, который удовлетворял бы по знаниям и навыкам в соответствии с требованиями инструкции.

2. Совершенствовании управления на базе совмещения должностей, увеличения объемов работ, пересмотре трудовых функций работников в связи с сокращением их численности, переходом на новые формы организации производства и труда. В этих случаях работнику может быть поручено исполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками по другим должностям, родственным по содержанию работ, равных по сложности, исполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования.

3. Профессиональной аттестации работника. В должностной инструкции указано, что работник должен знать, уметь и какую конкретную работу обязан выполнять. Должностная инструкция - основа для проведения объективной оценки результатов трудовой деятельности работника. Результаты аттестации позволяют принять решение о дальнейшем внутреннем движении и переподготовке работника (повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и т.п.).

4. Ранжировании должностей и последующей разработке внутрифирменных систем оплаты труда.

5. Совершенствовании организационной структуры, планирования мероприятий по повышению производительности труда.

6. Разрешении трудовых споров. Не исключены конфликтные ситуации между работником и нанимателем. В частности, при несогласии с решением руководителя об увольнении работника его действия оспариваются в суде. Для принятия решения обязательно рассматриваются документы: трудовой договор и должностная инструкция специалиста.

Должностная инструкция хранится в отделе кадров организации. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают работнику и руководителю соответствующего структурного подразделения.

При разработке должностных инструкций в каждой конкретной организации необходимо уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях. Должностные инструкции увеличивают эффективность работы каждого конкретного работника, снижают конфликтность и в конечном итоге способствуют повышению авторитета руководства.

Алла Маслина, экономист

Примечание 1. Локальные нормативные акты - коллективные договоры, соглашения, правила внутреннего трудового распорядка и иные принятые в установленном порядке нормативные акты, регулирующие трудовые и связанные с ними отношения у конкретного нанимателя (ст.1 ТК).

Примечание 2. Разработчик и издатель ЕКСД - НИИ труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, структура справочника приведена в приложении.

Примечание 3. Число задач ограничивается 6-7 основными задачами, которые характеризуют ключевые аспекты работы и отражают действия работника с помощью глаголов: отвечает, проверяет, составляет и т.д.

Примечание 4. В некоторых случаях перед разделом «Права» имеет смысл добавить раздел «Средства», в котором будет указано рабочее место, технологическое и коммуникационное оборудование, средства передвижения, оргтехника и т.д. предоставляемые работнику для исполнения своих должностных обязанностей.

Примечание 5. Руководитель - лицо, осуществляющее общее руководство группой работников.

Специалист - работник, умственный труд которого отличается профессиональной содержательностью, сложностью и интеллектуальностью, требующий для своего выполнения специального образования. Работники этой категории разрабатывают на основе имеющихся у них специальных знаний, умений и навыков варианты решения конкретных, как правило, функциональных, вопросов производственного и управленческого характера.

Технический исполнитель (другой служащий) - работник, обеспечивающий и обслуживающий деятельность руководителей и специалистов при выработке и реализации ими управленческих решений. Его умственный труд отличается стереотипностью, невысокой содержательностью и малоквалифицированностью и предназначен в основном для выполнения вспомогательных работ: подготовки, оформления, контроля документов, технического и хозяйственного обслуживания.

Перечень
утвержденных и изданных республиканских выпусков Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД)

Номер выпуска ЕКСД Наименование выпуска ЕКСД Дата утверждения и номер постановления Минтруда и соцзащиты РБ
1 Должности служащих для всех отраслей экономики От 30.12.1999 № 159
2 Должности служащих для всех отраслей промышленности От 29.06.2005 № 75
3 Должности служащих, занятых в электроэнергетике От 01.10.1999 № 127
4 Должности служащих, занятых в нефтедобывающей промышленности и транспортировке нефти и газа От 22.08.2003 № 100
5 Должности служащих, занятых в торфяной промышленности От 25.06.1999 № 80
6 Должности служащих, занятых в машиностроении и металлообработке От 30.12.1999 № 159
7 Должности служащих, занятых в легкой промышленности От 30.04.1999 № 52
8 Должности служащих, занятых в пищевой промышленности От 29.11.1999 № 149
9 Должности служащих, занятых в сельском и рыбном хозяйствах От 28.05.1999 № 69
10 Должности служащих, занятых в лесном хозяйстве От 29.10.1999 № 141
11 Должности служащих, занятых на железнодорожном транспорте От 31.08.2001 № 94
12 Должности служащих, занятых на наземном городском электротранспорте (трамваи, троллейбусы) От 26.09.2002 № 125
13 Должности служащих, занятых на автомобильном транспорте От 05.11.2002 № 142
14 Должности служащих, занятых на воздушном транспорте От 21.05.2002 № 77
15 Должности служащих, занятых на морском и внутреннем водном транспорте От 26.12.2003 № 161
16 Должности служащих, занятых в организациях связи От 02.11.2000 № 143
17 Должности служащих, занятых в строительстве От 08.12.1997 № 112
18 Должности служащих, занятых в торговле и общественном питании От 30.07.1999 № 97
19 Должности служащих, занятых в материально-техническом снабжении, сбыте и заготовках От 28.03.2002 № 50
20 Должности служащих, занятых геологией, разведкой и разработкой месторождений полезных ископаемых От 29.11.1999 № 149, 14.06.2006 № 68
21 Должности служащих, занятых геодезией и картографией От 30.12.1999 № 159
22 Должности служащих, занятых гидрологией, метеорологией и радиационно-экологическим мониторингом От 29.10.1999 № 141
23 Должности служащих, занятых в жилищно-коммунальном хозяйстве От 26.05.2000 № 84
24 Должности служащих, занятых в бытовом обслуживании От 02.12.2002 № 149
25 Должности служащих, занятых в здравоохранении, фармации и системе социальной защиты От 30.03.2004 № 32, в редакции постановления от 27.12.2004 № 159
26 Должности служащих, занятых в организациях физической культуры и спорта От 26.05.2000 № 84
27 Должности служащих, занятых в организациях туризма От 02.12.2002 № 150
28 Должности служащих, занятых в образовании От 28.04.2001 № 53
29 Должности служащих, занятых в научно-исследовательских учреждениях, конструкторских, технологических, проектных и изыскательских организациях От 28.03.2002 № 49
30 Должности служащих, занятых в культуре и искусстве От 29.12.2001 № 25
31 Должности служащих, занятых в организациях периодической печати От 31.08.2000 № 120
32 Должности служащих телевидения и радиовещания От 28.07.2003 № 88
33 Должности служащих, занятых финансами, кредитом и страхованием От 30.12.1999 № 159
34 Государственные должности государственных служащих От 24.10.2003 № 135
35 Должности служащих, занятых в системе медицинских судебных экспертиз От 27.12.2004 № 159

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Если честно, ПРОБОВАЛА, и даже по вашей рекомендациии ещё раз прочитала. Но дело в том, что на данном предприятии, вообще кадрой службы никогда небыло, и ответственности за ведение кадрового учета ни на кого не возложена. Я на данном предприятии без году неделя, и хочу, чтобы всё велось правильно!

разрабатывается специалистом службы управления персоналом (кадровой службы) либо руководителем соответствующего структурного подразделения;

подписывается руководителем подразделения, разработавшего должностную инструкцию;

согласовывается (визируется) с юридической службой. В том случае, если должностная инструкция разработана службой управления персоналом (кадровой службой), ее также необходимо согласовать с руководителем соответствующего структурного подразделения или должностным лицом, курирующим соответствующее направление деятельности организации;

утверждается руководителем организации; А у нас этих служб нет, и я вообще не кадровик! И поверьте никто кроме меня на данном предприятии не будет заниматься этим, если не вменить им это в должностные обязанности. А меня конкретно интересует:

Кто должен составлять должностную(ые) инструкцию(и), и кем она должна визироваться.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: